Đồ án: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý khách sạn - ĐH Công nghệ TPHCM

Báo cáo đồ án chi tiết về phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, ứng dụng cơ sở dữ liệu nâng cao. Nghiên cứu cung cấp giải pháp hiệu quả

• Tác giả: Nguyễn Quốc Anh
• Người hướng dẫn: ThS. Văn Như Bích
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm quản lý khách sạn
• Loại tài liệu: Báo cáo đồ án
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về phần mềm quản lý khách sạn

Phần mềm quản lý khách sạn là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình vận hành. Hệ thống giúp tự động hóa các tác vụ quản lý phòng, đặt phòng, thanh toán và dịch vụ. Ngày nay, ngành du lịch phát triển mạnh mẽ. Số lượng khách sạn tăng nhanh. Việc quản lý thủ công trở nên bất cập. Nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. Dữ liệu dễ bị trùng lặp và sai sót. Phần mềm quản lý giải quyết triệt để những vấn đề này. Hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung trong cơ sở dữ liệu duy nhất. Thông tin được cập nhật theo thời gian thực. Nhân viên truy xuất dữ liệu nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng phòng, doanh thu và hiệu suất làm việc. Báo cáo đồ án phân tích thiết kế phần mềm quản lý khách sạn Luxury Hotel là minh chứng cụ thể. Dự án áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng. Hệ thống được thiết kế bài bản từ giai đoạn thu thập yêu cầu đến triển khai mô hình dữ liệu.

1.1. Bối cảnh và mục tiêu dự án

Dự án xuất phát từ nhu cầu tin học hóa quản lý khách sạn tại Việt Nam. Ngành du lịch tăng trưởng kéo theo sự gia tăng số lượng khách sạn vừa và nhỏ. Quản lý thủ công gây ra nhiều bất tiện. Nhân viên phải ghi chép sổ sách. Việc tra cứu thông tin khách hàng tốn thời gian. Mục tiêu chính của dự án là xây dựng hệ thống quản lý toàn diện. Hệ thống quản lý thông tin phòng, khách hàng, nhân viên và dịch vụ. Phần mềm hướng đến khách sạn quy mô vừa và nhỏ. Dự án áp dụng mô hình phát triển phần mềm có cấu trúc. Quy trình bao gồm phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu và triển khai hệ thống.

1.2. Phạm vi và đối tượng sử dụng

Phạm vi dự án bao gồm các chức năng quản lý cốt lõi. Hệ thống xử lý đặt phòng, nhận phòng, trả phòng và thanh toán. Quản lý dịch vụ đi kèm như giặt ủi, ăn uống cũng được tích hợp. Đối tượng sử dụng chính gồm ba nhóm. Nhóm thứ nhất là lễ tân phụ trách tiếp nhận khách và xử lý phiếu thuê. Nhóm thứ hai là nhân viên quản lý phòng và dịch vụ. Nhóm thứ ba là quản trị viên giám sát toàn bộ hoạt động. Mỗi nhóm có quyền truy cập khác nhau. Hệ thống phân quyền chi tiết đảm bảo an toàn dữ liệu. Giao diện thân thiện giúp người dùng thao tác dễ dàng.

II. Phân tích yêu cầu và bài toán quản lý

Phân tích yêu cầu là giai đoạn quan trọng bậc nhất trong quy trình phát triển phần mềm. Nhóm thực hiện tiến hành khảo sát thực tế tại khách sạn. Quá trình thu thập thông tin giúp hiểu rõ quy trình nghiệp vụ hiện tại. Bài toán quản lý khách sạn bao gồm nhiều tác vụ phức tạp. Quản lý thông tin khách hàng yêu cầu lưu trữ họ tên, số điện thoại, địa chỉ và giấy tờ tùy thân. Quản lý phòng cần theo dõi tình trạng trống, đã đặt hoặc đang sử dụng. Quản lý phiếu thuê phòng liên kết khách hàng với phòng trong khoảng thời gian nhất định. Quản lý hóa đơn dịch vụ ghi nhận các dịch vụ khách hàng sử dụng thêm. Bài toán còn mở rộng đến quản lý nhân viên và phân quyền truy cập. Dữ liệu đầu vào rất đa dạng. Số lượng bản ghi lớn khi khách sạn hoạt động liên tục. Hệ thống phải xử lý đồng thời nhiều yêu cầu. Độ chính xác và tốc độ phản hồi là yếu tố quyết định chất lượng phần mềm.

