CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 1. Định nghĩa và vai trò của tài liệu điện tử 1. Định nghĩa Vào thập niên 1960, khái niệm tài liệu điện tử bắt đầu xuất hiện cùng với sự phát triển của cơ sở dữ liệu điện tử (Hawthorne, 2008)). Lúc này, các máy tính lớn được sử dụng để tạo ra các mục lục thư viện và chuyển đổi dữ liệu thư mục sang định dạng số.
Đến thập niên 1980, các hệ thống quản lý thư viện tích hợp ra đời, giúp thư viện xử lý và tổ chức thông tin hiệu quả hơn, đồng thời xây dựng mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC). Đây là bước tiến quan trọng trong việc điện tử hóa các tài liệu truyền thống. Trong thập niên 1990, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, tài liệu số và tài liệu trực tuyến trở nên phổ biến, mở ra một kỷ nguyên mới cho việc lưu trữ và truy cập thông tin. Đầu những năm 2000, tài liệu số thực sự bùng nổ, khi phần lớn thông tin mới đều được tạo ra dưới dạng số (born-digital) (Hilbert & López, 2011).
Trong nghiên cứu này, khái niệm tài liệu điện tử được sử dụng tương đương với các thuật ngữ khác như tài nguyên điện tử, tài liệu số hoặc tài nguyên số. Khái niệm tài liệu điện tử có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Xét theo nguồn gốc, tài liệu điện tử được (Padval Librarian et al., 2022) phân loại thành: sách điện tử, báo điện tử, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu điện tử, luận văn, luận án điện tử,. Xét theo khía cạnh nội dung và định dạng, Popoola và Haliso (2013) định nghĩa tài liệu điện tử là những tài liệu có định dạng điện tử, chẳng hạn như sách giáo khoa, tạp chí, chỉ mục, tóm tắt, báo và tạp chí, báo cáo, cơ sở dữ liệu CD-ROM, internet, băng video/cassette, đĩa từ, máy tính, biểu mẫu vi mô,… hay như (Tsakonas & Papatheodorou, 2006), tài liệu điện tử là các nguồn tài nguyên thông tin được cung cấp dưới dạng điện tử, bao gồm các nguồn tài nguyên có sẵn trên internet như sách điện tử, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến và nhiều các nguồn khác.
Tiếp cận theo khía cạnh khả năng truy cập, (Shukla, 2011) mô tả tài liệu điện tử là bộ sưu tập thông tin chỉ có thể truy cập thông qua việc sử dụng các thiết bị điện tử. (Johnson et al., 2012) từ Liên đoàn Thư viện Quốc tế IFLA mô tả tài liệu điện tử là các 19 tài liệu yêu cầu truy cập bằng máy tính, đó có thể là thông qua máy tính cá nhân, máy chủ hoặc thiết bị di động cầm tay. Theo (Reitz, 2004), tài liệu điện tử là các tài liệu bao gồm dữ liệu và/hoặc chương trình máy tính được mã hóa để đọc và xử lý bởi máy tính, thông qua việc sử dụng thiết bị ngoại vi được kết nối trực tiếp với máy tính, như ổ đĩa CD-ROM, hoặc từ xa thông qua mạng, chẳng hạn như internet. Reitz liệt kê danh mục này bao gồm các ứng dụng phần mềm, văn bản điện tử, cơ sở dữ liệu tham khảo, kho lưu trữ cơ sở học thuật, các trang web, sách điện tử, bộ sưu tập các tạp chí điện tử, v.
Các tài liệu điện tử không được công khai miễn phí thường yêu cầu cấp phép và xác thực. Nghiên cứu này dựa vào quan điểm của Reitz để làm cơ sở lý thuyết để triển khai nghiên cứu. Lợi ích và vai trò của tài liệu điện tử Tài liệu điện tử đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống thông tin hiện đại, đặc biệt trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông. “Là kết quả của việc ứng dụng những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin vào lĩnh vực tư liệu, tài nguyên số tạo thời cơ cho một cuộc cách mạng thực sự.
Thư viện điện tử và tài nguyên số không còn là xu thế mà đã trở thành nhu cầu cấp thiết” (Nguyễn Huy Chương, 2015). Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của tài liệu điện tử là khả năng truy cập toàn cầu, cho phép người dùng tiếp cận thông tin từ bất kỳ đâu, không bị hạn chế bởi khoảng cách địa lý. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các đối tượng như học sinh, giáo viên và nhà nghiên cứu, giúp họ dễ dàng khai thác kho tài nguyên tri thức đa dạng và phong phú mà không cần phải đến thư viện trực tiếp. “Với đặc tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian và khắc phục trở ngại về không gian, người dùng tin có thể dễ dàng sử dụng tài liệu điện tử để hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học” (Bùi et al.
Một ưu điểm khác của tài liệu điện tử là khả năng tìm kiếm và phân tích thông tin nhanh chóng. Người dùng có thể thực hiện tra cứu dữ liệu chỉ trong vài giây, thay vì phải tìm kiếm thủ công mất nhiều thời gian như đối với tài liệu in ấn. Ngoài ra, các công cụ tìm kiếm thông minh cho phép người dùng lọc và sắp xếp thông tin theo nhu cầu cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả và tốc độ làm việc, cũng như cho phép người dùng 20 tra cứu trên nhiều đầu sách, tài liệu khác nhau, mang lại cái nhìn toàn diện hơn về chủ đề nghiên cứu. Với việc thay thế nhiều tài liệu in thành tài liệu điện tử, các thư viện tiết kiệm được nhiều không gian lưu trữ.
