Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò là lá chắn cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và ngăn ngừa rủi ro thất thoát tài sản. Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với tập đoàn Fresenius Kabi AG (Đức) nắm giữ 97,37% vốn điều lệ. Đến ngày 31/12/2023, tổng nguồn vốn kinh doanh của công ty đạt 994,8 tỷ đồng, trong đó vốn chủ sở hữu đạt 694,8 tỷ đồng (chiếm 69,8%) và nợ phải trả ở mức 300,0 tỷ đồng (chiếm 30,2%). Đơn vị sở hữu quy mô 738 nhân viên và hiện chiếm lĩnh khoảng 75% thị phần đối với nhóm sản phẩm dịch truyền cơ bản tại thị trường Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp sản xuất dược phẩm chịu sự quản lý nghiêm ngặt bởi các tiêu chuẩn quốc tế như GMP-WHO, PIC/S và ISO 9001:2015, nguyên vật liệu đầu vào quyết định trực tiếp đến chất lượng thuốc và tính mạng người bệnh. Do đó, chu trình mua hàng và thanh toán chiếm tỷ trọng chi phí lớn nhất và tiềm ẩn nhiều rủi ro gian lận, sai lệch giá thành. Đề án tập trung phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty trong năm 2023, làm rõ các hạn chế trong khâu đánh giá rủi ro và xét duyệt nghiệp vụ. Mục tiêu tổng quát là đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ giai đoạn 2024–2026 nhằm nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và duy trì lợi thế dẫn đầu ngành dược.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu sử dụng khung kiểm soát nội bộ tích hợp COSO 2013 (Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) làm kim chỉ nam lý thuyết chính. Khung COSO 2013 cấu trúc hệ thống kiểm soát qua 5 bộ phận gắn kết hữu cơ: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, và Hoạt động giám sát, được cụ thể hóa bằng 17 nguyên tắc quản trị nền tảng.

Song song đó, đề án kết hợp Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) về nhận diện và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu. Hệ thống kiểm soát chu trình mua hàng hướng tới 3 mục tiêu trọng tâm: mục tiêu hoạt động (sử dụng tối ưu dòng tiền và bảo toàn vật tư), mục tiêu báo cáo (trung thực khoản mục nợ phải trả, hàng tồn kho), và mục tiêu tuân thủ (chấp hành pháp luật thuế, dược điển và quy chế công ty). Chu trình mua hàng và thanh toán được chuẩn hóa qua 7 giai đoạn liên hoàn: lập đề nghị mua hàng, xét duyệt nhu cầu, lập đơn đặt hàng, tiếp nhận kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập kho, ghi nhận theo dõi nợ phải trả và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp được thu thập trong toàn bộ năm tài chính 2023. Dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính đã kiểm toán, các quy trình thao tác chuẩn (SOP), hồ sơ chứng từ thanh toán và sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại hai cơ sở Quy Nhơn và Thành phố Hồ Chí Minh.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 45 nhân sự chủ chốt tham gia trực tiếp vào chu trình, bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, kiểm soát viên chất lượng, chuyên viên mua hàng, thủ kho và nhân viên kế toán công nợ. Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling). Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm tập trung khai thác đánh giá từ những nhân sự có chuyên môn sâu và nắm giữ quyền hạn xét duyệt tại các điểm kiểm soát trọng yếu. Phương pháp phân tích kết hợp thống kê mô tả tần số, phân tích định tính lưu đồ chứng từ và đối chiếu ma trận rủi ro nhằm phát hiện toàn diện các lỗ hổng tiềm ẩn trong vận hành.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả phân tích định lượng từ 45 phiếu khảo sát và đánh giá hồ sơ thực tế tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam chỉ ra 4 phát hiện cốt lõi:

