Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quá trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã thúc đẩy hoạt động ngoại thương của Việt Nam phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau các dấu mốc gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào ngày 11/01/2007 cùng việc tham gia các khu vực mậu dịch tự do như ASEAN, APEC, ASEM và đàm phán Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP). Sự gia tăng nhanh chóng của kim ngạch xuất nhập khẩu đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với hệ thống dịch vụ giao nhận vận tải (logistics), trong đó phương thức vận tải đường biển giữ vai trò chủ đạo nhờ khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa lớn với chi phí hợp lý.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp logistics nội địa và quốc tế, việc tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nhằm giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế rủi ro pháp lý là yếu tố sống còn đối với các công ty giao nhận vận tải vừa và nhỏ tại Việt Nam. Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thùy Trang (ngành Quản trị Kinh doanh Quốc tế, Trường Đại học Tôn Đức Thắng) tập trung giải quyết bài toán nghiệp vụ này thông qua việc phân tích thực tế hoạt động tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics (MSL).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Khảo sát lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy và thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Marine Sky Logistics giai đoạn 2012 – 2014.
  2. Mô tả chi tiết sơ đồ luồng công việc và phân tích từng bước nghiệp vụ trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thông qua hợp đồng nhập khẩu thực tế.
  3. Đánh giá các điểm mạnh, điểm hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2015 – 2020.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và mối quan hệ tương tác giữa các bên liên quan (chủ hàng, hãng tàu, cơ quan hải quan, đơn vị vận tải nội địa).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Marine Sky Logistics (trụ sở tại Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) và các địa bàn thực địa liên quan gồm Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1, Cảng Quốc tế Cái Mép (TCIT).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh được thu thập và phân tích trong giai đoạn 2012 – 2014; nghiên cứu quy trình nghiệp vụ gắn với lô hàng nhập khẩu thực hiện vào cuối năm 2015; định hướng giải pháp xây dựng cho giai đoạn 2015 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng hệ thống lý luận nghiệp vụ kinh doanh quốc tế và vận tải - giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển:

  • Khung nghiệp vụ và điều kiện thương mại: Khung điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) đối với điều kiện giao hàng CFR (Cost and Freight); các quy định về vận tải đơn (Bill of Lading - B/L), lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O), chứng từ bảo hiểm và thanh toán quốc tế bằng điện chuyển tiền (Telegraphic Transfer - TTR).
  • Quy định pháp lý và thủ tục hải quan: Hệ thống pháp luật hải quan Việt Nam về thủ tục thông quan hàng hóa thương mại nhập khẩu, quy trình phân luồng tờ khai (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ), kiểm tra tính thuế và các quy định quản lý chuyên ngành đối với hàng nông sản nhập khẩu.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (doanh thu, chi phí, lợi nhuận), cơ cấu nhân sự từ Phòng Kế toán - Tài chính và Phòng Nhân sự của Công ty TNHH Marine Sky Logistics.
    • Phương pháp nghiên cứu tình huống (Case Study): Theo dõi, trích xuất và phân tích toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng hạt tiêu đen nhập khẩu từ Brazil về Việt Nam theo Hợp đồng ngoại thương số 15/S/12485/A/01 giữa Olam International Limited và Olam Việt Nam LTD.
    • Phương pháp phân tích quy trình nghiệp vụ: Hệ thống hóa luồng xử lý công việc từ khâu tiếp nhận thông tin, kiểm tra chứng từ, thao tác phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5, đến khâu làm thủ tục tại cảng, điều xe và giao hàng cho khách.
    • Phương pháp so sánh, tổng hợp: Đối chiếu kết quả kinh doanh qua các năm 2012, 2013, 2014 để đánh giá sự chuyển dịch cơ cấu dịch vụ, nhóm hàng và thị trường mục tiêu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Marine Sky Logistics

Chương 1 trình bày tổng quan về pháp nhân, quá trình phát triển, mô hình quản lý và năng lực tài chính của doanh nghiệp:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Marine Sky Logistics (MSL) thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310964526 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 27/12/2007 (chính thức đi vào hoạt động ngày 11/07/2011), đại diện pháp luật là Giám đốc Lê Tuấn Phương, địa chỉ trụ sở tại số 9 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Tính đến hết Quý 3/2015, tổng số cán bộ nhân viên công ty là 28 người. Cơ cấu trình độ nhân sự gồm: trình độ Thạc sĩ - Đại học đạt 16 người (chiếm 57,14%), tập trung ở ban giám đốc và các bộ phận nghiệp vụ kinh doanh, kế toán, marketing; trình độ Cao đẳng và lao động phổ thông đạt 12 người (chiếm 42,86%).
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014:
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu (triệu đồng) 3.109 2.049 2.593
Chi phí (triệu đồng) 2.143 1.402 1.746
Lợi nhuận (triệu đồng) 966 647 847
Tỷ lệ Lợi nhuận / Doanh thu (%) 31,07% 31,58% 32,66%

Doanh thu năm 2013 sụt giảm 1.060 triệu đồng so với năm 2012 do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu khiến các tuyến vận chuyển đi Châu Âu, Nhật Bản và Mỹ giảm mạnh. Năm 2014, doanh thu phục hồi đạt 2.593 triệu đồng (tăng 544 triệu đồng so với 2013).

  • Cơ cấu dịch vụ, hàng hóa và thị trường năm 2014:
    • Theo phương thức kinh doanh: Vận tải đường bộ mang lại tỷ trọng doanh thu cao nhất (43,69%) và chiếm 53,13% tổng lợi nhuận; Vận tải đường biển đóng góp 41,46% doanh thu; Dịch vụ khai thuê thủ tục hải quan chiếm 14,85% doanh thu nhưng mang lại 27% lợi nhuận nhờ các hợp đồng xử lý hàng khó thông quan.
    • Theo nhóm hàng hóa: Dịch vụ phục vụ nhóm hàng vật liệu xây dựng (gỗ, gạch đá, xi măng, nội thất) đạt doanh thu cao nhất với 1.076 triệu đồng (gấp 5 lần nhóm hàng thời trang - tiêu dùng); nhóm hàng nông sản đạt 898 triệu đồng.
    • Theo thị trường: Thị trường nội địa chiếm doanh thu lớn nhất (936 triệu đồng), tiếp theo là thị trường Châu Á (665 triệu đồng), phần còn lại thuộc về thị trường Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Phi và Trung Đông.

Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics

Chương 2 phân tích chuyên sâu các mối quan hệ tác nghiệp và quy trình 10 bước giao nhận thông qua nghiên cứu điển hình hợp đồng số 15/S/12485/A/01:

  1. Mối quan hệ giữa các bên trong quy trình: Hợp đồng ngoại thương ký giữa bên bán là Olam International Limited (Singapore) và bên mua là Olam Việt Nam LTD (tỉnh Đắk Nông). Người bán ủy thác cho đại lý giao nhận M.C Comercio E Exportacao LTDA (Brazil) làm thủ tục xuất khẩu; hãng tàu O.K Lines vận chuyển đường biển bằng tàu ELENI I V.00010; Olam Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ giao nhận trọn gói với Marine Sky Logistics để nhận hàng tại cảng dỡ.

