Giáo trình Quản trị Mua hàng trong Chuỗi Cung ứng - ThS. Ngô Thị Tuyết

Giáo trình quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng cung cấp kiến thức nền tảng và phương pháp thực tiễn để tối ưu hóa quy trình mua sắm, kiểm soát chi phí và

• Tác giả: Ngô Thị Tuyết
• Trường học: Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu
• Chuyên ngành: Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Vũng Tàu

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng

Quản trị mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Đây là khâu quyết định lưu chuyển hàng hóa trong toàn bộ hệ thống. Mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng sẽ tạo tiền đề cho hoạt động bán hàng hiệu quả. Giáo trình quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng được biên soạn nhằm trang bị kiến thức nền tảng về công tác mua hàng. Nội dung bao gồm lý thuyết, ví dụ minh họa và bài tập thực hành. Tài liệu hướng đến sinh viên chuyên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Người học sẽ nắm vững quy trình mua hàng khoa học. Đồng thời, sinh viên biết cách lựa chọn đối tác cung ứng trên cơ sở bền vững. Giáo trình cũng phục vụ độc giả quan tâm đến khởi nghiệp và lập dự án kinh doanh. Nhu cầu về dịch vụ vận chuyển quốc tế và nội địa ngày càng gia tăng. Điều này đòi hỏi đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản về quản trị mua hàng.

1.1. Vai trò của mua hàng trong chuỗi cung ứng hiện đại

Mua hàng đóng vai trò tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu cho toàn bộ hệ thống kinh doanh. Trong cơ chế thị trường, bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng quyết định chất lượng nguồn cung. Quản trị mua hàng hiệu quả giúp tối thiểu chi phí hệ thống. Đồng thời đảm bảo đúng sản phẩm được phân phối đúng số lượng, đúng vị trí và khớp thời gian. Vị trí địa lý thuận lợi và chính trị ổn định tạo điều kiện phát triển ngành logistics Việt Nam. Sức mua tăng và thị trường bán lẻ trực tuyến bùng nổ thúc đẩy nhu cầu quản trị mua hàng chuyên nghiệp.

1.2. Mục tiêu đào tạo và đối tượng hướng đến của giáo trình

Giáo trình đặt mục tiêu trang bị kiến thức cơ bản về quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng. Sinh viên được đề xuất các quyết định và hoạt động đồng bộ sử dụng hiệu quả tích hợp nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho bãi, nhà vận chuyển và nhà bán lẻ. Về kỹ năng, người học hình thành khả năng vận dụng lý thuyết giải quyết tình huống thực tế. Thái độ đào tạo nhấn mạnh ý thức tôn trọng luật pháp trong hợp đồng thương mại. Sinh viên cần tiết kiệm và bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Tinh thần tự chủ và trách nhiệm cũng được chú trọng phát triển.

II. Các vấn đề và thách thức trong quản trị mua hàng chuỗi cung ứng

Quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng đối mặt nhiều thách thức phức tạp. Hàng tồn kho đòi hỏi theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh và dự đoán tình hình biến động giá trên thị trường. Việc điều phối lượng hàng tồn kho cần chính sách dự trữ phù hợp để giảm thiểu rủi ro. Nhu cầu dịch vụ vận chuyển quốc tế và nội địa gia tăng tạo áp lực lên hệ thống mua hàng. Thị trường bán lẻ trực tuyến bùng nổ yêu cầu tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng. Quản trị hàng tồn kho là công việc cực kỳ quan trọng nhưng đầy khó khăn. Doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm tại mọi thời điểm. Đồng thời cần tiết kiệm chi phí đầu vào và tăng năng lực cạnh tranh. Các rủi ro về giá cả, chất lượng nguồn cung luôn thường trực. Sự thiếu đồng bộ giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng gây tổn thất lớn.

2.1. Thách thức trong quản lý hàng tồn kho và dự trữ

Hàng tồn kho là vấn đề cốt lõi trong quản trị mua hàng. Doanh nghiệp phải cân đối giữa chi phí lưu kho và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Biến động giá trên thị trường đòi hỏi nhà quản trị dự đoán chính xác tình hình bị động giá. Chính sách dự trữ không phù hợp dẫn đến tồn kho quá lớn hoặc thiếu hụt hàng hóa. Rủi ro hàng tồn kho bao gồm hư hỏng, lỗi thời và mất giá. Việc thiếu hệ thống quản lý dữ liệu khoa học khiến kiểm kê mất thời gian. Sai sót trong hoạt động nhập xuất kho gây tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.

