Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực và cạnh tranh ngày càng gay gắt, nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới luôn đóng vai trò trọng yếu trong cơ cấu hoạt động của các doanh nghiệp bảo hiểm. Tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế (đơn vị trực thuộc Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam - PVI, thành lập từ năm 2013), doanh thu bảo hiểm xe cơ giới luôn chiếm tỷ trọng cao trong các báo cáo định kỳ, chiếm trên 45% tổng doanh thu các nghiệp vụ.

Tuy nhiên, kinh doanh bảo hiểm xe cơ giới mang tính đặc thù cao của một sản phẩm vô hình với chu kỳ kinh doanh đảo ngược (thu phí trước, phát sinh chi phí bồi thường sau). Nghiệp vụ này luôn đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn, bao gồm rủi ro chủ quan từ phía khách hàng (gian lận, trục lợi bảo hiểm, nợ đọng phí bảo hiểm), từ cán bộ kinh doanh (sai sót trong phân cấp, thẩm định, quản lý công nợ) và các rủi ro khách quan từ môi trường kinh tế, pháp lý, hạ tầng giao thông và thiên tai. Để kiểm soát tổn thất, bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh trước sức ép cạnh tranh từ các công ty bảo hiểm khác trên địa bàn như Bảo Việt, PJICO, BIC, VBI, việc thiết lập và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu trong chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới thu tiền là yêu cầu cấp thiết.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu chung: Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (ô tô) thu tiền khách hàng tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế, đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác này.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKSNB và chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới thu tiền khách hàng trong doanh nghiệp bảo hiểm.
    2. Phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (ô tô) thu tiền khách hàng tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế trong các giai đoạn trước, trong và sau khi cấp bảo hiểm.
    3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình này tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (ô tô) thu tiền khách hàng tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế.
  • Phạm vi không gian: Công ty Bảo hiểm PVI Huế (địa bàn hoạt động tại tỉnh Thừa Thiên Huế và tỉnh Quảng Trị).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu tài chính, lao động giai đoạn 2017 – 2019; tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ từ tháng 01/2020 đến tháng 04/2020.
  • Phạm vi nội dung: Chu trình cấp bảo hiểm xe ô tô và các thủ tục kiểm soát gắn liền với việc thu tiền khách hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các chuẩn mực kế toán, quy định pháp luật hiện hành và các mô hình lý thuyết kiểm soát nội bộ quốc tế:

  • Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ: Khung lý thuyết KSNB theo Báo cáo COSO 2013 (gồm 5 bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát với 17 nguyên tắc cốt lõi); Luật Kế toán 2015; Điều 36 Nghị định số 73/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kinh doanh bảo hiểm quy định về KSNB và kiểm toán nội bộ; Giáo trình Kiểm soát nội bộ của Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
  • Khung pháp lý và nghiệp vụ bảo hiểm: Luật Kinh doanh bảo hiểm số 24/2000/QH10; Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 19 (VAS 19) về Hợp đồng bảo hiểm (ban hành theo Quyết định 100/QĐ-BTC); Thông tư số 22/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định quy tắc, điều khoản, biểu phí và mức trách nhiệm bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn và quan sát quy trình làm việc của cán bộ tại Phòng Kinh doanh, Phòng Quản lý nghiệp vụ và bồi thường (QLNV & BT), Phòng Kế toán tổng hợp.
    • Phương pháp nghiên cứu, phân loại và tổng hợp tài liệu: Rà soát các quy chế quản lý nội bộ, quy trình cấp đơn, hồ sơ giám định xe, sổ sách và chứng từ kế toán liên quan đến công nợ và doanh thu bảo hiểm xe cơ giới tại PVI Huế.
    • Phương pháp phân tích số liệu tài chính: Sử dụng phương pháp so sánh ngang, so sánh dọc và phân tích xu hướng biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn 2017 – 2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới trong các doanh nghiệp bảo hiểm

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về HTKSNB và chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới:

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ: Trình bày khái niệm, 3 nhóm mục tiêu (hoạt động, báo cáo, tuân thủ), 4 nhiệm vụ cơ bản và 5 bộ phận hợp thành theo COSO 2013. Tác giả phân tích các hạn chế tiềm tàng của HTKSNB như sự xét đoán sai của con người, sự thông đồng, sự khống chế của nhà quản lý và các sự kiện bên ngoài.
  • Đặc trưng của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ: Hoạt động kinh doanh trên rủi ro, sản phẩm vô hình, chu kỳ kinh doanh đảo ngược và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính.
  • Nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới: Định nghĩa xe cơ giới theo Thông tư 22/2016/TT-BTC, phân loại 4 nhóm bảo hiểm xe ô tô chính (Bảo hiểm TNDS bắt buộc của chủ xe; Bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với hàng hóa; Bảo hiểm thiệt hại vật chất xe; Bảo hiểm tai nạn người ngồi trên xe và lái phụ xe) cùng các nguyên tắc giao kết hợp đồng, đại lý và thanh toán phí.
  • Chu trình cấp bảo hiểm và các thủ tục kiểm soát: Chu trình tiêu chuẩn gồm các bước: (1) Tiếp nhận khách hàng, (2) Thẩm định rủi ro và gửi bảng chào phí, (3) Lập hồ sơ giám định xe, (4) Thực hiện hợp đồng và cấp Giấy chứng nhận (GCN), (5) Cập nhật GCN lên phần mềm, (6) Xuất hóa đơn thu phí, (7) Thu tiền và theo dõi công nợ, (8) Xử lý tổn thất hoặc xử lý nợ quá hạn (gia hạn nợ, sửa đổi bổ sung, hủy hợp đồng và thu hồi GCN). Tác giả xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết ứng với từng giai đoạn và phân tích 9 nhóm nhân tố ảnh hưởng từ môi trường bên trong và bên ngoài.

Chương 2: Kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới thu tiền khách hàng tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế

Chương 2 phân tích chi tiết tổng quan đơn vị và thực trạng kiểm soát nội bộ tại PVI Huế:

  • Lịch sử và cơ cấu tổ chức: PVI Huế thành lập ngày 02/05/2013 theo Quyết định số 345/QĐ-PVIBH, trụ sở tại 10/1 Lê Hồng Phong, TP. Huế, phụ trách địa bàn Thừa Thiên Huế và Quảng Trị. Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc và 3 phòng chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng QLNV & BT, Phòng Kế toán tổng hợp.
  • Tình hình nguồn nhân lực: Tổng số lao động năm 2017 là 39 người, năm 2018 giảm xuống 34 người (-12,8%), năm 2019 tăng lên 35 người (+2,9%). Trình độ Đại học chiếm tỷ trọng áp đảo và tăng liên tục: 76,9% (2017), 85,3% (2018) và 88,6% (2019); hợp đồng lao động chủ yếu là không xác định thời hạn.
Chỉ tiêu lao động Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (+/-) So sánh 2019/2018 (+/-)
Tổng số lao động (người) 39 34 35 -5 (-12,8%) +1 (+2,9%)
Theo giới tính: Nam 22 16 17 -6 (-27,3%) +1 (+6,3%)
Nữ 17 18 18 +1 (+5,9%) 0 (0,0%)
Theo trình độ: Thạc sĩ 2 1 1 -1 (-50,0%) 0 (0,0%)
Đại học 30 29 31 -1 (-3,3%) +2 (+6,9%)
Cao đẳng, trung cấp 7 4 3 -3 (-42,9%) -1 (-25,0%)
  • Tình hình tài sản và nguồn vốn giai đoạn 2017 – 2019:
    • Tài sản: Tổng tài sản giảm từ 31,26 tỷ đồng (2017) xuống 29,50 tỷ đồng (2018, -5,64%) và 26,25 tỷ đồng (2019, -11,00%). Tài sản ngắn hạn chiếm trên 87% tổng tài sản, trong đó khoản phải thu nội bộ (chiếm 62,81% năm 2017) và phải thu khách hàng (15,95% năm 2017) chiếm tỷ trọng chủ đạo.
    • Nguồn vốn: Nợ phải trả giảm mạnh từ 46,18 tỷ đồng (2017) xuống 30,36 tỷ đồng (2018) và 17,39 tỷ đồng (2019). Vốn chủ sở hữu có bước chuyển biến lớn từ trạng thái âm -14,93 tỷ đồng (2017) và -867 triệu đồng (2018) sang đạt mức dương 8,86 tỷ đồng (2019), chiếm 33,74% tổng nguồn vốn nhờ kết quả kinh doanh có lãi.
Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: đồng) Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Tổng tài sản 31.258.271.546 29.495.242.755 26.251.509.624
- Tài sản ngắn hạn 27.856.824.928 26.244.757.579 22.886.297.809
- Tài sản dài hạn 3.401.446.618 3.250.485.176 3.365.211.815
Tổng nguồn vốn 31.258.271.546 29.495.243.755 26.251.509.624
- Nợ phải trả 46.183.738.450 30.362.241.659 17.393.181.710
- Vốn chủ sở hữu -14.925.466.904 -866.997.904 8.858.327.914
  • Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019: Doanh thu thuần hoạt động bảo hiểm tăng trưởng đều đặn từ 37,83 tỷ đồng (2017) lên 45,14 tỷ đồng (2018, +19,34%) và đạt 47,12 tỷ đồng (2019, +4,38%). Trong khi đó, chi phí kinh doanh bảo hiểm giảm từ 50,55 tỷ đồng (2017) xuống 43,71 tỷ đồng (2018) và 37,79 tỷ đồng (2019). Kết quả lợi nhuận kế toán trước thuế cải thiện mạnh từ mức lỗ -14,89 tỷ đồng (2017) sang lỗ -833 triệu đồng (2018, giảm lỗ 94,41%) và chính thức đạt lãi 8,85 tỷ đồng vào năm 2019 (+1.162,18%).
Chỉ tiêu kết quả kinh doanh (ĐVT: triệu đồng) Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Doanh thu thuần hoạt động KD bảo hiểm 37.825 45.142 47.117 +19,34% +4,38%
Doanh thu hoạt động tài chính 2 1 1 -50,00% 0,00%
Thu nhập khác 21 13 14 -38,10% +7,69%
Tổng chi phí hoạt động KD bảo hiểm 50.551 43.713 37.791 -13,53% -13,55%
Chi phí hoạt động tài chính 0 163 109 - -33,13%
Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.148 2.114 2.382 -1,58% +12,68%
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế -14.892 -833 8.848 +94,41% +1.162,18%
  • Tổ chức công tác kế toán: Bộ máy kế toán gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng (Phạm Thị Thu Huyền), Kế toán công nợ (Phạm Thị Thơm), Kế toán doanh thu và thuế (Võ Trần Như Bình), Kế toán thanh toán tiền mặt - ngân hàng (Phạm Thị Mỹ Lệ), Thủ quỹ kiêm hành chính (Nguyễn Thị Thu Phương). Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung trên máy vi tính.
  • Thực trạng quy trình kiểm soát chu trình cấp bảo hiểm xe ô tô:
    • Kiểm soát trước khi cấp: Cán bộ kinh doanh tiếp nhận thông tin, phân loại khách hàng, kiểm tra tính pháp lý của xe, xác định lịch sử tổn thất, lập bảng chào phí theo quy tắc và nhập thông tin vào phần mềm giám định xe.
    • Kiểm soát trong quá trình cấp: Thực hiện kiểm tra chéo hợp đồng, trình ký theo hạn mức phân cấp quản lý của PVI, kiểm soát chữ ký và tính hợp lệ của hợp đồng, cập nhật kịp thời số GCN lên hệ thống phần mềm nghiệp vụ.
    • Kiểm soát sau khi cấp: Kế toán xuất hóa đơn đúng đối tượng và mã số thuế; kế toán công nợ phối hợp với cán bộ kinh doanh theo dõi hạn thanh toán phí; thực hiện xử lý thu hồi GCN, lập sửa đổi bổ sung (SĐBS) hủy đơn nếu khách hàng không đóng phí đúng hạn.
  • Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích ảnh hưởng của 9 yếu tố: điều kiện kinh tế, môi trường pháp lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện công nghệ, chính sách lãnh đạo, phẩm chất cán bộ, cơ cấu tổ chức, cạnh tranh thị trường và ý thức khách hàng.

