CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái quát về quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biến 1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Khi một doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động kinh doanh quốc tế, sau khi mọi thủ tục hợp đồng được ký kết, hàng hóa được giao từ người xuất khẩu đến người nhập khâu cần thực hiện một loạt các nhiệm vụ khác nhau tạo nên một chuỗi công việc liên tục và mọi thứ liên quan đến quá trình vận chuyền, chẳng hạn như: đóng gói, bao bì, đưa hàng ra cảng, hoàn tất các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, dỡ hàng khỏi tàu, giao cho người nhận.Do tính chat khá phức tạp, đê đảm nhận tất cả các công đoạn này yêu cầu phải có trình độ chuyên môn cao. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ra đời. Giao nhận là hành động thay mặt chủ hàng thực hiện các bước cần thiết và hoàn tất mọi thủ tục để đưa hàng hóa về đích.
Đơn vị thực hiện công việc này là công ty dịch vụ giao nhận. Nó được coi là trung gian giữa người sở hữu hàng hóa với người vận chuyển và các cơ quan chức năng, tổ chức khác. Trong quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations), giao nhận vận tải được phát biểu như sau: “Dịch vụ giao nhan vận tải là tất cả dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ hàng, xử lý hàng, đóng gói hàng, phân phối hàng hóa cùng các dịch vụ phụ trợ khác như tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, thu thập chứng từ và thanh toán liên quan đến hàng hóa.” Giao nhận hàng hóa nhập khâu bằng đường biển là một phần trong dịch vụ giao nhận, đó là tập hợp tất cả các công việc, thủ tục và nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nhằm mục đích di chuyển hàng hóa từ địa điểm của người gửi hàng đến nơi người nhận hàng. Qua đó, người thực hiện việc giao nhận này có thể làm tự làm trực tiếp hoặc thuê dịch vụ từ bên thứ ba hay thông qua đại lý.2 Đặc điểm của giao nhận hàng hóa bằng đường biên Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một loại hình dịch vụ nên sẽ mang đặc điểm cơ bản của địch vụ.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế có những đặc điểm như: Thứ nhất, sản phâm của hoạt động giao nhận tạo ra không phải là vật chất mà chỉ là sự thay đổi vị trí về mặt không gian của đối tượng vận chuyên, đồng thời cũng không tác động làm thay đổi tính chất của chúng. Vì là sản phẩm vô hình nên không thể cất giữ trong kho cũng như quá trình sản xuất và tiêu dùng xảy ra cùng một lúc. Thứ hai, tính thụ động: hoạt động này phải phụ thuộc nhiều và nhiều yếu tố như nhu cầu vận chuyền của khách hàng, nội quy quy định của người vận chuyên hay là sự quản lý, ràng buộc của pháp luật cũng như các chính sách, thê chế của các nước tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Thứ ba, tính thời vụ: nghiệp vụ này phụ thuộc vào sản lượng hàng hóa xuất khâu và nhập khẩu, vì nó được sinh ra là để phục vụ cho hoạt động xuất nhập khâu.
Nhưng vì hoạt động xuất nhập khâu lại mang tính thời vụ nên kéo theo hoạt động giao nhận hàng hóa cũng bị ảnh hưởng. Thứ tư, bên cạnh các công việc như thủ tục thông quan, môi giới, vận chuyên hàng hóa, người giao nhận vận tải còn thực hiện các dịch vụ khác như gom hàng, phân chia hàng hóa, bốc xếp nên việc thực hiện tốt hoạt động này còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận. Do sản phẩm của giao nhận hàng hóa bằng đường biển là vô hình nên không thê đánh giá chất lượng của nó theo bất cứ một tiêu chuân đồng nhất nào. Nhưng vì đây là một loại hình đặc thù nên ngoài mang những đặc điểm của dịch vụ giao nhận thì giao nhận hàng hóa bằng đường biên cũng sẽ có một số đặc điểm riêng.
Uu điểm: Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải có năng lực vận chuyển lớn nhất trong tất cả các phương thức. Vì tàu biển có sức chở cực kỳ lớn, hơn nữa trong cùng một thời gian và tuyến đường có thể chạy được nhiều tàu. Với sự phát triển về nghiệp vụ xuất nhập khâu, các cảng biển ngày càng hiện đại làm giảm thời gian chờ ở cảng, từ đó khiến việc thông quan hàng hóa trở nên nhanh chóng. Vận tải đường biển không “kén” hàng hóa dù là về kích thước, khối lượng hay tính chất mặt hàng.
Nó phù hợp với tất cả các loại hàng hóa và khai thác hiệu quả hơn đối với những loại hàng rời có khối lượng lớn nhưng giá trị thấp như: dầu thô, than đá, các loại ngũ cốc, quặng,. và nó có thể chở nhiều loại hàng hóa trên cùng một phương tiện. Các tuyến đường hành hải chủ yếu là những tuyến đường giao thông có sẵn trong tự nhiên nên không cần đầu tư chỉ phí để xây dựng các tuyến đường cũng như không cần vốn, sức lao động hay nguyên vật liệu để bảo quản và duy trì ngoại trừ các kênh đào và hệ thống cảng biển. Vận tải biển có mức giá thành thấp nhất trong tất cả các phương thức vận tải vì có năng suất vận tải cao.
