Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán kinh tế là công cụ quản lý thiết yếu giúp các doanh nghiệp kiểm soát chi phí, bảo toàn vốn và bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh đạt lợi nhuận. Đối với các đơn vị sản xuất, đặc biệt là ngành sản xuất dược phẩm và thực phẩm chức năng, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí cấu thành giá thành sản phẩm. Việc quản lý lỏng lẻo chi phí nguyên vật liệu dễ dẫn đến thất thoát, lãng phí và làm tăng giá thành, trực tiếp làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Bắc Bộ" được tác giả Hà Thu Hằng thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu quản lý thực tế tại đơn vị. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Tìm hiểu đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty TNHH Bắc Bộ.
  2. Khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (CCDC) tại công ty, bao gồm phân loại, tính giá, quy trình chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phạm vi nghiên cứu về không gian là Công ty TNHH Bắc Bộ (địa chỉ trụ sở tại Tầng 3, Số 115B/Ngõ 562 – Đường Láng – Đống Đa – Hà Nội); phạm vi thời gian gắn liền với đợt thực tập tốt nghiệp gần 3 tháng của tác giả, sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách minh chứng phát sinh trong tháng 02 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Công trình được xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán, Luật Kế toán và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các chế độ và nguyên tắc kế toán áp dụng tại đơn vị khảo sát gồm:

  • Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chứng từ (NKCT).
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế.
  • Phương pháp tính giá trị xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân trung bình tháng).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Phương pháp thẻ song song.
  • Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.
  • Đơn vị tiền tệ và niên độ kế toán: Sử dụng Việt Nam đồng (VNĐ); niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Phương pháp nghiên cứu chủ đạo được tác giả sử dụng là phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu thực tế thu thập từ phòng kế toán và các phân xưởng sản xuất. Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu gốc gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu, Bảng kê nhập - xuất, Bảng phân bổ NVL - CCDC, Sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331), Nhật ký chứng từ số 5, Bảng kê số 3 và Sổ cái TK 152 phát sinh trong tháng 02/2012.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Bắc Bộ

Chương này trình bày lịch sử hình thành, quy mô tổ chức và các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty TNHH Bắc Bộ. Công ty được thành lập ngày 08/04/2003 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102008302 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp (đăng ký thay đổi lần 2 ngày 07/11/2005), Mã số thuế 0702001001. Đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc mỡ cream, dược liệu, thực phẩm chức năng và trang thiết bị y tế.

Bộ máy quản trị của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng: đứng đầu là Giám đốc, hỗ trợ bởi Phó Giám đốc và 5 phòng chức năng:

  • Phòng Kế toán: Tham mưu quản lý tài chính và cung cấp thông tin kế toán tổng hợp.
  • Phòng Tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, tiền lương, quy chế nội bộ.
  • Phòng Nghiên cứu kỹ thuật kiểm nghiệm: Nghiên cứu tiêu chuẩn sản phẩm và kiểm định chất lượng vật liệu nhập kho.
  • Phòng Kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sản xuất, hợp đồng kinh tế và bố trí lao động.
  • Phòng Kinh doanh: Tìm kiếm đối tác, nghiên cứu thị trường đầu vào - đầu ra.

Quy trình sản xuất trực tiếp được chia thành 3 phân xưởng chuyên môn hóa:

  • Phân xưởng 1: Đảm nhiệm khâu pha chế và sấy cốm.
  • Phân xưởng 2: Đảm nhiệm khâu chạy gói, chạy máy và in date sản phẩm.
  • Phân xưởng 3: Đảm nhiệm khâu hàn gói metaline và đóng gói hoàn thiện sản phẩm.

Về tổ chức bộ máy kế toán, công ty áp dụng mô hình tập trung do Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng chỉ đạo chung, cùng các nhân viên chuyên trách: Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán TSCĐ, Kế toán NVL - CCDC và Kế toán chi phí giá thành. Về mặt kỹ thuật, công ty xử lý nghiệp vụ thủ công kết hợp bảng tính Microsoft Excel trên máy tính cá nhân, chưa áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Bắc Bộ

Nội dung chương II đi sâu phản ánh toàn bộ quy trình hạch toán nghiệp vụ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty:

