Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Mỏ - Địa chất trải qua bề dày hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đã đào tạo cho đất nước gần 66.000 kỹ sư, 4.000 cử nhân cao đẳng, trên 5.000 thạc sĩ và gần 400 tiến sĩ. Trước yêu cầu đổi mới căn bản và toàn diện nền giáo dục theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 8 khóa XI cùng việc chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ, vai trò tự học và tự nghiên cứu của người học trở thành yếu tố quyết định chất lượng đào tạo. Thực tiễn này đặt ra áp lực lớn đối với Trung tâm Thông tin - Thư viện nhà trường trong việc đảm nhận vai trò cầu nối tri thức và cung cấp học liệu chuyên ngành.

Mặc dù mỗi năm học trung tâm phục vụ hơn 100.000 lượt người dùng tin và lưu thông trên 150.000 lượt tài liệu, công tác tổ chức và hoạt động tại đây vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Các bất cập tập trung ở nguồn tài liệu chuyên ngành còn hạn chế, các sản phẩm và dịch vụ thông tin chưa đa dạng, công tác xử lý nghiệp vụ còn sơ sài và cơ sở vật chất chưa đồng bộ.

Mục tiêu nghiên cứu trọng tâm của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện, tiến hành khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2017. Trên cơ sở đó, tác giả xây dựng hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng cao nhằm tối ưu hóa tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng hoạt động. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị tài nguyên thông tin, tối ưu hóa nguồn ngân sách bổ sung tài liệu đã tăng từ 540 triệu đồng trong giai đoạn 2011-2015 lên mức 750 triệu đồng vào năm 2016, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng phép biện chứng duy vật về mối quan hệ giữa "nội dung" và "hình thức". Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, cơ cấu tổ chức bộ máy đóng vai trò là hình thức, còn các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn chính là nội dung. Mối quan hệ tương hỗ này khẳng định rằng sự phát triển của các hoạt động thư viện đòi hỏi phải kiện toàn cơ cấu tổ chức tương ứng, đồng thời một bộ máy tinh gọn, khoa học sẽ tạo động lực trực tiếp thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, luận văn áp dụng khung quản trị thư viện đại học theo định hướng chuẩn hóa quốc gia, căn cứ theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL về Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học cùng Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10. Nghiên cứu làm rõ 5 khái niệm cốt lõi:

  • Tổ chức cơ quan thông tin - thư viện: Việc sắp xếp, bố trí nguồn lực gồm nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí thành một cơ cấu hợp lý nhằm đạt hiệu quả vận hành tối đa.
  • Hoạt động thông tin - thư viện: Tổng thể quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản và phổ biến tài liệu, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới người sử dụng.
  • Nguồn lực thông tin: Toàn bộ vốn tài liệu truyền thống và hiện đại (tài liệu in, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu) được xử lý theo các chuẩn nghiệp vụ.
  • Người dùng tin và nhu cầu tin: Khách thể phục vụ trung tâm, nơi nhu cầu tiếp nhận tri thức xuất phát từ quá trình học tập, nghiên cứu và quản lý.
  • Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện: Kết quả trực tiếp của công tác xử lý và đóng gói thông tin nhằm thỏa mãn tối đa đòi hỏi của người dùng.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp (báo cáo thường niên, số liệu thống kê tài chính, hồ sơ vốn tài liệu của trung tâm) và nguồn dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát thực địa. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được triển khai với cỡ mẫu điều tra là 200 phiếu hỏi, chia thành 3 nhóm đối tượng đại diện: 10 phiếu dành cho cán bộ quản lý và lãnh đạo; 20 phiếu dành cho cán bộ nghiên cứu và giảng dạy; 170 phiếu dành cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên.