2.2. Vấn đề tích hợp và đồng bộ hóa chuỗi cung ứng

Tích hợp các mắt xích trong chuỗi cung ứng là thách thức lớn. Nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho bãi, nhà vận chuyển và nhà bán lẻ cần hoạt động đồng bộ. Sự thiếu liên kết giữa các bên gây ra tình trạng chậm trễ giao hàng. Thông tin không được chia sẻ kịp thời dẫn đến quyết định mua hàng sai lệch. Chi phí hệ thống tăng cao khi không tối ưu hóa được quy trình. Dịch vụ khách hàng bị ảnh hưởng tiêu cực. Doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng công nghệ để kết nối các thành phần. Chuyển đổi số trở thành hướng phát triển tất yếu để tránh bị đào thải khỏi thị trường cạnh tranh.

III. Giải pháp và phương pháp quản trị mua hàng hiệu quả trong chuỗi cung ứng

Triển khai giải pháp quản trị kho thông minh là chiến lược hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp chứng minh. Sự kết hợp giữa hệ thống quản lý dữ liệu khoa học và công nghệ IoT tiên tiến tạo ra lợi thế cạnh tranh. Giải pháp sử dụng máy Handy Terminal cầm tay có khả năng đọc mã QR code và Barcode ở khoảng cách một mét. Toàn bộ số liệu về kho vật lý được đồng bộ với phần mềm quản trị kho. Dữ liệu được khai báo từ xa qua mạng Internet đảm bảo tính tức thời. Hoạt động vận hành kho luôn được kiểm soát trên hệ thống duy nhất. Nhà quản trị tối ưu hóa dung lượng kho và loại bỏ sai sót trong kiểm kê. Thời gian quy trình nhập xuất kho được tiết kiệm đáng kể. Giáo trình cung cấp phương pháp lựa chọn đối tác cung ứng trên cơ sở bền vững. Vận chuyển xanh cũng là hướng đi mới giúp doanh nghiệp giảm chi phí và bảo vệ môi trường.

3.1. Ứng dụng công nghệ IoT và quản trị kho thông minh

Công nghệ IoT kết hợp với phần mềm quản trị kho tạo ra giải pháp quản trị thông minh. Máy Handy Terminal quét mã nhỏ gọn giúp đồng bộ dữ liệu kho vật lý tức thời. Thông tin được đảm bảo chính xác tuyệt đối với dữ liệu thực địa. Nhà quản trị có thể giám sát hoạt động kho từ xa qua mạng Internet. Hệ thống loại bỏ tối đa sai sót trong kiểm kê hàng hóa. Quy trình nhập xuất kho diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Dung lượng kho được tối ưu hóa giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ. Đây là nền tảng để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công trong quản trị mua hàng.

3.2. Chiến lược vận chuyển xanh và phát triển bền vững

Vận chuyển xanh bao gồm tổng số giao dịch logistics từ đơn đặt hàng đến giao hàng. Đóng gói thân thiện, container có thể trả lại và quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố cốt lõi. Hợp nhất hàng và giảm quãng đường giúp tiết kiệm nhiên liệu. Phương tiện vận tải chạy bằng điện hoặc xăng tự nhiên được áp dụng cho giao hàng cuối cùng. Khách hàng ngày càng quan tâm đến dịch vụ vận chuyển bảo vệ môi trường. Doanh nghiệp không áp dụng vận chuyển xanh đối mặt rủi ro với cổ đông và pháp luật. Cải thiện logistics xanh tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế của giáo trình quản trị mua hàng

Giáo trình quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng là tài liệu cần thiết cho sinh viên chuyên ngành Logistics. Nội dung được trình bày theo hướng lý thuyết kết hợp ví dụ minh họa và bài tập thực hành. Sinh viên đạt được ba mục tiêu kiến thức, kỹ năng và thái độ sau khi hoàn thành khóa học. Về kiến thức, người học nắm vững quy trình mua hàng khoa học và tối thiểu chi phí hệ thống. Kỹ năng vận dụng lý thuyết giải quyết tình huống thực tế được hình thành. Thái độ làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng luật pháp và tiết kiệm tài sản doanh nghiệp được rèn luyện. Triển vọng kinh tế Việt Nam mang đến cơ hội tốt cho ngành logistics. Nhu cầu mua bán hàng hóa ngày càng tăng đòi hỏi đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Giáo trình đóng góp vào việc đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu thị trường. Đây là nền tảng vững chắc cho sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị chuỗi cung ứng.

