Chương 1 sẽ cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản đó. Sau khi học xong, người học sẽ có thể nhận biết một nghiệp vụ có được coi là nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hay không, những nhân tố nào trực tiếp hay gián tiếp tác động đến việc thực hiện nghiệp vụ đó một cách hiệu quả và xu thế hiện nay của hoạt động này. KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu được hiểu là những cách thức tiến hành các công việc để thực hiện một thương vụ kinh doanh hay một quyết định kinh doanh. Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu bao gồm: cách thực hiện các thủ tục làm việc theo quy định của nước đối tác, cách chuẩn bị các chứng từ cần thiết, các kỹ thuật chuẩn bị cho đàm phán, kỹ thuật tính toán hiệu quả để ra quyết định kinh doanh, trình tự tiến hành các công việc, những kỹ năng làm các công việc cụ thể để thực hiện thành công các thương vụ trong kinh doanh quốc tế.
Bản chất nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu là tất cả những công việc cụ thể mang tính thực hành, để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh hoặc thực hiện các quyết định kinh doanh. CÁC NGHIỆP VỤ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU Nội dung cụ thể của các nghiệp vụ chính sẽ được giới thiệu chi tiết trong các chương tiếp theo. Dưới đây là một số nội dung khái quát nhất về các nghiệp vụ cơ bản thường được tiến hành khi giao dịch, mua bán với các đối tác nước ngoài: Nghiệp vụ giao dịch trong kinh doanh xuất nhập khẩu: Nghiệp vụ này trang bị cho người học các kỹ thuật giao dịch chủ yếu và có hiệu quả trong từng hình thức giao dịch kinh doanh quốc tế. Nghiệp vụ chuẩn bị đàm phán và kỹ thuật đàm phán hợp đồng kinh doanh xuất 3 nhập khẩu: Nghiệp vụ này trang bị cho người học các kỹ thuật chuẩn bị cho một cuộc đàm phán và cả kỹ thuật đàm phán một hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Nghiệp vụ lập hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu: Nghiệp vụ này trang bị cho người học các kỹ thuật để soạn thảo một hợp đồng kinh doanh ngoại thương chặt chẽ và súc tích. Nghiệp vụ làm giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu: Nghiệp vụ này trang bị cho người học các kỹ thuật để lựa chọn các dịch vụ giao nhận hàng hóa và dịch vụ vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Nghiệp vụ quảng cáo, tiếp thị: Trang bị cho người học các kỹ thuật để lựa chọn các hình thức quảng cáo và tiếp thị phù hợp, hiệu quả. Nghiệp vụ tổ chức hội chợ triển lãm hàng hóa quốc tế: Trang bị cho người học các kỹ thuật chuẩn bị cho việc tổ chức một hội chợ triển lãm hàng hóa quốc tế và thực hành tổ chức hội chợ triển lãm quốc tế.
Nghiệp vụ lập phương án kinh doanh xuất nhập khẩu: Trang bị cho người học các kỹ thuật soạn thảo và tính toán hiệu quả của từng phương án kinh doanh, đồng thời cung cấp các thông tin hữu hiệu nhất để lựa chọn được các phương án kinh doanh tối ưu. Nghiệp vụ thanh toán quốc tế: Trang bị cho người học các kỹ thuật lựa chọn hình thức thanh toán quốc tế và thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu: Trang bị các kỹ thuật lựa chọn hình thức mua bảo hiểm quốc tế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Nghiệp vụ mua bán, thuê mướn thiết bị: Trang bị các kỹ thuật nhập khẩu thiết bị toàn bộ, nghiệp vụ thuê và cho thuê thiết bị thế nào để hạn chế các rủi ro và thu được hiệu quả cao nhất.
Nghiệp vụ đấu giá và đấu thầu quốc tế: Trang bị các kỹ thuật chuẩn bị cho một cuộc đấu giá và đấu thầu quốc tế, đồng thời trang bị các kỹ thuật tham gia vào một cuộc đấu giá và đấu thầu quốc tế. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÁC NGHIỆP VỤ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU 1. Môi trường pháp lý Môi trường pháp lý có ảnh hưởng đến nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu được xem xét bao gồm hệ thống luật pháp quốc gia, hệ thống luật pháp quốc tế và 4 các ràng buộc pháp lý mà quốc gia đó đã tham gia ký kết. Trong số các yếu tố trên, có thể nói hệ thống luật pháp quốc gia có ảnh hưởng trực tiếp nhất tới các hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Hệ thống luật pháp quốc gia bao gồm hệ thống Luật, các Quyết định, Nghị định, nghị quyết, chỉ thị, thông tư… Hệ thống Luật của các quốc gia thường ổn định và được duy trì trong thời gian dài. Tuy nhiên, các văn bản pháp lý dưới luật thường có sự thay đổi qua các giai đoạn phát triển của quốc gia, và quy định các doanh nghiệp của một quốc gia được phép làm gì và không được phép làm gì, và quy định việc gì phải làm như thế nào phù hợp với điều kiện chung của cả nước. Do đó, để đảm bảo các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu được tiến hành thuận lợi, trước hết cần chú ý theo dõi và cập nhật những thay đổi của hệ thống luật pháp quốc gia để thực hiện, tránh làm đi làm lại tốn nhiều công sức và chi phí của doanh nghiệp. Nếu các văn bản pháp lý thay đổi theo chiều hướng đơn giản hơn, minh bạch, tạo thuận lợi thì sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh với nước ngoài, góp phần mở rộng quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với các quốc gia, vùng lãnh thổ khác trên toàn thế giới.
