Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục đại học và xu hướng đào tạo theo hệ thống tín chỉ, hoạt động thông tin - thư viện đóng vai trò là hạ tầng tri thức cốt lõi, quyết định trực tiếp đến năng lực nghiên cứu khoa học (NCKH) và chất lượng đào tạo của các cơ sở giáo dục đại học kỹ thuật hàng đầu. Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBK HN) là trung tâm đào tạo và chuyển giao công nghệ quy mô lớn với hơn 43.500 người dùng tin (NDT) thường xuyên. Để đáp ứng khối lượng tài nguyên học thuật khổng lồ, dự án Thư viện Điện tử Tạ Quang Bửu đã được đầu tư xây dựng với tổng mức kinh phí 200 tỷ VNĐ trên quy mô tòa nhà 10 tầng (tổng diện tích sàn $37.000\text{ m}^2$, diện tích đưa vào khai thác $17.500\text{ m}^2$), trang bị đồng bộ hạ tầng mạng Bknet (công nghệ Nortel), hệ thống máy chủ Sun Microsystems chạy hệ quản trị cơ sở dữ liệu (RDBMS) Oracle, cùng các cổng an ninh công nghệ RFID và cổng từ thế hệ mới.

Tuy nhiên, công tác phát triển vốn tài liệu (VTL) tại Thư viện Tạ Quang Bửu đang đối mặt với nhiều thách thức mang tính hệ thống:

  • Tỷ trọng tài liệu ngoại văn mất cân đối nghiêm trọng: Sách tiếng Nga chiếm tỷ lệ cao trong kho sách tham khảo cũ (~98.000 bản, chiếm gần 16% tổng vốn tài liệu) nhưng nhu cầu thực tế suy giảm mạnh, trong khi tài liệu tiếng Anh chuyên ngành kỹ thuật mới chỉ đạt $14,2%$ tổng số tài liệu.
  • Tốc độ lão hóa thông tin kỹ thuật cao: Khoảng $15%$ tài liệu xuất bản trước năm 1980 (hơn 92.160 bản ghi) không còn phù hợp với các chương trình đào tạo hiện đại.
  • Áp lực lạm phát và ngân sách: Nguồn kinh phí bổ sung định kỳ xấp xỉ 1 tỷ VNĐ/năm phải trang trải cho toàn bộ chi phí mua sách giáo trình, sách tham khảo, tạp chí in và thuê bao các Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc tế trong khi giá xuất bản phẩm khoa học công nghệ (KH&CN) tăng bình quân 5–10%/năm.

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - Thư viện: "Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội" tập trung giải quyết toàn diện bài toán tối ưu hóa quy trình, đa dạng hóa nguồn tài nguyên và tự động hóa khâu bổ sung học liệu.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                CƠ CẤU VỐN TÀI LIỆU THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU               |
+------------------------------------+------------------------------------+
| Loại hình tài liệu truyền thống     | Phân bố chuyên ngành & Ngôn ngữ    |
| - Sách giáo trình: 257.000 (42%)   | - Khoa học kỹ thuật: 81%           |
| - Sách tham khảo: 155.460 (25%)    | - Khoa học XH & Nghệ thuật: 19%    |
| - Báo, Tạp chí: 192.853 (31%)      | - Tiếng Việt: 54% (331.160 bản)    |
| - Tài liệu tra cứu: 7.000 (1%)     | - Tiếng Anh: 14,2% (Cần bổ sung)   |
| - Luận án/Luận văn: 5.200 (1%)     | - Tiếng Nga: ~16% (Xuất bản cũ)    |
+------------------------------------+------------------------------------+

