Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và trong nước diễn biến phức tạp, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức về cạnh tranh và rủi ro gia tăng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt được mục tiêu quản lý và phát triển bền vững. Theo báo cáo của ngành, thanh toán không dùng tiền mặt tại Việt Nam đã đạt khoảng 11 tỷ giao dịch vào cuối năm 2023, tăng gần 50% so với năm trước, cho thấy sự phát triển nhanh chóng của các dịch vụ tài chính số. Trong môi trường kinh doanh đầy biến động này, việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành viễn thông và dịch vụ trung gian thanh toán.

Công ty TNHH Dịch vụ số Digilife Việt Nam, một doanh nghiệp mới gia nhập thị trường viễn thông và hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thanh toán điện tử, đang phải đối mặt với nhiều rủi ro đặc thù như sim rác, rủi ro công nghệ, bảo mật thông tin và cạnh tranh thị trường gay gắt. Nghiên cứu này nhằm đánh giá thực trạng KSNB tại Digilife dựa trên khung lý thuyết COSO 2013 với năm thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2021-2024 tại trụ sở chính và các chi nhánh của Công ty.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng KSNB, nhận diện các hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tăng cường năng lực cạnh tranh của Digilife trên thị trường. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý vững chắc, góp phần phát triển bền vững trong ngành viễn thông và dịch vụ tài chính số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết COSO 2013, một trong những mô hình kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi trên thế giới. COSO định nghĩa KSNB là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hiệu quả hoạt động, tính tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật. Mô hình COSO gồm năm thành phần cấu thành chính:

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm các giá trị đạo đức, cấu trúc tổ chức, phân công trách nhiệm và chính sách nhân sự.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và ứng phó với các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện mục tiêu.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin nội bộ và bên ngoài.
  • Giám sát: Hoạt động đánh giá liên tục và định kỳ để đảm bảo KSNB vận hành hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu còn sử dụng các khái niệm chuyên ngành như rủi ro sim rác, mạng di động ảo (MVNO), và các quy định pháp luật về bảo mật thông tin và phòng chống tham nhũng trong doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa liệt kê, phân tích và tổng hợp dữ liệu thứ cấp. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Dịch vụ số Digilife Việt Nam trong giai đoạn 2021-2024, bao gồm các văn bản chính sách, quy trình, báo cáo tài chính, hồ sơ thanh toán, cùng các dữ liệu công khai trên internet và các báo cáo ngành.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp phi xác suất, tập trung vào các tài liệu và dữ liệu có liên quan trực tiếp đến hoạt động KSNB của Digilife. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách so sánh thực trạng với các nguyên tắc của khung COSO, đồng thời đối chiếu với các số liệu thống kê và báo cáo ngành để đánh giá mức độ hiệu quả và các tồn tại.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2021 đến tháng 4/2024, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, thảo luận kết quả và đề xuất giải pháp. Các phương pháp nghiên cứu được áp dụng nhằm đảm bảo tính toàn diện, khách quan và khả thi trong việc đánh giá và cải thiện KSNB tại Digilife.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại Digilife được xây dựng tương đối hoàn chỉnh với các quy định về đạo đức, phân công nhiệm vụ rõ ràng và chính sách nhân sự phù hợp. Công ty có 269 nhân sự, trong đó 100% có trình độ đại học trở lên, phân bố chủ yếu tại Hà Nội (76,96%). Tuy nhiên, chi nhánh mới thành lập VNSKY còn tồn tại chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát.

  2. Đánh giá rủi ro được thực hiện bài bản với hệ thống quản lý rủi ro ba tuyến phòng thủ, bao gồm phòng quản lý rủi ro nội bộ, phòng quản lý rủi ro tại VNPAY và kiểm toán nội bộ của tập đoàn. Các rủi ro trọng yếu được nhận diện gồm sim rác, rủi ro công nghệ, rủi ro thị trường và rủi ro quy trình vận hành. Ví dụ, sim rác chiếm khoảng 12,5 triệu thuê bao không chính chủ trên toàn quốc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của Digilife.

  3. Hoạt động kiểm soát được triển khai theo nguyên tắc phân công, ủy quyền và bất kiêm nhiệm. Công ty có quy trình mua hàng và thanh toán chặt chẽ, yêu cầu lấy báo giá từ ít nhất 2-3 nhà cung cấp tùy giá trị đơn hàng, kiểm tra đối chiếu chứng từ và phê duyệt theo cấp bậc. Tuy nhiên, một số quy trình tại chi nhánh VNSKY còn chưa hoàn thiện, dẫn đến lặp lại công việc và giảm hiệu suất.

  4. Thông tin và truyền thông nội bộ được duy trì hiệu quả với hệ thống phần mềm quản lý, bảng tin nội bộ và chính sách truyền thông rõ ràng. Công ty cũng chú trọng truyền thông bên ngoài để nâng cao nhận diện thương hiệu VNSKY, đặt mục tiêu tăng nhận diện lên 30% trong năm 2024.

  5. Giám sát KSNB được thực hiện qua đánh giá liên tục và định kỳ, tuy nhiên chưa có ban kiểm soát riêng tại công ty mà phụ thuộc vào ban kiểm soát của tập đoàn mẹ. Việc này có thể làm giảm tính chủ động trong giám sát và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy Digilife đã xây dựng được hệ thống KSNB tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với đặc thù ngành viễn thông và dịch vụ thanh toán điện tử. Môi trường kiểm soát được củng cố bằng các chính sách nhân sự và quy định đạo đức, góp phần tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kiểm soát.

Việc áp dụng mô hình COSO giúp công ty nhận diện và quản lý hiệu quả các rủi ro trọng yếu, đặc biệt là rủi ro sim rác và công nghệ, vốn là những thách thức lớn trong ngành. So với các nghiên cứu trong ngành, Digilife có sự phối hợp quản lý rủi ro đa tầng, tương tự các doanh nghiệp fintech hàng đầu, nhưng vẫn cần cải thiện tính linh hoạt và phân công nhiệm vụ tại các chi nhánh mới.

Hoạt động kiểm soát chi tiết trong chu trình mua hàng và thanh toán giúp giảm thiểu sai sót và gian lận, tuy nhiên việc lặp lại công việc tại chi nhánh VNSKY cho thấy cần tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu quả. Hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ được duy trì tốt, hỗ trợ việc vận hành KSNB liên tục và minh bạch.

Giám sát KSNB hiện phụ thuộc vào ban kiểm soát tập đoàn, điều này có thể làm giảm khả năng phản ứng nhanh với các vấn đề nội bộ. Việc thành lập ban kiểm soát riêng tại Digilife sẽ giúp tăng cường hiệu quả giám sát và cải thiện hệ thống kiểm soát.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố nhân sự theo vùng miền, bảng thống kê các rủi ro trọng yếu và sơ đồ quy trình mua hàng thanh toán để minh họa rõ nét hơn các phát hiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát bằng cách xây dựng và ban hành các quy định phân công nhiệm vụ rõ ràng, đặc biệt tại chi nhánh VNSKY, nhằm tránh chồng chéo và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng nhân sự.

  2. Tăng cường hoạt động đánh giá rủi ro bằng việc áp dụng công nghệ phân tích dữ liệu lớn (big data) để nhận diện sớm các rủi ro sim rác và gian lận giao dịch. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Phòng quản lý rủi ro và công nghệ thông tin.

  3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình vận hành thông qua tối ưu hóa quy trình mua hàng và thanh toán, giảm thiểu các bước lặp lại, áp dụng phần mềm quản lý quy trình tự động. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán, phòng thu mua và công nghệ thông tin.

  4. Nâng cao chất lượng thông tin và truyền thông nội bộ bằng việc triển khai các kênh truyền thông đa dạng, tăng cường đào tạo nhân viên về KSNB và cập nhật thường xuyên các chính sách mới. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Phòng nhân sự và truyền thông nội bộ.

  5. Thành lập ban kiểm soát nội bộ riêng tại Digilife để tăng cường giám sát, đánh giá và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong KSNB. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo công ty.

Các giải pháp trên nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả KSNB, giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản và uy tín doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ Digilife phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành viễn thông và dịch vụ tài chính số.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp viễn thông, fintech: Giúp hiểu rõ về xây dựng và vận hành hệ thống KSNB theo chuẩn quốc tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro và phát triển bền vững.

  2. Chuyên gia kiểm toán nội bộ và quản lý rủi ro: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn về mô hình COSO 2013, các phương pháp đánh giá và kiểm soát rủi ro trong ngành viễn thông và dịch vụ thanh toán.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, kiểm toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thực tế, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ cao và dịch vụ tài chính.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức giám sát ngành viễn thông: Hỗ trợ đánh giá thực trạng KSNB tại các doanh nghiệp viễn thông mới, từ đó xây dựng chính sách và hướng dẫn phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý ngành.

Mỗi nhóm đối tượng có thể áp dụng kết quả nghiên cứu để cải thiện quy trình làm việc, nâng cao năng lực quản lý và đảm bảo tuân thủ pháp luật, góp phần phát triển ngành viễn thông và dịch vụ tài chính số tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp viễn thông?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong viễn thông, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro công nghệ, gian lận sim rác và bảo mật thông tin khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh.

  2. Mô hình COSO 2013 gồm những thành phần nào?
    COSO 2013 gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB toàn diện và hiệu quả.

  3. Digilife đã áp dụng những biện pháp nào để kiểm soát rủi ro sim rác?
    Digilife phối hợp với cơ quan quản lý và các doanh nghiệp trong ngành để xác thực thông tin khách hàng, kiểm soát chặt chẽ quy trình phát hành sim, đồng thời đầu tư công nghệ phát hiện và xử lý sim rác nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến doanh thu và uy tín.

  4. Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp?
    Tối ưu hóa quy trình bao gồm việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, áp dụng phần mềm quản lý tự động, kiểm soát chặt chẽ hồ sơ chứng từ, và giảm thiểu các bước lặp lại không cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

  5. Tại sao cần thành lập ban kiểm soát nội bộ riêng tại Digilife?
    Ban kiểm soát nội bộ riêng giúp tăng cường giám sát, phát hiện sớm các sai phạm và rủi ro, đảm bảo KSNB vận hành hiệu quả và kịp thời điều chỉnh các chính sách, từ đó nâng cao năng lực quản trị và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.

Kết luận

  • Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo khung COSO 2013, phù hợp với đặc thù ngành viễn thông và dịch vụ thanh toán điện tử.
  • Thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Dịch vụ số Digilife Việt Nam được đánh giá chi tiết qua năm thành phần cấu thành, nhận diện các rủi ro trọng yếu như sim rác, công nghệ và quy trình vận hành.
  • Công ty đã xây dựng môi trường kiểm soát tương đối hoàn chỉnh, tuy nhiên còn tồn tại hạn chế tại các chi nhánh mới và trong hoạt động giám sát.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và thành lập ban kiểm soát nội bộ riêng nhằm nâng cao hiệu quả KSNB.
  • Nghiên cứu góp phần hỗ trợ Digilife nâng cao năng lực quản trị rủi ro, bảo vệ tài sản và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành viễn thông.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng, đồng thời tiếp tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hệ thống KSNB để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và thị trường.

Call to action: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện các đề xuất, đồng thời tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về KSNB trong toàn công ty nhằm đảm bảo thành công lâu dài.