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (OTO) thu tiền khách hàng tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế

Dựa trên việc đánh giá ưu điểm và các nhược điểm còn tồn tại trong chu trình, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Thẩm định bảo hiểm chặt chẽ trước khi cấp: Hoàn thiện quy trình nhận diện và phân loại rủi ro phương tiện, kiểm tra kỹ hiện trạng thực tế của xe trước khi cấp đơn nhằm hạn chế việc nhận bảo hiểm cho các phương tiện đã có tổn thất từ trước.
  2. Thực hiện kiểm soát liên tục trong suốt chu trình cấp bảo hiểm: Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt phân cấp thẩm quyền duyệt phí, hạn chế tối đa việc chậm cập nhật thông tin lên phần mềm, kiểm soát chặt chẽ quy trình bàn giao ấn chỉ và GCN bảo hiểm.
  3. Phát triển công nghệ quản lý rủi ro: Nâng cấp hệ thống phần mềm giám định và quản lý hợp đồng, tích hợp tính năng tự động cảnh báo nợ phí đến hạn, hỗ trợ kiểm soát chéo dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh, giám định bồi thường và kế toán.
  4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ định phí, kỹ năng thẩm định hiện trường cho cán bộ kinh doanh; giáo dục đạo đức nghề nghiệp nhằm ngăn ngừa hành vi thông đồng, trục lợi hoặc chiếm dụng phí bảo hiểm.
  5. Hoàn thiện công tác kế toán và kiểm soát công nợ: Tăng cường đối chiếu định kỳ công nợ chi tiết theo từng cán bộ kinh doanh và từng khách hàng; thực hiện ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn đúng thời điểm; kiên quyết thực hiện thủ tục hủy hợp đồng và thu hồi GCN đối với các trường hợp nợ quá hạn không có lý do chính đáng.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn: Khóa luận đã phản ánh bức tranh tài chính và quản trị của PVI Huế qua 3 năm (2017 – 2019), chỉ ra sự tăng trưởng doanh thu bảo hiểm đạt 47,12 tỷ đồng và sự bứt phá lợi nhuận đạt 8,85 tỷ đồng năm 2019. Nghiên cứu đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và thủ tục KSNB 3 giai đoạn (trước, trong và sau khi cấp đơn) trong nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra 5 nhóm giải pháp xuất phát từ thực tế vận hành tại PVI Huế, tập trung vào khâu thẩm định rủi ro ban đầu, kiểm soát công nợ cán bộ kinh doanh và ứng dụng phần mềm quản lý rủi ro.
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận đã làm rõ tính chất đặc thù của KSNB trong lĩnh vực dịch vụ tài chính bảo hiểm phi nhân thọ — nơi sản phẩm là vô hình và chu kỳ kinh doanh đảo ngược — tạo sự khác biệt rõ nét so với các đề tài KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền của doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất thông thường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát thực tế về công tác KSNB chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới tập trung chủ yếu trong phạm vi 4 tháng đầu năm 2020 tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế. Đề tài chưa mở rộng khảo sát định lượng diện rộng về mức độ rủi ro tổn thất cụ thể cho từng dòng xe hoặc so sánh đối sánh chi tiết với quy trình KSNB tại các chi nhánh khác thuộc hệ thống PVI.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu KSNB sang các chu trình nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ quan trọng khác (như chu trình giám định - bồi thường xe cơ giới, bảo hiểm tài sản kỹ thuật, bảo hiểm hàng hải) hoặc nghiên cứu xây dựng mô hình định lượng đánh giá rủi ro kiểm soát trong doanh nghiệp bảo hiểm.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính - Ngân hàng và Bảo hiểm khi nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các định chế tài chính phi ngân hàng.
  • Cán bộ quản lý, chuyên viên nghiệp vụ và kế toán tại các công ty bảo hiểm phi nhân thọ trong việc thiết lập, rà soát quy trình luân chuyển chứng từ, phân cấp ký duyệt và quản lý công nợ thu phí bảo hiểm xe cơ giới.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh thu bảo hiểm xe cơ giới chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng doanh thu của PVI Huế?
Doanh thu từ nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới luôn chiếm tỷ trọng cao trong các báo cáo định kỳ của PVI Huế, thường xuyên chiếm trên 45% tổng doanh thu các nghiệp vụ bảo hiểm tại công ty.

