Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam ghi nhận sự gia tăng về giá trị xuất nhập khẩu thông qua việc tham gia các hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương, trong đó có Hiệp định Đối tác Thương mại xuyên Thái Bình Dương (TPP). Sự phát triển này thúc đẩy nhu cầu vận tải và giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, theo số liệu từ Cục Hàng hải Việt Nam được tác giả trích dẫn, trong lĩnh vực vận tải biển, khoảng 1.300 doanh nghiệp nội địa chỉ đáp ứng được 20% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, trong khi 80% thị phần còn lại do khoảng 25 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chi phối. Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu theo điều kiện CIF, dẫn đến việc chi phí vận tải quốc tế (ước tính khoảng 17 tỷ USD mỗi năm) thuộc về các hãng tàu và công ty giao nhận nước ngoài.

Trong bối cảnh đó, Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Đa Phương Thức Thông Minh (MTL Logistics) được thành lập năm 2013 nhằm cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa. Để nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu của thị trường, việc chuẩn hóa và hoàn thiện các khâu nghiệp vụ là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp. Khóa luận tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container và các quy định pháp lý, tập quán thương mại liên quan.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Công ty TNHH MTL Logistics thông qua các bước nghiệp vụ thực tế và dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 – 2015.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại trong quy trình giao nhận của công ty.
  4. Đề xuất các giải pháp cụ thể và kiến nghị đối với cơ quan quản lý, hiệp hội ngành nghề nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Công ty TNHH MTL Logistics giai đoạn 2016 – 2020.
  • Đối tượng nghiên cứu: Các bước trong quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Công ty TNHH MTL Logistics.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTL Logistics (trụ sở tại Quận 4, TP. Hồ Chí Minh) và hệ thống cảng biển tiếp nhận hàng hóa tại khu vực TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực trạng hoạt động kinh doanh và quy trình được thu thập trong giai đoạn 2014 – 2015; định hướng và giải pháp đề xuất áp dụng cho giai đoạn 2016 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm chuyên ngành, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tập quán thương mại quốc tế:

  • Khái niệm và vai trò: Làm rõ khái niệm nghiệp vụ giao nhận (Forwarding), người giao nhận (Freight Forwarder), vai trò của người giao nhận (môi giới hải quan, đại lý, chuyển tải/tiếp gửi, lưu kho, gom hàng lẻ LCL thành hàng nguyên FCL, người chuyên chở, người kinh doanh vận tải đa phương thức).
  • Khung pháp lý quốc gia: Bộ luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (đặc biệt là Điều 167 về quyền và nghĩa vụ, Điều 169 về các trường hợp miễn trách nhiệm của người giao nhận), Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2005, Nghị định số 330-CP, Quyết định số 2106/QĐ-GTVT ngày 23/08/1997 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải quy định về xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam.
  • Điều ước và tập quán quốc tế: Quy tắc Hague 1924, Quy tắc Hague – Visby 1968, Quy tắc Hamburg 1978, Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, Quy tắc Rotterdam 2009 và Điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2010.
  • Kinh nghiệm quốc tế: Đúc kết bài học thực tiễn từ mô hình phát triển vận tải container và cảng biển tại Rotterdam (Hà Lan) và Singapore (hệ thống cảng chuyên dụng với 204 cầu trục, chính sách ưu đãi thuế và chỉ số năng lực logistics LPI năm 2014 xếp hạng cao).

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp thống kê và thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua quan sát, ghi chép và tham gia trực tiếp vào quy trình xử lý chứng từ tại Phòng Chứng từ Công ty MTL Logistics; thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, tài liệu quy trình nội bộ, văn bản pháp luật, ấn phẩm chuyên ngành và số liệu thống kê của Cục Hàng hải Việt Nam, Ngân hàng Thế giới.
  • Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối và số tương đối để đánh giá sự biến động của doanh thu thuần, tổng chi phí và lợi nhuận sau thuế của công ty qua 2 năm 2014 và 2015.
  • Phương pháp phân tích – tổng hợp và ma trận SWOT: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong hoạt động kinh doanh và vận hành dịch vụ của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết cơ bản về nghiệp vụ giao nhận vận tải biển:

  • Phân tích đặc điểm của hoạt động giao nhận: không tạo ra sản phẩm vật chất mới, mang tính thụ động theo yêu cầu khách hàng và mang tính thời vụ theo lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu.
  • Phân loại hoạt động giao nhận theo phạm vi (nội địa, quốc tế), theo nghiệp vụ (thuần túy, tổng hợp), theo phương thức vận tải (đường biển, hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức) và theo tính chất (giao nhận riêng, giao nhận chuyên nghiệp).
  • Trình bày quyền hạn, nghĩa vụ và 6 trường hợp miễn trách nhiệm của người giao nhận quy định tại Điều 169 Bộ luật Thương mại năm 2005 (tổn thất do lỗi khách hàng, do chỉ dẫn của khách hàng, do khuyết tật hàng hóa, miễn trách theo tập quán vận tải, không nhận thông báo khiếu nại trong 14 ngày, hoặc không nhận văn bản kiện trong 9 tháng kể từ ngày giao hàng).
  • Trình bày quy trình giao nhận tiêu chuẩn cho hàng nhập khẩu đường biển (hàng lưu kho bãi, hàng giao thẳng, hàng LCL và hàng FCL) cùng hệ thống chứng từ pháp lý bảo vệ quyền lợi chủ hàng như: Biên bản kiểm tra sơ bộ (Survey Record), Thư dự kháng (LOR), Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (COR), Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu (ROROC/CSC) và Biên bản giám định (Survey Report).
  • Tổng kết kinh nghiệm phát triển hạ tầng và dịch vụ logistics tại Hà Lan và Singapore nhằm rút ra bài học áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam.

Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics

Chương 2 tập trung phân tích hoạt động thực tế tại Công ty TNHH MTL Logistics:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 10/05/2013, hình thức 100% vốn tư nhân, hoạt động như một trung gian giao nhận (Freight Forwarder). Cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc và 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Chứng từ, Phòng Giao nhận, Phòng Kế toán.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2014 – 2015: Hoạt động kinh doanh của MTL ghi nhận sự tăng trưởng ổn định trong 2 năm tài chính đầu tiên:
Chỉ tiêu Năm 2014 (Tỷ đồng) Năm 2015 (Tỷ đồng) Chênh lệch tuyệt đối (Tỷ đồng) Chênh lệch tương đối (%)
Doanh thu thuần 14,82 16,31 +1,49 +10,05
Tổng chi phí 6,79 7,36 +0,57 +8,39
Lợi nhuận sau thuế 8,03 8,95 +0,92 +11,46

  • Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu gồm 8 bước cụ thể:

    1. Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ đại lý nước ngoài, lập bìa hồ sơ cứng ghi nhận số file, MBL, HBL, ETD, ETA; gửi thông tin xác nhận cho nhà nhập khẩu tại Việt Nam.
    2. Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý: Nhận xác nhận chỗ, nhận bộ chứng từ Pre-alert (MBL, HBL, Invoice, Packing List, Debit/Credit Note) và nhập dữ liệu vào phần mềm Freight Assistance System Technology (FAST).
    3. Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest: Sử dụng số khai báo để truyền bản lược khai hàng hóa (Manifest) lên Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.vn/).
    4. Nhận thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu: Kiểm tra thông tin trên A/N của hãng tàu, in 2 bản (1 bản lưu file, 1 bản chuyển giao nhận đi lấy lệnh).
    5. Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note: Xuất A/N mẫu MTL, lập Debit Note thu cước biển và phụ phí địa phương (THC, CIC, vệ sinh container, D/O fee), phối hợp kế toán xuất hóa đơn GTGT gửi khách hàng.
    6. Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu: Nhân viên giao nhận mang A/N, giấy giới thiệu và tiền mặt (hoặc Ủy nhiệm chi qua ngân hàng) đến hãng tàu để thanh toán phí và lấy 3 bản D/O hãng tàu.
    7. In lệnh giao hàng của MTL: Xuất 4 bản D/O của MTL qua phần mềm FAST, ký đóng dấu và bàn giao bộ chứng từ (2 bản HBL, 4 bản D/O MTL, 3 bản D/O hãng tàu) cho khách hàng khi khách thanh toán.
    8. Xuất Profit & Loss Sheet, đóng file: Nhập chi phí thực tế vào phần mềm FAST để xuất bảng P/L Sheet, kế toán làm thủ tục thanh toán quốc tế qua Vietcombank cho các bên liên quan, lưu trữ hồ sơ.