  • Môi trường kiểm soát còn khoảng trống đào tạo: Có 82,5% nhân sự đánh giá cao tính chuẩn mực đạo đức và cơ cấu tổ chức phân quyền của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, chỉ có 54,2% nhân viên được tham gia các khóa đào tạo định kỳ về nhận diện rủi ro gian lận và xung đột lợi ích trong mua sắm vật tư.
  • Hoạt động đánh giá rủi ro chưa được chuẩn hóa: Có tới 68,9% ý kiến khảo sát cho biết công ty chưa thiết lập danh mục hồ sơ rủi ro chính thức cho chu trình mua hàng. Doanh nghiệp chủ yếu ứng phó thụ động trước các biến động giá nguyên liệu nhập khẩu và rủi ro chậm trễ chuỗi cung ứng từ các đối tác nước ngoài.
  • Thủ tục kiểm soát chứng từ còn thiếu tính liên kết: Kiểm tra mẫu hồ sơ chứng từ cho thấy khoảng 24,6% đơn đặt hàng chưa được ghi nhận mã tham chiếu chéo đầy đủ với giấy đề nghị mua hàng ban đầu. Tỷ lệ áp dụng đối chiếu tự động 3 bên (3-way matching: Đơn đặt hàng - Biên bản kiểm nhận - Hóa đơn) trên phần mềm kế toán chỉ đạt khoảng 65%, phần lớn vẫn phụ thuộc vào rà soát thủ công của kế toán thanh toán.
  • Thông tin và giám sát còn phân tán: Tỷ lệ chứng từ bị chậm trễ trong khâu luân chuyển giữa các phòng ban phát sinh ở mức 18,5% các đợt giao dịch. Hoạt động kiểm tra độc lập định kỳ chỉ được thực hiện khoảng 1 lần mỗi năm với phạm vi kiểm soát bao quát dưới 30% tổng số nhà cung cấp thường xuyên.

Thảo luận kết quả

Các kết quả khảo sát trên có thể được hệ thống hóa rõ nét thông qua bảng tổng hợp thang đo Likert 5 mức độ và biểu đồ cơ cấu tỷ trọng kiểm soát theo 5 thành phần của COSO 2013. Nguyên nhân chính của những hạn chế này là do quy mô tổng nguồn vốn tăng nhanh lên mức 994,8 tỷ đồng, trong khi các chốt kiểm soát tự động hóa chưa được đầu tư tương xứng với khối lượng nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.

So sánh với các nghiên cứu thực nghiệm trong ngành sản xuất dược phẩm và thương mại, kết quả này hoàn toàn trùng khớp với nhận định: khi hoạt động đánh giá rủi ro bị xem nhẹ, chi phí lưu kho dự phòng thường tăng cao từ 12% đến 18% so với định mức tối ưu. Ý nghĩa thực tiễn cho thấy việc hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng không đơn thuần là thủ tục kế toán, mà là đòn bẩy trực tiếp bảo vệ nguồn vốn chủ sở hữu 694,8 tỷ đồng và duy trì biên lợi nhuận ổn định cho doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam, 4 giải pháp trọng tâm cần được triển khai đồng bộ:

  • Xây dựng bộ quy chế kiểm soát và đào tạo nhận thức: Ban Giám đốc cùng Phòng Nhân sự cần ban hành Quy chế phòng chống xung đột lợi ích áp dụng riêng cho bộ phận mua sắm trong Quý 1/2024. Đặt chỉ tiêu tổ chức tối thiểu 2 khóa đào tạo chuyên sâu/năm về nhận diện gian lận cho 100% cán bộ, nhân viên liên quan đến chu trình mua hàng.
  • Thiết lập ma trận đánh giá rủi ro định kỳ: Phòng Kế hoạch và Phòng Tài chính - Kế toán chủ trì xây dựng Ma trận rủi ro mua sắm với ít nhất 15 chỉ số đo lường rủi ro chính (KRI). Mục tiêu nhằm kiểm soát biến động giá nguyên liệu đầu vào và giảm thiểu 100% các trường hợp đặt hàng vượt định mức tồn kho tối đa trong Quý 2/2024.
  • Chuẩn hóa thủ tục kiểm soát và tự động hóa đối chiếu chứng từ: Bộ phận Công nghệ thông tin phối hợp Kế toán trưởng nâng cấp tính năng kiểm tra đối chiếu tự động 3 bên trên phần mềm quản trị. Mục tiêu nâng tỷ lệ khớp đúng chứng từ tự động lên trên 98%, qua đó hạ tỷ lệ sai sót số liệu kế toán xuống dưới 1,5% trong Quý 3/2024.
  • Nâng cao chất lượng giám sát và rút ngắn chu kỳ thanh toán: Ban Kiểm soát nội bộ cần tăng tần suất kiểm tra đột xuất quy trình mua sắm từ 1 lần/năm lên định kỳ 4 lần/năm (mỗi quý một lần), mở rộng kiểm toán tối thiểu 80% hồ sơ nhà cung cấp lớn. Mục tiêu rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thanh toán từ 45 ngày xuống dưới 30 ngày trong Quý 4/2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn sâu rộng cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban Lãnh đạo và Giám đốc điều hành doanh nghiệp dược phẩm: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất - kinh doanh và chiến lược kiểm soát an toàn nguồn vốn 994,8 tỷ đồng, giúp giữ vững thị phần 75% trước áp lực cạnh tranh ngành dược.
  • Kế toán trưởng, Kiểm soát viên nội bộ và Kế toán thanh toán: Cung cấp cẩm nang chi tiết về 7 giai đoạn kiểm soát dòng tiền mua hàng, phương pháp thiết kế chứng từ liên hoàn và quy trình quản trị 300,0 tỷ đồng nợ phải trả an toàn, tránh thanh toán trùng lặp.
  • Giảng viên, Học viên cao học và Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tài liệu tham khảo giá trị về cách thức vận dụng 17 nguyên tắc COSO 2013 và Chuẩn mực VSA 315 vào phân tích tình huống thực tế tại một doanh nghiệp FDI quy mô hơn 700 lao động.
  • Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc quy trình và chuyển đổi số: Nắm bắt kinh nghiệm thực tiễn trong việc số hóa lưu đồ chứng từ, thiết lập nguyên tắc bất kiêm nhiệm và tích hợp kiểm soát tự động vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chu trình mua hàng và thanh toán trong ngành sản xuất dược phẩm đòi hỏi KSNB nghiêm ngặt hơn các ngành khác?
Do nguyên vật liệu sản xuất thuốc phải tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực GMP-WHO và PIC/S, chiếm trên 60% giá thành sản phẩm. Sai phạm chất lượng nguyên liệu không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn tính mạng người dùng và tư cách pháp lý của công ty.

