Nâng cao hiệu quả sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp sản xuất với phần mềm ERP Axapta

Khám phá luận văn thạc sĩ về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp sử dụng nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất SCC với ERP Axapta.

• Tác giả: Hoàng Thị Phương Thảo
• Người hướng dẫn: PGS.TS Đặng Trần Khánh
• Trường học: Đại Học Bách Khoa
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Phương Pháp Sử Dụng Nhân Sự Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp Sản Xuất Với Phần Mềm ERP Axapta
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2011
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• TÓM TẮT
• ABSTRACT
• DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU
• TỪ ĐIỂN THUẬT NGỮ
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
• 1.1. Giới thiệu
• 1.1.1. Giới thiệu về quản trị nhân sự
• 1.1.2. Giới thiệu về chức năng quản trị nguồn nhân sự trong ERP AX
• 1.1.3. Giới thiệu về công ty ScanCom
• 1.2. Hình thành đề tài
• 1.3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu
• 1.3.1. Phạm vi nghiên cứu
• 1.4. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
• 1.5. Kết cấu của luận văn
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Tổng quan về quản trị nguồn nhân sự
• 2.2. Một số khái niệm
• 2.3. Các phân hệ chính của hệ thống ERP AX
• 2.3.1. Phân hệ sản xuất
• 2.3.2. Phân hệ thương mại
• 2.3.3. Phân hệ quản trị nguồn nhân sự
• 2.3.4. Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project
• 2.4. Phương pháp định lượng trong quản lý
• 2.4.1. Phương pháp
• 2.4.2. Phương pháp định lượng trong quản lý
• 2.5. Mô hình kế hoạch
• 2.5.1. Mô hình kế hoạch tiến độ ngang
• 2.5.2. Ví dụ minh họa mô hình kế hoạch tiến độ ngang
• 3. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 3.1. Nghiên cứu liên quan
• 3.2. Thiết kế nghiên cứu
• 3.3. Nghiên cứu định lượng
• 3.4. Xây dựng cơ sở lý thuyết
• 3.5. Mô hình lập kế hoạch tiến độ
• 3.6. Thu thập dữ liệu từ các phân hệ
• 3.7. Xử lý dữ liệu và cho ra số lượng nhân sự cần dùng
• 3.8. Phương pháp sử dụng nhân sự
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 4.1. Mô tả dữ liệu
• 4.2. Quy trình kế hoạch sản xuất thực tế
• 4.3. Quy trình lập kế hoạch trên hệ thống
• 4.4. Giới thiệu phương pháp hỗ trợ sử dụng nhân sự hiệu quả
• 4.4.1. Luân chuyển nhân sự
• 4.4.2. Quản lý tăng ca
• 4.4.3. Đưa sản phẩm ra ngoài làm (Outsourcing)
• 4.4.4. Hủy đơn hàng
• 4.5. Kết quả nghiên cứu trên đơn hàng
• 4.6. So sánh với quy trình quản lý cũ
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• 5.1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu
• 5.2. Đóng góp của nghiên cứu
• 5.2.1. Đánh giá kết quả lựa chọn từng giải pháp
• 5.2.2. Xây dựng hai chức năng mới
• 5.2.3. Phương pháp sử dụng nhân sự hiệu quả
• 5.3. Kiến nghị từ nghiên cứu
• 5.4. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo
• 5.4.1. Định hướng cho nghiên cứu tiếp theo
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản lý nhân sự trong doanh nghiệp sản xuất

Quản lý nhân sự là một yếu tố quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sản xuất. Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là việc tuyển dụng và duy trì nhân viên, mà còn bao gồm việc phát triển kỹ năng và năng lực của nhân viên để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Việc áp dụng phần mềm ERP Axapta giúp quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự, từ chấm công, tính lương đến quản lý kỹ năng của nhân viên. Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phần mềm ERP là khả năng tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó tăng cường năng suất và giảm thiểu chi phí. Theo nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả làm việc thông qua việc áp dụng các phương pháp như luân chuyển nhân sự và quản lý thời gian làm việc. Như vậy, việc quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu sản xuất mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

1.1. Vai trò của phần mềm ERP trong quản lý nhân sự

Phần mềm ERP như Axapta cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sản xuất. Nó giúp tích hợp các thông tin về nhân viên, từ hồ sơ cá nhân đến lịch sử công việc, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng nhân sự trong công ty. Việc tích hợp hệ thống cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ trong việc quản lý các yếu tố như đào tạo nhân viên, quản lý thời gian và tính lương, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP có khả năng cải thiện quy trình làm việc lên đến 30% so với các phương pháp truyền thống.

II. Phương pháp tối ưu hóa quy trình sử dụng nhân sự

Tối ưu hóa quy trình sử dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp sản xuất. Các phương pháp như luân chuyển nhân sự, tăng ca, và tuyển dụng đều có thể được áp dụng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực cần thiết. Việc quản lý thời gian làm việc và phân công công việc hợp lý giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm ERP để theo dõi và phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên sẽ giúp quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn hơn trong việc phân bổ nhân lực. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc cải tiến quy trình và tối ưu hóa chi phí là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Những giải pháp công nghệ hiện đại như tự động hóa quy trình làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian và chi phí.

2.1. Các phương pháp cụ thể trong tối ưu hóa nhân sự

Các phương pháp cụ thể trong việc tối ưu hóa nhân sự bao gồm luân chuyển nhân sự, quản lý tăng ca, và hủy đơn hàng. Luân chuyển nhân sự giúp nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên và tạo cơ hội cho họ phát triển nghề nghiệp. Quản lý tăng ca là một giải pháp hiệu quả trong trường hợp doanh nghiệp cần tăng cường sản xuất mà không cần phải tuyển dụng thêm nhân viên. Cuối cùng, việc hủy đơn hàng có thể được xem là một giải pháp cần thiết khi nguồn lực không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Các phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

III. Kết luận và kiến nghị

Việc áp dụng các phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất với phần mềm ERP Axapta đã chứng minh được giá trị thực tiễn trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Doanh nghiệp cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và cải tiến quy trình để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Các nghiên cứu trong lĩnh vực này cho thấy rằng việc cải tiến quy trình và tăng cường năng lực nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Ngoài ra, cần có sự chú trọng đến việc đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng hiệu quả các công cụ công nghệ mới. Do đó, kiến nghị doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét và cập nhật các phương pháp quản lý nhân sự để phù hợp với xu hướng phát triển của ngành.

3.1. Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo

Trong tương lai, cần có thêm nhiều nghiên cứu sâu hơn về việc áp dụng công nghệ mới trong quản lý nhân sự, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số. Các doanh nghiệp sản xuất cần phải chủ động tìm hiểu và áp dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu lớn để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo hơn cho nhân viên. Đồng thời, cần có các nghiên cứu thực tiễn để đánh giá hiệu quả của các phương pháp quản lý nhân sự hiện tại, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành công nghiệp chế biến và sản xuất xuất khẩu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về tiến độ và chi phí, quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò là yếu tố sống còn quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Theo các khảo sát thực tế tại Việt Nam, có đến 82% doanh nghiệp quy mô lớn đã ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự, trong khi tỷ lệ tích hợp phân hệ nhân lực trong các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên toàn cầu đạt khoảng 40%. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa điều phối lao động tại Công ty TNHH ScanCom Việt Nam – một doanh nghiệp FDI Đan Mạch hàng đầu trong ngành sản xuất đồ gỗ ngoại thất với hơn 5.000 công nhân viên chính thức và 15.000 lao động tại các cơ sở gia công liên kết.

Vấn đề nghiên cứu xuất phát từ thực trạng số lượng đơn đặt hàng chưa hoàn thành đúng hạn gia tăng đáng kể, từ mức 45 đơn hàng trong niên độ 2009-2010 lên 121 đơn hàng trong niên độ 2010-2011. Đi kèm với đó là áp lực chi phí trả tiền làm thêm giờ (tăng ca) tăng vọt tại các xưởng sản xuất gỗ và quy mô tuyển mới biến động mạnh (tuyển mới 1.368 người trong niên độ 2010-2011). Mục tiêu cụ thể của luận văn là nghiên cứu mô hình kết hợp đồng bộ giữa phân hệ Thương mại, phân hệ Sản xuất và phân hệ Quản trị nhân sự trong phần mềm Microsoft Dynamics Axapta (ERP AX) kết hợp phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện trên chuỗi quy trình sản xuất thực tế tại ScanCom Việt Nam trong giai đoạn 2008–2011. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc cung cấp công cụ định lượng hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định phân bổ nhân sự chính xác theo từng thời điểm, giảm thiểu rủi ro trễ hẹn giao hàng và tối ưu hóa ngân sách vận hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết Quản trị nguồn nhân lực chiến lược (Strategic HRM) theo mô hình của Michael Beer cùng các cộng sự và lý thuyết quản trị vốn con người của Michael Armstrong. Các học thuyết này nhấn mạnh mục tiêu cốt lõi của quản trị nhân sự là đảm bảo tổ chức đạt được thành công thông qua con người bằng cách bố trí đúng người, đúng việc, đúng số lượng và đúng thời điểm. Đồng thời, đề tài ứng dụng phương pháp phân tích định lượng trong quản lý của tác giả Trần Thống Thông nhằm xử lý dữ liệu đầu vào thành thông tin hỗ trợ ra quyết định.

Các khái niệm chuyên ngành then chốt được vận dụng gồm: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Hệ thống thông tin nguồn nhân sự điện tử (e-HRM), Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials - BOM), và Quy trình công đoạn sản xuất (Routing) gắn với định mức năng lực công nhân (Work Shift Duration - WSD). Trong hệ thống Microsoft Dynamics Axapta, cấu trúc quản trị nhân sự được phân cấp thành 3 gói giải pháp: HRM I (quản lý hồ sơ hành chính, bảng lương, kỹ năng thực tế), HRM II (quản lý nghỉ phép, tuyển dụng tự động qua Microsoft Word và Outlook), và HRM III (hoạch định chiến lược nhân sự và thẩm quyền). Mô hình kế hoạch tiến độ ngang Gantt trên Microsoft Project được sử dụng làm công cụ trực quan hóa tiến độ công đoạn và phụ tải nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn áp dụng quy trình nghiên cứu định lượng thực nghiệm gồm 7 bước chặt chẽ: xác định vấn đề, thiết lập mô hình, thu thập dữ liệu, tìm lời giải, thử nghiệm lời giải, phân tích kết quả và thực thi giải pháp. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất trực tiếp từ hệ thống cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005 của phần mềm ERP Axapta tại ScanCom, bao gồm toàn bộ lịch sử của 33.878 đơn đặt hàng trong 3 niên độ liên tiếp (10.480 đơn hàng niên độ 2008-2009; 11.619 đơn hàng niên độ 2009-2010; 11.779 đơn hàng niên độ 2010-2011).

Cỡ mẫu phân tích chuyên sâu được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling), tập trung vào các xưởng sản xuất gỗ trọng điểm và bộ dữ liệu thử nghiệm gồm 5 đơn đặt hàng lớn đại diện cho các dòng sản phẩm xuất khẩu chủ lực, cùng trường hợp điển hình sản xuất 2.000 sản phẩm ghế trong chu kỳ 46 ngày. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích tiến độ ngang kết hợp mô hình mạng lưới và ngôn ngữ lập trình X++ là vì phương pháp này cho phép liên kết trực tiếp giữa cấu trúc định mức sản phẩm (BOM/Routing) với tiến độ giao hàng (Shipment), từ đó tính toán chính xác số lượng nhân công định mức cần thiết cho từng công đoạn theo thời gian thực.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu đã chỉ ra 3 phát hiện định lượng quan trọng phản ánh thực trạng quản lý nhân lực tại doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn:

Thứ nhất, tỷ lệ đơn hàng phải chuyển ra bên ngoài gia công (outsourcing) tăng trưởng liên tục qua các năm, từ mức 17,27% (1.810 đơn hàng trên tổng số 10.480 đơn niên độ 2008-2009) lên 27,32% (3.174 đơn hàng niên độ 2009-2010) và chạm mức 30,58% (3.602 đơn hàng niên độ 2010-2011). Điều này cho thấy năng lực tự sản xuất nội bộ chưa đáp ứng kịp tốc độ tăng trưởng đơn hàng do thiếu cơ chế điều phối nhân sự linh hoạt.

Thứ hai, doanh nghiệp gia tăng tuyển dụng ồ ạt nhưng không giải quyết được bài toán quá tải cục bộ. Số lượng nhân sự tuyển mới tăng vọt 104,8% từ 668 công nhân (giai đoạn 2009-2010) lên 1.368 công nhân (giai đoạn 2010-2011), và chỉ trong 5 tháng đầu niên độ 2011 đã tuyển thêm 1.033 người. Dù quy mô lao động mở rộng, số đơn hàng chưa hoàn thành vẫn tăng lên 121 đơn và quỹ tiền lương tăng ca tại Xưởng Gỗ trong tháng 9/2011 vẫn ở mức rất cao.