1. Phân loại và nguyên tắc đánh giá vật tư:

  • Vật liệu chính: Cốm acotea, cốm ozerol, cuộn màng các loại, vỏ kiện, vỏ hộp... trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm.
  • Vật liệu phụ: Men cốm, hạt hút ẩm (silicagel), đơn hướng dẫn...
  • Nhiên liệu: Mực in date, dầu nhớt, dung môi máy in.
  • Công cụ dụng cụ: Thùng nhựa đựng cốm, bình thủy tinh, quần áo/giày dép bảo hộ lao động, máy hàn túi màng, kéo, kìm, thiết bị văn phòng.
  • Nguyên tắc tính giá:
    • Vật liệu nhập kho mua ngoài phản ánh theo giá mua thực tế chưa thuế GTGT: $$\text{Trị giá thực tế NVL nhập kho} = \text{Giá mua} + \text{Chi phí thu mua} + \text{Thuế không được hoàn lại} - \text{Các khoản giảm trừ doanh thu}$$
    • Vật liệu xuất kho tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (trung bình tháng): $$\text{Đơn giá bình quân cả kỳ} = \frac{\text{Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ}}{\text{Khối lượng NVL tồn đầu kỳ} + \text{Khối lượng NVL nhập trong kỳ}}$$
    • Công cụ dụng cụ tính theo nguyên giá và phân bổ trong vòng 1 năm.

2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song:

  • Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho (mẫu 06-VT) theo dõi về mặt số lượng của từng danh mục vật tư. Hàng ngày ghi nhận số thực nhập, thực xuất căn cứ vào Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) đã được duyệt, tính tồn kho cuối ngày.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu (mẫu 10-DN) cho từng loại vật tư, theo dõi đồng thời cả chỉ tiêu số lượng và giá trị thành tiền. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu khớp đúng với Thẻ kho và Sổ cái.

3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty sử dụng tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu" (không mở tài khoản cấp 2) để hạch toán giá trị hiện có và biến động tăng giảm. Các tài khoản đối ứng liên quan gồm TK 111, TK 133, TK 331, TK 621, TK 627.

Ngày phát sinh Số hiệu chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế Tài khoản đối ứng Số tiền ghi sổ (VNĐ)
02/02/2012 HĐ 0087261 / PNK 05 Mua 70 kg hạt hút ẩm silicagel (35.000 đ/kg) và 300 kg cốm acotea (125.000 đ/kg) thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 152 / Có TK 111
Nợ TK 133 / Có TK 111		 39.950.000
3.995.000
03/02/2012 HĐ 0087262 / PNK 06 Mua 10 cuộn màng acotea (220.000 đ/cuộn) và 12 cuộn màng orezol (125.000 đ/cuộn) chưa thanh toán Nợ TK 152 / Có TK 331 3.700.000
04/02/2012 PXK 12 Xuất 70 kg hạt hút ẩm silicagel cho PX 3 và 300 kg cốm acotea cho PX 2 Nợ TK 621: 37.500.000
Nợ TK 627: 2.450.000
Có TK 152: 39.950.000		 39.950.000
10/02/2012 HĐ 0087276 / PNK 18 Mua 15 cuộn màng acotea, 20 cuộn màng orezol, 20 cuộn màng lactostrip chưa thanh toán Nợ TK 152 / Có TK 331
Nợ TK 133 / Có TK 331		 8.800.000
880.000
18/02/2012 PXK 14 Xuất 10 cuộn màng acotea và 12 cuộn màng orezol phục vụ sản xuất Nợ TK 621 / Có TK 152
Nợ TK 627 / Có TK 152		 Ghi nhận chi phí theo phân xưởng
28/02/2012 HĐ 0087289 / PNK 27 Mua 120 vỏ kiện acotea, 3.000 vỏ hộp acotea, 15 cuộn màng acotea Nợ TK 152 / Có TK 331
Nợ TK 133 / Có TK 331		 12.720.000
1.272.000
28/02/2012 PXK 25 Xuất 2.000 vỏ hộp và 100 vỏ kiện acotea cho PX 3 Nợ TK 627 / Có TK 152 Ghi nhận chi phí sản xuất chung

Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ tổng hợp: Từ chứng từ gốc -> Bảng kê nhập, Bảng kê xuất -> Sổ chi tiết TK 331 -> Nhật ký chứng từ số 5 -> Bảng kê số 3 -> Sổ cái TK 152 và Báo cáo tài chính.

Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ tại Công ty TNHH Bắc Bộ

Chương III đánh giá tổng thể công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Đơn vị thực hiện quy trình kiểm nghiệm chặt chẽ thông qua Ban kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho; áp dụng phương pháp thẻ song song giúp kiểm tra chéo giữa thủ kho và phòng kế toán; tổ chức chứng từ ban đầu tương đối đầy đủ theo mẫu biểu quy định.
    • Nhược điểm: Việc xử lý số liệu kế toán hoàn toàn thủ công kết hợp bảng tính Excel dẫn đến tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót khi khối lượng chứng từ lớn; tài khoản 152 chưa được chi tiết hóa thành các tài khoản cấp 2 (như 1521, 1522...) gây khó khăn cho việc phân tích cơ cấu từng nhóm vật liệu; thời gian luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán còn định kỳ từ 3 đến 5 ngày nên thông tin đôi lúc chưa kịp thời.
  • Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện: Phân tích ý nghĩa và yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc ra quyết định sản xuất kinh doanh, tiết giảm chi phí nguyên vật liệu và bảo đảm quản lý an toàn kho hàng.

Kết quả và đóng góp

Công trình nghiên cứu đã đạt được các kết quả cụ thể:

  1. Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ kế toán nhập - xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Bắc Bộ, từ khâu lập giấy đề nghị mua hàng, kiểm nghiệm kỹ thuật, lập phiếu nhập/xuất kho đến khâu ghi sổ chi tiết và sổ cái.
  2. Minh họa chi tiết hệ thống bảng biểu thực tế phát sinh trong tháng 02/2012 tại công ty, bao gồm 3 Hóa đơn GTGT, 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, 3 Phiếu nhập kho, 3 Phiếu xuất kho, 3 Thẻ kho, 3 Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng phân bổ NVL - CCDC và Sổ chi tiết thanh toán người bán TK 331.
  3. Đưa ra bức tranh thực tế về việc áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm tư nhân quy mô vừa và nhỏ, làm rõ phương thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp thẻ song song.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Bắc Bộ), số liệu khảo sát thực tế tập trung vào tháng 02 năm 2012. Công tác kế toán tại thời điểm khảo sát chưa triển khai ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng và hệ thống tài khoản NVL chưa được mở chi tiết tài khoản cấp 2.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong quản lý kho dược phẩm, xây dựng hệ thống mã danh mục vật tư chuẩn hóa và hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán chi tiết theo từng nhóm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và bao bì đóng gói.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án, khóa luận hoặc chuyên đề thực tập tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ muốn tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ kho, mẫu biểu biên bản kiểm nghiệm vật tư và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Bắc Bộ áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào và chế độ kế toán theo văn bản nào?
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ (NKCT) theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Công tác hạch toán chi tiết và phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện ra sao?
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết). Giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân trung bình tháng).

3. Cơ cấu sản xuất trực tiếp tại Công ty TNHH Bắc Bộ được phân chia như thế nào?
Sản xuất trực tiếp được chia thành 3 phân xưởng: Phân xưởng 1 phụ trách pha chế và sấy cốm; Phân xưởng 2 phụ trách chạy gói, chạy máy và in date; Phân xưởng 3 phụ trách hàn gói metaline và hoàn thiện đóng gói sản phẩm.

4. Tài khoản 152 được theo dõi và kết nối với các tài khoản nào trong các nghiệp vụ kế toán mẫu?
Tài khoản 152 tại công ty không mở tài khoản cấp 2, được dùng theo dõi biến động tăng giảm của nguyên vật liệu và đối ứng với các tài khoản: TK 111 (thanh toán tiền mặt), TK 331 (phải trả người bán), TK 133 (thuế GTGT khấu trừ), TK 621 (chi phí NVL trực tiếp cho phân xưởng) và TK 627 (chi phí sản xuất chung).

5. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của công ty tại thời điểm khảo sát như thế nào?
Công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng mà thực hiện ghi chép kế toán thủ công kết hợp xử lý dữ liệu tính toán bằng phần mềm bảng tính Microsoft Excel trên máy tính trang bị cho từng kế toán viên.

Kết luận

Chuyên đề thực tập của tác giả Hà Thu Hằng đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Bắc Bộ theo hình thức Nhật ký chứng từ và phương pháp thẻ song song. Thông qua hệ thống chứng từ gốc và sổ sách kế toán phát sinh trong tháng 02/2012, tác giả đã làm rõ quy trình kiểm nghiệm, nhập kho, xuất kho và tập hợp chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm. Công trình chỉ ra những ưu điểm trong việc kiểm soát chất lượng đầu vào, đồng thời nhận diện các hạn chế về việc ghi chép thủ công và thiếu tài khoản cấp 2, làm cơ sở đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cho doanh nghiệp.