2.1. Các thực thể và mối quan hệ chính

Hệ thống xác định các thực thể cốt lõi trong mô hình dữ liệu. Thực thể Khách hàng lưu trữ thông tin cá nhân của người thuê phòng. Thực thể Phòng chứa dữ liệu về loại phòng, giá và tình trạng. Thực thể Nhân viên quản lý thông tin nhân sự khách sạn. Thực thể Dịch vụ ghi nhận các tiện ích bổ sung. Thực thể Phiếu thuê phòng liên kết khách hàng, phòng và nhân viên. Thực thể Hóa đơn dịch vụ kết nối khách hàng với các dịch vụ đã sử dụng. Thực thể Chi tiết dịch vụ lưu thông tin chi tiết từng dịch vụ trong hóa đơn. Các mối quan hệ giữa thực thể được thiết lập rõ ràng. Quan hệ một-nhiều và nhiều-nhiều đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

2.2. Các chức năng nghiệp vụ cần xử lý

Hệ thống cần xử lý nhiều chức năng nghiệp vụ phức tạp. Chức năng đặt phòng cho phép khách hàng chọn phòng theo ngày và loại phòng. Chức năng nhận phòng cập nhật trạng thái phòng thành đang sử dụng. Chức năng trả phòng tính toán tổng chi phí và giải phóng phòng. Chức năng quản lý dịch vụ ghi nhận yêu cầu giặt ủi, ăn uống của khách. Chức năng thanh toán tạo hóa đơn và lưu trữ giao dịch. Chức năng tìm kiếm giúp nhân viên tra cứu thông tin nhanh chóng. Chức năng báo cáo thống kê doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Mỗi chức năng có nhiều kịch bản xử lý khác nhau. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhất quán trong mọi trường hợp.

III. Thiết kế hệ thống và mô hình cơ sở dữ liệu

Thiết kế hệ thống áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng. Mô hình Use Case mô tả tương tác giữa người dùng và hệ thống. Mỗi chức năng nghiệp vụ được thể hiện qua sơ đồ Use Case riêng. Hệ thống thiết kế với kiến trúc client-server. Giao diện người dùng tách biệt với tầng xử lý dữ liệu. Cơ sở dữ liệu quan hệ được xây dựng trên nền tảng SQL Server. Quá trình thiết kế bao gồm chuyển đổi mô hình thực thể-quan hệ sang bảng dữ liệu. Mỗi thực thể tương ứng với một bảng trong cơ sở dữ liệu. Khóa chính định danh duy nhất từng bản ghi. Khóa ngoại thiết lập liên kết giữa các bảng. Quy trình chuẩn hóa dữ liệu được áp dụng đến dạng 3NF. Điều này giúp loại bỏ trùng lặp và đảm bảo tính toàn vẹn. Hệ thống sử dụng các ràng buộc dữ liệu như NOT NULL, UNIQUE và CHECK. Các stored procedure xử lý nghiệp vụ phức tạp được thiết kế sẵn. Trigger đảm bảo dữ liệu tự động cập nhật khi có thay đổi.

3.1. Mô hình hóa Use Case và luồng sự kiện

Mô hình Use Case mô tả chi tiết cách người dùng tương tác với hệ thống. Các actor chính gồm Nhân viên lễ tân và Quản trị viên. Use case Quản lý phiếu thuê phòng bao gồm ba kịch bản chính. Kịch bản thêm phiếu thuê yêu cầu nhập thông tin khách hàng và chọn phòng. Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào trước khi lưu. Kịch bản sửa phiếu thuê cho phép chỉnh sửa thông tin đã lưu. Kịch bản xóa phiếu thuê kiểm tra ràng buộc dữ liệu trước khi thực hiện. Mỗi luồng sự kiện chính đều có luồng rẽ nhánh xử lý ngoại lệ. Ví dụ khi người dùng hủy thao tác hoặc dữ liệu không hợp lệ. Hệ thống hiển thị thông báo lỗi rõ ràng cho người dùng.

3.2. Mô hình dữ liệu và quan hệ giữa các bảng

Mô hình dữ liệu gồm bảy bảng chính trong cơ sở dữ liệu. Bảng Khách hàng lưu mã khách hàng, họ tên, số điện thoại và địa chỉ. Bảng Phòng chứa mã phòng, loại phòng, giá và tình trạng. Bảng Nhân viên lưu thông tin nhân sự và tài khoản đăng nhập. Bảng Dịch vụ ghi mã dịch vụ, tên và đơn giá. Bảng Phiếu thuê phòng liên kết mã khách hàng, mã phòng và mã nhân viên. Bảng Hóa đơn dịch vụ kết nối mã khách hàng với tổng tiền. Bảng Chi tiết dịch vụ lưu mã dịch vụ và mã hóa đơn. Quan hệ giữa các bảng thể hiện qua khóa ngoại. Từ bảng Phiếu thuê phòng có thể truy xuất thông tin khách hàng, phòng và nhân viên. Mô hình đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu và hiệu suất truy vấn cao.

IV. Kết luận và hướng phát triển ứng dụng

Báo cáo đồ án đã hoàn thành mục tiêu phân tích và thiết kế hệ thống. Phần mềm quản lý khách sạn Luxury Hotel được xây dựng bài bản. Hệ thống đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ quản lý khách sạn. Các chức năng quản lý phòng, khách hàng, phiếu thuê và dịch vụ hoạt động ổn định. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tối ưu với mô hình quan hệ chuẩn hóa. Quá trình phân tích hướng đối tượng giúp mô hình hóa hệ thống chính xác. Sơ đồ Use Case thể hiện rõ ràng tương tác giữa người dùng và phần mềm. Đồ án cung cấp nền tảng vững chắc cho giai đoạn lập trình và triển khai. Hệ thống có khả năng mở rộng thêm nhiều tính năng mới. Các module báo cáo, thống kê và phân tích doanh thu có thể phát triển thêm. Ứng dụng di động cho phép khách hàng đặt phòng trực tuyến cũng là hướng đi tiềm năng. Dự án là bước đệm quan trọng cho việc thương mại hóa sản phẩm trong tương lai.

4.1. Kết quả đạt được và ưu điểm hệ thống

Đồ án đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Hệ thống mô hình hóa đầy đủ các thực thể và mối quan hệ. Sơ đồ Use Case mô tả chi tiết mọi kịch bản nghiệp vụ. Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa đạt dạng 3NF. Ưu điểm lớn nhất là tính toàn vẹn dữ liệu được đảm bảo. Hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng cho từng vai trò. Giao diện thiết kế trực quan, dễ sử dụng. Nhân viên không cần đào tạo chuyên sâu vẫn thao tác được. Quy trình xử lý phiếu thuê phòng được tự động hóa. Thời gian xử lý giảm đáng kể so với phương pháp thủ công. Hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung giúp tra cứu nhanh chóng.