  • Đánh giá hạn chế và nguyên nhân: Hệ thống phần mềm quản trị thông tin và email thường xuyên phát sinh lỗi làm gián đoạn liên lạc 1 – 2 ngày; sai sót khi nhập thủ công dữ liệu vào phần mềm FAST; thiếu các dịch vụ giá trị gia tăng (chưa làm thủ tục khai hải quan điện tử); nhân sự mỏng (chỉ có 1 nhân viên kế toán và 1 nhân viên giao nhận) dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, nhân viên kinh doanh phải đi lấy D/O và trưởng phòng chứng từ phải làm thay kế toán vào mùa cao điểm.

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại công ty TNHH MTL Logistics giai đoạn 2016 – 2020

Chương 3 xây dựng 4 nhóm giải pháp gắn liền với định hướng phát triển của MTL Logistics và đưa ra các kiến nghị vĩ mô:

  • Giải pháp 1 - Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý trong quy trình: Khắc phục triệt để lỗi kỹ thuật của hệ thống thư điện tử và nâng cấp phân hệ quản lý thông tin lô hàng FAST, giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công nhằm hạn chế sai sót số liệu trên Debit Note, D/O và P/L Sheet.
  • Giải pháp 2 - Bồi dưỡng kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên: Tổ chức đào tạo nội bộ và cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về chứng từ, giao nhận ngoại thương, nâng cao khả năng xử lý tình huống và kiểm soát chứng từ.
  • Giải pháp 3 - Thuê ngoài nhân sự để phát triển đội ngũ nhân viên: Sử dụng phương án thuê ngoài hoặc tuyển dụng bổ sung nhân sự cho các vị trí giao nhận hiện trường và kế toán trong thời gian cao điểm, giải quyết triệt để tình trạng phân công chồng chéo công việc giữa các phòng ban.
  • Giải pháp 4 - Tích hợp dịch vụ khai hải quan điện tử: Đầu tư trang thiết bị, phần mềm và đào tạo nghiệp vụ để cung cấp dịch vụ đại lý hải quan trọn gói cho khách hàng, mở rộng chuỗi dịch vụ giá trị gia tăng nhằm tăng doanh thu và sức cạnh tranh.
  • Kiến nghị: Đề xuất Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam tăng cường hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực, kết nối hội viên; kiến nghị Nhà nước tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về giao nhận vận tải, đầu tư đồng bộ kết cấu hạ tầng giao thông kết nối cụm cảng biển.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết quy trình vận hành dịch vụ giao nhận đường biển thực tế tại một doanh nghiệp logistics nội địa quy mô vừa và nhỏ:

  • Cung cấp bức tranh tài chính giai đoạn 2014 – 2015 của Công ty TNHH MTL Logistics với doanh thu thuần tăng từ 14,82 tỷ đồng lên 16,31 tỷ đồng (tăng 10,05%) và lợi nhuận sau thuế tăng từ 8,03 tỷ đồng lên 8,95 tỷ đồng (tăng 11,46%).
  • Phân tích chi tiết quy trình xử lý đơn hàng 8 bước bằng phần mềm FAST, chỉ ra các điểm nghẽn thực tế như việc gửi Manifest qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, thu phí địa phương (THC, CIC, D/O, Cleaning fee) và cơ chế thanh toán quốc tế qua ngân hàng Vietcombank.
  • Xác định rõ các nguyên nhân gây chậm trễ quy trình tại doanh nghiệp: lỗi phần mềm quản lý, sai lệch số liệu P/L Sheet do nhập liệu thủ công, và tình trạng quá tải nhân sự ở bộ phận giao nhận và kế toán.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cho giai đoạn 2016 – 2020, trọng tâm là nâng cấp công nghệ thông tin, chuẩn hóa nhân sự và bổ sung dịch vụ khai hải quan điện tử.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát hoạt động kinh doanh chỉ giới hạn trong 2 năm (2014 – 2015) do doanh nghiệp mới thành lập từ tháng 5/2013; phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào nghiệp vụ hàng nhập khẩu đường biển bằng container (FCL và LCL) tại một doanh nghiệp cụ thể, chưa phân tích mảng hàng xuất khẩu và phương thức vận tải hàng không.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển; khảo sát hiệu quả vận hành dịch vụ logistics đa phương thức; đánh giá tác động thực tế sau khi áp dụng các giải pháp nâng cấp phần mềm và tích hợp dịch vụ khai hải quan điện tử tại doanh nghiệp trong giai đoạn sau năm 2020.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Ngoại thương, Kinh tế Đối ngoại, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng.

