Tổng quan nghiên cứu

Thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng từ 14% đến 16% mỗi năm, đóng góp khoảng 20% đến 25% vào tổng sản phẩm quốc nội. Mặc dù sở hữu tiềm năng giao thương hàng hải to lớn, chi phí logistics quốc gia vẫn chiếm tới 20,9% GDP, cao hơn đáng kể so với mức bình quân 9% đến 12% tại các quốc gia phát triển. Nguyên nhân trọng yếu xuất phát từ những nút thắt trong thủ tục hành chính, quy trình giao nhận hiện trường và mức độ số hóa chưa đồng bộ tại các cảng biển.

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua khảo sát thực chứng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Pactra Vietnam. Được thành lập vào tháng 04 năm 2015 tại Thành phố Hồ Chí Minh, công ty nhanh chóng thiết lập mạng lưới đối tác vận tải biển và hàng không kết nối đến các thị trường trọng điểm như Nhật Bản, Hàn Quốc và Hoa Kỳ. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là khảo sát thực trạng luân chuyển chứng từ, phân tích quy trình xử lý lô hàng container đường biển cho các đối tác chiến lược như Công ty Taesan Vina và Công ty Y.K Vina, từ đó phát hiện các điểm nghẽn gây lãng phí thời gian và chi phí. Phạm vi nghiên cứu bao quát số liệu hoạt động trong 3 quý liên tiếp của năm 2015 tại khu vực cảng Cát Lái, Cảng cạn Phước Long và hệ thống Chi cục Hải quan cửa khẩu Thành phố Hồ Chí Minh. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, hướng đến mục tiêu giảm từ 25% đến 35% thời gian thông quan hàng hóa và tiết kiệm 15% đến 20% chi phí phát sinh ngoài biểu phí cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng Lý thuyết Quản trị Chuỗi cung ứng toàn cầu và Mô hình Giao nhận chuẩn hóa quốc tế do Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế ban hành. Khung lý thuyết này kết hợp chặt chẽ với các quy định của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, Luật Hải quan năm 2014 và Quy tắc Thương mại Quốc tế Incoterms 2010 nhằm chuẩn hóa mọi khâu tác nghiệp.

Hệ thống lý luận làm rõ 4 khái niệm cốt lõi trong chuỗi vận tải quốc tế: Thứ nhất, Người giao nhận vận tải đóng vai trò trung gian thu xếp phương thức vận chuyển, thực hiện thủ tục hải quan và chứng từ vận tải đa phương thức. Thứ hai, Vận đơn đường biển với hai hình thức chính là Vận đơn chủ do hãng tàu phát hành và Vận đơn thứ cấp do đại lý giao nhận cấp phát. Thứ ba, Phương thức đóng gói hàng nguyên container và hàng gom lẻ qua trạm hàng lẻ, quyết định quy trình khai thác kỹ thuật tại bãi cảng. Thứ tư, Hệ thống thông quan tự động VNACCS và VCIS, phương thức bắt buộc để truyền nhận dữ liệu tờ khai điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ báo cáo tài chính 3 quý năm 2015 của Pactra Vietnam, kết hợp 120 bộ hồ sơ giao nhận thực tế gồm 70 lô hàng nhập khẩu nguyên container của Công ty Taesan Vina và 50 lô hàng xuất khẩu của Công ty Y.K Vina. Dữ liệu sơ cấp được tổng hợp thông qua quan sát hiện trường tại Cảng Cát Lái và phỏng vấn trực tiếp toàn bộ 12 nhân sự thuộc các bộ phận Chứng từ, Giao nhận hiện trường, Kế toán và Kinh doanh.

Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích được áp dụng nhằm tập trung vào các lô hàng đại diện cho 2 luồng hàng hóa chính: hàng linh kiện điện tử nhập khẩu và hàng dệt may xuất khẩu. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ trọng và ma trận điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức là nhằm lượng hóa chính xác hiệu quả kinh doanh, đồng thời phân tích chi tiết từng khâu thao tác từ tiếp nhận thông báo hàng đến, đổi lệnh giao hàng, đóng phí nâng hạ đến kiểm hóa thực tế trong suốt timeline nghiên cứu kéo dài 9 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả phân tích hoạt động kinh doanh và tác nghiệp thực tế tại Pactra Vietnam mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, kết quả kinh doanh tăng trưởng nhanh nhưng phụ thuộc lớn vào phương thức đường biển. Tổng doanh thu của công ty tăng từ 1.880,75 triệu đồng ở Quý II lên 4.900,00 triệu đồng ở Quý IV năm 2015, tương đương mức tăng trưởng hơn 160%. Trong cơ cấu doanh thu, vận tải đường biển chiếm tỷ trọng áp đảo với 83,21% ở Quý II, 84,47% ở Quý III và đạt đỉnh 85,28% ở Quý IV. Ngược lại, vận tải hàng không chỉ duy trì từ 9,06% đến 11,24%, còn các dịch vụ logistics phụ trợ chiếm từ 3,48% đến 5,89%.

Thứ hai, biên lợi nhuận có sự thu hẹp do chi phí dịch vụ bên ngoài tăng cao. Tỷ suất lợi nhuận gộp giảm từ 18,90% ở Quý II xuống 14,53% ở Quý III và 14,45% ở Quý IV. Mặc dù vậy, lợi nhuận sau thuế vẫn tăng trưởng mạnh về giá trị tuyệt đối, từ 168,66 triệu đồng lên 449,64 triệu đồng, với tỷ suất lợi nhuận trước thuế giữ mức ổn định từ 12,30% đến 12,60%.

Thứ ba, quy trình giao nhận đường biển đối mặt với nhiều rào cản chi phí và thủ tục thủ công. Khảo sát lô hàng nhập khẩu của Công ty Taesan Vina qua hãng tàu Namsung tại số 46 Nguyễn Tất Thành cho thấy, thời gian đổi lệnh giao hàng và thanh toán các khoản phụ phí cược container mất từ 4 đến 8 giờ. Mức phí nâng hạ container 20 feet là 350.000 đồng, container 40 feet là 600.000 đồng, cùng khoản tiền cược vỏ container từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng/container gây áp lực lớn lên dòng tiền lưu động. Đối với lô hàng xuất khẩu của Công ty Y.K Vina, thủ tục cấp chứng thư kiểm dịch thực vật và hun trùng hóa chất đòi hỏi từ 2 đến 3 ngày làm việc.

Thứ tư, nguồn nhân lực có trình độ học vấn cao với 90% tốt nghiệp đại học và cao đẳng trong tổng số 12 nhân viên, nhưng kỹ năng phối hợp hiện trường và xử lý bất cập cước biển phát sinh còn mang tính kinh nghiệm đơn lẻ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi khiến biên lợi nhuận gộp suy giảm từ 18,90% xuống 14,45% là do doanh nghiệp chưa đầu tư đội xe đầu kéo và kho bãi riêng, buộc phải phụ thuộc 100% vào việc thuê ngoài dịch vụ vận chuyển nội địa và nâng hạ cảng. Khi khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng nhanh vào cuối năm, chi phí phụ tải bến bãi tăng theo đã ăn mòn tỷ suất sinh lời trực tiếp.

So với các nghiên cứu logistics trong khu vực Đông Nam Á, nơi mức độ tự động hóa hồ sơ đạt trên 65%, thời gian hoàn tất thủ tục thông quan tại các cảng biển Việt Nam vẫn kéo dài do sự thiếu đồng bộ giữa hệ thống ngân hàng thương mại, hãng tàu và cổng giám sát hải quan tự động. Dữ liệu thực nghiệm này có thể được trình bày trực quan thông qua biểu đồ cột thể hiện đà tăng trưởng doanh thu 3 quý năm 2015, kết hợp cùng bảng ma trận đối chiếu thời gian và chi phí của 9 bước giao nhận hàng nhập khẩu để minh họa rõ nét các điểm nghẽn tác nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên thực trạng phân tích, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất nhằm nâng cao năng lực giao nhận:

Thứ nhất, số hóa và chuẩn hóa toàn diện quy trình chứng từ xuất nhập khẩu. Phòng Chứng từ kết hợp với Phòng Công nghệ triển khai phần mềm quản lý tích hợp cổng dữ liệu điện tử nhằm kết nối trực tiếp với hệ thống hải quan và các hãng tàu lớn như Yang Ming, NYK và ONE. Mục tiêu là cắt giảm 40% thời gian luân chuyển hồ sơ giấy, rút ngắn chu kỳ xử lý từ 48 giờ xuống dưới 18 giờ trong thời gian 6 tháng tới.

Thứ hai, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân sự hiện trường. Ban Giám đốc chủ trì tổ chức 4 khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu mỗi năm về biểu thuế xuất nhập khẩu, kỹ năng xử lý tờ khai phân luồng vàng và luồng đỏ, cùng nghiệp vụ kiểm dịch thực vật, hướng đến mục tiêu đạt tỷ lệ 98% bộ hồ sơ thông quan hợp lệ ngay lần truyền đầu tiên trong vòng 9 tháng.

Thứ ba, cơ cấu nguồn lực tài chính và đầu tư phương tiện phụ trợ. Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh trích lập từ 15% đến 20% lợi nhuận sau thuế, tương đương 300 đến 500 triệu đồng mỗi năm, để lập quỹ ký cược container định kỳ và ký hợp đồng nguyên tắc dài hạn với 3 đến 5 đối tác vận tải xe kéo uy tín nhằm hưởng mức chiết khấu cước từ 5% đến 8%, hoàn tất trong vòng 12 tháng.

Thứ tư, kiến nghị cơ quan quản lý Nhà nước và Hải quan cửa khẩu Cát Lái mở rộng thời gian tiếp nhận kiểm hóa điện tử 24/7, đẩy mạnh cơ chế một cửa quốc gia đối với giấy phép kiểm dịch và hun trùng, giúp giảm thời gian xe chờ tại cổng cảng từ 6 giờ xuống còn 2 giờ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản lý doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn để tái cấu trúc tổ chức bộ máy tinh gọn với quy mô 12 nhân sự, tối ưu hóa cơ cấu doanh thu đường biển và quản trị dòng tiền tạm ứng cược vỏ container hiệu quả.

Thứ hai, Chuyên viên chứng từ và nhân viên hiện trường logistics. Tài liệu cung cấp cẩm nang thực hành chi tiết về 9 bước làm thủ tục nhận hàng FCL tại hãng tàu Namsung và 6 bước lập bộ hồ sơ xuất khẩu cho doanh nghiệp FDI, giúp hạn chế sai sót khi khai báo hải quan.

Thứ ba, Doanh nghiệp sản xuất có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Các chủ hàng như Taesan Vina và Y.K Vina có thể nắm rõ cấu trúc biểu phí nâng hạ 350.000 đến 600.000 đồng/container cùng các điều kiện chứng từ, từ đó chủ động đàm phán hợp đồng mua bán ngoại thương thuận lợi.

Thứ tư, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng. Công trình là nguồn tài liệu tham khảo giàu tính thực chứng với hệ thống số liệu, mẫu biểu vận đơn và tờ khai thực tế tại các cảng biển lớn của Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Pactra Vietnam là gì? Khâu đổi lệnh giao hàng D/O và đóng tiền cược vỏ container tại văn phòng hãng tàu chiếm tới 45% tổng thời gian quy trình, kèm khoản tiền cọc từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng/container. Việc di chuyển nộp chứng từ giấy trực tiếp gây chậm trễ đáng kể trước khi đưa xe vào lấy hàng tại Cảng Cát Lái.

Dịch vụ vận tải đường biển đóng góp tỷ trọng bao nhiêu trong cơ cấu doanh thu của công ty? Theo số liệu thống kê qua 3 quý năm 2015, giao nhận đường biển là hoạt động cốt lõi, chiếm tỷ trọng tăng dần từ 83,21% ở Quý II, 84,47% ở Quý III lên 85,28% ở Quý IV, đóng góp vào tổng doanh thu 4.900,00 triệu đồng của toàn doanh nghiệp.

Làm thế nào để doanh nghiệp giao nhận hạn chế phát sinh phí lưu bãi và lưu vỏ container? Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thông báo hàng đến trước 24 giờ, tiến hành khai báo hải quan điện tử ngay khi có chứng từ mềm từ khách hàng Taesan Vina, đồng thời chuẩn bị sẵn hạn mức tiền mặt thanh toán phí nâng hạ để lấy hàng trong thời hạn 3 đến 5 ngày miễn phí của cảng.

Tại sao doanh nghiệp giao nhận quy mô vừa và nhỏ cần ký kết đại lý với các hãng tàu quốc tế? Việc liên kết chặt chẽ với các hãng tàu lớn như Namsung, Yang Ming và NYK giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn giá cước cạnh tranh, duy trì tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên 12,30% và mở rộng mạng lưới gửi hàng đến các thị trường lớn như Hàn Quốc, Nhật Bản và Hoa Kỳ.

Vai trò của chứng thư hun trùng và kiểm dịch thực vật đối với hàng xuất khẩu là gì? Đối với các lô hàng xuất khẩu của Công ty Y.K Vina, việc hun trùng bằng hóa chất chuyên dụng và xin cấp giấy chứng nhận kiểm dịch là điều kiện bắt buộc để thông quan tại cảng đi và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn sinh học tại cảng đến, tránh nguy cơ bị xử phạt hoặc trả hàng.

Kết luận

• Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận vận tải xuất nhập khẩu đường biển và đường hàng không theo chuẩn mực quốc tế. • Phản ánh bức tranh tăng trưởng thực tế của Pactra Vietnam trong năm 2015 với mức tăng doanh thu trên 160% và tỷ trọng đường biển chiếm giữ 85,28%. • Nhận diện chính xác các nút thắt tác nghiệp trong 9 bước giao nhận hàng nhập khẩu và 6 bước xuất khẩu container thực tế tại Cảng Cát Lái. • Đề xuất hệ thống 4 giải pháp đồng bộ về công nghệ, nhân sự, tài chính và cơ chế phối hợp với thời gian triển khai cụ thể từ 6 đến 12 tháng. • Đóng góp tư liệu quý báu giúp các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ nâng cao năng lực cạnh tranh và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số.

Quý bạn đọc, nhà nghiên cứu và các doanh nghiệp logistics quan tâm có thể tiếp tục ứng dụng các giải pháp chuẩn hóa quy trình của luận văn vào hoạt động kinh doanh thực tế để tối ưu hóa chi phí và nâng tầm chất lượng dịch vụ giao nhận.