“Thư viện điện tử có thể giải quyết những vấn đề về big data, khả năng lưu trữ, bảo quản tài liệu số” (Đoàn Trung Chánh, 2023). Khả năng bảo quản lâu dài của tài liệu điện tử giúp tránh được những hư hại vật lý thường gặp ở tài liệu in, chẳng hạn như sách báo bị ố vàng theo thời gian hoặc dễ bị hư hỏng khi gặp điều kiện bảo quản không tốt. Tài liệu điện tử cũng thường có chi phí hợp lý hơn so với tài liệu in, nhờ vào việc tiết kiệm chi phí in ấn, phân phối, bảo quản cũng như huỷ bỏ khi sách không còn phù hợp. Tính linh hoạt trong việc cập nhật và chỉnh sửa nội dung cũng là một điểm mạnh khác.
Tài liệu điện tử có thể dễ dàng được cập nhật, giúp nội dung luôn được làm mới và chính xác hơn. Ngoài ra, khả năng tích hợp đa phương tiện, như hình ảnh, video, âm thanh, giúp người đọc tiếp cận thông tin một cách sinh động và toàn diện hơn. Chẳng hạn, các bài giảng trực tuyến trên các nền tảng giáo dục hiện nay thường kết hợp văn bản với các hình ảnh minh họa và video giảng dạy trực quan, mang lại trải nghiệm học tập hiệu quả hơn. Tất cả những ưu điểm trên khiến tài liệu điện tử giúp tăng sự hài lòng của người dùng và hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Tương tác của người dùng với thư viện tăng cao và chất lượng dịch vụ cũng được cải thiện dần theo những nhu cầu phát sinh của việc sử dụng loại hình tài liệu hiện đại này. Đây cũng chính là động lực khiến các thư viện ngày càng đầu tư vào việc mở rộng kho tài liệu điện tử, đồng thời triển khai các dịch vụ hỗ trợ tương tác trực tuyến, nâng cao các sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Tuy nhiên, cùng với những ưu điểm, tài liệu điện tử cũng đối diện với thách thức lớn về bản quyền và bảo vệ tính xác thực. Việc sao chép, chỉnh sửa nội dung một cách dễ dàng đặt ra vấn đề bảo vệ bản quyền số, đặc biệt trong bối cảnh tài liệu điện tử ngày càng phổ biến.
Mặc dù vậy, những đặc điểm nổi bật và lợi ích to lớn mà tài liệu điện tử mang lại vẫn khiến nó trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu trong hệ thống thông tin tri thức hiện đại. Đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu điện tử 1. Mục tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng Các thư viện trường học hiện đại ngày nay nỗ lực đẩy mạnh sử dụng tài nguyên điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, và học tập của nhà trường. Để đảm bảo các nhu cầu này được thỏa mãn, việc đánh giá hiệu quả sử dụng bộ sưu tập tài nguyên điện tử là điều thiết yếu.
Việc đánh giá không chỉ nhằm xác định điểm mạnh và yếu của bộ sưu tập mà còn giúp khắc phục các hạn chế hiện tại và duy trì các lợi thế sẵn có. (Spiller, 1991) nhấn mạnh rằng quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu suất của thư viện. (Ifidon, 1997) cho rằng đánh giá bộ sưu tập là quá trình xác định mức độ đáp ứng mục tiêu của thư viện và đánh giá tính đầy đủ của tài nguyên. Việc đánh giá tài liệu điện tử giúp thư viện tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.
Bằng cách hiểu rõ tài liệu nào được sử dụng nhiều nhất và tài liệu nào ít được sử dụng, thư viện có thể điều chỉnh việc đầu tư vào những nguồn tài liệu có giá trị cao hơn, đồng thời cắt giảm hoặc thay thế những nguồn tài liệu kém hiệu quả. Nghiên cứu của (Yamson et al., 2018) xác định mức độ hiểu biết và ưa chuộng của sinh viên về các tài nguyên thư viện điện tử, được kỳ vọng sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch chiến lược và đầu tư liên quan đến các tài nguyên này. Kết quả của việc đánh giá hiệu quả tài liệu điện tử cung cấp các thông tin quan trọng giúp thư viện xây dựng chiến lược phát triển dài hạn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trong việc cung cấp dịch vụ thông tin. Một phần quan trọng khác của quá trình này là việc đánh giá trước khi đăng ký và gia hạn các tài nguyên điện tử.
(Yu & Breivold, 2008) đã đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá, bao gồm chất lượng sử dụng, chỉ số truy cập, chi phí, phạm vi tài liệu, đối tượng sử dụng, và tính độc đáo của tài nguyên. Những tiêu chí này giúp thư viện đưa ra các quyết định chính xác về việc duy trì hay mở rộng tài nguyên, nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và phù hợp với nhu cầu người dùng. (Cobblah, 2014) cũng cung cấp những góc nhìn sâu sắc về điều kiện thuận lợi để sử dụng các nguồn tài nguyên điện tử trong bối cảnh các thư viện học thuật ở Ghana. 22 Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của khả năng truy cập internet, nhận thức của người dùng về tài nguyên điện tử, năng lực sử dụng, và sự hài lòng của người dùng.
Những yếu tố này tác động mạnh mẽ đến hiệu quả sử dụng tài nguyên điện tử trong việc hỗ trợ giảng dạy, học tập, và nghiên cứu.