Tổng quan nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics và vận tải biển giữ vai trò huyết mạch trong nền kinh tế mở của Việt Nam, với hơn 90% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển qua các tuyến đường biển quốc tế. Tốc độ tăng trưởng sản lượng hàng hóa thông qua hệ thống cảng biển toàn quốc duy trì đều đặn ở mức 10% đến 15% mỗi năm, thúc đẩy hơn 4.000 doanh nghiệp giao nhận vận tải tham gia vào thị trường. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển không chỉ đòi hỏi sự chính xác về mặt kỹ thuật nghiệp vụ mà còn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn như sai sót chứng từ, chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí lưu kho bãi và biến động giá cước.

Công ty Cổ phần Blue Express được thành lập từ năm 2013 với số vốn điều lệ ban đầu 12 tỷ đồng, sở hữu mạng lưới chi nhánh hoạt động tại các khu công nghiệp trọng điểm như Khu công nghiệp Amata, Khu công nghiệp Long Bình, Khu công nghiệp Việt Nam - Singapore (VSIP) cùng các văn phòng đại diện tại Hà Nội và Hải Phòng. Mặc dù đạt được những bước phát triển ổn định với tốc độ tăng trưởng doanh thu đáng khích lệ, doanh nghiệp vẫn vận hành theo quy mô vừa và nhỏ, chưa xây dựng được bộ phận chuyên trách về quản trị rủi ro. Điều này dẫn đến những tổn thất phát sinh về tài chính và thời gian xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).

Luận văn tập trung giải quyết vấn đề hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Blue Express. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận đường biển, khảo sát và phân tích thực trạng vận hành nghiệp vụ trong giai đoạn 2020 - 2021, nhận diện các điểm nghẽn và rủi ro thường gặp, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp thiết thực nhằm rút ngắn 15% đến 20% thời gian xử lý thủ tục và giảm thiểu khoảng 25% các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp của hai nền tảng lý thuyết cốt lõi: Lý thuyết chuỗi cung ứng và logistics tích hợp theo tiêu chuẩn của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Tiêu chuẩn quản trị chất lượng quy trình ISO 9000. Theo FIATA, dịch vụ giao nhận vận tải biển là chuỗi liên hoàn các hoạt động trung gian bao gồm đóng gói, lưu kho, gom hàng, vận chuyển, làm thủ tục hải quan và phát hành chứng từ vận tải nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận an toàn, tối ưu chi phí.

Khung lý thuyết của đề tài làm rõ các khái niệm then chốt trong ngành vận tải biển:

  • Hàng nguyên container (FCL - Full Container Load): Phương thức vận chuyển trong đó người gửi hàng đóng đủ lượng hàng hóa vào một hoặc nhiều container riêng biệt và người nhận chịu trách nhiệm dỡ hàng.
  • Hàng lẻ gom cụm (LCL - Less than Container Load): Nghiệp vụ gom các lô hàng có khối lượng nhỏ của nhiều chủ hàng khác nhau vào cùng một container để tối ưu chi phí vận chuyển.
  • Quy tắc thương mại quốc tế (Incoterms 2020): Bộ quy tắc xác định nghĩa vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua, đặc biệt là các điều kiện giao hàng phổ biến như CIF (Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí) và FOB (Giao hàng trên tàu).
  • Hệ thống chứng từ ngoại thương và vận tải: Bao gồm Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), Lệnh giao hàng (D/O), Phiếu giao nhận container (EIR) và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu xác suất kết hợp phân tầng. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 150 bộ hồ sơ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển thực tế tại Công ty Cổ phần Blue Express trong mốc thời gian từ tháng 1 năm 2020 đến tháng 12 năm 2021. Trong đó, mẫu được phân bổ thành 95 hồ sơ hàng nguyên container (FCL) và 55 hồ sơ hàng lẻ (LCL) trải dài qua các tuyến cảng trọng điểm như Cảng Cát Lái, Cảng Hải Phòng và các cụm cảng quốc tế tại Tokyo, Thượng Hải. Lý do lựa chọn cỡ mẫu này nhằm đảm bảo tính đại diện cho cơ cấu mặt hàng đa dạng từ thiết bị công nghiệp, vật liệu xây dựng đến hàng tiêu dùng chế xuất.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo sản lượng giai đoạn 2020 - 2021 của phòng kế toán và nhật ký truyền tờ khai trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5. Dữ liệu sơ cấp được tổng hợp thông qua phương pháp quan sát trực tiếp tại hiện trường cảng biển và phỏng vấn chuyên sâu 12 cán bộ quản lý, chuyên viên chứng từ và nhân viên hiện trường có thâm niên trên 5 năm làm việc. Phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích so sánh chuỗi thời gian và phương pháp sơ đồ hóa quy trình được áp dụng để làm rõ mối quan hệ giữa thời gian xử lý thủ tục, tỷ lệ sai sót chứng từ và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2021 tại Công ty Cổ phần Blue Express phản ánh bức tranh phục hồi và tăng trưởng rõ nét sau các biến động của chuỗi cung ứng toàn cầu. Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 ghi nhận mức tăng 12,89% so với năm 2020, tương ứng mức tăng 7.931 đơn vị tiền tệ. Sự tăng trưởng này kéo theo lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2021 tăng thêm 1.348 đơn vị tiền tệ, tương đương tỷ lệ tăng trưởng 21,07% so với năm trước. Lợi nhuận gộp cũng đạt mức tăng 9,33%, phản ánh uy tín thương hiệu và năng lực kết nối dịch vụ vận tải của công ty ngày càng mở rộng.

Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ ra rằng tốc độ tăng của giá vốn hàng bán năm 2021 lên tới 14,10%, vượt cao hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu (12,89%). Điều này thể hiện hiệu quả kiểm soát chi phí vận hành trực tiếp chưa đạt mức tối ưu. Đáng chú ý, chi phí bán hàng năm 2021 tăng vọt 28,97% do doanh nghiệp phải mở rộng ngân sách tiếp thị, tìm kiếm khách hàng mới và chi trả hoa hồng đại lý để duy trì các tuyến vận tải ổn định trong giai đoạn đại dịch.

Khảo sát quy trình nghiệp vụ thực tế qua case study xuất khẩu lô hàng tấm nẹp cửa của Công ty TNHH Fukuvi Việt Nam đi Cảng Tokyo (Nhật Bản) với khối lượng 10.393,6 kg, đóng trong 928 thùng carton trên container 40 feet cao (trị giá CIF 36.503,32 USD) đã bộc lộ những điểm nghẽn kỹ thuật. Tỷ lệ sai lệch thông tin trên chứng từ ban đầu giữa Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói chiếm khoảng 18,5% các trường hợp, khiến thời gian chỉnh sửa tờ khai trên hệ thống ECUS5 bị kéo dài thêm từ 2 đến 4 giờ làm việc. Tỷ lệ các lô hàng bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ cần kiểm tra chi tiết chứng từ hoặc kiểm hóa thực tế chiếm khoảng 25% đến 30% tổng số tờ khai, làm tăng nguy cơ chậm trễ giờ cắt máng (Closing Time) tại Cảng Cát Lái.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch giữa tốc độ tăng giá vốn (14,10%) và doanh thu (12,89%) bắt nguồn từ việc công ty chưa có các hợp đồng bao tiêu cước dài hạn với các hãng tàu lớn, dẫn đến việc phải chịu các mức phụ phí biến động theo thị trường giao ngay. Quy trình phối hợp thông tin giữa bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ và bộ phận hiện trường còn mang tính thủ công, thiếu một hệ thống phần mềm quản trị vận tải tích hợp (TMS).

Dữ liệu phân tích thực nghiệm có thể được hệ thống hóa rõ ràng thông qua bảng đối chiếu các chỉ tiêu tài chính và biểu đồ phân bổ thời gian thực hiện quy trình giao nhận. Bảng số liệu cho thấy cơ cấu chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 1,14% là một điểm sáng, chứng minh nỗ lực tối ưu hóa nhân sự văn phòng. Tuy nhiên, biểu đồ tiến độ các bước giao nhận chỉ ra rằng bước kiểm tra chứng từ và bước làm thủ tục thông quan tại cảng chiếm tới hơn 55% tổng thời gian thực hiện đơn hàng.