4.1. Giá trị thực tiễn của giáo trình đối với sinh viên và doanh nghiệp

Giáo trình cung cấp kiến thức nền tảng giúp sinh viên tiếp cận thực tế nhanh chóng. Các bài tập và tình huống minh họa rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp hưởng lợi từ đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Quy trình mua hàng khoa học giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh. Sinh viên biết cách tích hợp nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà vận chuyển hiệu quả. Giáo trình cũng phục vụ người quan tâm đến khởi nghiệp và lập dự án kinh doanh. Nền tảng kiến thức vững chắc tạo lợi thế cạnh tranh cho người học trên thị trường lao động.

4.2. Hướng phát triển và triển vọng ngành logistics Việt Nam

Ngành logistics Việt Nam được dự báo tăng trưởng đáng kể trong những năm tới. Vị trí địa lý thuận lợi và chính trị ổn định tạo điều kiện phát triển mạnh mẽ. Dân số trẻ với sức mua tăng thúc đẩy nhu cầu vận chuyển và phân phối. Thị trường bán lẻ trực tuyến bùng nổ mở ra cơ hội mới cho ngành logistics. Triển vọng sản xuất và xuất khẩu mang đến tiềm năng tăng trưởng nhanh. Doanh nghiệp cần chuyển đổi nền tảng công nghệ để tạo lợi thế cạnh tranh. Giáo trình quản trị mua hàng đóng góp vào đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao. Đây là hướng phát triển tất yếu trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 1. Mua hàng và các khái niệm về quản trị mua hàng? 2. Vai trò của quản trị mua hàng trong DN thương mại? 3. Trình bày quy tắc mua hàng? 4.

Phương pháp mua hàng trong DN thương mại? 5. Những lưu ý cần thiết để hoạt động thu mua có hiệu quả? BÀI ĐỌC THÊM 1.1 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH QUẢN TRỊ CHUỖI GIÁ TRỊ CUNG ỨNG 1. Ứng dụng Công nghệ và xu hướng O2O (Online2Offline) trong ngành Quản trị chuỗi giá trị cung ứng (SCM) ‘The New Retail” là một cụm từ được Jack Ma đặt ra. Trong một lá thư gửi cổ đông năm 2017, ông tuyên bố đây là thời điểm để khởi đầu cho chiến dịch “Five New” gồm: bán lẻ mới, tài chính mới, sản xuất mới, công nghệ mới, năng lượng mới.

Ông giải thích: Thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng thành bán lẻ mới; ranh giới giữa thương mại ngoại tuyến và trực tuyến biến mất khi chúng tôi tập trung vào việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, lấy khách hàng làm trọng tâm. Hiểu một cách đơn giản, The New Retail là một sự đổi mới so với cách bán lẻ truyền thống (DN sản xuất/nhập một sản phẩm sau đó cố gắng bán sản phẩm ấy cho khách hàng). The New Retail DN sẽ dự đoán được nhu cầu của khách hàng, sau đó chỉ làm những thứ khách hàng yêu cầu vào đúng lúc họ cần, tức là ngoài câu chuyện sản phẩm/dịch vụ đánh trúng tâm lý khách hàng vào hiện tại và tương lai thì New retail còn nhằm vào thời điểm. Hiện nay trên thế giới, các tập đoàn bán lẻ đa quốc gia như Alibaba, Amazon, Zara, H&M… Đang xây dựng những cửa hàng bán lẻ mới của riêng mình.

Ví dụ như: 10 • Amazon đã có Amazon Go: những cửa hàng tiện lợi không cần thanh toán, khách hàng chỉ cần quét mã QR ngay tại lối vào sau đó có thể mua sắm và mang đi những thứ mình đã mua mà không cần thanh toán. Khách hàng đã có những trải nghiệm mua sắm thực sự độc đáo “Just walk out”. Amazon đã mất nhiều năm để phát triển ứng dụng công nghệ này: đó là sự kết hợp của thị giác máy tính, công nghệ tổng hợp cảm biến và máy học. Từ sự thành công của Amazon, các chuỗi bán lẻ lớn của Mĩ như Walmart hay Tesco cũng khai trương các cửa hàng miễn thanh toán đầu tiên của mình.