Khung lý thuyết COSO 2013 đem lại ưu thế gì vượt trội khi đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp?
COSO 2013 cụ thể hóa 5 thành phần kiểm soát thành 17 nguyên tắc rõ ràng, cho phép định lượng chính xác từng chốt kiểm soát. Đồng thời, khung lý thuyết này mở rộng đánh giá sang cả các báo cáo phi tài chính và rủi ro công nghệ thông tin trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Hạn chế lớn nhất trong khâu phân định trách nhiệm tại chu trình mua hàng là gì và cách xử lý?
Hạn chế lớn nhất là tình trạng kiêm nhiệm giữa khâu lựa chọn nhà cung cấp và phê duyệt đặt hàng, tiềm ẩn nguy cơ thông đồng nâng giá từ 5% đến 10%. Doanh nghiệp cần tách biệt hoàn toàn hai chức năng này và phân quyền xét duyệt theo hạn mức giá trị cụ thể.

Làm cách nào để giảm thiểu tỷ lệ 18,5% chứng từ bị chậm trễ trong thanh toán tại Fresenius Kabi Việt Nam?
Công ty cần triển khai quy trình luân chuyển chứng từ điện tử qua hệ thống quản trị nội bộ thay cho văn bản giấy. Kết hợp cơ chế đối chiếu tự động 3 bên sẽ giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý công nợ từ 45 ngày xuống dưới 30 ngày.

Cỡ mẫu khảo sát 45 đối tượng có đảm bảo tính đại diện cho hệ thống kiểm soát nội bộ công ty không?
Mẫu khảo sát 45 nhân sự được chọn theo phương pháp chọn mẫu có chủ đích, quy tụ 100% cán bộ quản lý và nhân viên trực tiếp nắm giữ các chốt phê duyệt trong chu trình. Do đó, kết quả thu được phản ánh trung thực, khách quan và có độ tin cậy cao.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán dựa trên khung chuẩn mực COSO 2013 và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315.
  • Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Việt Nam với quy mô nguồn vốn 994,8 tỷ đồng và 738 người lao động.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn rủi ro trọng yếu: thiếu ma trận định lượng rủi ro, tỷ lệ đối chiếu tự động chỉ đạt khoảng 65% và giám sát định kỳ còn thưa thớt.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp khả thi với lộ trình triển khai chi tiết từng quý trong năm 2024 nhằm nâng tỷ lệ đối chiếu chứng từ lên trên 98% và giảm tỷ lệ sai sót kế toán xuống dưới 1,5%.
  • Đóng góp nguồn tư liệu tham khảo thực tiễn chất lượng cao cho các nhà quản lý doanh nghiệp dược, chuyên gia kiểm toán và giới nghiên cứu học thuật kinh tế.