So sánh với các nghiên cứu cùng ngành tại khu vực Đông Nam Bộ, mức tăng trưởng lợi nhuận 21,07% của Blue Express là kết quả rất khả quan đối với một doanh nghiệp quy mô vốn 12 tỷ đồng. Mặc dù vậy, nguy cơ phát sinh chi phí lưu bãi (DEM/DET) và rủi ro phạt hành chính hải quan vẫn ở mức đáng lưu tâm nếu không sớm chuẩn hóa quy trình kiểm soát chất lượng dữ liệu đầu vào.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và phòng ngừa rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, bốn nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất như sau:

Thứ nhất, chuẩn hóa và số hóa quy trình kiểm soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bộ phận Chứng từ cần phối hợp cùng chuyên viên công nghệ thông tin áp dụng bảng danh mục kiểm tra điện tử (Checklist) và công nghệ nhận dạng ký tự quang học để đối chiếu tự động các trường dữ liệu giữa Hợp đồng, Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói. Mục tiêu là giảm tỷ lệ sai sót chứng từ xuống dưới 5% và rút ngắn 30% thời gian lập tờ khai hải quan. Thời gian triển khai thực hiện trong vòng 6 tháng đầu năm.

Thứ hai, thiết lập quy chuẩn kiểm soát thời gian đóng hàng và giao nhận tại cảng. Bộ phận Hiện trường (Operations) và Bộ phận Điều xe (Trucking) cần ban hành quy định bắt buộc đưa container về bãi hạ trước giờ cắt máng tối thiểu 8 tiếng đối với hàng luồng xanh và 12 tiếng đối với hàng luồng vàng hoặc đỏ. Biện pháp này hướng tới mục tiêu triệt tiêu 100% rủi ro rớt tàu (miss vessel) do chậm trễ thủ tục, thực hiện ngay từ quý tiếp theo dưới sự giám sát của Phó Giám đốc khối Logistics.

Thứ ba, đàm phán hợp đồng khung dài hạn với các hãng tàu quốc tế. Ban Giám đốc Khối Kinh doanh và Bộ phận Cước biển (Shippings) cần chủ động tổng hợp sản lượng để ký kết hợp đồng cước định hạn theo quý hoặc theo năm với các hãng tàu lớn như Maersk, Wanhai, Cosco. Chiến lược này nhằm kiểm soát mức tăng giá vốn hàng bán hàng năm ở mức dưới 10%, đồng thời giữ vững biên lợi nhuận gộp trên 12% trong vòng 12 tháng tới.

Thứ tư, định kỳ đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên. Phòng Tài chính Kế toán - Nhân sự cần trích lập ngân sách đào tạo tương đương 3% đến 5% lợi nhuận sau thuế hàng năm để tổ chức các khóa tập huấn chuyên sâu hàng quý về cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu, kỹ năng xác định mã HS Code, quy định kiểm tra chuyên ngành và xử lý tình huống phát sinh tại hiện trường cho toàn bộ nhân sự khối Logistics.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho bốn nhóm đối tượng sau:

Nhóm thứ nhất, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải (Freight Forwarders): Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn giúp tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, tối ưu hóa chi phí vận hành và xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro bài bản cho các công ty có quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Nhóm thứ hai, chuyên viên nghiệp vụ chứng từ (Docs) và nhân viên hiện trường (Ops): Tài liệu này đóng vai trò như một cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác phần mềm hải quan điện tử ECUS5, quy trình lấy lệnh giao hàng D/O, mượn vỏ container, lập phiếu cân VGM và thủ tục mở tờ khai thông quan tại các cảng biển lớn.

Nhóm thứ ba, các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa: Nghiên cứu giúp các nhà xuất nhập khẩu hiểu rõ quy trình lưu chuyển chứng từ và hàng hóa, từ đó chủ động phối hợp đồng bộ với đơn vị giao nhận nhằm hạn chế tối đa các chi phí phát sinh ngoài ý muốn như phí lưu bãi, lưu container (DEM/DET).