• Gương thông minh: Zara và H&M đã bắt đầu thử nghiệm chiếc gương thông minh với nhiệm vụ gợi ý trang phục cho khách hàng. Tuy cách tiếp cận của mỗi nhãn hàng là khác nhau nhưng đều nhằm tới mục tiêu giúp cho khách hàng có trải nghiệm mua sắm mới lạ và hài lòng nhất, đồng bộ hóa với một cửa hàng các danh mục quần áo và hệ thống hàng tồn kho để cung cấp các đề xuất thông minh xung quanh sự lựa chọn của khách hàng. • Nhà bán lẻ thời trang Oasis của Anh kết hợp trang web thương mại điện tử, ứng dụng điện thoại và cửa hàng truyền thống để trải nghiệm mua sắm đơn giản hơn. Khách hàng bước vào một trong các cửa hàng Oasis có thể tìm thấy các cộng tác viên bán hàng với iPad có sẵn để cung cấp cho họ thông tin sản phẩm tại chỗ, chính xác và cập nhật, tính tiền và đặt hàng trực tuyến, vận chuyển tới nhà cho khách hàng • Cửa hàng bên trong cửa hàng: là cách mà các nhà bán lẻ phức hợp nhiều dịch vụ liên quan, bổ sung cho sản phẩm mình đang phân phối nhằm đem lại cho khách hàng một không gian vui vẻ, tiện nghi, hiện đại • Thử trước khi mua: các nhà bán lẻ quần áo như ASOS, Miss Selfridge, JD, Topshop, Schuh và Skinny Dip chỉ là một vài trong số các cửa hàng đã triển khai chuyên gia thanh toán kỹ thuật số Klarna nam ‘thử trước khi bạn mua dịch vụ.

Dịch vụ cho phép người tiêu dùng đặt hàng bất cứ thứ gì họ muốn từ trang web và chỉ trả tiền cho những thứ họ quyết định giữ lại. Dịch vụ này đã tăng 23% doanh số bán hàng của ASOS tại Vương quốc Anh trong bốn tháng đầu tiên sau khi triển khai dịch vụ. Cuộc chạy đua của các chuỗi cửa hàng bán lẻ trên thế giới đã khẳng định “The New Retail” chính là xu hướng mới và quan trọng nhất của ngành Global Supply Chain hiện nay. Mục tiêu của “The New Retail” là làm nên sự khác biệt về quy mô và tốc độ thực hiện, sự đa dạng các hình thức mà nó áp dụng.

Khi kết hợp tất cả lại thì “The New Retail” là một chương quan trọng trong câu chuyện trở lại của bán lẻ truyền thống và câu chuyện phát triển về số hóa, trí tuệ nhân tạo của bán lẻ ứng dụng công nghệ số. Tương lai của “The New Retail”, thành công của bán lẻ là sự kết hợp giữa tối ưu vận hành hệ thống và tối ưu hóa trải nghiệm thương hiệu. 11 Việt Nam cũng đã có những bước tiến theo xu thế “The New Retail”, hiện nay đã xuất hiện những cửa hàng bán lẻ mới như Seedcom, Scan and go của Vinmart,… Nhắc đến “The New Retail” tại Việt Nam thì không thể không nhắc đến Seedcom – DN đầu tiên thực hiện mô hình này, với tiêu chí áp dụng những công nghệ đột phá vào hoạt động kinh doanh để tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Bắt đầu với chuỗi cửa hàng cà phê Coffee House, Seedcom còn sở hữu Cầu Đất Farm, Haravan, Juno, Eva De Eva, HNOSS, KingFood, SCommerce, TenRen’sTea.

Vừa qua, Seedcom đã có một sự thay đổi lớn khi thay đổi đội ngũ điều hành của DN. Đây được coi là một điều cần thiết để Seedcom thực hiện chiến lược New Retail. Kế hoạch của Seedcom đầu tiên là cùng với toàn bộ hệ sinh thái đầu tư ứng dụng công nghệ nhằm hiểu hơn về nhu cầu, kỳ vọng của khách hàng trên các kênh khác nhau, tìm hiểu xem kênh nào là phù hợp để tiếp cận khách hàng; bước thứ hai là sử dụng thông tin thu thập được để thay đổi cách vận hành cũng như supply chain của mình để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời gian thực tại nơi khách hàng cần nhất. Theo CEO của Seedcom thì xu hướng bán lẻ trong tương lai tiếp theo là tính cá thể hóa ngày càng cao, bên cạnh đó công nghệ sẽ không chỉ áp dụng trong khâu tiếp xúc khách hàng mà thay đổi cả phần chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó ứng dụng Scan and Go của Vinmart cũng đã được áp dụng trên chuỗi các siêu thị của Vinmart, cho phép người dùng chỉ còn quét mã QR các sản phẩm họ muốn mua và ra về, phần việc còn lại sẽ cho toàn bộ chuỗi cung ứng phía sau làm việc và giao hàng tới khách hàng trong 2 giờ. Khách hàng khá hào hứng với cách mua hàng mới này vì đi mua sắm không cần xếp hàng thanh toán, rút ngắn thời gian đi siêu thị. Nhìn chung thì thị trường bán lẻ mới chưa có sự tham gia của nhiều DN, Việt Nam hầu hết vẫn là các cách bán lẻ truyền thống, các trang thương mại điện tử thì vẫn đang mở rộng thị trường. Nhưng chúng ta đã và đang nhìn thấy sự chuyển mình của mô hình bán lẻ truyền thống những đầu tư về công nghê, trí tuệ nhân tạo, giúp việc mua sắm trở nên dễ dàng hơn, giúp khách hàng có những trải nghiệm mua sắm mới, thú vị hơn.

Đối với các nhà bán lẻ mới từ nước ngoài, nếu họ không hiểu được tâm lý của người tiêu dùng Việt Nam hay là sự năng động đến từ kết cấu dân số trẻ thì đó sẽ là một trở ngại lớn. Vì thế sân chơi bán lẻ ở Việt Nam không dành cho những ai chỉ chú trọng đến một thị trường màu mỡ đang lên, mà còn là sự đổi mới trong tất cả các khâu từ tiếp cận khách hàng đến chuỗi cung ứng sao cho có những cách thức độc đáo để thu hút khách hàng. Các DN khởi sự (startup) với nhiều ý tưởng mới đã và đang giải quyết nhiều vấn đề trong quản lý chuỗi cung ứng đang đổi mới trong nhiều lĩnh vực từ vận chuyển hàng hóa, theo dõi đơn hàng đến phân phối, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Sau đây là một số vấn đề các startup đang theo đuổi: 12 • Vận chuyển hàng hóa áp dụng công nghệ số: các DN trong danh mục này đang số hóa quy trình vận chuyển hàng hóa đặc biệt là về đường biển.

Các ông ty khởi nghiệp như Flexport và iContainers đóng vai trò như nhà giao nhận vận tải kỹ thuật số, nhằm thay thế các cách giao nhận truyền thống bằng cách tận dụng dữ liệu và phần mềm để quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ đầu đến cuối cho khách hàng của họ. Các DN khác như Freightos, đóng vai trò là thị trường báo giá hàng hóa trực tuyến cho những người chơi có trong không gian vận chuyển. • Cảm biến và gắn thẻ tài sản: phát triển chip, cảm biến công nghệ RFID cho các DN logistics, sử dụng các phần mềm hỗ trợ AI và công nghệ IoT để theo dõi các tài sản, phương tiện cho các DN logistics. • Quản lý kho: Các DN khởi nghiệp như Nextail Labs tận dụng phần mềm và phân tích để tối ưu hóa phân bổ hàng tồn kho cho các nhà bán lẻ thời trang • Blockchain: hệ thống cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và truyền tải các khối thông tin, chúng được liên kết với nhau nhờ mã hóa.

Các khối thông tin này hoàn toàn độc lập và mở rộng theo thời gian, được quản lý bởi chính chính những người tham gia vào trong hệ thống mà không qua các đơn vị trung gian, thông tin không thể được thay đổi trừ khi có sự đồng thuận của tất cả mọi người. Blockchain bảo mật cao hơn cho chuỗi cung ứng, điều này bao gồm các DN như ShipChain, nhằm cung cấp các hợp đồng vận chuyển thông minh an toàn cho hệ thống chuỗi cung ứng và Provenance giúp các nhà bán lẻ tăng tính minh bạch của chuỗi cung ứng bằng cách theo dõi lịch sử hàng hóa bằng cách sử dụng blockchain. • Chuỗi cung ứng thực phẩm: Apeel Science sử dụng chiết xuất thực vật để tạo ra các lớp phủ vô hình, vô vị giúp kéo dài thời gian sử dụng sản phẩm tươi • Phân tích chuỗi cung ứng: các DN startup như ClearMetal cung cấp các phân tích do AI cung cấp cho quá trình vận chuyển và logistics; cho phép khách hàng của mình theo dõi các lô hàng của đơn hàng khi nó di chuyển, giúp khách hàng dự đoán DN nào sẽ cung cấp dịch vụ đáng tin cậy nhất và ước tính rủi ro của sự chậm trễ.