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

  1. Khảo sát và định lượng toàn diện hiện trạng vốn tài liệu: Phân tích cấu trúc 600.000+ bản ghi tài liệu truyền thống và hệ thống tài nguyên số (CSDL ScienceDirect, EBSCOhost, ProQuest, CSDL toàn văn nội sinh).
  2. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bổ sung: Xây dựng ma trận lựa chọn, luồng phê duyệt và nghiệm thu tài liệu tích hợp chuẩn biên mục MARC21, quy tắc AACR2 và khung phân loại LCC.
  3. Mô hình hóa chính sách phát triển nguồn tin: Thiết lập cơ chế phân bổ ngân sách tối ưu (55% sách in, 45% tạp chí/CSDL điện tử) gắn chặt với cơ chế đào tạo theo tín chỉ.
  4. Đề xuất giải pháp kỹ thuật và liên kết nguồn lực: Mở rộng khai thác nguồn tài trợ quốc tế (VSVN, VEFFA, Quỹ Châu Á, Quỹ Sabre) và tự động hóa khâu tiền kiểm định trùng lặp trên nền tảng Oracle RDBMS.

Phương pháp tiếp cận và phạm vi

Đề tài sử dụng phương pháp luận kết hợp giữa nghiên cứu định lượng (thống kê toán học, phân tích vòng quay tài liệu, phân tích chi phí - lợi ích) và nghiên cứu định tính (phỏng vấn sâu chuyên gia thông tin, khảo sát nhu cầu tin của 3 nhóm đối tượng: 40.000 sinh viên, 1.700 giảng viên/cán bộ nghiên cứu và 500 bạn đọc ngoài trường). Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình bổ sung, xử lý, lưu trữ và thanh lọc tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong giai đoạn chuyển đổi mô hình thư viện số.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Thực trạng công tác phát triển nguồn tài nguyên thông tin tại các thư viện đại học kỹ thuật cho thấy sự dịch chuyển rõ nét giữa ba phương thức quản trị:

Tiêu chí so sánh Phương thức truyền thống (Manual) Hệ thống ILS cục bộ (Oracle/Sun) Mô hình Liên thông Số (Consortium Cloud)
Quy trình bổ sung Lập phiếu giấy thủ công, kiểm tra danh mục in rời rạc Đăng ký trực tuyến, tự động kiểm trùng qua CSDL Tích hợp API trực tiếp với Nhà xuất bản (NXB) & Consortium
Tốc độ xử lý đơn hàng 15–30 ngày/đợt duyệt 3–7 ngày/đợt duyệt Tức thời (Real-time sync)
Độ chính xác kiểm trùng Thấp ($< 75%$, dễ trùng lặp sách) Rất cao ($> 99%$ nhờ khóa ISBN/ISSN trên DB) Tuyệt đối ($100%$ xác thực qua Global DOI/ISBN)
Chi phí vận hành Tốn kém nhân lực tổng hợp danh mục Tối ưu hóa nhân sự, tập trung biên mục Tiết kiệm chi phí mua bản quyền số qua dùng chung
Khả năng mở rộng Rất hạn chế, phân mảnh Đạt mức 10.000 giao dịch tra cứu/ngày Mở rộng không giới hạn qua OpenURL/OAI-PMH

Phân tích yêu cầu hệ thống theo khung MoSCoW

  • Must-have (Bắt buộc phải có):
    • Module phân hệ biên mục chuẩn MARC21 tích hợp AACR2 và bảng phân loại LCC.
    • Tính năng kiểm trùng tự động (De-duplication engine) đối soát ISBN, Nhan đề, Tác giả với kho cơ sở dữ liệu hiện hành.
    • Quy trình bắt buộc nộp lưu chiểu số luận văn, luận án thạc sĩ/tiến sĩ trước khi bảo vệ tốt nghiệp.
  • Should-have (Cần có):
    • Phân hệ đặt mua trực tuyến dành riêng cho giảng viên và chủ nhiệm bộ môn thông qua Web-OPAC.
    • Báo cáo phân tích tần suất lưu thông (Circulation rate) để hỗ trợ công tác thanh lọc (Weeding) định kỳ 10 năm.
  • Could-have (Có thể có):
    • Khả năng liên thông dữ liệu qua giao thức Z39.50 với Thư viện Quốc gia Việt Nam và Đại học Quốc gia Hà Nội.
  • Won't-have (Chưa triển khai giai đoạn này):
    • Hệ thống tự động thu nhận và số hóa toàn văn tài liệu in bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR) tự động.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc tổng thể của hệ thống quản lý phát triển vốn tài liệu và khai thác thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu được thiết kế theo mô hình phân tầng Client-Server công nghiệp, vận hành trên nền tảng phần cứng Sun Microsystems và hệ điều hành Sun Solaris OS.

