CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CÔNG TÁC QUAN LÝ DỰ ÁN DAU TƯ TẠI BAN QUAN LÝ DỰ ÁN 1. Khái niệm quản lý dự án Theo TS. Nguyễn Văn Đáng (2005), Quản lý dự án xây dựng, NXB Tổng hợp Đồng Nai, QLDA là lập kế hoạch tông thé, điều phối và kiểm soát một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, nhằm đảm bảo sự hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và các yêu cầu kỹ thuật đã được xác định trước cũng như cách thức và chất lượng thực hiện Theo PGS. Trịnh Quốc Thắng (2013), Quản lý DAĐTXD, NXB Xây dựng, QLDA là điều khiển một kế hoạch đã được hoạch định trước và những phát sinh xảy ra, trong một hệ thống bị ràng buộc bởi các yêu cầu về pháp luật, về tổ chức, về con người, về tài nguyên nhăm đạt được các mục tiêu đã định ra về chất lượng, thời gian, giá thành, an toàn lao động và môi trường Theo PGS.TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án dau tr, QLDA là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Nguyễn Thế Quân (2016), Bài giảng môn học Quản lý dự án nâng cao, Đại học Xây dựng, Hà Nội, QLDA bao gồm ba giai đoạn chủ yếu là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Trong quan lý dự án, công tác quan lý thời gian và tiễn độ đóng vai trò quan trọng hơn so với môi trường hoạt động sản xuất liên tục vì nhu cầu kết hợp phức tạp giữa các công việc, đặc biệt trong những trường hợp dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thê của khách hàng. Vai trò của quản lý dự án Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và kịp thời điều chỉnh trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng. Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Các chức năng của quản lý dự án Hoạch định: Xác định rõ phương hướng hành động, thực hiện từ giai đoạn bắt đầu hình thành dự án đến khi đưa dự án vào hoạt động. Công tác hoạch định đòi hỏi phải có sự tham gia của các thành viên với khả năng tiên lượng cao về mốc thời gian, tài nguyên thực hiện. Tô chức: Tô chức bộ máy, sap xêp nhân lực có chuyên môn phù hợp với công việc, xác định môi liên hệ giữa các cá nhân và bộ phận, quy định rõ vê báo cáo và thông tin lẫn nhau. Phân công: Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, hình thành đội ngũ thành phân, cơ câu đảm nhiệm.
Hướng dan: Huong dẫn các bộ phận cách thức vận hành dự án theo nhiệm vụ được giao. Kiểm soát: Thiết lập hệ thống đo lường theo dõi, dự đoán những biến động của dự án về quy mô, kinh phí, thời gian nhằm điều chỉnh ngăn ngừa, giảm thiểu kịp thời những tác dụng xấu đến dự án. Quá trình theo déi được báo cáo kiểm tra liên tục, kịp thời. Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án bao gồm 3 mục tiêu chính: - Hoàn thành dự án, công trình đảm bảo chất lượng, kỹ thuật.
- Thời gian hoàn thành đúng tiến độ. - Trong phạm vi ngân sách được duyệt. Vé mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thê biêu diễn theo công thức sau: C=f(P,T,S) [3, 11] Trong đó: C: chi phí P: Mức độ hoàn thành các công việc T: Yếu tố thời gian S: phạm vi dự án Phương trình trên cho thay, chi phí là một hàm của các yêu tố: Mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung chi phí dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng.
Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ dẫn đến phát sinh chi phí, mặt khác thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả của công nhân do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo. làm tăng các chi phí máy và nhân công. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án.
Tuy nhiên trong các trường hợp cụ thê, để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó đề thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thé một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác cần phải thay đổi, do đó, việc đánh đôi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác. Các mục tiêu của quản lý dự án không chỉ gói gọn trong ba tiêu chí cơ bản về chat lượng, thời gian và chi phí như đã nói ở trên mà các chủ thé tham gia vào dự án xây dựng công trình còn phải đạt được các mục tiêu khác như: an ninh, an toàn lao động, vệ sinh và bảo vệ môi trường. Các mô hình quản lý dự án Có nhiều mô hình tô chức quan lý dự án. Tùy thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại các mô hình tô chức dự án cho phù hợp.
Căn cứ vào điều kiện năng lực của các nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án có thé chia tổ chức quản lý dự án thành hai nhóm chính là thuê tư vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án và mô hình chìa khóa trao tay) và hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Đối với hoạt động đầu tư trong doanh nghiệp, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án, các mô hình tô chức quan ly dự án được chia cụ thé hơn thành: mô hình tổ chức quan lý dự án theo chức năng, tô chức chuyên trách dự án và tổ chức quản ly dự án dang ma trận. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Mô hình chủ dau tư trực tiếp quan lý dự án là hình thức tổ chức quan lý ma chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tô chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án dé quan ly việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền. Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm đề quản lý dự án.
Trong trường hợp chủ đầu tư thành lập ban quan lý dự án dé quản lý thì ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Ban quản lý dự án đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và được chủ đầu tư cho phép, nhưng không được thành lập các ban quản lý dự án trực thuộc dé thực hiện việc quản lý dự án. Chủ dau tư Có bộ máy đủ năng lực Chu đâu tt lập ra Tự thực hiện Ban quản lý dự án Nguôn: Giáo trình quản lý dự án — NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Hình 1.1: Mô hình chú đầu tư trực tiếp quản lý dự án Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án có những ưu nhược điểm sau đây: - Ưu điểm: Tận dụng nhân sự sẵn có của chủ đầu tư, giúp chủ đầu tư có thé theo đõi dự án một cách trực tiếp, từ đó gia tăng hiệu quả của công tác quản lý dự án, tiết kiệm chỉ phí cho chủ đầu tư. - Nhược điểm: Khó áp dụng với các dự án lớn, có hàm lượng khoa học kĩ thuật cao do vượt quá kiến thức của các cán bộ quản lý dự án của chủ đầu tư.
Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án Mô hình chủ nhiệm điều hành DA là mô hình mà trong đó chủ đầu tư giao cho Ban QLDA chuyên ngành hoặc thuê tô chức tư van quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô và tính chất DA làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện DA. Chủ nhiệm điều hành DA là một pháp nhân độc lập, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện DA. Mọi quyết định của chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện DA sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vấn QLDA. Mô hình này áp dụng cho những DA quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp.
Chủ đầu tư | Chủ nhiệm điều hành dự án 'Tổ chức thực 'Tổ chức thực hiện dự án I hiện dự án H Nguồn: Giáo trình quản lý dự án — NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Hình 1.