Chương 1: KHO MỞ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 1.1 Lý luận chung về kho mở 1.1 Khái niệm kho mở Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế tri thức, sự bùng nổ của cách mạng thông tin, các cơ quan thông tin thư viện đã và đang từng bước đổi mới hoạt động của mình để có thể đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc. Có thể nói, phục vụ bạn đọc là một chức năng chính và là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan thông tin - thư viện (TT – TV). Do đó, hiệu quả phục vụ cũng chính là thước đo để đánh giá khả năng hoạt động và sự phát triển của mỗi thư viện, cơ quan thông tin. Làm thế nào để nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các cơ quan TT - TV.
Vì thế, các cơ quan TT - TV đã không ngừng tìm tòi và đổi mới trong công tác phục vụ của mình, từng bước nghiên cứu và đổi mới phương thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở (kho tự chọn), nhờ đó hiệu quả phục vụ từng bước tăng lên đáng kể. Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Ngay từ những năm 70, khái niệm Kho mở đã được các nhà Thư viện học của Thư viện Quốc gia Liên Xô mang tên V.I Lê nin định nghĩa như sau: Kho mở là phương thức phục vụ cho phép bạn đọc tiếp cận kho tàng sách báo của thư viện, tạo điều kiện cho họ xem và chọn sách trực tiếp trên giá. Đồng thời hình thức đó tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện tuyên truyền tích cực, giúp thông báo một cách thiết thực và có hệ thống cho các nhà chuyên môn về thành tựu mới nhất của khoa học và kỹ thuật các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến [12] Theo “Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh – Việt” do dịch giả Phạm Thị Lệ Hương, Lâm Vĩnh Thế và Nguyễn Thị Nga biên dịch từ cuốn “The ALA Glossary of Library and Information Science” năm 1996 đã giải nghĩa từ: Kho sách mở (Open stack) là chỉ bất cứ kệ sách nào của thư viện mà độc giả không bị giới hạn khi sử dụng tài liệu để trên kệ sách [15] Có thể nói, Kho mở (Kho tự chọn) ngày nay không còn xa lạ với bạn đọc của thư viện.
Khi bạn vào bất cứ một hiệu sách hay một siêu thị, thay vì phải thông qua nhân viên bán hàng để lấy những hàng hóa mình có nhu cầu, bạn có thể đến từng 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khu vực hàng hóa, tự chọn cho mình những hàng hóa mình cần. Điều đó sẽ giúp cho bạn rút ngắn được thời gian lựa chọn hàng hóa và có cảm giác thích thú khi tự tay lựa chọn những món đồ bạn thích. Kho mở trong thư viện là kho độc giả trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú.
Bạn đọc đến nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải tra tìm, không phải viết phiếu và điều quan trọng hơn cả là không phải chờ đợi mất thời gian. Bạn đọc sẽ thật thoải mái và đầy hứng thú khi được tiếp xúc trực tiếp với kho tàng tri thức của nhân loại và tự thỏa mãn nhu cầu đọc của mình. Nói cách khác, “Kho mở thực tế có thể coi như một mục lục phân loại khổng lồ trong đó mỗi cuốn sách là một “tở phiếu mục lục” sinh động mà qua đó người đọc có thể xem lướt nội dung của một số tài liệu có cùng nội dung, xếp cạnh nhau, để lựa chọn được tài liệu thích hợp nhất, mà những thông tin thư mục trên tờ phiếu bình thường không giúp họ xác định, đánh giá rõ nội dung như vậy”[25] “Kho mở là kho tài liệu, nơi độc giả tự do chọn lựa và sử dụng những cuốn sách, những tài liệu mà học cần. Họ tự phục vụ bản thân ở mọi khâu: chọn sách, báo… tha hồ đọc lướt các tên sách có cùng chủ đề được sắp xếp gần nhau, tự do lấy tài liệu xuống, rồi lại xếp lên giá, nếu thấy nội dung đó không phù hợp với nhu cầu, công bằng mà nói, độc giả có cảm giác thư viện là nhà, sách được sẵn sàng trên giá để phục vụ họ”[13] Trong những năm gần đây, ngành thông tin thư viện trên thế giới và Việt nam đã có những bước tiến vượt bậc và thay đổi hầu như hoàn toàn về phương thức phục vụ, tất cả đều có chung quan điểm “mở”, thể hiện của nó là thư viện với hình thức kho mở Ở Việt Nam từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở.
Từ cuối năm 1998, khi Câu lạc bộ thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập, phong trào cải tạo thư viện tại các thư viện thành viên đã đẩy lên mạnh mẽ, hầu hết các thư viện đã tiến hành tổ chức quản lý và phục vụ theo hình thức kho mở. Tuy nhiên, mở đến mức độ nào lại tùy thuộc vào điều kiện hay đặc điểm của thư viện. Hiện nay, kho mở được tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ, Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên… Như vậy, qua các khái niệm trên, ta có thể hiểu một cách đơn giản: Kho mở là phương thức tổ chức phục vụ mà ở đó bạn đọc trực tiếp vào kho lấy những tài liệu 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com họ cần, tạo điều kiện, cho phép họ xem trước và chọn tài liệu trực tiếp trên giá. Hình thức tổ chức phục vụ bằng kho mở trong ngành TT – TV đã và đang tạo ra một xu thế chung trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam một bước đi vững chắc về phương thức phục vụ mới.
Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho mở Trong bất cứ một kho tài liệu nào, cơ sở thích hợp nhất để tổ chức kho tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu, mục đích tổ chức vốn tài liệu. Mỗi cách sắp xếp lại có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, việc sắp xếp tài liệu theo chủ đề chiếm ưu thế hơn cả. Từ cuối thế kỷ 19, phân loại đã có chức năng của một phương tiện xếp giá trong phần lớn các thư viện.
Nhiều bảng phân loại đã được phát triển nhằm mục đích này. Mục đích đầu tiên của việc biên soạn các bảng phân loại là sắp xếp tài liệu một cách tối ưu trên giá với nguyên tắc là dung hòa được những yêu cầu logic trong mối liên kết các cuốn tài liệu về mặt nội dung trí tuệ với những yêu cầu kiểm soát về thứ tự tài liệu tạo điều kiện tìm kiếm được thuận tiện và dễ dàng. Việc sắp xếp tài liệu trên giá theo trật tự bảng phân loại tạo điều kiện xác định vị trí của từng tài liệu và quản lý kho một cách dễ dàng. Dựa trên việc sắp xếp tài liệu theo trật tự của các lớp phân loại, người ta có thể tổ chức thư viện chuyên ngành hoặc tổ chức thành các phòng đọc chuyên ngành.
Tổ chức kho mở theo một bảng phân loại về cơ bản cũng theo đúng những nguyên tắc của việc tổ chức mục lục phân loại. Trước hết phải phân loại tài liệu, sau đó căn cứ vào ký hiệu hay chỉ số phân loại mà tập hợp sắp tài liệu trên giá (thay vì phiếu mô tả trong mục lục phân loại) theo từng bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn có liên quan tới nội dung tài liệu. Đầu các giá kệ gắn các nhãn tiêu đề cho từng nhóm tài liệu thuộc về mục lục phân loại, ngoài ra còn có những tiêu đề con phản ánh từng mục nhỏ cụ thể được dán lên từng ngăn giá kệ. Việc sử dụng các cấp phân loại, các phân loại tổng quát hay chi tiết để nhóm hợp tài liệu tùy thuộc vào số lượng tài liệu có trong kho và trong từng mục nói riêng.
Đối với các thư viện chuyên ngành, người ta thường sử dụng các cấp phân loại rất chi tiết của đề mục tương ứng trong một Bảng phân loại chuyên ngành Nếu số lượng tài liệu trong một mục quá lớn thì cần chia chi tiết hơn nữa, nghĩa là chi tiết hóa các mục bằng cách sử dụng các cấp phân loại sâu hơn. Nếu số lượng tài liệu trong cùng một mục quá ít thì có thể hợp nhất một mục bằng cách sử dụng cấp phân loại rộng hơn. Nói chung, trong kho mở, số lượng các tiêu đề được 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com sử dụng ít hơn so với phiếu tiêu đề trong mục lục phân loại. Người ta cũng ít sử dụng các trợ ký hiệu (trừ ký hiệu ngôn ngữ nếu sắp xếp tài liệu trong kho theo ngôn ngữ) do ký hiệu xếp giá sẽ dài, khó ghi vào nhãn tài liệu Trong kho mở, khi tài liệu được sắp xếp theo môn loại, dựa theo nội dung chủ đề, mọi cuốn tài liệu không còn phân biệt khổ cỡ, tài liệu cùng chủ đề lại được sắp xếp dựa trên ký hiệu xếp giá, được tạo ra bằng cách sử dụng ký hiệu phân loại (KHPL) (rút ra từ Bảng phân loại mà thư viện sử dụng) kết hợp với ký hiệu tác giả hoặc ký hiệu tên sách (số Cutter) • Ký hiệu phân loại Ký hiệu phân loại là dạng ngôn ngữ tư liệu được các nhà thư viện học, thư mục học quy ước để biểu đạt cho các khái niệm, các vấn đề.
KHPL được sử dụng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo môn ngành tri thức. Ký hiệu phân loại được xem như một công cụ để xếp tài liệu lên giá trong kho mở. Việc phân loại tài liệu nhằm hai mục tiêu là: giúp bạn đọc nhận dạng và xác định vị trí của cuốn sách thông qua ký hiệu xếp giá; và nhóm tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một chỗ. Ký hiệu phân loại trong nhãn xếp giá chi tiết, cụ thể đến mức độ nào còn tùy thuộc vào khối lượng tài liệu có trong kho nói chung và trong từng đề mục, chuyên ngành khoa học nói riêng.