Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các doanh nghiệp dệt may Việt Nam đứng trước nhiều cơ hội mở rộng thị trường xuất khẩu, song cũng phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt từ cả các đối thủ trong nước và quốc tế. Để nâng cao năng lực cạnh tranh và duy trì vị thế trên thị trường, doanh nghiệp buộc phải tối ưu hóa chi phí sản xuất, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong tổng cơ cấu chi phí vận hành, chi phí quản lý hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn lưu động, hạn chế tình trạng thất thoát, gian lận, giảm áp lực thuê kho bãi và bảo đảm quy trình sản xuất được thông suốt.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc quản lý hàng tồn kho tại nhiều doanh nghiệp may mặc vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập. Tại Công ty TNHH May TBT, quá trình thực tập thực tế cho thấy nhiều mặt hàng nguyên phụ liệu bị tồn ứ trong thời gian dài mà chưa có kế hoạch xuất dùng hoặc giải phóng cụ thể, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn và lợi nhuận kinh doanh. Mặc dù công ty đã ban hành một số chính sách xả hàng và cắt giảm hàng tồn, song giá trị và tỷ trọng hàng tồn kho vẫn có xu hướng gia tăng qua các năm.

Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài "Quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH May TBT" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và phương pháp luận về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH May TBT giai đoạn 2019 - 2021, chỉ ra các điểm mạnh, điểm hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có căn cứ khoa học nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đến năm 2025.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hàng tồn kho, trọng tâm là nguyên vật liệu tồn kho tại Công ty TNHH May TBT.
  • Phạm vi nội dung: Toàn bộ thực trạng hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho tại công ty.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH May TBT (Km24, Tỉnh lộ 390, xã Thanh Hải, huyện Thanh Hà, tỉnh Hải Dương).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thực trạng được thu thập và phân tích trong giai đoạn 2019 - 2021; các định hướng và giải pháp đề xuất có tầm nhìn đến năm 2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài tiếp cận vấn đề nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán và giáo trình chuyên ngành quản trị:

  • Khái niệm và bản chất hàng tồn kho: Tác giả trích dẫn định nghĩa của PGS. Nguyễn Anh Tuấn (2019) và quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, xác định hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng vật chất (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa) được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường.
  • Khung phân loại hàng tồn kho: Áp dụng Chuẩn mực kế toán số 02 (Bộ Tài chính, 2001) kết hợp với các tiêu thức phân loại quản trị: theo công dụng/mục đích (lưu trữ cho sản xuất, lưu trữ cho tiêu thụ); theo nhu cầu sử dụng (dùng cho sản xuất kinh doanh, chưa dùng tới, không cần sử dụng); theo vị trí lưu trữ (tại doanh nghiệp, bên ngoài doanh nghiệp).
  • Nội dung quản lý hàng tồn kho: Dựa trên khung lý thuyết từ Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp (TS. Trần Đức Lộc và TS. Trần Văn Phòng, NXB Tài chính, 2008), quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm 3 khâu chính: Lập kế hoạch hàng tồn kho, Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng tồn kho và Kiểm soát hàng tồn kho.
  • Mô hình và kỹ thuật quản lý: Lý thuyết kiểm soát hàng tồn kho chọn lọc ABC dựa trên nguyên lý Pareto (GS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân, Giáo trình Logistics Những vấn đề cơ bản, NXB Lao động - Xã hội) cùng các mô hình dự trữ như EOQ, POQ.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và phân tích số liệu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, số liệu xuất - nhập - tồn kho từ Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty giai đoạn 2019 - 2021.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế phiếu khảo sát sâu (Phụ lục 1) để lấy ý kiến trực tiếp từ các cán bộ thuộc Bộ phận Kho, Bộ phận Kế toán kho và Bộ phận Làm thủ tục xuất nhập hàng về những rào cản trong quy trình luân chuyển thông tin và chứng từ.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Thống kê mô tả, lập bảng biểu so sánh giữa chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện, phân tích tỷ lệ hao hụt, thất thoát nguyên vật liệu qua các năm tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp

Chương 1 xây dựng nền tảng lý thuyết toàn diện về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Mục tiêu quản trị hàng tồn kho: Đảm bảo lượng hàng tồn kho sẵn có nhằm duy trì sản xuất liên tục, không bị gián đoạn; đồng thời giảm thiểu chi phí tồn trữ (chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội của vốn). Hiệu quả luân chuyển hàng tồn kho được đo lường thông qua hệ số vòng quay hàng tồn kho (giá vốn hàng bán chia cho giá trị hàng tồn kho bình quân).
  • Quy trình 3 bước trong quản lý hàng tồn kho:
    1. Lập kế hoạch: Phân tích môi trường bên ngoài (kinh tế quốc tế, pháp luật, nhà cung cấp, áp lực khách hàng) và môi trường nội bộ (tài chính, nhân sự, kho bãi); xây dựng chính sách dự trữ, chính sách sản phẩm, chính sách nhà cung cấp; xác định chỉ tiêu số lượng, giá trị và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
    2. Tổ chức thực hiện: Xây dựng bộ máy quản lý chuyên trách, phân công nhiệm vụ cụ thể; thiết lập quy trình tác nghiệp chuẩn cho khâu nhập kho (5 bước) và xuất kho (5 bước).
    3. Kiểm soát: Xác định chủ thể kiểm soát (Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận); nội dung kiểm soát (số lượng, chất lượng, quy trình); hình thức kiểm soát (định kỳ kết hợp đột xuất).
  • Các nhân tố ảnh hưởng: Làm rõ tác động của các nhân tố bên trong (chất lượng nhân lực, quy mô vốn và kho bãi, mô hình quản lý, tính chất hàng hóa) và nhân tố bên ngoài (nhu cầu thị trường, tính khả dụng của nguồn cung, chu kỳ vận chuyển, thời tiết - thiên tai).

Chương 2: Phân tích thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH May TBT giai đoạn 2019 - 2021

Chương này đi sâu phản ánh bức tranh thực tế tại đơn vị nghiên cứu qua các khía cạnh tổ chức, kinh doanh và quy trình quản trị kho:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Tiền thân là Cơ sở may Thanh Mai, thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0800385084 ngày 27/04/2007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương cấp, chính thức đi vào hoạt động ngày 16/09/2007 với số vốn đầu tư ban đầu 15 tỷ đồng trên diện tích gần 1 ha. Doanh nghiệp lựa chọn mô hình ODM (tự thiết kế, sản xuất) thay vì chỉ thuần gia công CMT. Đến năm 2019, công ty đầu tư trên 40 tỷ đồng xây dựng nhà máy thứ hai tại xã Thanh Bính (huyện Thanh Hà), tạo việc làm cho hơn 500 lao động.
Chỉ tiêu tài chính Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 So sánh 2020/2019 (%) So sánh 2021/2020 (%)
Doanh thu thuần (triệu VNĐ) - - 59.076,9 +0,94 +10,91
Giá vốn hàng bán (triệu VNĐ) - - 54.036,9 -2,97 +10,00
Lợi nhuận gộp (triệu VNĐ) - - 5.766,2 +37,61 +16,94
Chi phí khác (triệu VNĐ) - 1.981,9 124,6 +100,00 -93,71
Lợi nhuận sau thuế (triệu VNĐ) 233,7 -1.127,5 196,8 - -

(Ghi chú: Năm 2020, lợi nhuận sau thuế rơi vào mức âm do phát sinh đột biến chi phí khác từ hoạt động thanh lý tài sản cũ và mua sắm, xây dựng tài sản mới phục vụ mở rộng nhà xưởng).

