Tổng quan nghiên cứu

Hệ thống mạng lưới thông tin - thư viện tại Việt Nam hiện có khoảng gần 30.000 đơn vị hoạt động trên cả nước. Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ đều gặp rào cản lớn về tài chính khi chi phí đầu tư cho một phần mềm quản trị thư viện tích hợp thương mại nước ngoài dao động khoảng 3 tỷ đồng, hoặc phần mềm thương mại nội địa khoảng 500 triệu đồng. Trước đòi hỏi đổi mới căn bản giáo dục đại học và tiêu chuẩn kiểm định quốc tế AUN-QA, việc chuyển đổi sang phần mềm mã nguồn mở là hướng đi tất yếu.

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình quản trị tài nguyên thông tin và cung cấp dịch vụ số trong điều kiện ngân sách hạn chế. Mục tiêu cốt lõi của đề tài là khảo sát thực trạng, đánh giá toàn diện ưu nhược điểm và xác định các yếu tố tác động đến hiệu quả ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha. Phạm vi nghiên cứu được triển khai tại 3 cơ sở giáo dục đại học tiêu biểu trên địa bàn Hà Nội gồm Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Thăng Long, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Tài chính - Ngân hàng Hà Nội và Trung tâm Thông tin Tư liệu Trường Đại học Ngoại ngữ thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2018.

Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu thể hiện qua việc chứng minh phần mềm Koha giúp các thư viện tiết kiệm 100% chi phí mua bản quyền đóng, chuẩn hóa 100% dữ liệu biên mục theo chuẩn quốc tế MARC21 và nâng cao năng suất phục vụ hàng chục nghìn lượt bạn đọc. Kết quả này tạo tiền đề vững chắc cho việc nhân rộng mô hình tại hàng trăm trường đại học, cao đẳng trên phạm vi toàn quốc.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên lý thuyết quản trị thư viện tích hợp hiện đại và các nguyên lý ứng dụng phần mềm mã nguồn mở trong giáo dục. Về mặt pháp lý và chính sách, đề tài bám sát Quyết định số 235/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Dự án ứng dụng và phát triển phần mềm nguồn mở, Chỉ thị số 07/2008/CT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định 7 mục đích sử dụng phần mềm tự do nguồn mở nhằm giảm thiểu vi phạm bản quyền và định hướng sử dụng chuẩn mở.

Khung lý thuyết vận hành dựa trên 5 khái niệm chuyên ngành cốt lõi gồm: phần mềm thư viện, phần mềm mã nguồn mở, hệ thống quản trị thư viện tích hợp, tiêu chuẩn mô tả thư mục và cổng tra cứu trực tuyến OPAC. Mô hình đánh giá phần mềm tích hợp được xác lập qua 3 nhóm tiêu chí:

  • Nhóm tiêu chí kiến trúc kỹ thuật công nghệ thông tin gồm thiết kế mở, bảo mật dữ liệu, hỗ trợ giao thức mạng TCP/IP, HTTP và chuẩn kết nối SIP2 cho công nghệ nhận dạng sóng vô tuyến RFID hoặc mã vạch Barcode.
  • Nhóm tiêu chí nghiệp vụ thông tin - thư viện quốc tế gồm chuẩn biên mục đọc máy MARC21/UNIMARC, quy tắc mô tả ISBD, AACR2, khung phân loại DDC và chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709.
  • Nhóm tiêu chí chức năng gồm 8 phân hệ tác nghiệp hoàn chỉnh: quản trị hệ thống, bổ sung, biên mục, bạn đọc, lưu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, tra cứu trực tuyến OPAC và báo cáo thống kê.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng kết hợp các phương pháp nghiên cứu liên ngành thông tin - thư viện. Cỡ mẫu điều tra thực nghiệm được xác định gồm 30 cán bộ, chuyên gia quản lý thư viện và 300 người dùng tin đại diện cho giảng viên, sinh viên và học viên cao học tại 3 cơ sở nghiên cứu. Phương pháp chọn mẫu phân tầng thuận tiện được lựa chọn nhằm bảo đảm tính đại diện cho 3 mô hình thư viện đặc thù: trường đại học công lập thành viên khối ngoại ngữ, trường đại học tư thục đa ngành và trường đại học tư thục chuyên ngành tài chính ngân hàng.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định lượng kết hợp phỏng vấn sâu là để đo lường chính xác các thông số kỹ thuật, đánh giá mức độ hài lòng thực tế và nắm bắt những rào cản nghiệp vụ từ góc nhìn của cả người vận hành lẫn người sử dụng. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hơn 50 tài liệu khoa học trong nước và quốc tế. Quy trình phân tích dữ liệu thống kê mô tả được tiến hành xuyên suốt trong timeline nghiên cứu từ năm 2014 đến cuối năm 2017, hoàn thiện nghiệm thu năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, khả năng quản trị khối lượng tài nguyên lớn và đa dạng định dạng. Phần mềm Koha thể hiện năng lực vận hành ổn định trên nền tảng cơ sở dữ liệu mở. Tại Đại học Ngoại ngữ, hệ thống quản lý hơn 50.000 bản sách thuộc 8 ngôn ngữ khác nhau, hơn 2.000 cuốn tạp chí và hơn 3.000 luận văn thạc sĩ. Tại Đại học Thăng Long, hệ thống xử lý hơn 15.000 bản sách, 2.550 luận văn khóa luận với mạng lưới 130 máy tính chạy hệ điều hành Ubuntu. Tại Đại học Tài chính - Ngân hàng, quy mô quản lý đạt khoảng 13.000 bản sách và gần 2.000 cuốn luận văn tốt nghiệp.

Thứ hai, mức độ khai thác các phân hệ chức năng có sự chênh lệch rõ rệt. Tỷ lệ ứng dụng phân hệ biên mục và phân hệ lưu thông đạt xấp xỉ 100% tại cả 3 thư viện, giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình xử lý biểu ghi và mượn trả tài liệu. Tuy nhiên, các phân hệ bổ sung, quản lý ấn phẩm định kỳ và công cụ báo cáo thống kê chuyên sâu chỉ mới được khai thác ở mức 40% đến 60% công năng do thói quen quản trị tài chính và đặt mua tài liệu thủ công song song.

Thứ ba, sự phân hóa về nguồn nhân lực tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành. Đại học Thăng Long có đội ngũ 24 cán bộ với 5 thạc sĩ và 4 cử nhân chuyên ngành thông tin - thư viện, cho phép phân bổ nhân lực chuyên trách cho từng khâu. Ngược lại, Đại học Ngoại ngữ chỉ có 6 cán bộ trong đó có 3 cán bộ đúng chuyên ngành thư viện, còn Đại học Tài chính - Ngân hàng chỉ có 3 cán bộ phụ trách đa nhiệm toàn bộ hoạt động thư viện.

Thứ tư, giao diện tra cứu OPAC trực tuyến giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giảm hơn 50% thời gian tra cứu và định vị tài liệu so với phương thức mục lục truyền thống, hỗ trợ người học truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính và thiết bị di động.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chưa đồng bộ trong việc khai thác tính năng bắt nguồn từ hạ tầng phần cứng và trình độ công nghệ thông tin của cán bộ. Koha yêu cầu máy chủ cấu hình tối thiểu CPU 2 GHz, RAM 4GB, dung lượng đĩa cứng 100GB và đường truyền mạng ổn định từ 1MB trở lên. Khi các thư viện chưa đầu tư máy chủ chuyên dụng hoặc thiếu nhân sự quản trị hệ điều hành Linux, việc tùy biến các báo cáo nâng cao theo lệnh SQL trở nên khó khăn.