Thứ ba, kết quả thử nghiệm mô hình điều phối trên 5 đơn hàng thực tế với quy mô 40 công nhân nòng cốt cho thấy: việc áp dụng thuật toán luân chuyển nhân sự dựa trên ma trận kỹ năng giúp cân bằng phụ tải giữa các khâu gia công chi tiết và lắp ráp, giảm thiểu tình trạng công đoạn này thiếu người trong khi công đoạn khác dôi dư từ 15 đến 20 công nhân.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của tình trạng trên là do sự thiếu đồng bộ giữa các phân hệ nghiệp vụ trước khi nghiên cứu được triển khai. Phân hệ Thương mại (chức năng Shipment) quản lý đơn hàng và ngày giao hàng độc lập với phân hệ Sản xuất (khai báo định mức Routing), trong khi phân hệ Nhân sự (e-HRM) chỉ dừng lại ở chức năng chấm công, tính lương và hồ sơ tĩnh mà chưa kết nối với kế hoạch sản xuất. Khi khối lượng đơn hàng vượt mốc 11.000 đơn mỗi năm, các nhà quản lý xưởng buộc phải lạm dụng phương án tăng ca hoặc tuyển dụng thụ động, gây lãng phí chi phí nhân công nghiêm trọng.

Kết quả nghiên cứu này tương thích chặt chẽ với các công bố của Richard D. Johnson và Hal G. Gueutal (2011) về vai trò của hệ thống e-HRM tích hợp trong việc cắt giảm chi phí vận hành. Về mặt trình bày dữ liệu, bức tranh mất cân đối lao động được phản ánh rõ nét khi so sánh giữa biểu đồ tiến độ Gantt truyền thống và biểu đồ phân bổ nhân lực (Resource Graph) trong Microsoft Project. Trước khi luân chuyển, đường cong nhân sự dao động gãy khúc với các đỉnh thiếu hụt cục bộ lên tới 60 lao động; sau khi áp dụng thuật toán san bằng nguồn lực, đường cong nhân sự duy trì ổn định ở mức 40 lao động/ngày, đảm bảo hoàn thành 100% đơn hàng đúng cam kết.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sản xuất, nghiên cứu đưa ra 4 khuyến nghị hành động cụ thể:

1. Triển khai phân hệ Quản lý ma trận kỹ năng (Skill Management) trong hệ thống ERP Axapta, tiến hành đánh giá và số hóa hồ sơ kỹ năng của 100% công nhân trực tiếp sản xuất; hướng tới mục tiêu giảm 20% tình trạng thiếu hụt lao động cục bộ tại các công đoạn nút thắt trong vòng 3 tháng đầu áp dụng, do Phòng Quản trị Nhân sự chủ trì thực hiện.
2. Thiết lập quy trình 5 bước ra quyết định nhân sự tự động hóa theo thứ tự ưu tiên: Luân chuyển nội bộ -> Quản lý tăng ca -> Tuyển dụng mới -> Gia công bên ngoài (Outsourcing) -> Hủy đơn hàng; đặt chỉ tiêu cắt giảm ít nhất 25% chi phí tăng ca không cần thiết trong thời gian 6 tháng, do Giám đốc Sản xuất và Quản đốc các phân xưởng phối hợp giám sát.
3. Tích hợp công cụ trích xuất dữ liệu tự động giữa ERP Axapta và Microsoft Project bằng ngôn ngữ lập trình X++, cho phép chuyển đổi toàn bộ thông tin đơn hàng và định mức công đoạn thành biểu đồ tiến độ Gantt trong thời gian dưới 2 giờ làm việc, do Bộ phận Công nghệ thông tin hoàn thiện trong vòng 4 tháng.
4. Kiểm soát tỷ lệ đơn hàng gia công ngoài ở mức dưới 20% tổng sản lượng hàng năm thông qua việc tối ưu hóa năng suất nội bộ, giúp tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí chênh lệch giá thành gia công, do Giám đốc Chuỗi cung ứng theo dõi và đánh giá định kỳ hàng quý.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