Nhóm thứ tư, giảng viên, sinh viên và các nhà nghiên cứu chuyên ngành Logistics và Kinh tế vận tải biển: Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật giàu tính ứng dụng, cung cấp số liệu thực chứng chi tiết và case study sinh động về thực trạng hoạt động của ngành logistics Việt Nam giai đoạn chuyển tiếp hậu đại dịch.

Câu hỏi thường gặp

Rủi ro lớn nhất trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển là gì và cách phòng tránh ra sao? Rủi ro phổ biến và nghiêm trọng nhất là việc hàng hóa bị trễ hạn cắt máng (Closing Time) dẫn đến rớt tàu, gây phát sinh chi phí lưu bãi và vi phạm hợp đồng thương mại. Để phòng tránh, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ tiến độ đóng hàng, hoàn tất thủ tục xác nhận khối lượng VGM và vào sổ tàu trước giờ cắt máng tối thiểu 6 đến 8 tiếng.

Tại sao chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần Blue Express năm 2021 lại tăng cao ở mức 28,97%? Mức tăng 28,97% xuất phát từ chiến lược mở rộng thị trường ra khu vực phía Bắc với 2 chi nhánh mới tại Hà Nội và Hải Phòng. Đồng thời, công ty gia tăng ngân sách tiếp thị trực tiếp, công tác phí và chi trả tỷ lệ hoa hồng đại lý để thu hút nguồn hàng mới trong bối cảnh giá cước vận tải biển toàn cầu biến động mạnh.

Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5 cho hàng xuất khẩu chế xuất cần lưu ý những điểm kỹ thuật nào? Nhân viên khai báo cần chú ý lựa chọn chính xác mã loại hình xuất khẩu (ví dụ mã E42 cho sản phẩm của doanh nghiệp chế xuất), nhập đúng mã cơ quan hải quan quản lý trực tiếp, đối chiếu chuẩn xác thông tin vận chuyển bảo thuế và kiểm tra dung lượng các chứng từ điện tử đính kèm (Invoice, Packing List) trước khi truyền tờ khai chính thức.

Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ cần làm gì để kiềm chế tốc độ tăng của giá vốn hàng bán? Doanh nghiệp nên chủ động liên kết gom hàng để ký hợp đồng cước định hạn theo tháng với các hãng tàu, đồng thời kết hợp linh hoạt dịch vụ vận tải đường bộ hai chiều nhằm giảm thiểu tình trạng xe chạy rỗng, giúp kiểm soát tốc độ tăng giá vốn hàng bán thấp hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu trong luận văn khác nhau ở những điểm cốt lõi nào? Quy trình hàng nhập khẩu tập trung vào khâu tiếp nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice), lấy lệnh giao hàng D/O, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, đóng cược và hoàn trả vỏ container rỗng. Trong khi đó, quy trình hàng xuất khẩu tập trung vào việc đặt chỗ với hãng tàu (Booking), mượn vỏ container rỗng, giám sát đóng hàng và phát hành vận đơn B/L cùng chứng nhận xuất xứ C/O.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện bức tranh kinh doanh của Công ty Cổ phần Blue Express giai đoạn 2020 - 2021 với doanh thu thuần tăng trưởng 12,89% và lợi nhuận sau thuế tăng ấn tượng 21,07%.
  • Nghiên cứu đã chỉ rõ các điểm hạn chế cốt lõi như tốc độ tăng giá vốn hàng bán (14,10%) vượt quá doanh thu và tỷ lệ sai lệch chứng từ ban đầu chiếm khoảng 18,5%.
  • Đóng góp chính của đề tài là hệ thống hóa và trực quan hóa toàn bộ quy trình giao nhận 9 bước đối với hàng nhập khẩu và 7 bước đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển theo chuẩn mực nghiệp vụ hiện đại.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, tập trung vào số hóa chứng từ, chuẩn hóa quy trình kiểm soát thời gian tại cảng, mở rộng quan hệ đối tác hãng tàu và đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
  • Lộ trình triển khai các giải pháp được phân kỳ rõ ràng từ 3 đến 12 tháng, hứa hẹn mang lại hiệu quả cắt giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển mới.

Các tổ chức và doanh nghiệp logistics có thể ứng dụng ngay mô hình giải pháp này vào thực tế hoạt động để chuẩn hóa quy trình vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận quốc tế.