  2. Chi tiết các bước thực hiện quy trình nghiệp vụ:

    • Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: Duy trì khách hàng truyền thống và tiếp cận khách hàng mới qua quảng cáo internet, báo chí, chủ động tư vấn nhu cầu cấp bách.
    • Bước 2: Báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ: Thỏa thuận chi phí cước và các phụ phí; thống nhất điều khoản pháp lý bằng văn bản (lập 2 bản có ký tên, đóng dấu).
    • Bước 3: Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp lệ và sự đồng nhất giữa các chứng từ:
      • Hợp đồng số 15/S/12485/A/01 ký ngày 15/05/2015; Hóa đơn thương mại số 45431/12/2015 ngày 29/10/2015 trị giá 200.000 USD; Điều kiện CFR; Thanh toán 100% TTR.
      • Vận đơn B/L số MOLU27803145531; Đóng gói trong 01 container 40 feet (số hiệu MOTU1412096, chì niêm phong MOL631911A/C4); Tổng số lượng 500 bao Polypropylene chứa 25 tấn (25.000 kg Net, 25.100 kg Gross) hạt tiêu đen (Brazilian black pepper).
    • Bước 4: Lấy lệnh giao hàng (D/O): Liên hệ hãng tàu nắm lịch trình tàu đến; nhân viên giao nhận ứng tiền từ kế toán, mang vận đơn/giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu đến văn phòng đại diện hãng tàu đóng phí lấy D/O gốc, ký xác nhận trên bản D/O lưu.
    • Bước 5: Khai báo hải quan điện tử: Sử dụng phần mềm ECUS5 truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử đến Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1 (mã 01CI) theo mã loại hình A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng); mã HS hàng hóa 09041120; thực hiện ký số doanh nghiệp và truyền tờ khai chính thức (IDC).
    • Bước 6: Nhận kết quả phân luồng và hoàn tất nghĩa vụ thuế: Lô hàng được hệ thống phân vào Luồng vàng với số tờ khai 100775360230 (miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy); hải quan ra thông báo thuế 858.000 VND; nhân viên giao nhận nộp lệ phí, đối chiếu thuế và in tờ khai thông quan.
    • Bước 7: Tiến hành nhận hàng tại cảng và điều xe: Nhân viên đem D/O đến phòng thương vụ cảng xuất trình mã số thuế, lấy phiếu giao nhận container (EIR), điều phối xe kéo cont ra bãi, cho bốc container MOTU1412096 lên xe và ký phiếu gửi hàng.
    • Bước 8: Thanh lý hải quan tại cảng: Xuất trình tờ khai hải quan thông quan, phiếu EIR và lệnh giao hàng tại bộ phận hải quan giám sát cổng để thanh lý cổng.
    • Bước 9: Giao hàng cho khách: Do công ty chưa sở hữu đội xe container riêng, nhân viên giao nhận bàn giao EIR và phiếu hạ container rỗng cho tài xế xe tải thuê ngoài cùng biên bản xác nhận giao nhận chứng từ; xe vận chuyển hàng giao đến địa điểm chỉ định của Olam Việt Nam và lập biên bản bàn giao hàng.
    • Bước 10: Phát hành Debit Note và thu phí dịch vụ: Lập bảng kê chi phí chi tiết gửi khách hàng đề nghị thanh toán, thu hồi công nợ và chuyển dữ liệu lưu trữ sang bộ phận chăm sóc khách hàng.

  3. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu:

    • Điểm mạnh: Đội ngũ nhân sự chuyên môn nắm vững nghiệp vụ giao nhận; có sự phối hợp linh hoạt giữa bộ phận chứng từ và hiện trường; áp dụng thành thạo phần mềm hải quan điện tử ECUS5.
    • Điểm yếu: Thiếu hụt nhân sự dẫn đến một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều khâu, tiềm ẩn sai sót; kỹ năng ngoại ngữ giao tiếp quốc tế còn hạn chế; hoạt động marketing chưa phát huy hiệu quả; thiếu hụt cơ sở vật chất và phương tiện vận tải riêng (xe đầu kéo container), làm gia tăng chi phí thuê ngoài và bị động về tiến độ.