• Ban Tổng Giám đốc và Giám đốc Điều hành (CEO/COO) tại các doanh nghiệp sản xuất chế biến gỗ, cơ khí, dệt may quy mô từ 500 lao động trở lên: Nắm bắt phương pháp luận để hoạch định chiến lược sử dụng lao động, kiểm soát chi phí gia công ngoài và gia tăng tỷ lệ giao hàng đúng hẹn đạt trên 95%.
• Trưởng phòng Quản lý Sản xuất và Kỹ sư Kế hoạch (Production Planning): Tiếp cận mô hình chuyển đổi trực tiếp từ dữ liệu đơn hàng (Shipment) và định mức công đoạn (Routing) sang sơ đồ Gantt điều phối phụ tải lao động chi tiết đến từng ngày làm việc.
• Trưởng phòng Nhân sự (HRD) và Chuyên viên Định mức lao động: Ứng dụng mô hình quản lý ma trận kỹ năng và hệ thống đăng ký, kiểm soát tăng ca tự động trên phần mềm e-HRM để nâng cao hiệu suất làm việc của công nhân.
• Chuyên gia tư vấn giải pháp ERP và Kỹ sư Hệ thống thông tin: Tham khảo kiến trúc tích hợp kỹ thuật giữa Microsoft Dynamics AX, cơ sở dữ liệu SQL Server và phần mềm quản lý dự án Microsoft Project bằng ngôn ngữ X++.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình nghiên cứu giải quyết bài toán thiếu hụt nhân sự tại doanh nghiệp sản xuất như thế nào? Mô hình kết hợp thông tin đơn hàng từ phân hệ Thương mại với định mức công đoạn từ phân hệ Sản xuất để tự động tính toán tổng số nhân sự cần thiết theo từng ngày. Khi xuất hiện thiếu hụt, hệ thống hỗ trợ nhà quản lý thực hiện giải pháp luân chuyển công nhân có kỹ năng tương đương từ các bộ phận dôi dư trước khi tính đến phương án tăng ca hay thuê ngoài.

2. Tại sao doanh nghiệp cần tích hợp đồng thời ba phân hệ Thương mại, Sản xuất và Quản trị nhân sự? Việc tích hợp ba phân hệ giúp xóa bỏ sự phân mảnh thông tin trong quy trình vận hành. Dữ liệu thực tế từ hơn 33.000 đơn hàng tại ScanCom cho thấy nếu tách rời, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng vừa tuyển dụng ồ ạt vừa phải chi trả tiền tăng ca cao nhưng đơn hàng vẫn bị trễ hạn do phân bổ lao động sai thời điểm.

3. Thứ tự ưu tiên giữa 5 giải pháp sử dụng nhân sự được xác lập dựa trên nguyên tắc nào? Quy trình ưu tiên tuân thủ nguyên tắc tối thiểu hóa chi phí và bảo toàn uy tín doanh nghiệp: ưu tiên số 1 là Luân chuyển nhân sự nội bộ (chi phí thấp nhất), tiếp theo là Tăng ca có kiểm soát (trong hạn mức quy định), Tuyển dụng mới (cho nhu cầu dài hạn), Gia công ngoài (khi vượt công suất), và cuối cùng là Hủy đơn hàng.

4. Phân hệ Quản lý kỹ năng (Skill Management) đóng vai trò gì trong việc điều phối lao động? Phân hệ này lưu trữ chi tiết năng lực chuyên môn và các chứng chỉ thao tác máy của từng công nhân. Khi một công đoạn sản xuất bị quá tải, hệ thống sẽ tự động truy xuất danh sách những nhân sự đạt chuẩn tay nghề đang làm việc tại các khâu khác để tiến hành điều động tức thì, giúp giải tỏa nút thắt cổ chai sản xuất.

5. Việc kết hợp Microsoft Project với ERP Axapta đem lại lợi ích định lượng gì trong lập kế hoạch? Sự kết hợp này cho phép tự động hóa việc vẽ sơ đồ tiến độ ngang Gantt và biểu đồ phụ tải nhân lực cho các lô hàng phức tạp, ví dụ như đơn hàng 2.000 ghế trong 46 ngày. Thay vì mất từ 3 đến 5 ngày tính toán thủ công bằng bảng tính, hệ thống giúp rút ngắn thời gian lập kế hoạch xuống dưới 2 giờ với độ chính xác cao.

