CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT CUA DE TÀI trong mọi lĩnh vực và moi ngành nghề. Việc nấm bất những ứng dụng của khoa học kĩ thuật và dp dụng nó vào phục vụ cuộc sống con người là một việc làm quan trọng và thực sự cần thiết. Chúng ta hãy tưởng tượng trong một lan tiến hành tính toán, viết báo cáo tổng kết cho một lớp hay một khối lớp. Nếu không có sự trợ giúp của máy tính, chúng ta sẽ thấy công việc nay không dé chút nào.
Hàng trăm con số, các số liệu, dữ liệu. thường xuyên được cập nhật và mỗi khi thay đổi, chúng ta phải lục lại những giấy tờ có liên quan rồi sửa lại hoặc bổ sung. Và công việc khó khăn hơn nếu chúng ta quản lí nhiều khối lớp hoặc cả trường. Bởi nếu có một sai sót nhỏ thì bạn phải làm lại từ đầu.
Chính vì lí đo này, các nhà tin học đã mô hình hoá và tổ chức các thông tin của thế giới đưa vào máy tính nhằm giúp cho việc xử lí các thông tin dễ đàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Thực tế cho thấy hiện nay cách quản lí các công việc có khối lượng lớn ngày càng có hiệu quả hơn khi chúng ta xây dựng mô hình trên hệ thống cơ sở dữ liệu và đặc biệt là trên phần mém Access. Microsoft Access là một trong những phẩn mềm ứng dụng của bộ phin mềm Microsoft Office. Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, nó trợ giúp cho người sử dung lưu trữ thông tin bên ngoài đưa vào máy tính dưới dang các bing và có thể tính toán, xử lí trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ.
Ưu điểm của chương trình quản lí trên Access: - Di liệu được bảo toàn và tập trung Thao tác với dữ liệu được dé dang Thông tin trên giao diện xử lí phong phú Microsoft Access là phan mềm được đưa vào Việt Nam trong những năm gắn đây nhưng chưa được sử dụng phổ biến như các phần mềm khác. Song nếu chúng ta đi sâu tìm hiểu Access thì ta thấy Access có những đặc tính ưu việt hơn, nổi bật là tính đơn giản, hiệu quả, dé sử dung và có thể tạo ra những ứng dụng mà không cẩn quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh. Khái quát về Access: 2.1 Microsoft Access là gì? Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở đữ liệu quan hệ. cho phép chúng ta tạo, nhập, lưu, xử lí các dữ liệu Cơ sở dữ liệu quan hệ: là một tập hợp dữ liệu (thông tin) có tổ chức và liên quan đến một chủ để hay mục đích cụ thể nào đó.
Trong một bảng dữ liệu phải có sự đồng nhất về kiểu đữ liệu và ý nghĩa. Đặc điểm của Mierosoft Access: © — Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tổn tại, miễn giá trị. của dữ liệu bên trong các bang một cách chặt chẽ. Với công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng se — Với công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) sé hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cẩn quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào e Với kiểu trường đối tượng kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin cơ sở đữ liệu Access các ứng dụng khác trên Windows như: tập tin văn bản Word, bản tính Excel, hình ảnh BMP, âm thanh WAY.
e© Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin: tất cả các đối tượng của một đối tượng chỉ được lưu trong một tập tin cơ sở dữ liệu đuy nhất, đó là tập tin cơ sở di liệu Access (MDB) e Ung dụng có thé sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở đữ liệu được bảo mật tốt e© — Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác, có thể chuyển đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng như Word, Excel, Fox, dBase, HTML.2 Hộp thoại tạo mới tập tin cơ sở dữ liệu Access ; Là hộp thoại xuất hiện đấu tiên ngay sau khi chúng ta khởi động Microsoft Access, với hộp thoai này cho phép chúng ta chọn lựa các hành động sau: Blank Access database: Khi chúng ta muốn tạo mới hoàn toàn một tắp tin cơ sở dữ liệu Access trắng (tập tin MDB rỗng) Access database wizards: khi chúng ta muốn tạo mới một tập tin cơ sở dữ liệu Access, các trang Web và các ứng dụng kết nối trực tiếp vào SQL Server dựa trên sự hướng dẫn của công cụ trình thông minh của Microsoft Access để có thé tạo nhanh một số ứng dung quản lí đơn giản đã có sẵn trong Microsoft Access như: quản lí bang từ video, học sinh và lớp, địa chỉ khách hang. Open an Existing đatabase: Khi chúng ta muốn mở một tập tin cơ sở dữ liệu Access đã được tạo trước đó 2.3 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access: Truy vấn đữ liệu Lưu trữ đữ liệu 1B GLCI IOCSEH - Database Bang (Table): là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc cơ sở dữ liệu. Bên trong một bảng, dif liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng Truy vấn (query): là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) hoặc công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lọc dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xoá) trên các bang. Truy vấn bằng thí du là một công cụ hỗ trợ việc thực hiện các truy vấn mà không cắn phải viết các lệnh SQL, mà chủ yếu dùng kĩ thuật kéo- thả (Drag- Drop) trên cơ sở đổ hoa Biểu mẫu (Form): cho phép người sử dụng xây dựng nên các màn hình ding để cập nhật hoặc xem di liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng Báo cáo (Report): cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bang, sau đó sắp xếp lại và định dang theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể đưa kết xuất này ra màn hình hoặc máy in hoặc các dang tập tin Word/ Excel Tập lệnh (Maero): là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn.