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Marine Sky Logistics

Chương 3 đề xuất định hướng phát triển và 5 nhóm giải pháp cụ thể trong giai đoạn 2015 – 2020:

  • Định hướng chiến lược: Xây dựng thương hiệu logistics uy tín; mục tiêu chiếm lĩnh thị phần vận tải biển nội địa tuyến Bắc - Trung - Nam kết hợp vận chuyển quốc tế.
  • Năm nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình:
    1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ định kỳ, phân công đúng người đúng việc; nâng cao trình độ ngoại ngữ và hiểu biết pháp luật chuyên ngành; xây dựng quy chế phối hợp rõ ràng giữa các phòng ban.
    2. Xây dựng cơ sở hạ tầng và mạng lưới: Từng bước đầu tư hệ thống kho bãi riêng, phương tiện vận tải chuyên dụng; xem xét mở rộng các chi nhánh đại diện tại các cửa ngõ hàng hải trọng điểm phía Bắc (Hà Nội, Hải Phòng).
    3. Tăng cường quảng bá hình ảnh thương hiệu: Nâng cấp giao diện website công ty, tích hợp tính năng tương tác và hỗ trợ báo giá online; đẩy mạnh tiếp thị qua các kênh truyền thông chuyên ngành logistics; duy trì hệ thống chăm sóc khách hàng định kỳ.
    4. Giảm thiểu chi phí vận chuyển và phụ phí: Thiết lập bộ phận chuyên trách đàm phán hợp đồng với các hãng tàu để có được giá cước và thời gian lưu vỏ container (Free Time) tối ưu; quản lý chặt chẽ lịch trình giao nhận nhằm hạn chế phụ phí lưu kho bãi, lưu container phát sinh.
    5. Tăng cường năng lực cạnh tranh: Xây dựng chính sách giá cước linh hoạt, đa dạng hóa chuỗi dịch vụ giá trị gia tăng (tư vấn thuế xuất nhập khẩu, xử lý hàng đặc thù).

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả cụ thể về số liệu thực tiễn:

    • Phản ánh trung thực thực trạng tài chính của một doanh nghiệp logistics quy mô nhỏ: Sau giai đoạn sụt giảm năm 2013 (doanh thu giảm 34,1% từ 3.109 triệu xuống 2.049 triệu đồng), doanh nghiệp đã tái cấu trúc và phục hồi trong năm 2014 với doanh thu 2.593 triệu đồng, lợi nhuận đạt 847 triệu đồng.
    • Minh họa chi tiết cơ cấu doanh thu theo sản phẩm: 43,69% từ vận tải bộ, 41,46% từ vận tải biển, và 14,85% từ thủ tục hải quan; trong đó nhóm hàng vật liệu xây dựng (1.076 triệu đồng) và nông sản (898 triệu đồng) là hai nguồn doanh thu cốt lõi.
    • Phân tích hoàn chỉnh hồ sơ nghiệp vụ một lô hàng nông sản thực tế: Lô hàng 25 tấn tiêu đen nhập khẩu từ Brazil, tờ khai hải quan số 100775360230 phân Luồng vàng, số tiền thuế phát sinh 858.000 VND.

  • Đóng góp của đề tài:

    • Cung cấp bức tranh toàn diện và thực tế về các bước tác nghiệp của một công ty giao nhận vận tải nội địa trong quá trình làm thủ tục thông quan hàng hóa đường biển.
    • Đưa ra giải pháp gắn liền với thực trạng thiếu phương tiện vận tải và nhân lực kiêm nhiệm của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị có cơ sở tái định hướng chiến lược kinh doanh cho giai đoạn 2015 – 2020.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của tài liệu:
    • Phạm vi nghiên cứu trường hợp chỉ tập trung phân tích sâu vào một hợp đồng nhập khẩu hàng nông sản nguyên container (FCL - Full Container Load) theo điều kiện CFR; các trường hợp hàng lẻ (LCL) hoặc các điều kiện thương mại khác (như FOB, EXW, DDP) chỉ được đề cập khái quát theo lý thuyết.
    • Số liệu thống kê tài chính và cơ cấu dịch vụ dừng lại ở giai đoạn 2012 – 2014, chưa phản ánh được đầy đủ biến động thị trường sau khi hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS vận hành toàn diện tại tất cả các chi cục hải quan.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phân tích quy trình giao nhận hàng lẻ đóng ghép (LCL) qua kho CFS và quy trình xử lý các mặt hàng xuất khẩu chủ lực.
    • Đánh giá hiệu quả kinh tế và rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp đầu tư sở hữu đội xe đầu kéo container thay vì phụ thuộc vào hợp đồng thuê ngoài.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên các ngành Quản trị Kinh doanh Quốc tế, Logistics, Kinh tế Đối ngoại: Nắm rõ quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển trên thực tế, cách thức đọc hiểu và đối chiếu bộ chứng từ ngoại thương (Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Ocean B/L, D/O).
  • Học viên và nhân viên mới làm việc tại các công ty Forwarder: Tham khảo quy trình thao tác từng bước trên hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 (nhập thông tin chung, thông tin hóa đơn, danh sách hàng, chữ ký số, xử lý tờ khai phân luồng).

Câu hỏi thường gặp

1. Lô hàng tiêu đen nhập khẩu trong báo cáo được hệ thống hải quan phân vào luồng nào và mã số tờ khai là gì?
Lô hàng theo hợp đồng số 15/S/12485/A/01 được hệ thống hải quan phân vào Luồng vàng, mang số tờ khai hải quan điện tử là 100775360230. Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế, chỉ yêu cầu kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy.

2. Các thông số kỹ thuật và thương mại chính của lô hàng thực tế được phân tích là gì?
Lô hàng gồm 25.000 kg (25 tấn Net, 25.100 kg Gross) hạt tiêu đen xuất xứ Brazil, đóng trong 500 bao Polypropylene chứa trong 01 container 40 feet (số cont MOTU1412096, seal MOL631911A/C4). Hóa đơn thương mại số 45431/12/2015 trị giá 200.000 USD theo điều kiện CFR Cảng Cái Mép, vận chuyển trên tàu ELENI I V.00010 của hãng tàu O.K Lines.

3. Tại sao Công ty TNHH Marine Sky Logistics phải thuê xe vận chuyển bên ngoài ở bước giao hàng cho khách?
Do tại thời điểm nghiên cứu, Công ty Marine Sky Logistics chưa đầu tư sở hữu đội xe chuyên chở và xe đầu kéo container riêng. Sau khi hoàn tất thủ tục thanh lý cổng tại cảng, nhân viên giao nhận phải bàn giao phiếu EIR và giấy mượn/trả container rỗng cho tài xế của đơn vị vận tải thuê ngoài để chở hàng đến kho của khách hàng Olam Việt Nam.

4. Cơ cấu doanh thu theo phương thức kinh doanh của công ty Marine Sky Logistics năm 2014 diễn biến như thế nào?
Năm 2014, phương thức vận tải đường bộ chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất với 43,69%, tiếp theo là vận tải đường biển chiếm 41,46%, và dịch vụ làm thủ tục hải quan chiếm 14,85%. Tuy nhiên, mảng thủ tục hải quan mang lại tỷ suất sinh lời đáng kể (chiếm 27% tổng lợi nhuận) nhờ các hợp đồng xử lý hàng khó thông quan.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thùy Trang đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và nghiệp vụ thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics. Thông qua việc phân tích hồ sơ thực tế của lô hàng nông sản 25 tấn tiêu đen nhập khẩu từ Brazil, đề tài đã mô tả chi tiết 10 bước tác nghiệp từ khâu đàm phán hợp đồng, kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai hải quan điện tử ECUS5 đến khâu giao nhận tại cảng Cái Mép. Những đánh giá khách quan về hạn chế phương tiện vận tải và nhân lực kiêm nhiệm cùng hệ thống giải pháp định hướng 2015 – 2020 cung cấp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn giá trị cho sinh viên chuyên ngành logistics và kinh doanh quốc tế.