       +-------------------------------------------------------------+
       |                     NGƯỜI DÙNG TIN (NDT)                    |
       |     [Cán bộ/Giảng viên]      [Sinh viên/HVCH]    [Đọc ngoài]|
       +------------------------------+------------------------------+
                                      | (HTTPS / Lan Bknet Nortel)
                                      v
+----------------------------------------------------------------------------+
|                          TẦNG ỨNG DỤNG & DỊCH VỤ                           |
|  +--------------------------+ +-------------------+ +-------------------+  |
|  | Phân hệ Thu thập & Bổ sung| | Module Biên mục   | | Cổng Web-OPAC     |  |
|  | (Tài liệu in & Tài liệu số)| | (MARC21 / AACR2)  | | Tra cứu & Đặt mượn|  |
|  +--------------------------+ +-------------------+ +-------------------+  |
|  +----------------------------------------------------------------------+  |
|  |             Middleware Kiểm trùng & Phân quyền Quản trị               |  |
|  +----------------------------------------------------------------------+  |
+-------------------------------------+--------------------------------------+
                                      | (Oracle Net Services / TCP 1521)
                                      v
+----------------------------------------------------------------------------+
|                     TẦNG DỮ LIỆU (ORACLE 11g RDBMS)                        |
|  +--------------------+ +--------------------+ +------------------------+  |
|  | CSDL Thư mục       | | CSDL Toàn văn      | | CSDL Người dùng &       |  |
|  | (> 50.000 biểu ghi)| | Nội sinh (> 500 BG)| | Lưu thông (43.500 User)|  |
|  +--------------------+ +--------------------+ +------------------------+  |
+----------------------------------------------------------------------------+

Thiết kế Cơ sở dữ liệu nghiệp vụ Bổ sung và Kiểm trùng (SQL DDL)

Hệ thống sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Oracle Database để quản lý các danh mục yêu cầu bổ sung, phiếu đặt mua và tình trạng lưu chiểu luận văn.

-- Bảng lưu trữ danh mục tài liệu đề xuất bổ sung từ các Khoa/Viện
CREATE TABLE TQB_ACQUISITION_REQUESTS (
    request_id NUMBER GENERATED BY DEFAULT AS IDENTITY PRIMARY KEY,
    faculty_id VARCHAR2(20) NOT NULL,
    requester_name VARCHAR2(100) NOT NULL,
    document_title VARCHAR2(300) NOT NULL,
    author VARCHAR2(150),
    isbn VARCHAR2(20),
    publisher VARCHAR2(100),
    publish_year NUMBER(4),
    estimated_price NUMBER(12, 2),
    currency VARCHAR2(3) DEFAULT 'VND',
    priority_level NUMBER(1) CHECK (priority_level BETWEEN 1 AND 5),
    request_date DATE DEFAULT SYSDATE,
    approval_status VARCHAR2(20) DEFAULT 'PENDING' CHECK (approval_status IN ('PENDING', 'APPROVED', 'REJECTED', 'ORDERED'))
);