Kết luận

• Luận văn đã xây dựng thành công mô hình tích hợp đồng bộ giữa phân hệ Thương mại, Sản xuất và Quản trị nhân sự trên hệ thống ERP Microsoft Dynamics Axapta.
• Ứng dụng hiệu quả phương pháp định lượng 7 bước kết hợp sơ đồ tiến độ Gantt trên Microsoft Project để tối ưu hóa phân bổ lao động cho hơn 33.000 đơn hàng thực tế.
• Đề xuất và chuẩn hóa quy trình 5 cấp độ quyết định sử dụng nhân sự giúp kiểm soát chi phí làm thêm giờ và hạn chế tình trạng trễ hẹn giao hàng.
• Xây dựng thành công 2 chức năng mới trong ERP AX gồm: Quản lý ma trận kỹ năng làm việc và Hệ thống phê duyệt, kiểm soát hạn mức tăng ca tự động.
• Khẳng định giá trị thực tiễn vượt trội trong việc nâng cao năng suất và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại doanh nghiệp sản xuất quy mô trên 5.000 lao động.

Đóng góp quan trọng nhất của nghiên cứu là chuyển hóa công tác quản trị nhân sự từ vai trò hành chính bị động sang vị trí trung tâm trong điều hành sản xuất thời gian thực. Trong lộ trình từ 3 đến 6 tháng tới, các doanh nghiệp sản xuất cần đẩy mạnh hoàn thiện cơ sở dữ liệu định mức BOM, Routing và tích hợp ma trận kỹ năng trên nền tảng ERP để tự động hóa toàn diện quy trình điều phối nguồn nhân lực, bứt phá năng suất và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA --------------------------- HOÀNG THỊ PHƢƠNG THẢO PHƢƠNG PHÁP SỬ DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT SCC TRONG PHẦN MỀM ERP AXAPTA Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LUẬN VĂN THẠC SĨ TP.HỒ CHÍ MINH, Tháng 12 năm 2011 CÔNG TRÌNH ĐƢỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TPHCM Cán bộ hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đặng Trần Khánh (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký) Cán bộ chấm nhận xét 1: TS. Nguyễn Thanh Bình (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký) Cán bộ chấm nhận xét 2: TS. Nguyễn Mạnh Tuân (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký) Luận văn thạc sĩ đƣợc bảo vệ tại Trƣờng Đại Học Bách Khoa, ĐHQG Tp.

HCM ngày 11 tháng 1 năm 2012 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ) 1. Huỳnh Tƣờng Nguyên (CT) 2. Nguyễn Thanh Bình (PB1) 3. Nguyễn Mạnh Tuân (PB2) 4.

TS Đặng Trần Khánh (UV) 5. Nguyễn Chánh Thành (TK) Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Bộ môn quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã đƣợc sửa chữa (nếu có). Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV Bộ môn quản lý chuyên ngành TRƢỜNG ĐH BÁCH KHOA TP. HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ____________________ _______________________ Tp.

HCM, ngày 02 tháng 12 năm 2011 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: Hoàng Thị Phƣơng Thảo. Ngày, tháng, năm sinh: 28/05/1984. Nơi sinh: Quảng Ngãi Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý. TÊN ĐỀ TÀI: PHƢƠNG PHÁP SỬ DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT SCC TRONG PHẦN MỀM ERP AXAPTA II.

NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: - Tìm hiểu lý thuyết về quản trị nguồn nhân sự, ERP, phần mềm ERP Axapta, phƣơng pháp định lƣợng trong quản lý, mô hình kế hoạch tiến độ ngang, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project. Kết hợp các phân hệ hiện có trong phần mềm ERP AX và phần mềm quản lý dự án Microsoft Project đƣa ra thông tin số lƣợng nhân sự cần sử dụng. - Nghiên cứu lý thuyết về mô hình lập kế hoạch bố trí nhân sự hiệu quả. Đƣa giải pháp hỗ trợ ngƣời quản lý ra quyết định sử dụng nhân sự hiệu quả tại từng thời điểm bất kỳ.

NGÀY GIAO NHIỆM VỤ (Ngày bắt đầu thực hiện LV ghi trong QĐ giao đề tài): 04/07/2011 IV. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 02/12/2011 V. CÁN BỘ HƢỚNG DẪN (Ghi rõ học hàm, học vị, họ, tên): PGS TS. Đặng Trần Khánh CÁN BỘ HƢỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN QUẢN KHOA QL (Họ tên và chữ ký) LÝ CHUYÊN NGÀNH CHUYÊN NGÀNH (Họ tên và chữ ký) (Họ tên và chữ ký) ~i~ LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình cùng nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu đƣợc truyền đạt từ PGS.TS Đặng Trần Khánh và TS.