mà khong cần phải biết gì nhiều về ngôn ngữ lập trình Visal Basic Bộ mã lệnh (Module): Với ngôn ngữ Visa! Basic cho phép người sử dụng xây dựng các hàm hoặc thủ tục của riêng mình để thực hiện một hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng công cụ tập lệnh, hoặc với mục đích cho chương trình chạy nhanh hơn 3.1 Các khái niệm: Bảng: là một bang hai chiểu dùng lưu trữ thông tin di liệu trong Microsoft Access, gồm có nhiều cột và nhiều đòng. Cột (Field): trong cùng một cột của môt bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày, logic. ate sốđặc trưng của cột: tên cột (field name): tối đa 255 kí tự - _ loại đữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data type) - chiéu đài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (field size) - gid trị mặc định ban đầu của cột (default value) dữ liệu tại cột có cho phép rỗng không. Dòng (mẫu tin): là một thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng Khoá chính của bảng (primary key): là một thuộc tính được gán cho một hoặc nhiều cột trong bảng (table) nhằm không cho phép nhập trùng nhau (di liệu) hoặc không cho phép để ô trống tại các cột khóa chính.
Ngoài ra có thể dựa theo nội dung các cột khoá chính để chỉ ra một dòng dữ liệu duy nhất 3.2 Tạo khóa chính cho bảng Mục đích: Giúp chúng ta tạo các quan hệ giữa các bảng với nhau và đồng thời để cho Microsoft Access tự động kiểm tra dữ liệu khi người sử dung nhập vào bảng là đúng đắn. Chỉ được tạo khóa chính cho một cột hay những cột không có nội dung trùng nhau hay không có ô trống 3.3 Các hình thức của bảng (Table) o Datasheet View: nhiều cột nhiều dòng 5 Design View: nhìn thấy cấu trúc của bảng (không thấy các dòng dữ liệu) bao gồm tên cột, kiểu dữ liệu.4 Thiết lập quan hệ giữa các bảng: 3.1 Tại sao phải tạo lập quan hệ cho các bảng Sau khi thiết kế các bảng. chúng ta chỉ mới có cấu trúc các bảng chứ chưa có các thông tin quan hệ (liên hệ) giữa các bing với nhau, Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft Access quản lí các đữ liệu được hợp lí hơn và đồng thời thông qua các mối quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có quan hệ.2 Các loại quan hệ giữa hai bảng trong Microsoft Access © MộI- một (one to one): được sử dụng mô tả mối quan hệ một- một của hai bing với nhau se Một- nhiều (one to many): được sử dụng mô tả mối quan hệ một- nhiều của hai bảng với nhau. Đôi khi có thể nói ngược lại là mối quan hệ nhiều ~ một Các quy tắc ràng buộc giữa các cột quan hệ: - Tu động cập nhật các cột quan hệ (Cascade Update Related Fields): khi có đánh dấu vào 6 kiểm tra này, nếu thay đổi giá trị trên cột quan hệ bên nhánh một thì Microsoft Access sẽ tự động cập nhật lại cấc giá trị trong bảng bên nhánh nhiều.
Ngược lại khi không đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu có tổn tại đữ liệu bên nhánh nhiều thì chúng ta không thể sửa đổi giá trị của cột quan hệ bên nhánh một - Tu động xoá các mẫu tin quan hệ (Cascade Delete Related records): khi có đánh dấu vào ô kiểm tra này, Microsoft Access sẽ tự đông xoá các dòng bên mối quan hệ nhiều nếu mẫu tin bên mối quan hệ một bị xoá đi Lưu ý: Trong quá trình xây dựng một ứng dung bên trong của Microsoft Access bao giờ sau khi thiết kế các bảng thì việc kế tiếp là chúng ta tạo ra các quan hệ giữa các bang trong ứng dụng và sau đó mới nhập dữ liệu trong các bing. Khi đó các bang tại thời điểm này là rỗng (không có dòng dữ liệu nào cả) sẽ giúp cho việc tao quan hệ được dễ dàng hơn.