So sánh với các công trình nghiên cứu quốc tế tại Đại học Jos và Đại học Bowen của Nigeria, cũng như Đại học Bharathidasan của Ấn Độ, các nghiên cứu này đều chỉ ra rằng Koha có ưu thế vượt trội về chi phí và tính linh hoạt nhưng luôn đòi hỏi cán bộ thư viện phải nâng cao năng lực tự làm chủ mã nguồn. Trong thực tế, như khẳng định của giới chuyên môn, phần mềm thư viện thực chất là một quy trình nghiệp vụ thông tin thư viện đã được tin học hóa. Nếu cán bộ không thay đổi tư duy làm việc thủ công thì phần mềm không thể phát huy hết 100% giá trị.

Dữ liệu thực trạng triển khai có thể được mô hình hóa trực quan qua một bảng so sánh tổng hợp hạ tầng giữa 3 đơn vị và một biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ khai thác 8 phân hệ chức năng. Qua đó, người quản lý dễ dàng nhận diện điểm nghẽn ở phân hệ bổ sung và ấn phẩm định kỳ để có kế hoạch tái cấu trúc quy trình nội bộ.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Tăng cường khai thác triệt để 100% các phân hệ phần mềm: Các trung tâm thông tin - thư viện cần kích hoạt và đưa vào vận hành thực tế phân hệ bổ sung, quản lý ấn phẩm định kỳ và phân hệ báo cáo thống kê tự động; đặt mục tiêu nâng tỷ lệ khai thác công năng toàn hệ thống từ 60% lên trên 90% trong giai đoạn 2019 - 2022; chủ thể chịu trách nhiệm chính là Ban Giám đốc các trung tâm thông tin - thư viện.
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và tích hợp công nghệ nhận dạng tiên tiến: Đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ chuyên dụng với cấu hình tối thiểu 16GB RAM, đường truyền cáp quang tốc độ cao trên 100 Mbps và tích hợp đồng bộ công nghệ RFID theo chuẩn SIP2; mục tiêu cắt giảm 70% thời gian xử lý giao dịch mượn trả tự động trong vòng 12 tháng; chủ thể thực hiện là Phòng Quản trị Thiết bị phối hợp với Ban Giám hiệu các trường.
  • Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và năng lực số cho đội ngũ cán bộ: Tổ chức định kỳ 2 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm về biên mục chuẩn MARC21, quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và kỹ năng xử lý hệ điều hành máy chủ; mục tiêu 100% cán bộ làm chủ các tác vụ nghiệp vụ và xử lý được các sự cố kỹ thuật cấp 1; chủ thể thực hiện là Khoa Thông tin - Thư viện phối hợp cùng Công ty Cổ phần Tư vấn và Tích hợp Công nghệ D&L.
  • Xây dựng mạng lưới liên kết và chia sẻ tài nguyên qua giao thức Z39.50: Thiết lập cổng liên kết tra cứu và trao đổi biểu ghi thư mục dùng chung giữa các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội; mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu liên hiệp đạt quy mô hơn 100.000 biểu ghi chuẩn trong thời gian 24 tháng; chủ thể chủ trì là Hiệp hội Thư viện các trường Đại học cùng các đơn vị đối tác.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban Giám hiệu và lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng: Nắm bắt cơ sở khoa học để hoạch định chiến lược đầu tư công nghệ thông tin, tiết kiệm ngân sách mua sắm phần mềm thương mại từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng, đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn kiểm định chất lượng đào tạo AUN-QA.
  • Lãnh đạo và chuyên viên quản trị trung tâm thông tin - thư viện: Tiếp cận quy trình 8 bước triển khai phần mềm Koha chuẩn hóa từ khâu khảo sát, tùy biến, chuyển đổi dữ liệu ISO 2709 đến vận hành thực tế.
  • Chuyên viên kỹ thuật công nghệ thông tin thư viện: Tham khảo cấu hình máy chủ, phương thức tích hợp giao thức Z39.50, cổng an ninh RFID và kỹ thuật tùy biến giao diện trực tuyến OPAC.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Sử dụng làm tài liệu tham khảo học thuật giá trị về ứng dụng mã nguồn mở, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và thực hành chuyên môn nghiệp vụ.