2. Tình hình lợi nhuận trước thuế của Công ty Bảo hiểm PVI Huế biến động như thế nào trong giai đoạn 2017 – 2019?
Năm 2017, công ty chịu lỗ 14.892 triệu đồng; sang năm 2018 giảm lỗ mạnh 94,41% xuống mức âm 833 triệu đồng; đến năm 2019, công ty đạt kết quả kinh doanh có lãi 8.848 triệu đồng (+1.162,18% so với 2018).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế được phân công như thế nào?
Phòng Kế toán gồm 5 thành viên do bà Phạm Thị Thu Huyền làm Kế toán trưởng, phụ trách 4 phần hành chuyên môn: Kế toán công nợ (Phạm Thị Thơm), Kế toán doanh thu và thuế (Võ Trần Như Bình), Kế toán thanh toán tiền mặt - ngân hàng (Phạm Thị Mỹ Lệ), và Thủ quỹ kiêm hành chính (Nguyễn Thị Thu Phương).

4. Khóa luận sử dụng khung lý thuyết và văn bản quy phạm pháp luật nào để làm nền tảng phân tích kiểm soát nội bộ?
Khóa luận sử dụng khung lý thuyết KSNB theo Báo cáo COSO 2013 (5 bộ phận, 17 nguyên tắc), Luật Kế toán 2015, Điều 36 Nghị định số 73/2016/NĐ-CP, Luật Kinh doanh bảo hiểm số 24/2000/QH10, Chuẩn mực kế toán VAS 19 và Thông tư số 22/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

5. Điểm khác biệt lớn nhất giữa KSNB chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới so với chu trình bán hàng thông thường là gì?
Sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm vô hình và chu kỳ kinh doanh đảo ngược (bán sản phẩm và thu tiền trước, chi phí bồi thường phát sinh sau nếu có rủi ro). Do đó, KSNB không gắn liền với kho bãi, xuất kho vật lý mà tập trung kiểm soát việc thẩm định rủi ro đối tượng xe, phát hành ấn chỉ GCN, cấp quyền theo hạn mức và quản trị nợ đọng phí bảo hiểm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Bảo Ngân đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực COSO và quy định pháp luật bảo hiểm Việt Nam. Bằng phương pháp phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2017 – 2019 kết hợp quan sát thực tế tại Công ty Bảo hiểm PVI Huế, đề tài đã phản ánh sâu sắc thực trạng kiểm soát chu trình cấp bảo hiểm xe ô tô thu tiền khách hàng qua 3 giai đoạn trước, trong và sau cấp đơn. Các giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, gắn liền với nâng cao chất lượng thẩm định rủi ro, quản lý công nợ và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo an toàn tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.