Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam. Chương 3: Quan điểm và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.
Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ Hiện nay, định nghĩa KSNB được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của Báo cáo COSO. Báo cáo COSO 2013 định nghĩa về KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi con người, nó được thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu đề ra. Trong đó: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB là một chuỗi các hoạt động theo trình tự được hiện diện trong mọi bộ phận của đơn vị, nó được gắn chặt vào các hoạt động của đơn vị để đạt được mục tiêu đề ra.
Chuỗi hoạt động này được thiết lập ngay khi đơn vị được thành lập và tự hủy ngay khi đơn vị dừng hoạt động. - Con người: KSNB được thiết kế và triển khai bởi con người, cụ thể Ban Giám đốc, nhà quản lý là người thiết kế và nhân viên trong đơn vị là người vận hành, Hội đồng quản trị sẽ có chức năng giám sát. KSNB được xem là hữu hiệu khi từng thành viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong mối quan hệ với các thành viên khác để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. - Đảm bảo hợp lý: Việc thiết lập KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Cho dù KSNB được hoàn thiện như thế nào chăng nữa thì vẫn không thể đảm bảo tuyệt đối là các rủi ro không xảy ra. Lý do là luôn luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng trong quá trình thiết kế, xây dựng và vận hành KSNB. 8 Hội đồng Quá trình Hoạt động quản trị Con Hội người đồng Kiểm soát Nhà quản quản Báo cáo nội bộ trị lý Nhân viên Đảm bảo hợp lý Tuân thủ Sơ đồ 1.1: Khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO (Nguồn: [3]) 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Theo tài liệu của COSO, KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo các mục tiêu sau: Thứ nhất, Mục tiêu hoạt động: Đề cập đến sự hữu hiệu và hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị.
Trong đó: - KSNB đạt được tính hữu hiệu có nghĩa đã đạt được mục tiêu đề ra như: Bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin trên báo cáo tài chính, đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định, đẩy mạnh hiệu quả điều hành, hiệu quả sản suất kinh doanh,…. - KSNB có hiệu quả tức là đã hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra trên cơ sở sử dụng nguồn lực đầu vào tương xứng với kết quả đầu ra. Tóm lại, KSNB đạt được các mục tiêu đặt ra thì được gọi là hữu hiệu. Khi thực hiện tốt các mục tiêu, mục đích thì đó là tính hiệu quả.
Thứ hai, Mục tiêu báo cáo: Đề cập đến tính trung thực, hợp lý, hợp 9 pháp, đáng tin cậy của báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thứ ba, Mục tiêu tuân thủ: Đề cập đến việc tuân thủ, chấp hành các quy định đề ra của pháp luật và của đơn vị [2], [3]. Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ Theo Báo cáo COSO 1992, KSNB bao gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trước sự thay đổi của môi trường kinh doanh, tiềm ẩn nhiều rủi ro, COSO đã cập nhật các phiên bản của Báo cáo.
COSO 2013 là bản cập nhật từ COSO 1992, 2006 để phù hợp với môi trường kinh doanh ngày càng biến động. So với 1992, bản 2013 có những điểm khác biệt sau: + Thay vì đề cập chi tiết đến 5 bộ phận cấu thành KSNB, COSO 2013 trình bày dưới dạng 17 nguyên tắc, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập và đánh giá KSNB. + COSO 2013 đổi tên bộ phận giám sát thành hoạt động giám sát nhằm nhấn mạnh giám sát là chuỗi hoạt động và là 1 phần của 4 bộ phận còn lại, chứ không phải là quá trình duy nhất. + COSO 2013 nhằm mở rộng việc áp dụng khuôn mẫu không chỉ là báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng bên ngoài như trước đây, mà còn bao gồm các báo cáo nội bộ cũng như báo cáo phi tài chính ra bên ngoài.
Trong phạm vi bài viết, tác giả chọn báo cáo COSO 2013 để thực hiện khảo sát KSNB tại đơn vị, với lý do sau: + Vận dụng 17 nguyên tắc của COSO 2013 để đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB được dễ dàng hơn so với việc tìm hiểu chi tiết từng bộ phận như phiên bản 1992, 2006. 10 + Các bộ phận của KSNB theo COSO 2013 có sự tương đồng với Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 do đó phù hợp với chuyên ngành kế toán của tác giả. Các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013 được trình bày chi tiết ở Phụ lục 2. Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ KSNB dù được thiết kế và vận hành như thế nào thì cũng chỉ cung cấp một đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Như vậy, hệ thống này chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm chứ không thể đảm bảo không có bất kỳ sai phạm nào xảy ra vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây [3], [9]: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới,… - Khả năng đánh lừa, che giấu của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các đối tượng bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết đặt ra của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do nhầm lẫn hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình để phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát cũng không còn phù hợp… Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho 11 KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. Vai trò của kiểm soát nội bộ Trong một đơn vị, KSNB là một trong các chức năng quan trọng của quản lý, giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận được thiếu sót để đề xuất giải pháp điều chỉnh kịp thời. Khi đơn vị xây dựng KSNB, nhà quản lý có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra. Thứ nhất, ở khía cạnh hoạt động Việc tồn tại KSNB hữu hiệu giúp cho đơn vị tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Để đảm bảo KSNB hữu hiệu thì đòi hỏi đơn vị phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động. Điều này sẽ giúp đơn vị giảm thiểu được thời gian hao phí không hiệu quả, tăng khối lượng công việc được xử lý. KSNB giúp nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. KSNB hữu hiệu giúp nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa các rủi ro và thiệt hại không đáng có, từ đó giúp đơn vị có thể giảm tỷ lệ sai sót, nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, ở khía cạnh quản lý KSNB giúp đơn vị quản trị nguồn lực tốt hơn. KSNB đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng nguồn lực của đơn vị. KSNB là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ có KSNB nên việc cung cấp thông tin được kịp thời và phong phú hơn.
Nhờ có thông tin nhanh chóng, kịp thời nên đơn vị sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra kế hoạch hay các quyết định kinh doanh, từ đó giúp đơn vị ứng phó nhanh 12 chóng với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, tiết kiệm được chi phí. KSNB nâng cao hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý. KSNB đòi hỏi tất cả khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành chốt chặn kiểm soát để kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin hữu ích giúp nhà quản lý thực hiện các hoạt động tốt hơn và hiệu quả hơn. KSNB tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành tại đơn vị.
Đặc biệt quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông sẽ được bảo vệ, gây dựng được lòng tin đối với công chúng (đặc biệt đối với các công ty cổ phần). Thứ ba, ở khía cạnh công tác tổ chức KSNB hữu hiệu đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như quy định của luật pháp. Ngoài ra, KSNB hữu hiệu giúp cho các thành viên tuân thủ nguyên tắc đạo đức, tạo động lực làm việc cũng như có sự gắn kết chặt chẽ với nhau, điều này sẽ tạo nên văn hóa chung toàn đơn vị đó là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của đơn vị, hướng tới phong cách làm việc kỷ luật, chuyên nghiệp, hợp tác và có trách nhiệm. Thứ tư, ở khía cạnh giám sát Việc thiết lập KSNB hữu hiệu giúp đơn vị ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro thông qua cơ chế giám sát.
KSNB hữu hiệu giúp đơn vị ngăn ngừa, phát hiện, xử lý gian lận hay nhầm lẫn có nguy cơ xảy ra để đảm bảo các hoạt động của đơn vị tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