4.2. Hạn chế và hướng phát triển tương lai

Đồ án vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Hệ thống chưa tích hợp thanh toán trực tuyến qua cổng thanh toán điện tử. Chức năng báo cáo chưa đa dạng về loại biểu đồ và khoảng thời gian. Giao diện chưa hỗ trợ responsive cho thiết bị di động. Hướng phát triển đầu tiên là xây dựng ứng dụng di động cho cả khách hàng và nhân viên. Hướng thứ hai là tích hợp cổng thanh toán trực tuyến. Hướng thứ ba là phát triển module phân tích dữ liệu với biểu đồ trực quan. Hướng thứ tư là áp dụng trí tuệ nhân tạo dự đoán tỷ lệ lấp đầy phòng. Hệ thống có thể kết nối với các nền tảng đặt phòng trực tuyến phổ biến. Những cải tiến này sẽ nâng cao giá trị sử dụng thực tế của phần mềm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM BÁO CÁO ĐỒ ÁN HỌC PHẦN CƠ SỞ DỮ LIỆU NANG CAO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Lớp: 18DTHD2 Giảng viên hướng dân ThS. Văn Như Bích B S inh viên thực hiện 1. Nguyễn Quốc Anh MSSV: 1811062808 2. Nguyễn Đức Tùng MSSV: 1811063311 3. Nguyễn Trung Hòa MSSV: 1811061112 4. Lê Nguyễn Ngọc Huy MSSV: 1811061505 5. Nguyễn Hoàng Long MSSV: 1811062480 6. Lê Công Minh MSSV: 1811061318 7. Lê Phạm Gia Huy MSSV: 1811062445 TP. Hồ Chí Minh, 2022 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, khoa học công nghệ Việt Nam đã và đang hội nhập vào dòng chảy của khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới. Công nghệ thông tin ở nước ta phát triển khá nhanh và mạnh, chiếm một vị trí quan trọng trong các ngàn h khoa học công nghệ. Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa trong quản lý giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách khoa học, chính xác và hiệu quả hơn. Quản lý khách sạn là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế, tin học hóa trong lĩnh vực quản lý khách sạn là một yêu cầu tất yếu. Quản lý khách sạn là một nhu cầu thiết thực trong quản lý của tất cả các khách sạn. Với số lượng khách hàng đông, chắc chắn dữ liệu cần nhập vào sẽ rất nhiều, việc quản lý khách sạn cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. Chẳng hạn, khó khăn trong việc cập nhật, sửa chữa thông tin của khách hàng hay khi cần tra cứu thông tin phòng của bất kỳ khách hàng nào thì chúng ta đều phải tìm, rà soát bằng phương pháp thủ công. Công việc quản lý khách sạn như thế còn làm tiêu tốn rất nhiều thời gian. Vì thế, với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm quản lý khách sạn ” với hướng phát triển đã được đề ra trong báo cáo, chúng em tin rằng đồ án này sẽ đem lại một phần mềm quản lý đúng chuẩn, hợp lý và hiệu quả nhất cho những khách sạn vừa và nhỏ không chỉ vậy khách sạn mà còn là những ngừng chân, đứng lại của các du khách nước ngoài trong tương lai gần nhất. LỜI CAM KẾT Nhóm chúng em xin cam đoan đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm quản lý khách sạn ” là một công trình nghiên cứu độc lập. Các số liệu, kết quả trình bày trong báo cáo là hoàn toàn trung thực, nhóm em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật của bộ môn và nhà trường đề ra nếu như có vấn đề xảy ra. Do chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu, thực hành nên đề tài thực hiện còn nhiều thiếu sót, chúng em mong nhận được đóng góp ý kiến của thầy để đề tài được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Quốc Anh Nguyễn