Trần Văn Hoài, xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy. Xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể quý thầy cô trong khoa Khoa học và Kỹ thuật máy tính, trƣờng đại học Bách Khoa Tp.HCM, những ngƣời đã truyền đạt nhiều kiến thức cho tôi trong thời gian theo học tại trƣờng. Cảm ơn các anh chị làm việc tại công ty Scancom, các anh chị học viên lớp MIS khóa 2009, những ngƣời luôn bên cạnh động viên, giúp đỡ và chia sẻ cùng tôi. Sau cùng, xin đƣợc dành lời tri ân sâu sắc cho ba mẹ, những ngƣời đã nuôi dạy con trƣởng thành với tình thƣơng yêu vô bờ bến.

Cảm ơn anh Dũng đã đóng góp nhiều ý kiến giúp luận văn đƣợc hoàn thiện.HCM, ngày 02 tháng 12 năm 2011 Hoàng Thị Phƣơng Thảo ~ ii ~ TÓM TẮT Mục tiêu của đề tài này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng nhân sự hiện có hiệu quả dựa trên năm phƣơng pháp nhƣ: luân chuyển nhân sự, tăng ca, tuyển dụng, chuyển đơn hàng ra bên ngoài gia công hoặc hủy đơn hàng. Đồng thời đề xuất mô hình quản lý nhân sự hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất sử dụng phần mềm ERP Axapta bằng cách kết hợp phân hệ thƣơng mại và phân hệ sản xuất vào phân hệ quản trị nhân sự. Kết quả nghiên cứu từ những thông tin đơn đặt hàng trong phân hệ thƣơng mại nhƣ số lƣợng đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng cho khách và thông tin chi tiết về sản phẩm đặt hàng, giúp ngƣời quản lý tập hợp đƣợc thông tin những đơn đặt hàng có sản phẩm giồng nhau hỗ trợ cho việc lập kế hoạch sản xuất đƣợc tốt hơn. Phân hệ quản trị nhân sự trong ERP Axapta, bên cạnh những chức năng hiện có nhƣ chấm công, tuyển dụng, quản lý ngày phép, tính lƣơng…, nghiên cứu trong luận văn còn làm thêm chức năng quản lý việc luân chuyển nhân sự giữa các phòng ban, quản lý kỹ năng làm việc của công nhân viên, quản lý tăng ca theo quy định của công ty, và chức năng hỗ trợ ngƣời quản lý ra quyết định sử dụng nhân sự hiệu quả tại từng thời điểm bất kỳ.

~ iii ~ ABSTRACT The objective of this thesis to support the business of enterprise for using effective the current human resource based on five methods such as: transfer employee, working overtime, hiring, transfer orders outside processing (out-sources) or cancel orders. Furthermore, propose a model for manage human resource effectiveness to manufacturing companies which are using ERP Axapta software by combining trade module and production module into HR module. Results from the order information in the trade as the number of orders, orders dates, and delivery dates to customers and information about the product ordering, helps managers gather information to order containing the same products to support production planning is better. HR module in Axapta ERP, in addition to existing functions such as timekeeping, recruiting, managing day allowed, the payroll.

and this thesis researched more additional functionality to manage the rotation of personnel between departments, the management skills of staff and management of overtime in accordance with the company, and functions to support the management decision- effective use of personnel time to any time. ~ iv ~ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i TÓM TẮT ii ABSTRACT iii DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU vii CHƢƠNG 1 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1 1. Giới thiệu về quản trị nhân sự 1 1. Giới thiệu về chức năng quản trị nguồn nhân sự trong ERP AX 2 1.

Giới thiệu về công ty ScanCom 3 1.2 Hình thành đề tài 4 1.3 Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu 11 1.2 Phạm vi nghiên cứu 11 1.4 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 11 1.5 Kết cấu của luận văn 11 CHƢƠNG 2 13 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 13 2.1 Tổng quan về quản trị nguồn nhân sự 13 2.2 Một số khái niệm 14 2.3 Các phân hệ chính của hệ thống ERP AX 17 2.1 Phân hệ sản xuất 19 2.2 Phân hệ thƣơng mại 22 2.3 Phân hệ quản trị nguồn nhân sự 24 2.4 Phần mền quản lý dự án Microsoft Project 29 ~v~ 2.4 Phƣơng pháp định lƣợng trong quản lý 29 2. Phƣơng pháp 29 2. Phƣơng pháp định lƣợng trong quản lý 29 2.5 Mô hình kế hoạch 39 2. Mô hình kế hoạch tiến độ ngang 39 2.