  • Thực trạng cơ cấu và quy mô nguyên vật liệu: Do đặc thù thành phẩm may mặc xuất khẩu trực tiếp cho khách hàng, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá trị hàng tồn kho, gồm: 62 loại vải (nguyên phụ liệu may chính), 42 loại phụ liệu may (chỉ, khóa kéo, cúc, dây thun, mút áo) và 28 loại phụ liệu đóng gói (nhãn mác, giấy in mã vạch, bìa, thùng chứa).
  • Bộ máy và quy trình quản trị tồn kho:
    • Bộ máy quản lý: Phân định trách nhiệm giữa Bộ phận Phụ trách kho (Thủ kho, Nhóm thu mua, Nhóm nguyên phụ liệu may, Nhóm phụ liệu may, Nhóm phụ liệu đóng gói) và Bộ phận Kế toán kho (Kế toán trưởng, Nhóm nhập kho, Nhóm xuất kho, Nhóm làm thủ tục xuất nhập hàng, Nhóm xác nhận chứng từ).
    • Lập kế hoạch: Căn cứ vào đơn đặt hàng, định mức kỹ thuật và giá cả thị trường để lập kế hoạch hàng năm, chia theo tháng/quý. Kế hoạch nhập kho tăng từ 12,3 tỷ đồng (2019) lên 13,9 tỷ đồng (2020) và 14,7 tỷ đồng (2021).
    • Quy trình nhập - xuất kho: Áp dụng kiểm tra chất lượng KCS thủ công theo tỷ lệ quy định (dưới 1.000 sản phẩm kiểm tra 100%; 1.000 - 5.000 sản phẩm kiểm tra 40% - 70%; trên 5.000 sản phẩm kiểm tra 30% - 45%).
    • Mã hóa và bố trí mặt bằng kho: Diện tích kho 10.000 m2. Quản lý mã hóa trên hệ thống ERP bằng cách tạo mã Dcode (D5xxxxxx - 7 chữ số) trong giai đoạn phát triển và chuyển sang Mcode (M5xxxxxx) khi nhận đơn hàng chính thức. Kho chia thành các shelf (kho vải 12 shelf 4 tầng; kho phụ liệu may 15 shelf 3 tầng gồm tầng E, F, J; kho đóng gói 1 tầng H gồm 50 ô). Quản lý thời gian lưu kho bằng thẻ màu (Vàng: dưới 2 tuần; Xanh: 2 - 4 tuần; Đỏ: trên 4 tuần).
    • Kiểm soát hàng tồn kho: Định kỳ kiểm kê 2 lần/năm, theo dõi bằng phần mềm kế toán MISA. Tỷ lệ thất thoát nguyên vật liệu có xu hướng giảm dần qua các năm: 1,57% (năm 2019), 1,14% (năm 2020) và 0,97% (năm 2021).
Chỉ tiêu nhập - xuất kho Năm 2019 (triệu VNĐ) Năm 2020 (triệu VNĐ) Năm 2021 (triệu VNĐ)
Tổng giá trị nhập kho 12.300 13.900 14.700
- Nguyên phụ liệu may chính 8.500 9.200 9.800
- Phụ liệu may 3.200 4.000 4.150
- Phụ liệu đóng gói 600 700 750
Tổng giá trị xuất kho 7.700 8.700 7.200
  • Đánh giá tổng hợp:
    • Điểm mạnh: Quy trình nhập/xuất rõ ràng; thời gian biểu tác nghiệp mua hàng được thiết lập trước 3 - 6 tháng; mã hóa và sắp xếp thẻ kho theo màu sắc trực quan; tỷ lệ thất thoát giảm đều.
    • Hạn chế và nguyên nhân: Chưa áp dụng kỹ thuật phân loại khoa học (ABC) mà dựa vào cảm tính; mã Mcode bị khóa cứng không cho phép chỉnh sửa thông tin giá khi có biến động thị trường; số liệu kế toán trên phần mềm MISA nhiều thời điểm không khớp với thực tế kiểm kê tại kho; phụ thuộc lớn vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức dẫn đến thời gian giao hàng dài và chi phí vận chuyển cao.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH May TBT đến năm 2025

Chương 3 đề xuất định hướng và các giải pháp can thiệp cụ thể nhằm giải quyết các tồn tại đã chỉ ra ở Chương 2:

  • Định hướng phát triển: Đưa doanh nghiệp trở thành đơn vị dệt may hàng đầu tỉnh Hải Dương và khu vực phía Bắc đến năm 2025; củng cố các thị trường xuất khẩu Mỹ, Châu Âu và mở rộng sang các quốc gia khác.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện các khâu quản lý:
    1. Hoàn thiện lập kế hoạch: Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ lập kế hoạch; chi tiết hóa kế hoạch nhập kho theo từng giai đoạn tác nghiệp; cân đối nguồn lực tài chính với nhu cầu sản xuất thực tế.
    2. Hoàn thiện tổ chức thực thi: Nâng cao tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự quản lý kho (yêu cầu trình độ tin học và tiếng Anh); định kỳ mở các lớp đào tạo kỹ năng, bồi dưỡng phẩm chất nghề nghiệp; tổ chức đối thoại hàng tháng giữa Ban Giám đốc và nhân viên để giải quyết vướng mắc chứng từ; xây dựng cơ chế thưởng phạt minh bạch.
    3. Hoàn thiện kiểm soát: Tăng cường kiểm tra đột xuất; chuẩn hóa trình độ chuyên môn của nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán (tối thiểu trình độ cao đẳng, vững nghiệp vụ kế toán và hệ thống ERP); thiết lập chế độ đối chiếu số liệu kho định kỳ hàng tuần/hàng tháng để kịp thời xử lý chênh lệch; tổ chức kiểm kê nghiêm ngặt có sự giám sát của kế toán giàu kinh nghiệm.
    4. Ứng dụng kỹ thuật phân loại ABC theo nguyên lý Pareto: Đưa kỹ thuật ABC vào phân chia 3 nhóm nguyên vật liệu để phân bổ nguồn lực kiểm soát tương ứng:
      • Nhóm A: Chiếm 70% - 80% tổng giá trị nhưng chỉ chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho (cần kiểm soát chặt chẽ nhất, đặt hàng chính xác, kiểm kê thường xuyên).
      • Nhóm B: Chiếm 15% - 25% tổng giá trị và khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho (kiểm soát mức độ trung bình).
      • Nhóm C: Chiếm khoảng 5% tổng giá trị nhưng chiếm tới 55% tổng lượng hàng tồn kho (áp dụng quy trình kiểm soát đơn giản, nhập số lượng lớn để giảm chi phí đặt hàng).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và phân tích sâu thực trạng quản lý nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp may mặc sản xuất theo phương thức ODM:

  • Phản ánh trung thực các chỉ số tài chính, số liệu nhập - xuất và tỷ lệ thất thoát nguyên vật liệu qua chuỗi dữ liệu 3 năm (2019 - 2021).
  • Phát hiện rào cản kỹ thuật mang tính thực tiễn trong công tác số hóa: sự thiếu linh hoạt của hệ thống mã hóa vật tư ERP (khi chuyển từ Dcode sang Mcode không thể sửa đổi đơn giá biến động) và sự lệch pha số liệu giữa phần mềm kế toán MISA với sổ sách thực tồn tại kho.
  • Đề xuất mô hình phân loại hàng tồn kho ABC kết hợp với kế hoạch tác nghiệp theo thời gian biểu cụ thể trước ngày xuất hàng (từ 2 đến 6 tháng), tạo cơ sở thực nghiệm cho doanh nghiệp tái cơ cấu quy trình kiểm soát nội bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn về dữ liệu nội bộ và tính bảo mật của doanh nghiệp, đề tài chủ yếu tập trung nghiên cứu đối tượng nguyên vật liệu tồn kho, chưa đi sâu phân tích toàn diện chi phí lưu kho chi tiết (chi phí bảo hiểm, chi phí cơ hội của vốn, chi phí hao mòn nhà xưởng) và nhóm thành phẩm chờ tiêu thụ. Dữ liệu năm 2021 chịu tác động bất thường bởi dịch bệnh COVID-19 khiến doanh nghiệp phải tạm ngừng sản xuất một vài tháng, gây gián đoạn tính liên tục của một số chỉ tiêu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình quản trị chuỗi cung ứng tích hợp (SCM), tính toán số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) cho từng mã vải chính và xây dựng cơ chế tích hợp đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa hệ thống ERP sản xuất với phần mềm kế toán MISA.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề mang lại giá trị tham khảo thực tiễn cho sinh viên các ngành Quản lý công, Quản trị kinh doanh, Quản lý chuỗi cung ứng và Logistics:

  • Cung cấp mẫu biểu thực tế về thời gian biểu tổ chức quản lý tồn kho theo chu kỳ đơn hàng may mặc xuất khẩu (từ khâu nhận đơn, tính định mức, thông báo nhà cung ứng đến thanh lý).
  • Cung cấp sơ đồ quy trình tác nghiệp 5 bước cho hoạt động nhập kho và 4 bước cho hoạt động xuất kho có sự tham gia liên phòng ban (Kinh doanh, KCS, Vật tư, Kế toán, Kho).
  • Minh họa cách tổ chức layout kho bãi với hệ thống shelf nhiều tầng và phương pháp nhận diện tuổi hàng bằng thẻ kho 3 màu (vàng, xanh, đỏ).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH May TBT lựa chọn phương thức sản xuất nào khi mới thành lập và định hướng này có điểm gì khác biệt?
Thời điểm thành lập năm 2007, trong khi hầu hết các doanh nghiệp dệt may trong nước tham gia phương thức gia công đơn thuần (CMT) với giá trị gia tăng thấp, Công ty TNHH May TBT đã định hướng sản xuất theo phương thức ODM (tự thiết kế và sản xuất) để tham gia sâu hơn vào các phân đoạn của chuỗi giá trị dệt may.

2. Quy trình mã hóa nguyên vật liệu trên hệ thống ERP của công ty được thực hiện như thế nào và tồn tại bất cập gì?
Nguyên vật liệu mới phát triển được tạo mã Dcode (D5xxxxxx - 7 chữ số) và có thể sửa đổi thông tin. Khi có đơn hàng chính thức đưa vào sản xuất, Dcode được chuyển đổi thành Mcode (M5xxxxxx) cố định. Bất cập lớn nhất là sau khi gán Mcode, hệ thống khóa cứng thông tin, gây khó khăn cho kế toán trong việc cập nhật đơn giá mới khi thị trường có sự biến động theo mùa vụ hoặc chênh lệch đơn vị tính so với hóa đơn nhà cung cấp.

3. Tỷ lệ thất thoát nguyên vật liệu tồn kho tại công ty trong giai đoạn 2019 - 2021 thay đổi như thế nào?
Tỷ lệ thất thoát nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng giảm dần qua từng năm: đạt 1,57% năm 2019, giảm xuống 1,14% năm 2020 và còn 0,97% năm 2021.

4. Doanh nghiệp quản lý thời gian lưu kho của nguyên phụ liệu bằng công cụ trực quan nào?
Công ty sử dụng bảng thẻ kho gắn theo từng ô/shelf với hệ thống thẻ nhận diện 3 màu sắc dựa trên thời gian nhập: thẻ Vàng (nhập dưới 2 tuần), thẻ Xanh (nhập từ 2 đến 4 tuần) và thẻ Đỏ (nhập trên 4 tuần).

5. Tác giả đề xuất áp dụng kỹ thuật nào để tối ưu hóa công tác phân loại hàng tồn kho tại công ty đến năm 2025?
Tác giả đề xuất áp dụng kỹ thuật phân tích ABC dựa trên nguyên lý Pareto, phân loại toàn bộ nguyên vật liệu thành 3 nhóm (Nhóm A chiếm 70% - 80% giá trị; Nhóm B chiếm 15% - 25% giá trị; Nhóm C chiếm khoảng 5% giá trị) để tập trung nguồn lực kiểm soát thích hợp cho từng nhóm.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Hồng đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về quản lý hàng tồn kho và phản ánh chi tiết thực trạng quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH May TBT giai đoạn 2019 - 2021. Qua việc phân tích các chỉ tiêu tài chính, quy trình nhập - xuất, hệ thống mã hóa và tỷ lệ hao hụt, công trình đã chỉ rõ những thành công trong việc giảm thiểu thất thoát cũng như những điểm nghẽn về công nghệ và quy trình kiểm soát nội bộ. Các giải pháp đề xuất, đặc biệt là việc ứng dụng kỹ thuật phân tích ABC và hoàn thiện cơ chế phối hợp liên phòng ban, có giá trị ứng dụng thực tiễn nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí dự trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh đến năm 2025.