Đức Tùng Nguyễn Trung Hòa Nguyễn Hoàng Long Lê Phạm Gia Huy Lê Nguyễn Ngọc Huy Lê Công Minh CHƯƠNG 1: MỤC ĐÍCH THỰC HIỆN 1.1 Mô tả bài toán • Tên hệ thống: Quản lý khách sạn Luxury Hotel • Địa chỉ: • Nhu cầu tin học hóa: Hiện nay, quản lý khách sạn là một công việc hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý khách sạn . Với khối lượng công việc và phân quyền quản lý số lượng lớn hành khách để đáp ứng nhu cầu phục vụ theo nhiều hình thức khác nhau. Vì vậy, khách sạn cần một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả và bảo mật để dễ dàng quản lý các thông tin của hành khách và của cả khách sạn.2 Mục đích • Cho phép cán bộ quản lý theo dõi lý lịch, thông tin của từng khách hàng, thông tin phòng, thông tin trả phòng, thông tin dịch vụ, sử dụng dịch vụ, thông tin nhân viên, thông tin tài khoản, tra cứu, thống kê một cách chính xác, . • Đảm bảo cơ sở dữ liệu có độ bảo mật và tin cậy cao. • Giúp người quản lý dễ dàng tiếp cận với công nghệ một cách hiệu quả. • Cho phép sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện một cách nhanh nhạy. • Tạo sự tiện dụng, nhanh chóng cho người quản lý. • Tự động hóa công tác quản lý của khách sạn, tạo nên tính chuyên nghiệp cho việc quản lí thông tin. • Tiết kiệm được thời gian và chi phí. • Từ các vấn đề trên, chúng ta cần phải xây dựng hệ thống mới có yêu cầu kỹ thuật, quản lý chuyên nghiệp hơn, giải quyết các khuyết điểm của hệ thống quản lý cũ. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.3Xác định và phân tích quá trình nghiệp vụ • Ngành du lịch thực sự phát triển khi chuyển sang chế độ CNTB. Ở thời kì này đã hình thành nên các khách sạn đầu tiên phục vụ lưu trú và một số dịch vụ bổ sung khác. Ở VN, du lịch phát triển kéo theo một loạt hệ thống khách sạn nhà hàng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu ăn, nghỉ của du khách, đây là loại hình không thể thiếu trong kinh doanh du lịch. Doanh thu từ dịch vụ này rất lớn, chiếm từ 50% đến 80% tổng doanh thu của khách sạn. • Thực trạng Quản Lý Khách Sạn Khi khảo sát qui trình hoạt động của một khách sạn, ta nắm được các thông tin như sau: ■ Khách đi tập thể: là một nhóm nhiều người (được gọi thống nhất là khách đoàn) thuộc một tổ chức hay doanh nghiệp nào đó (gọi chung là đơn vị). Một đơn vị có thể có nhiều đoàn khách lưu trú tại khách sạn trong các thời điểm khác nhau. ■ Khách đi lẻ (gọi là khách vãng lai) : là loại khách không thuộc một đơn vị nào. Tại các thời điểm khác nhau, một người khách có thể là khách vãng lai hay có thể nằm trong một đoàn nào đó. Một người khách có thể hoặc là khách trong nước, hoặc là quốc tế • Đối với một khách sạn, việc phân ra loại khách là rất quan trọng vì dựa vào đó, khách sạn có phương thức tổ chức, hoạt động một cách thích hợp, đặc biệt là chế độ hậu mãi đối với từng loại khách. Khi chưa có chương trình quản lý khách sạn, việc xử lý thông tin một đoàn khách, một đơn vị hay một vị khách nào đó cần toán rất nhiều thời gian. • Đối tượng phòng: Nhân viên lễ tân sau khi nhận khách vào phòng sẽ theo dõi khách trên sơ đồ phòng. Sơ đồ phòng là một tờ giấy mô tả vị trí của từng phòng trong khách sạn. Phòng có khách sẽ được đánh dấu hay ghi ký hiệu. Thông tin về khách ở trong mỗi phòng sẽ được ghi lại trên sổ nhật ký. Hàng ngày khách sạn sẽ lưu lại sơ đồ phòng của mỗi ngày để làm báo cáo. Do yêu cầu phải