Câu hỏi thường gặp

  • Phần mềm mã nguồn mở Koha giúp các trường đại học tiết kiệm ngân sách như thế nào? Koha giúp các trường tiết kiệm hoàn toàn 100% chi phí mua bản quyền phần mềm đóng, vốn có giá từ 500 triệu đồng đối với phần mềm trong nước và khoảng 3 tỷ đồng đối với phần mềm quốc tế. Nhà trường chỉ cần chi trả khoản kinh phí dịch vụ triển khai ban đầu và phí bảo trì kỹ thuật hàng năm với mức chi phí rất thấp.

  • Phần mềm Koha có đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện quốc tế không? Koha tuân thủ 100% các tiêu chuẩn thông tin - thư viện quốc tế, bao gồm khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709, quy tắc mô tả AACR2, ISBD, khung phân loại DDC và giao thức truyền tải dữ liệu Z39.50 giúp kết nối cơ sở dữ liệu từ xa dễ dàng.

  • Yêu cầu cấu hình phần cứng tối thiểu để triển khai Koha là gì? Để hệ thống vận hành liên tục 24/7 và ổn định, máy chủ cần có cấu hình tối thiểu gồm CPU 2 GHz, dung lượng bộ nhớ trong RAM 4GB, ổ đĩa cứng trống 100GB và kết nối mạng Internet ổn định với băng thông từ 1MB trở lên cho các giao dịch trực tuyến.

  • Nguyên nhân khiến một số thư viện chưa khai thác hết tính năng của Koha là gì? Nguyên nhân chủ yếu do lực lượng nhân sự tại một số đơn vị còn mỏng, như tại Đại học Tài chính - Ngân hàng chỉ có 3 cán bộ kiêm nhiệm, cùng với thói quen quản lý thủ công các khâu bổ sung sách và thiếu nhân sự chuyên trách công nghệ thông tin để vận hành lệnh báo cáo SQL chuyên sâu.

  • Quy trình 8 bước triển khai ứng dụng phần mềm Koha gồm những giai đoạn nào? Quy trình chuẩn hóa gồm: Khảo sát thu thập yêu cầu; Tư vấn thống nhất phương án; Chuẩn bị máy chủ và dữ liệu; Cài đặt cấu hình hệ thống; Đào tạo cán bộ; Kiểm tra đánh giá nghiệm thu; Đưa hệ thống vào vận hành chính thức; Tổng kết và chuyển giao dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

Kết luận

  • Luận văn đã chứng minh tính ưu việt của phần mềm mã nguồn mở Koha như một giải pháp đột phá về kinh tế và công nghệ cho mạng lưới gần 30.000 thư viện tại Việt Nam.
  • Khảo sát thực chứng tại 3 trường đại học tiêu biểu ở Hà Nội khẳng định Koha đáp ứng xuất sắc các tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế MARC21, AACR2, DDC và quản trị hiệu quả hơn 50.000 tài liệu số.
  • Nghiên cứu chỉ rõ các hạn chế về cơ sở hạ tầng, sự thiếu hụt nhân lực chuyên môn và thói quen chưa khai thác đồng bộ các phân hệ bổ sung và báo cáo.
  • Hệ thống 4 nhóm giải pháp toàn diện được đề xuất tạo kim chỉ nam rõ ràng cho các nhà quản lý từ khâu kỹ thuật, đào tạo nhân sự đến liên kết chia sẻ dữ liệu qua giao thức Z39.50.
  • Kết quả nghiên cứu đóng góp nguồn ngữ liệu học thuật và thực tiễn vững chắc, thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình hiện đại hóa và hội nhập quốc tế của ngành thông tin - thư viện Việt Nam. Các cơ sở giáo dục đại học cần chủ động chuyển đổi sang giải pháp mã nguồn mở ngay trong giai đoạn chuyển đổi số giáo dục hiện nay.