Ví dụ minh họa mô hình kế hoạch tiến độ ngang 41 CHƢƠNG 3 46 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 46 3. Nghiên cứu liên quan 46 3. Thiết kế nghiên cứu 50 3. Nghiên cứu định lƣợng 51 3.

Xây dựng cơ sở lý thuyết 51 3. Mô hình lập kế hoạch tiến độ 52 3. Thu thập dữ liệu từ các phân hệ 55 3. Xử lý dữ liệu và cho ra số lƣợng nhân sự cần dùng 60 3.

Phƣơng pháp sử dụng nhân sự 63 CHƢƠNG 4 64 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 64 4. Mô tả dữ liệu 64 4. Quy trình kế hoạch sản xuất thực tế 64 4. Quy trình lập kế hoạch trên hệ thống 69 4.

Giới thiệu phƣơng pháp hỗ trợ sử dụng nhân sự hiệu quả 77 4. Luân chuyển nhân sự 77 4. Quản lý tăng ca 79 4. Đƣa sản phẩm ra ngoài làm (Outsourcing) 84 4.

Hủy đơn hàng 85 ~ vi ~ 4. Kết quả nghiên cứu trên đơn hàng 86 4. So sánh với quy trình quản lý cũ 96 CHƢƠNG 5 98 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 98 5. Tóm tắt kết quả nghiên cứu 99 5.

Đóng góp của nghiên cứu 100 5. Đánh giá kết quả lựa chọn từng giải pháp 100 5. Xây dựng hai chức năng mới 102 5. Phƣơng pháp sử dụng nhân sự hiệu quả 104 5.

Kiến nghị từ nghiên cứu 104 5. Hạn chế và hƣớng nghiên cứu tiếp theo 105 5. Định hƣớng cho nghiên cứu tiếp theo 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 ~ vii ~ DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU Hình 1- 1 Chức năng trong ERP [Panoramal]. 4 Hình 1- 2 Thống kê sử dụng phần mềm ở Việt Nam [TMDT10].

5 Hình 1- 3 Thống kê quy mô doanh nghiệp sử dụng phần mềm ở Việt Nam [TMDT10] 6 Hình 1- 4 Thống kê theo địa bàn hoạt động của doanh nghiệp sử dụng phần mềm ở Việt Nam [TMDT10]. 6 Hình 1- 5 Thông tin bản quyền sử dụng các phân hệ trong hệ thống ERP tại Scancom [WScc]. 7 Hình 1- 6 Thông tin về tổng tiền tăng ca trong tháng 09/2011 của xƣởng Gỗ. 8 Hình 1- 7 Thông tin về tổng đơn đặt hàng chƣa hoàn thành.

9 Hình 1- 8 Thông tin nhân sự tuyển mới tại Scancom trong 3 năm liên tiếp. 10 Hình 2- 1 Những phân hệ chính trong ERP AX [LuisD06]. 18 Hình 2- 2 Form lƣu trữ dữ liệu sản phẩm, [Erp_Scc]. 20 Hình 2- 3 Form mô tả dữ liệu Routes [Erp_Scc].

20 Hình 2- 4 Form kết quả công đoạn sản xuất. 21 Hình 2- 5 Form thiết lập số ngƣời tham gia một công đoạn sản xuất. 21 Hình 2- 6 Phiếu yêu cầu xem xét định mức tại công ty Scancom. 22 Hình 2- 7 Chức năng Shipment của phần mềm ERP Axapta tại Scancom.

23 Hình 2- 8 Form dữ liệu trong phân hệ thƣơng mại [Erp_Scc]. 24 Hình 2- 9 Các chức năng quản trị nhân sự trong ERP Axapta tại công ty Scancom [Erp_Scc]. 25 Hình 2- 10 Form thiết lập dữ liệu phòng ban, tổ và nhóm làm việc. 26 Hình 2- 11 Form dữ liệu sơ yếu lý lịch.

26 Hình 2- 12 Form dữ liệu về ngƣời phụ thuộc để tính thuế thu nhập. 27 Hình 2- 13 Form dữ liệu thiết lập tiền lƣơng của công nhân viên. 27 Hình 2- 14 Form lƣu trữ dữ liệu phép năm của nhân viên. 28 Hình 2- 15 Form lƣu trữ dữ liệu về kỹ năng làm việc của công nhân viên .