luôn luôn nắm được thông tin của từng phòng trong khách sạn tại bắt cứ thời điểm nào vì vậy khi một phòng có sự biến động (khách chuyển phòng, bớt khách trong phòng, ) phải viết lại rất khó khăn. • Sử dụng dịch vụ: Khi khách lưu trú trong khách sạn thường hay sử dụng các dịch vụ như: điện thoại, fax, thuê xe, massage, ăn, nước uống,. Nhân viên khách sạn phải ghi nhận lại các phát sinh này để làm báo cáo hay thanh toán với khách sau này. Thông thường trong một khách sạn bộ phận phòng (đăng ký, phân phòng, trả phòng) do nhân viên lễ tân phụ trách, còn phần cung cấp dịch vụ cho khách lại do bộ phận khác đảm trách. Các bộ phận này tuy tách rời nhau nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ vì đối tượng phục vụ đều là khách thuê phòng. • Quản lý khách sạn là một công việc hết sức quan trọng trong lĩnh vực du lịch . Công việc này nếu làm theo cách thủ công thì hiệu quả thường không cao. Thực tế hiện nay một số khách sạn vẫn dùng hệ thống quản lý trên Micros oft Excel với những công việc như: ■ Nhập thông tin cho khách hàng, sửa chữa thông tin về giá, phòng. ■ In hóa đơn, in danh sách phòng trống, phòng có khách. ■ Lưu trữ thông tin các khách hàng đã thuê phòng. • Công việc quản lý khách sạn thủ công như vậy đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ năng. Ví dụ: Khi người quản lý nhập thông tin cho khách hàng, tính toán, in hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng thì mất khá nhiều thời gian cho việc nhập thông tin, việc theo dõi thống kê, tổng hợp dễ bị nhầm lẫn, khó đảm bảo độ tin cậy.4Xác định những yêu cầu của hệ thống mới sẽ xây dựng 2.1 Yêu cầu chức năng Hệ thống sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu đủ lớn để đáp ứng số lượng khách hàng tăng. Máy chủ có khả năng tính toán nhanh, chính xác, lưu trữ lâu dài, bảo mật , Hệ thống mạng đáp ứng khả năng truy cập lớn. Hệ thống mới phải đảm bảo được sẽ thu thập tất cả các thông tin về khách hàng, nhân viên, phòng, dịch vụ , loại phòng, dịch vụ sử dụng, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn phòng, thống kê , tra cứu. Lập danh sách, bảng biểu. giúp cán bộ quản lý nắm rõ thông tin cần thiết. Hệ thống bao gồm: • Quản lý nhân viên. • Quản lý khách. • Quản lý phòng. • Quản lý hàng hóa dịch vụ. • Quản lý đăng ký thuê phòng. • Quản lý thông tin nhận phòng. • Quản lý việc trả phòng. Khách thuê phòng làm thủ tục đăng ký đặt phòng, nhân viên khách sạn (lễ tân) căn cứ vào yêu cầu của khách về loại p hòng, ngày bắt đầu thuê, số lượng phòng nếu đáp ứng được thì lưu vào trong máy tính. Phần này có thể truy tìm nhanh được các khách hàng đã từng lưu trú tại khách sạn. Khi khách đến thuê phòng, nếu là khách đoàn đã làm thủ tục đặt phòng từ trước, lễ tân làm các thủ tục để tiếp nhận khách và phân bổ phòng cho từng khách trong đoàn. Nếu là khách lãng lai chưa đặt phòng trước thì lễ tân làm luôn thủ tục đặt phòng đoàng thời bố trí phòng ngay cho khách. Khi phân bổ vào phòng phải thực hiện cho dứt điểm cho từng đoàn. Nhiều người có thể được phân cùng một phòng. Trong khi khách lưu trú, bộ phận Lễ tân phải cập nhật tất cả các dịch vụ phát sinh của khách như : điện thoại, fax, giặt ủi, để lưu và máy tính. Bộ phận nhà hàng cũng sẽ cập nhật các chi phí của khách về: ă n, uống,.dữ liệu sẽ được lưu duy nhất trên máy chủ để khi trả phòng sẽ chỉ thanh toán tại quầy lễ tân.