Kết quả thu về đạt 195 phiếu hợp lệ, tương ứng tỷ lệ phản hồi 98%. Trong đó, nhóm cán bộ quản lý đạt 10/10 phiếu (100%), nhóm giảng viên đạt 20/20 phiếu (100%), và nhóm người học đạt 165/170 phiếu (97%). Luận văn sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ và tổng hợp tài liệu chuyên ngành. Việc lựa chọn các phương pháp phân tích này giúp định lượng chính xác hành vi, tần suất và mức độ hài lòng của từng nhóm độc giả đối với hệ thống dịch vụ thư viện trong mốc thời gian nghiên cứu từ năm 2011 đến năm 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực chứng đã làm sáng tỏ 4 nhóm phát hiện cốt lõi về tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất:

  • Thứ nhất, cơ cấu nhân lực có trình độ học vấn cao nhưng mất cân đối về chuyên ngành đào tạo: Đội ngũ gồm 22 cán bộ cơ hữu và 3 cộng tác viên công nghệ thông tin. Có 95,45% cán bộ đạt trình độ từ đại học trở lên, trong đó có 4,55% là Phó Giáo sư và 18,18% đang theo học Thạc sĩ. Tuy nhiên, chỉ có 45% cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện, còn 55% thuộc các chuyên ngành khác. Tỷ lệ nhân sự nữ chiếm 63,64% và nhân sự nam chiếm 36,36%.
  • Thứ hai, nhu cầu khai thác tài liệu truyền thống và tiếng Việt áp đảo: Người học (sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh) chiếm 84% tổng số người dùng tin, giảng viên chiếm 11%, cán bộ lãnh đạo chiếm 5%. Nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Việt chiếm tới 87%, tiếng Anh chiếm 10% và các ngôn ngữ khác chiếm 3%. Về loại hình, 80% người dùng ưu tiên tài liệu in truyền thống, 52% sử dụng tài liệu điện tử và 18% tiếp cận các định dạng khác.
  • Thứ ba, nhu cầu tin phân hóa mạnh theo chuyên ngành kỹ thuật đặc thù: Tỷ lệ người dùng quan tâm đến tài liệu ngành Địa chất cao nhất với 49%, tiếp theo là Xây dựng 39%, Dầu khí 38%, Mỏ 37%, Kinh tế 32%, Cơ điện 28%, Trắc địa 24%, Công nghệ thông tin 18% và Môi trường 13%.
  • Thứ tư, tần suất tiếp cận thư viện ở mức trung bình: Có 33% người dùng khai thác thông tin hàng ngày, 50% sử dụng với tần suất 1-2 lần mỗi tuần, 12% truy cập 1-2 lần mỗi tháng và 5% hiếm khi sử dụng thư viện. Cơ sở vật chất có tổng diện tích 1.540 m2 phân bố tại 3 tầng nhà C và khu ký túc xá, quản lý 60 máy tính kết nối mạng, 4 máy tra cứu chuyên dụng và phần mềm quản trị Kipos.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến việc công tác xử lý tài liệu còn sơ sài bắt nguồn từ tỷ lệ 55% cán bộ chưa qua đào tạo chính quy về nghiệp vụ thông tin - thư viện. Sự thiếu hụt kỹ năng biên mục chuyên sâu và phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của 12.152 biểu ghi thư mục và 5.361 biểu ghi sách hiện có trên hệ thống. Bên cạnh đó, việc chỉ có 10% độc giả tìm đọc tài liệu tiếng Anh phản ánh rào cản ngoại ngữ lớn trong sinh viên khối kỹ thuật, khiến nguồn sách ngoại văn gồm 1.685 tên tài liệu (2.085 cuốn) và cơ sở dữ liệu số quốc tế ProQuest chưa được khai thác hết tiềm năng.

Dữ liệu phân bố nhu cầu theo chuyên ngành đào tạo có thể được mô hình hóa hiệu quả qua biểu đồ cột trực quan, làm nổi bật sự vượt trội của nhóm ngành truyền thống (Địa chất 49%, Mỏ 37%, Dầu khí 38%) so với các ngành phụ trợ. Bảng cơ cấu lao động theo các phòng ban chức năng (phòng Nghiệp vụ chiếm 23% nhân lực, phòng Đọc và phòng Mượn mỗi phòng chiếm 14%, phòng Mạng máy tính chiếm 14%) cho thấy mô hình tổ chức vẫn còn dàn trải, chưa tập trung đúng mức cho việc phát triển tài nguyên số.