Trọng tải tàu biển rất lớn, thêm vào đó là vận chuyên đường dài, biên chế ít tạo nên năng suất lao động trong ngành tăng cao. Hơn nữa ngày càng tiến bộ về khoa học kỹ thuật vận tải nên giá thành vận tải biển có xu hướng giảm. Nhược điểm: Tốc độ khai thác tàu biển còn bị hạn chế kéo theo thời gian giao nhận hàng hóa sẽ lâu hơn so với đường hàng không hay tàu hỏa. Tuy vậy, nó vẫn đảm bảo về mặt kinh tế vì duy trì một tốc độ được tính toán kỹ lưỡng đề giảm giá thành vận tải.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên và điều kiện hàng hải.3 Vai trò của giao nhận hàng hóa bằng đường biển Công tác giao nhận hàng hóa là yếu tố cực kỳ quan trọng và không thê tách rời trong việc thúc đây hoạt động thương mại quốc tế. Trong việc vận chuyển hàng hóa ngoại thương thì vận tải biển chiếm khoảng 90% khối lượng hàng hóa xuất nhập khâu. Cùng lúc đó, tốc độ hàng hóa thông qua cảng cũng tăng nhanh chóng 10- 15%/năm. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển, nó giúp người mua và người bán quốc tế có thê thực hiện đúng quy định của hợp đồng về thời gian cũng như địa điểm giao hàng.
Khi hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển phát triển sẽ kéo theo sự giao thương trao đổi giữa các nước cùng phát triển, nhiều hợp đồng mua bán quốc tế sẽ được ký kết, số lượng hàng xuất nhập khâu ngày càng tăng. Từ đó góp phần thúc đây nền kinh tế nước ta, đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho ngân sách nhà nước. Ngoài ra, chính phủ còn tạo điều kiện để khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu, một khi xuất siêu sản phẩm vận tải quốc tế sẽ ảnh hưởng tích cực đến cán cân thanh toán quốc tế.2 Khái quát về quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển 1.1 Khái niệm quy trình Theo từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Quy trình là trình tự phải tuân theo dé tiễn hành một công việc nào đó.” Theo ISO 9000 — Các khái niệm cơ bản: “ Quy trình là cách thức hay phương thức để thực hiện hoạt động hay quá trình. Khi nói đến một quy trình tức là nói đến trình tự hoạt động của công việc trong chuỗi các công việc.” có thể hiểu quy trình là một hệ thống các công việc cụ thể để thực hiện một nhiệm vụ hay một hoạt động nào đó và được làm theo một trình tự nhất định.
quy trình xác định đầu vào, đầu ra và cách thức thực hiện như người nảo sẽ thực hiện, thực hiện ở đâu, thực hiện việc đó như thế nảo,. Tuy nhiên vẫn chưa có định nghĩa về khái niệm quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trên văn bản nào cho đến thời điểm hiện tại. Nên dựa trên khái niệm về quy trình kết hợp với khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, có thé hiểu rằng: “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là quá trình thực hiện các công việc giao nhận của người thực hiện giao nhận (có thê là bên thứ ba hoặc chính bản thân người nhập khâu) liên quan đến chuyên chở hàng hóa, xếp dỡ hàng, làm các thủ tục hải quan, vận chuyên hàng và các nghiệp vụ khác có liên quan đến lô hàng, trong đó, các công việc này được thực hiện một cách tuần tự, đảm bảo tối ưu về chỉ phí và thời gian.2 Sơ đỗ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biên Tiếp nhận thông tin khách hàng Nhận và kiêm tra chứng từ Khai báo hải quan điện tử Lấy lệnh giao hàng Làm thủ tục Hải quan tại Cảng Giao hàng cho khách và giải quyết vân đề phát sinh (nếu có) Tra vo container rong (nếu nhập FCL) Quyết toán với khách hàng Lưu trữ hồ sơ Sơ đồ 1. 1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng Việc đầu tiên phải thực hiện trong quy trình này là tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng.
Trách nhiệm này sẽ do nhân viên kinh doanh đảm nhận. Khi tiếp nhận những thông tin mà khách hàng cung cấp bắt buộc phải kiểm tra và xem xét đến tính khả thi của lô hàng, nếu phát hiện sai sót hay thay đổi gì phải báo ngay với khách. Nguồn khách hàng của công ty giao nhận rất đa dạng, như các doanh nghiệp trong nước muốn nhập khâu hang hóa, hay được các đại lý nước ngoài thuê công ty hợp tác vưới khách hàng trong nước. Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Sau khi khách hàng liên hệ và cung cấp thông tin đơn hàng cần nhập khâu sẽ đi đến ký kêt hợp đồng dịch vụ.
Những chứng từ về hàng hóa sẽ được phía khách hàng chuẩn bị và gửi đầy đủ cho công ty giao nhận để làm thủ tục nhập khâu lô hàng.