Và ngược lại, nếu những thay đổi mang tính tiêu cực sẽ làm phức tạp hóa quy trình thực hiện, khiến các doanh nghiệp tốn kém chi phí, thời gian, thậm chí sẽ tìm cách né tránh và gây ra những hệ quả không tốt cho toàn xã hội. Môi trường văn hóa Theo UNESCO, văn hóa nên được đề cập đến như là một tập hợp của những đặc trưng về tâm hồn, vật chất, tri thức và xúc cảm của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội và nó chứa đựng, ngoài văn học và nghệ thuật, cả cách sống, phương thức chung sống, hệ thống giá trị, truyền thống và đức tin1. Môi trường văn hóa của một quốc gia gồm những gì thuộc về quan niệm, thói quen, nhận thức, tập quán, giáo dục và tôn giáo… được pha trộn lẫn nhau cùng tồn tại trong một xã hội. Trong quá trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, môi trường văn hóa của một quốc gia bị ảnh hưởng bởi các yếu tố văn hóa của rất nhiều quốc gia khác trên thế giới.
Từng yếu tố trong môi trường văn hóa có thể ảnh hưởng đến cách thức tiến 1 UNESCO (2002), Tuyên bố chung của UNESCO về tính đa dạng văn hóa 5 hành trao đổi thương mại, tập quán thương mại, quy mô thương mại, loại hàng hóa cụ thể mà quốc gia đó tiến hành trao đổi trong từng thời kỳ.1: Văn hóa kinh doanh của người Hoa Kỳ Là một nước có diện tích lớn thứ 3 trên thế giới và với khoảng 290 triệu dân có nguồn gốc từ nhiều nơi khác nhau trên thế giới, Hoa Kỳ là một xã hội đa dạng nhất trên thế giới. Mặc dù đại bộ phận người Mỹ được coi là có nguồn gốc từ Châu Âu, song những người thiểu số như người gốc Mỹ (người da đỏ), người Mỹ gốc Phi, người Hispanic, và người Châu Á cũng rất đông. Hiện nay, mỗi năm có tới trên một triệu người nước ngoài di cư đến Hoa Kỳ sinh sống và làm ăn, và dự kiến đến năm 2050 người Mỹ da trắng chỉ còn chiếm dưới 50%. Các cộng đồng đang sinh sống ở Hoa Kỳ đều có những bản sắc riêng của họ, kể cả ngôn ngữ, tôn giáo, tín ngưỡng, và phong tục; do vậy, rất khó có thể khái quát chính xác được văn hóa nói chung và văn hóa kinh doanh nói riêng ở nước này.
Tuy nhiên, Hoa Kỳ luôn được đánh giá là cường quốc số 1 thế giới về kinh tế. Các giao dịch thương mại có giá trị cao, thường rất được các đối tác tôn trọng. Do đó, để có thể duy trì cũng như phát triển mối quan hệ đối tác thuận lợi với các doanh nhân Mỹ, cần lưu ý một số nét văn hóa nổi bật, có ảnh hưởng tới hoạt động giao dịch như: Coi trọng thời gian. Người Mỹ tiết kiệm thời gian cũng như tiết kiệm tiền bạc.
Những người cung cấp dịch vụ như luật sư, kế toán, tư vấn, các nhà tâm lý học, thợ sửa chữa cơ khí… thường tính phí hoặc tiền công dựa trên số giờ làm việc cho khách hàng, đôi khi kể cả thời gian tiếp và/hoặc nói chuyện qua điện thoại với khách hàng. Do vậy, các nhà kinh doanh, khi cần sử dụng luật sư, cần phải chuẩn bị rất kỹ các câu hỏi và nội dung cần tư vấn, và đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm tối đa thời gian sử dụng luật sư, tức là tiết kiệm chi phí cho chính mình. Tương tự như vây, các nhà kinh doanh Mỹ không có nhiều thời gian để nói chuyện rông dài hoặc đọc những bức thư dài hoặc chờ đợi sự trả lời chậm trễ. Các bức thư chào hàng hoặc giao dịch trước hết phải thu hút được sự chú ý của người đọc, và phải ngắn gọn và rõ ràng, trả lời thẳng vào các vấn đề hoặc cung cấp đúng những thông tin mà đối tác yêu cầu.
Sự chậm trễ trả lời các thư hỏi hàng của đối tác Mỹ chắc chắn sẽ làm mất cơ hội kinh doanh. Người Mỹ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. Ở các thành phố lớn thường xảy ra tắc nghẽn giao thông thì có thể cho phép sớm muộn đôi chút song không nhiều.
Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin 6 lỗi, và, nếu có thể, cho biết lý do. Nhiều thành phố ở Hoa Kỳ rất rộng; đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi mất hàng giờ. Do vậy, khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ thời gian tắc nghẽn giao thông. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm.
Nói chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn. Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường là ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề.