Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường, việc nâng cao hiệu quả kinh doanh trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Theo báo cáo ngành, kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, đặc biệt là hàng tồn kho – một phần tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Cấp nước Đà Nẵng (DAWACO) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh nước sạch, xây dựng công trình cấp thoát nước, với quy mô lớn và đa dạng hàng tồn kho như nguyên vật liệu, hóa chất, thiết bị kỹ thuật. Nhu cầu sử dụng nước sạch tăng cao cùng với sự phát triển đô thị hóa đã đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc hoàn thiện công tác kiểm soát hàng tồn kho nhằm giảm thiểu thất thoát, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại DAWACO, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nước sạch và xây dựng công trình trên địa bàn thành phố Đà Nẵng trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2019. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học cho công tác quản lý tài chính, kế toán và vận hành sản xuất tại DAWACO, đồng thời góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO (2013), bao gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng văn hóa và thái độ của tổ chức đối với kiểm soát nội bộ. Đánh giá rủi ro giúp nhận diện và xử lý các nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo dữ liệu được thu thập, xử lý và truyền đạt kịp thời, chính xác. Giám sát là quá trình đánh giá liên tục để đảm bảo hệ thống kiểm soát vận hành hiệu quả.

Ngoài ra, luận văn áp dụng chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho (VAS 02) để phân loại, hạch toán và đánh giá giá trị hàng tồn kho. Các khái niệm chính bao gồm: hàng tồn kho, phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng, nguồn hình thành, phẩm chất; phương pháp kế toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ); phương pháp tính giá hàng tồn kho (giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước). Mục tiêu kiểm soát hàng tồn kho nhằm đảm bảo tồn kho hợp lý, chất lượng hàng hóa, sử dụng hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống (case study) tập trung vào Công ty Cổ phần Cấp nước Đà Nẵng. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm các bộ phận quản lý, kế toán, thủ kho và nhân viên liên quan trực tiếp đến công tác kiểm soát hàng tồn kho. Phương pháp chọn mẫu theo phương pháp phi xác suất, lựa chọn các cá nhân có trách nhiệm và kinh nghiệm trong quản lý kho.

Nguồn dữ liệu bao gồm số liệu kế toán, chứng từ nhập xuất kho, báo cáo kiểm kê, phỏng vấn sâu với các nhà quản lý và nhân viên, cùng với tài liệu pháp luật và chuẩn mực kế toán liên quan. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp mô tả, so sánh số liệu thực tế với tiêu chuẩn, đánh giá các rủi ro và hạn chế trong công tác kiểm soát. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2019, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng kiểm soát mua hàng và nhập kho: Qua phân tích số liệu, tỷ lệ hàng tồn kho không phù hợp với kế hoạch chiếm khoảng 15-20%, gây ra tồn đọng và lãng phí vốn. Việc lập kế hoạch mua hàng chưa sát với nhu cầu thực tế, dẫn đến thiếu hụt hoặc thừa hàng tồn kho. Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp còn chưa chặt chẽ, tiềm ẩn rủi ro gian lận.

  2. Kiểm soát quá trình xuất kho: Khoảng 10% phiếu xuất kho không được lập kịp thời hoặc thiếu thông tin cần thiết như chữ ký, số lượng thực xuất. Việc phân biệt giữa phiếu xuất kho và phiếu chuyển kho chưa rõ ràng, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tồn kho tại các xí nghiệp trực thuộc.

  3. Quản lý và bảo quản hàng tồn kho: Hệ thống kho bãi được tổ chức khoa học với 2 kho chính và nhiều kho nhỏ tại các xí nghiệp, tuy nhiên việc sắp xếp hàng hóa còn lẫn lộn, đặc biệt là hàng tồn kho cùng chủng loại nhưng nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Việc kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện 2 lần/năm, chưa đủ để phát hiện kịp thời các sai sót và thất thoát.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin: Công ty đã áp dụng phần mềm ERP trong quản lý kho, giúp theo dõi nhập xuất tồn kho nhanh chóng và chính xác hơn. Tuy nhiên, việc cập nhật dữ liệu tại các xí nghiệp còn chậm, dẫn đến số liệu tồn kho trên hệ thống không phản ánh đúng thực tế.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được định mức tồn kho tối ưu và quy trình kiểm soát nội bộ chưa đồng bộ, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, như tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ, việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và công nghệ thông tin đã giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Việc DAWACO chưa có quy định cụ thể về nhập xuất kho tại các xí nghiệp và chưa có ban kiểm soát chất lượng hàng nhập là điểm cần khắc phục.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ hàng tồn kho không phù hợp theo năm, bảng so sánh số liệu phiếu xuất kho đầy đủ và thiếu sót, cũng như sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại và đề xuất. Việc hoàn thiện công tác kiểm soát sẽ giúp giảm chi phí vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng định mức tồn kho tối ưu: Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng loại vật tư, dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và phân tích nhu cầu thực tế. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Kế hoạch - Đầu tư phối hợp với các xí nghiệp.

  2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát mua hàng và nhập kho: Rà soát, chuẩn hóa các thủ tục phê duyệt đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp và kiểm tra chất lượng hàng nhập. Thành lập ban kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập kho. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Ban Kế hoạch - Đầu tư, Ban Kỹ thuật.

  3. Tăng cường kiểm soát xuất kho và quản lý kho: Thống nhất quy trình lập phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho, đảm bảo đầy đủ chữ ký và thông tin. Áp dụng phần mềm ERP đồng bộ tại các xí nghiệp, tăng tần suất kiểm kê định kỳ lên 4 lần/năm. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Ban Kế toán vật tư, các xí nghiệp.

  4. Nâng cao năng lực và ý thức nhân viên: Tổ chức đào tạo, tập huấn về kiểm soát nội bộ, trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cho cán bộ liên quan. Xây dựng hệ thống đánh giá và khen thưởng gắn với hiệu quả công tác kiểm soát. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Ban Nhân sự, Ban Giám đốc.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp hệ thống ERP, tích hợp các phân hệ quản lý kho, mua hàng, kế toán để đảm bảo dữ liệu cập nhật kịp thời, chính xác. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban Công nghệ thông tin, Ban Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong quản lý tài chính và vận hành sản xuất, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp.

  2. Phòng kế toán và kiểm soát nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.

  3. Nhân viên quản lý kho và mua hàng: Hướng dẫn quy trình, thủ tục kiểm soát hàng tồn kho, giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm sai sót và gian lận trong quá trình nhập xuất vật tư.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất đặc thù, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu tình huống thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho là gì và tại sao quan trọng?
    Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho là hệ thống các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo hàng tồn kho được quản lý, sử dụng hiệu quả, tránh thất thoát và sai sót. Nó giúp doanh nghiệp bảo toàn tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.

  2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho nào được DAWACO áp dụng?
    DAWACO áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cho việc tính giá xuất kho, phù hợp với đặc thù lượng hàng nhập xuất lớn và liên tục, giúp phản ánh giá trị tồn kho kịp thời và chính xác.

  3. Những rủi ro thường gặp trong kiểm soát hàng tồn kho là gì?
    Rủi ro bao gồm mua hàng không đúng nhu cầu, nhập kho sai quy cách, xuất kho không đúng thủ tục, hàng tồn kho kém chất lượng không được xử lý, và sai lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách kế toán.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ hàng tồn kho?
    Cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, áp dụng công nghệ thông tin quản lý kho, đào tạo nhân viên, tăng cường kiểm kê định kỳ và phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan.

  5. Vai trò của phần mềm ERP trong quản lý hàng tồn kho?
    Phần mềm ERP giúp tự động hóa quy trình nhập xuất, theo dõi tồn kho chính xác, cung cấp báo cáo kịp thời, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và giảm thiểu sai sót do thủ công.

Kết luận

  • Trình bày cơ sở lý luận và các thành phần hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho theo chuẩn COSO và chuẩn mực kế toán Việt Nam.
  • Phân tích thực trạng công tác kiểm soát hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cấp nước Đà Nẵng, chỉ ra ưu điểm và hạn chế cụ thể.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát mua hàng, nhập xuất kho, quản lý và bảo quản hàng tồn kho, đồng thời nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Khuyến nghị tăng cường đào tạo nhân viên, xây dựng định mức tồn kho tối ưu và hoàn thiện hệ thống báo cáo, kiểm kê định kỳ.
  • Đề xuất lộ trình thực hiện các giải pháp trong vòng 6-12 tháng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn của công ty.

Call-to-action: Các nhà quản lý và chuyên gia kế toán tại DAWACO nên triển khai ngay các giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật các phương pháp quản lý hiện đại nhằm phát triển bền vững doanh nghiệp trong tương lai.