Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tại Việt Nam, trong bối cảnh kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế sâu rộng, việc hoàn thiện hệ thống KSNB càng trở nên cấp thiết. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng 368 Bắc Ninh, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi, đã trải qua nhiều thách thức do cạnh tranh gay gắt và biến động thị trường. Mặc dù thị trường bất động sản có phần trầm lắng, công ty vẫn duy trì được thị phần nhờ đội ngũ nhân viên năng động và hệ thống vận tải hiện đại.

Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh trong giai đoạn 2018-2020, nhằm đánh giá hiệu quả các thành phần KSNB theo mô hình COSO 2013, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mục tiêu cụ thể là nhận diện những tồn tại, hạn chế trong hệ thống KSNB hiện tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện đến năm 2025. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại trụ sở công ty và các chi nhánh, với dữ liệu thu thập từ 40 đối tượng gồm lãnh đạo, bộ phận kiểm soát nội bộ, cán bộ quản lý và công nhân viên.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng lực quản lý, phòng ngừa rủi ro, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính của công ty. Đồng thời, kết quả nghiên cứu góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp xây dựng trong khu vực Bắc Ninh và các tỉnh lân cận.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên mô hình kiểm soát nội bộ COSO 2013, một trong những khung lý thuyết được công nhận rộng rãi, bao gồm năm thành phần chính:

  1. Môi trường kiểm soát: Nền tảng văn hóa và ý thức kiểm soát trong tổ chức, bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn.
  2. Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và quản trị các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  3. Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện các chỉ thị quản lý.
  4. Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho việc thực hiện kiểm soát.
  5. Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục và định kỳ để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả.

Ngoài ra, luận văn áp dụng các nguyên tắc thiết kế KSNB như phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn và ủy quyền, cùng các nguyên tắc bổ sung như nguyên tắc 4 mắt, cân nhắc lợi ích - chi phí, chứng từ và số sách đầy đủ, bảo vệ tài sản vật chất và kiểm tra độc lập.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính. Dữ liệu chính được thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát 40 đối tượng gồm 5 lãnh đạo, 5 thành viên bộ phận kiểm soát nội bộ, 15 cán bộ quản lý và 15 công nhân viên tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh. Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB của COSO 2013, tập trung vào các thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Thời gian khảo sát diễn ra trong tháng 8/2021, với thời gian thu thập dữ liệu trong một tuần. Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm Excel, sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp và thống kê mô tả để đánh giá thực trạng KSNB. Ngoài ra, nghiên cứu còn thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, các chính sách nội bộ và tài liệu liên quan của công ty.

Phương pháp chọn mẫu dựa trên tiêu chí vị trí công tác và khả năng nắm bắt thông tin liên quan đến KSNB, nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của dữ liệu. Cỡ mẫu 40 người phù hợp với quy mô công ty và phạm vi nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát:

    • 87,5% nhân viên xác nhận công ty có ban hành văn bản quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức.
    • 75% đồng ý công ty thực hiện giảm áp lực để giảm sai sót và gian lận, tuy nhiên 20% không đồng ý, cho thấy hiệu quả chưa cao.
    • 62,5% cho rằng nhà quản lý đặt lợi ích công ty lên hàng đầu qua hành động và lời nói, còn 32,5% không đồng ý.
    • 100% xác nhận công ty kiểm tra, giám sát nhân viên trong thực hiện nhiệm vụ và kỷ luật.

  2. Cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn:

    • 100% đồng ý cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động công ty và phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm.
    • 85% cho biết có văn bản quy định chính sách và thủ tục cụ thể hóa hoạt động từng bộ phận.
    • Số lượng lao động tăng từ 205 (2018) lên 223 (2020), trong đó lao động nam chiếm khoảng 85%, độ tuổi dưới 30 chiếm khoảng 75%.
    • 80% nhân viên có thâm niên công tác trên 5 năm, thể hiện sự gắn bó lâu dài.

  3. Chính sách nhân sự:

    • 62% công ty sử dụng bảng mô tả công việc rõ ràng về kiến thức và chất lượng nhân sự.
    • 85% nhân viên được phân công công việc đúng chuyên môn đào tạo.
    • 75% công ty ban hành quy chế khen thưởng hợp lý.
    • Tuy nhiên, 30% nhân sự chủ chốt về tài chính và kiểm soát nội bộ bị thay thế thường xuyên, ảnh hưởng đến sự ổn định.

  4. Hoạt động kiểm soát và giám sát:

    • Công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù ngành xây dựng, bao gồm kiểm soát vật chất, quy trình mua hàng, bán hàng và xử lý thông tin.
    • Việc giám sát được thực hiện thường xuyên với sự phối hợp giữa bộ phận kiểm soát nội bộ và các phòng ban chức năng.
    • Tuy nhiên, một số quy trình còn chưa đồng bộ, gây khó khăn trong kiểm soát tập trung do sự phân tán địa lý của các chi nhánh và công trường.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh được xây dựng tương đối tốt với các quy định về đạo đức, quy tắc ứng xử và giám sát nhân viên nghiêm túc. Tuy nhiên, việc giảm áp lực công việc để hạn chế sai sót và gian lận chưa đạt hiệu quả cao, phản ánh qua tỷ lệ 20% nhân viên không đồng ý. Điều này có thể do áp lực công việc trong ngành xây dựng vốn phức tạp và biến động, đòi hỏi công ty cần có các biện pháp hỗ trợ nhân viên hiệu quả hơn.

Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phân công rõ ràng giúp công ty vận hành hiệu quả, tránh chồng chéo và phân tán trách nhiệm. Tỷ lệ lao động trẻ và có thâm niên cao là điểm mạnh giúp công ty duy trì năng suất và kinh nghiệm. Tuy nhiên, sự thay thế thường xuyên nhân sự chủ chốt về tài chính và kiểm soát nội bộ có thể làm giảm tính ổn định và hiệu quả của hệ thống kiểm soát.

Hoạt động kiểm soát và giám sát được thực hiện bài bản nhưng còn gặp khó khăn do đặc thù ngành xây dựng với nhiều công trường phân tán. So sánh với các nghiên cứu trong ngành xây dựng khác, công ty đã áp dụng nhiều nguyên tắc KSNB chuẩn mực nhưng cần tăng cường đồng bộ và ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả.

Việc xây dựng và duy trì hệ thống KSNB hiệu quả không chỉ giúp công ty phòng ngừa rủi ro, bảo vệ tài sản mà còn nâng cao uy tín với đối tác, nhà đầu tư và các cơ quan quản lý. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ đồng thuận các câu hỏi khảo sát và bảng phân bổ lao động theo năm để minh họa xu hướng và điểm mạnh, điểm yếu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

    • Tăng cường đào tạo, tuyên truyền về đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là cán bộ quản lý.
    • Thiết lập các chương trình hỗ trợ giảm áp lực công việc, nâng cao tinh thần làm việc nhằm giảm sai sót và gian lận.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự; Thời gian: 2022-2023.

  2. Tối ưu cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ

    • Rà soát, điều chỉnh cơ cấu tổ chức để tăng cường phân cấp, phân quyền rõ ràng giữa các chi nhánh và đội thi công.
    • Xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban nhằm tránh chồng chéo và tăng cường kiểm soát tập trung.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc, Phòng Kế hoạch tổng hợp; Thời gian: 2022.

  3. Ổn định và nâng cao chất lượng nhân sự chủ chốt

    • Xây dựng chính sách giữ chân nhân sự tài năng, đặc biệt trong bộ phận tài chính và kiểm soát nội bộ.
    • Tăng cường đào tạo chuyên môn và kỹ năng quản lý cho nhân sự chủ chốt.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự, Ban Giám đốc; Thời gian: 2022-2024.

  4. Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát và giám sát

    • Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án, kiểm soát tài sản và báo cáo tài chính để tăng tính chính xác và kịp thời.
    • Thiết lập hệ thống giám sát định kỳ và thường xuyên, kết hợp kiểm toán nội bộ độc lập để phát hiện sớm sai phạm.
    • Chủ thể thực hiện: Bộ phận kiểm soát nội bộ, Phòng Kế toán; Thời gian: 2023-2025.

  5. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ

    • Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin về chính sách, quy trình và kết quả kiểm soát được truyền đạt đầy đủ, kịp thời.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính - Nhân sự; Thời gian: 2022.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng

    • Lợi ích: Hiểu rõ vai trò và cách thức tổ chức KSNB hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản lý và phòng ngừa rủi ro.
    • Use case: Xây dựng chiến lược kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành và quy mô công ty.

  2. Bộ phận kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ

    • Lợi ích: Nắm bắt các thành phần và nguyên tắc KSNB theo chuẩn mực quốc tế, áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp xây dựng.
    • Use case: Thiết kế chương trình kiểm soát, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát.

  3. Phòng nhân sự và quản lý nguồn nhân lực

    • Lợi ích: Hiểu được tầm quan trọng của chính sách nhân sự trong môi trường kiểm soát, từ đó xây dựng chính sách tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân sự phù hợp.
    • Use case: Xây dựng bảng mô tả công việc, quy chế khen thưởng và đào tạo nâng cao năng lực nhân viên.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị kinh doanh

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn về KSNB trong doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam, làm cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ hoặc tiến sĩ về kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong ngành xây dựng, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro về tài chính, kỹ thuật và pháp lý, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.

  2. Mô hình COSO 2013 gồm những thành phần nào?
    Mô hình COSO 2013 bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá thực trạng KSNB trong doanh nghiệp?
    Có thể sử dụng bảng câu hỏi khảo sát dựa trên các tiêu chí của COSO 2013, kết hợp phân tích dữ liệu tài chính, báo cáo kiểm toán nội bộ và phỏng vấn các bộ phận liên quan để đánh giá toàn diện.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai KSNB tại doanh nghiệp xây dựng?
    Bao gồm sự phân tán địa lý của các công trường, thay đổi nhân sự chủ chốt, áp lực công việc cao, và thiếu đồng bộ trong quy trình kiểm soát. Các yếu tố này làm giảm hiệu quả kiểm soát và giám sát.

  5. Các giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả KSNB?
    Bao gồm hoàn thiện môi trường kiểm soát, tối ưu cơ cấu tổ chức, ổn định nhân sự chủ chốt, ứng dụng công nghệ thông tin, và cải thiện hệ thống thông tin truyền thông nội bộ. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Xây dựng 368 Bắc Ninh đã được xây dựng theo mô hình COSO 2013 với năm thành phần cơ bản, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro.
  • Môi trường kiểm soát và cơ cấu tổ chức được đánh giá phù hợp, tuy nhiên còn tồn tại một số hạn chế về giảm áp lực công việc và sự thay thế nhân sự chủ chốt.
  • Hoạt động kiểm soát và giám sát được thực hiện bài bản nhưng cần tăng cường đồng bộ và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, tối ưu cơ cấu tổ chức, ổn định nhân sự, nâng cao hoạt động kiểm soát và cải thiện truyền thông nội bộ đến năm 2025.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho doanh nghiệp xây dựng trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng cần triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, quý độc giả có thể liên hệ với tác giả hoặc Học viện Ngân hàng.