Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Dịch vụ số Digilife Việt Nam Chương 4: Thảo luận kết quả, các giải pháp và kết luận 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 2. Khái niệm và vai trò của kiểm soát nội bộ 2. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Theo các góc độ khác nhau, các nhà nghiên cứu có những quan điểm về KSNB cũng khác nhau. Khái niệm KSNB của báo cáo COSO (2013) là khái niệm được chấp nhận rộng rãi và trong nghiên cứu cũng phân tích và dựa trên khung lý thuyết này.
Theo báo cáo COSO (2013), KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của BCTC, sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Những đặc điểm của KSNB theo quan điểm COSO (2013) như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình - Kiểm soát nội bộ được thiết kế, vận hành bởi con người - Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt các mục tiêu về hoạt động, tuân thủ và báo cáo - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý 2. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việc xây dựng KSNB hữu hiệu trong doanh nghiệp sẽ có vai trò quan trọng và cốt lõi trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. KSNB có các vai trò như sau: - Hạn chế và giảm thiểu nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Giảm thiểu rủi ro sai sót, sai phạm không cố ý của nhân viên, tránh những tổn thất cho doanh nghiệp - Bảo vệ tài sản tránh thất thoát, hư hỏng, mất mát trong doanh nghiệp - Đảm bảo tính chính xác, nhất quán của các số liệu tài chính kế toán,… - Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa doanh nghiệp và khai thác được tiềm năng nguồn nhân lực, tăng cường tính tổ chức và năng suất làm việc của nhân viên.
5 - Đảm bảo các hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt mục tiêu đã đề ra. - Bảo đảm quyền lợi và tạo lòng tin cho các cổ đông và nhà đầu tư. Các thành phần của kiểm soát nội bộ Theo COSO (2013) đưa ra 17 nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB như sau: 2. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc bao quanh khách thể làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành KSNB trong doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát bao gồm các giá trị đạo đức và tính liêm chính của toàn bộ doanh nghiệp, các yếu tố giúp ban giám đốc thực hiện trách nhiệm giám sát, cấu trúc bộ máy quản lý và sự ủy quyền tại doanh nghiệp, quy trình tuyển dụng và các chính sách phúc lợi, các quy trình đánh giá khen thưởng và khuyến khích kết quả hoạt động của người lao động. Trong Báo cáo COSO (2013), bảy yếu tố cấu thành được cụ thể hóa thành năm nguyên tắc như sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện các sự cam kết về tính liêm chính và giá trị đạo đức. Nguyên tắc thiết lập môi trường kiểm soát yêu cầu doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức dựa trên đạo đức và sự trung thực. Nguyên tắc này được thể hiện qua lịch sử hình thành, các giá trị doanh nghiệp, xác định triết lý kinh doanh và phong cách điều hành của doanh nghiệp Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Hội đồng quản trị cần có trách nhiệm giám sát và cung cấp định hướng rõ ràng về KSNB. Hội đồng quản trị phải hoạt động độc lập với nhà quản lý. Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt mục tiêu của đơn vị. Nhà quản lý cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, phòng ban trong tổ chức.
Phân hạn trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của mỗi cá nhân hay bộ phận trong việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo với các cấp có liên quan. 6 Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Doanh nghiệp cần thể hiện rõ sự cam kết sử dụng nguồn nhân lực chất lượng thông qua việc xây dựng các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp. Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Mỗi cá nhân cần có trách nhiệm đạt được các mục tiêu đề ra, thông qua đó thực hiện KSNB hiệu quả và giúp đơn vị đối phó với các rủi ro đề ra. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, khuyến khích và khen thưởng. Đánh giá rủi ro Rủi ro là khả năng một sự kiện xảy ra có thể làm ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đánh giá rủi ro liên quan đến quá trình nhận diện và đưa ra các phân tích những rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu đã đặt ra từ đó xây dựng nên cơ sở để quản trị rủi ro.
Ban giám đốc và các nhà quản lý cần xem xét những thay đổi của các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp có khả năng cản trở đến việc thực hiện mục tiêu. Thực tế, doanh nghiệp không thể triệt tiêu hoàn toàn rủi ro, một khi phát sinh một hoạt động là có rủi ro xuất hiện. Vậy nên, các doanh nghiệp xây dựng KSNB theo hướng tiếp cận rủi ro và đánh giá rủi ro là quá trình nhận diện, phân tích và ứng phó với các rủi ro. Từ đó, việc chấp nhận rủi ro và mức độ rủi ro trong các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp được xem xét một cách thận trọng.
Việc đánh giá rủi ro được thực hiện theo bốn nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Việc xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với các rủi ro. Việc xác định mục tiêu cần đầy đủ, rõ ràng và cụ thể dựa trên ba mục tiêu (mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ). Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị.
Nhận diện, phân tích và quản trị rủi ro là quá trình diễn ra liên tục, lặp đi lặp lại được thực hiện nhằm tăng cường khả năng đối phó với các rủi ro và khả năng đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. 7 Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị. Trong quá trình phân tích các rủi ro gian lận cần phải xem xét các loại gian lận khác nhau và xem xét các yếu tố thúc đẩy gian lận. Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.
Các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt luôn chịu sự tác động của những thay đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản lý cần xem xét để nhận diện và đánh giá rủi ro một cách kịp thời, cập nhật các danh mục rủi ro và đưa ra các biện pháp phù hợp và kịp thời ứng phó với các rủi ro. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập bởi các chính sách, thủ tục để đảm bảo những yêu cầu của nhà quản lý trong việc quản trị rủi ro được thực hiện. Hoạt động kiểm soát là yếu tố then chốt giúp giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng tới quá trình thực hiện mục tiêu.
Một hoạt động kiểm soát có thể giúp nhà quản lý đạt một hoặc nhiều nhóm mục tiêu sau: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Việc thiết lập hoạt động kiểm soát liên quan tới ba nguyên tắc sau đây của KSNB: Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. Doanh nghiệp cần lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát phù hợp để đối phó hữu hiệu với các rủi ro. Hoạt đọng kiểm soát được thiết kế và vận hành dựa trên cơ sở các rủi ro đã được nhận diện và đánh giá đầy đủ.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nhà quản lý cần hiểu được mức độ phù hợp và mối liên hệ giữa các quy trình kinh doanh, hoạt động kiểm soát được tự đống hóa và kiểm soát chung về công nghệ. Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục. Doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách được xây dựng từ mục tiêu và thủ tục.
Các chính sách kiểm soát được thực hiện một cách cẩn thận, kịp thời và nhất quán. Thông tin và truyền thông Thông tin rất cần thiết cho việc thực hiện trách nhiệm kiểm soát, hỗ trợ việc đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Nhà quản lý thiết lập và sử dụng các thông tin phù hợp và đảm bảo chất lượng từ các nguồn bên trong và bên ngoài. Truyền thông là 8 quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin liên tục và lặp đi lặp lại.