Nội dung đáng tham khảo bao gồm:

  • Toàn bộ quy trình nghiệp vụ 8 bước xử lý chứng từ hàng nhập khẩu đường biển bằng container trong thực tế tại một Freight Forwarder.
  • Danh mục và cách thức luân chuyển các chứng từ ngoại thương: Pre-alert, MBL, HBL, A/N, Debit Note, D/O, Manifest và P/L Sheet.
  • Các biểu mẫu giao diện và quy trình thao tác trên phần mềm quản lý chuyên ngành FAST và Cổng thông tin một cửa quốc gia vnsw.vn.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại MTL Logistics gồm những bước nào? Quy trình tại MTL Logistics gồm 8 bước: (1) Nhận Booking từ đại lý và mở file hồ sơ; (2) Nhận Booking Confirmation từ hãng tàu qua đại lý; (3) Nhận số khai báo từ hãng tàu, gửi Manifest lên Cổng thông tin một cửa quốc gia; (4) Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu; (5) Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng, in Debit Note; (6) Thanh toán, lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu; (7) In lệnh giao hàng của MTL; (8) Xuất Profit & Loss Sheet và đóng file.

2. Công ty MTL Logistics sử dụng phần mềm gì để quản lý thông tin lô hàng và chứng từ? Công ty sử dụng phần mềm Freight Assistance System Technology (FAST) để quản lý dữ liệu lô hàng, theo dõi chi phí thu chi với đại lý/khách hàng và xuất các chứng từ nghiệp vụ như Manifest, A/N, Debit Note, D/O và P/L Sheet.

3. Kết quả kinh doanh của MTL Logistics trong giai đoạn 2014 – 2015 biến động ra sao? Năm 2015, doanh thu thuần đạt 16,31 tỷ đồng (tăng 10,05% so với 14,82 tỷ đồng năm 2014); tổng chi phí là 7,36 tỷ đồng (tăng 8,39% so với 6,79 tỷ đồng năm 2014); lợi nhuận sau thuế đạt 8,95 tỷ đồng (tăng 11,46% so với 8,03 tỷ đồng năm 2014).

4. Điểm nghẽn lớn nhất trong việc bố trí nhân sự tại MTL Logistics là gì? Công ty chỉ có 1 nhân viên giao nhận và 1 nhân viên kế toán. Khi lượng đơn hàng tăng cao hoặc vào mùa cao điểm, xảy ra tình trạng làm việc chồng chéo: nhân viên kinh doanh phải đi hãng tàu lấy D/O và trưởng phòng chứng từ phải thực hiện thay nghiệp vụ kế toán, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc chuyên môn.

5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào cho giai đoạn 2016 – 2020? Tác giả đề xuất 4 giải pháp: Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý thông tin FAST và email; Bồi dưỡng kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên; Thuê ngoài nhân sự giao nhận và kế toán trong thời gian cao điểm; Tích hợp dịch vụ khai hải quan điện tử vào chuỗi dịch vụ của công ty.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hà Thị Như Ngọc đã phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển bằng container tại Công ty TNHH MTL Logistics giai đoạn 2014 – 2015. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm về sự phối hợp phòng ban, kiểm soát thông tin lô hàng, đồng thời làm rõ các hạn chế về phần mềm quản trị, sai sót chứng từ và thiếu hụt dịch vụ giá trị gia tăng. Hệ thống 4 nhóm giải pháp được đề xuất cung cấp cơ sở thực tiễn để doanh nghiệp hoàn thiện quy trình vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn 2016 – 2020.