So với các nghiên cứu tương đồng tại các trường đại học kỹ thuật, trung tâm có lợi thế lớn khi nhận được sự tài trợ hiện đại hóa từ Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam và chương trình trao tặng sách của Quỹ Châu Á với mức phí xử lý chỉ 5.000 đồng/cuốn. Tuy nhiên, nếu không khắc phục sự chia cắt về mặt bằng 1.540 m2 và cơ chế phục vụ kho đóng, thư viện sẽ khó nâng cao mức độ hài lòng của 84% người dùng là học viên và sinh viên.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm, hệ thống 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất như sau:

  • Kiện toàn cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa năng lực nhân sự: Tái sắp xếp 8 bộ phận chức năng theo hướng liên thông nghiệp vụ; xây dựng kế hoạch bồi dưỡng định kỳ về tin học, ngoại ngữ và kỹ năng biên mục số theo chuẩn quốc tế cho đội ngũ nhân viên. Đặt mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ có chuyên môn thư viện từ 45% lên 80% trong giai đoạn 2018-2020 do Ban Giám đốc Trung tâm phối hợp cùng Phòng Tổ chức cán bộ chủ trì thực hiện.
  • Xây dựng và hiện đại hóa nguồn lực thông tin số: Bổ sung tài liệu chuyên ngành mũi nhọn có chọn lọc; đẩy mạnh số hóa 100% luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ (hiện có 6.418 cuốn bản in và 5.126 cuốn bản điện tử) cùng 656 giáo trình nội sinh. Đặt mục tiêu nâng tỷ trọng sử dụng tài liệu điện tử từ 52% lên 75% vào năm 2022, do Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ phối hợp Phòng Công nghệ thông tin triển khai.
  • Nâng cấp cơ sở vật chất và không gian học tập tích hợp: Thiết kế lại 1.540 m2 diện tích mặt bằng theo mô hình không gian học tập chung (Learning Commons); chuyển đổi toàn diện mô hình kho đóng sang kho mở; trang bị thêm 40 máy trạm tra cứu, nâng cấp phần mềm tích hợp Kipos và tối ưu hóa hạ tầng mạng wifi giai đoạn 2018-2019 dưới sự phê duyệt của Ban Giám hiệu nhà trường.
  • Phát triển sản phẩm, dịch vụ và đẩy mạnh marketing thư viện: Thiết lập dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, phổ biến thông tin có chọn lọc phục vụ trực tiếp cho 11% người dùng là giảng viên, nhà nghiên cứu; tổ chức khóa đào tạo kỹ năng thông tin cho 100% sinh viên năm thứ nhất vào đầu mỗi năm học, do Tổ Phục vụ bạn đọc đảm nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng:

  • Cán bộ quản lý và lãnh đạo thư viện đại học: Nắm vững phương pháp đánh giá thực trạng tổ chức, phương thức phân bổ 22 cán bộ chuyên trách hợp lý và cách thức điều hành ngân sách từ 540 triệu lên 750 triệu đồng phục vụ công tác hiện đại hóa thư viện.
  • Giảng viên và nhà nghiên cứu ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Sử dụng làm nguồn tài liệu tham khảo giàu tính thực tiễn về đo lường nhu cầu tin của khối ngành kỹ thuật đặc thù, phân tích mối quan hệ giữa tổ chức bộ máy và hoạt động phục vụ bạn đọc.
  • Học viên cao học và sinh viên ngành Quản lý thông tin: Tiếp cận phương pháp thiết kế mẫu phiếu hỏi phân tầng với 200 đối tượng khảo sát đạt tỷ lệ thu hồi 98%, đồng thời học hỏi kỹ thuật phân tích số liệu thống kê trong đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin.
  • Chuyên viên phát triển công nghệ thư viện và tài nguyên số: Tham khảo mô hình triển khai phần mềm quản trị tích hợp Kipos, giải pháp số hóa hơn 5.126 tài liệu nội sinh và phương thức liên kết chia sẻ cơ sở dữ liệu khoa học giữa các trường đại học trong nước.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn giải quyết vấn đề cốt lõi nào trong hoạt động thư viện trường đại học?
Luận văn giải quyết sự thiếu đồng bộ giữa mô hình tổ chức truyền thống và yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại Trường Đại học Mỏ - Địa chất. Bằng chứng khảo sát từ 195 độc giả đã chỉ ra những điểm nghẽn về cơ cấu 55% nhân sự chưa đúng chuyên ngành và sự phân tán của 1.540 m2 mặt bằng sử dụng.

Nhu cầu tài liệu của người dùng tin tại trường có điểm gì đặc thù?
Nhu cầu tập trung cao nhất vào các ngành kỹ thuật mũi nhọn: Địa chất chiếm 49%, Xây dựng 39%, Dầu khí 38% và Mỏ 37%. Trong thực tế, dữ liệu này đòi hỏi thư viện phải chuyển hướng đầu tư trọng điểm vào các bộ sưu tập số chuyên sâu thay vì phân bổ kinh phí dàn trải.

Thực trạng sử dụng tài liệu ngoại ngữ tại trung tâm diễn ra như thế nào?
Khảo sát cho thấy có tới 87% người dùng lựa chọn tài liệu tiếng Việt và chỉ có 10% sử dụng tiếng Anh. Điều này bắt nguồn từ rào cản ngoại ngữ của người học, đòi hỏi trung tâm cần biên soạn thêm các ấn phẩm tóm tắt thông tin khoa học chuyên đề.

Hạ tầng công nghệ thông tin của thư viện đã đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số chưa?
Trung tâm đã trang bị 60 máy tính, 16 camera, 4 trạm tra cứu OPAC và vận hành phần mềm quản trị Kipos. Tuy nhiên, việc liên thông dữ liệu và cung cấp dịch vụ tra cứu trực tuyến vẫn cần được nâng cấp để khai thác hiệu quả hơn 12.152 biểu ghi thư mục hiện hành.

Giải pháp nào mang tính đột phá để nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc?
Giải pháp then chốt là chuyển đổi mô hình kho đóng sang kho mở hoàn toàn, kết hợp chuẩn hóa nghiệp vụ cho 10 cán bộ trái ngành. Đồng thời, thư viện cần tổ chức đào tạo kỹ năng tìm kiếm thông tin cho 100% sinh viên mới nhập học hàng năm.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về mối quan hệ biện chứng giữa công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện trong môi trường giáo dục đại học.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng tại Trường Đại học Mỏ - Địa chất thông qua dữ liệu khảo sát thực chứng từ 195 phiếu hỏi đạt độ tin cậy 98%.
  • Xác định rõ nguyên nhân của các hạn chế về cơ cấu 55% nhân sự trái ngành, sự bất cập của mặt bằng 1.540 m2 và mức độ khai thác tài liệu số mới đạt 52%.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ về kiện toàn bộ máy, chuẩn hóa cán bộ, nâng cấp hạ tầng Kipos và đổi mới dịch vụ thông tin.
  • Đóng góp luận cứ khoa học vững chắc giúp nâng cao chất lượng tự học, nghiên cứu khoa học cho hơn 30.000 học viên và sinh viên toàn trường.

Theo lộ trình tiếp theo trong giai đoạn 2018-2020, trung tâm cần tập trung hoàn thiện công tác bồi dưỡng chuẩn hóa nghiệp vụ và số hóa 100% học liệu nội sinh. Các nhà quản lý và cán bộ thư viện đại học hãy nghiên cứu, áp dụng ngay những giải pháp từ công trình này để nâng tầm chất lượng dịch vụ thông tin tại đơn vị mình.