-- Bảng quản lý kho tài liệu và kiểm tra trùng lặp
CREATE TABLE TQB_CATALOG_HOLDINGS (
    item_id NUMBER GENERATED BY DEFAULT AS IDENTITY PRIMARY KEY,
    barcode VARCHAR2(30) UNIQUE NOT NULL,
    rfid_tag_uid VARCHAR2(50) UNIQUE,
    isbn VARCHAR2(20) INDEX,
    call_number_lcc VARCHAR2(50) NOT NULL,
    title VARCHAR2(300) NOT NULL,
    language VARCHAR2(10) DEFAULT 'VIE',
    collection_type VARCHAR2(30) CHECK (collection_type IN ('TEXTBOOK', 'REFERENCE', 'GREY_LIT', 'PERIODICAL')),
    total_copies NUMBER(4) DEFAULT 1,
    available_copies NUMBER(4) DEFAULT 1,
    acquisition_year NUMBER(4),
    circulation_count NUMBER(6) DEFAULT 0
);

-- Procedure tự động kiểm tra trùng lặp trước khi lập danh mục mua sắm
CREATE OR REPLACE PROCEDURE SP_CHECK_DUPLICATE_ACQUISITION (
    p_isbn IN VARCHAR2,
    p_title IN VARCHAR2,
    p_is_duplicate OUT NUMBER,
    p_current_copies OUT NUMBER
) AS
BEGIN
    SELECT COUNT(*), NVL(SUM(total_copies), 0)
    INTO p_is_duplicate, p_current_copies
    FROM TQB_CATALOG_HOLDINGS
    WHERE (isbn IS NOT NULL AND isbn = p_isbn)
       OR (UPPER(title) = UPPER(TRIM(p_title)));
END;
/

Chuẩn cấu trúc dữ liệu biên mục MARC21

Tất cả tài liệu sau khi nghiệm thu được biên mục theo chuẩn quốc tế MARC21 Bibliographic Format:

<record xmlns="http://www.loc.gov/MARC21/slim">
  <leader>01142cam a2200301 a 4500</leader>
  <controlfield tag="001">TQB_BK_2012_08912</controlfield>
  <controlfield tag="008">120515s2012    vm ||||||||||||||||vie||</controlfield>
  <datafield tag="020" ind1=" " ind2=" ">
    <subfield code="a">9786046700123</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="050" ind1="0" ind2="0">
    <subfield code="a">TK5102.9</subfield>
    <subfield code="b">.N456 2012</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="100" ind1="1" ind2=" ">
    <subfield code="a">Nguyễn, Văn A</subfield>
    <subfield code="e">tác giả</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="245" ind1="1" ind2="0">
    <subfield code="a">Xử lý tín hiệu số trong kỹ thuật viễn thông /</subfield>
    <subfield code="c">Nguyễn Văn A chủ biên.</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="260" ind1=" " ind2=" ">
    <subfield code="a">Hà Nội :</subfield>
    <subfield code="b">Nhà xuất bản Bách Khoa - Hà Nội,</subfield>
    <subfield code="c">2012.</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="300" ind1=" " ind2=" ">
    <subfield code="a">350 tr. :</subfield>
    <subfield code="b">hình vẽ ;</subfield>
    <subfield code="c">24 cm.</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="650" ind1=" " ind2="4">
    <subfield code="a">Kỹ thuật điện tử viễn thông</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="650" ind1=" " ind2="4">
    <subfield code="a">Xử lý tín hiệu số</subfield>
  </datafield>
  <datafield tag="856" ind1="4" ind2="0">
    <subfield code="u">http://library.hust.edu.vn/opac/details?id=08912</subfield>
    <subfield code="z">Mục lục điện tử và toàn văn nội bộ</subfield>
  </datafield>
</record>

Phương pháp luận triển khai (Methodology)

Quy trình phát triển vốn tài liệu được vận hành theo chu trình khép kín PDCA (Plan - Do - Check - Act) kết hợp các mốc kiểm soát chất lượng học liệu:

[Khảo sát NDT & Bộ môn] ---> [Lập Kế hoạch & Dự toán] ---> [Thẩm định & Ký duyệt BGH]
           ^                                                              |
           |                                                              v
[Đánh giá vòng quay & Lọc bỏ] <-- [Biên mục MARC21 & Xếp giá] <-- [Nghiệm thu & Bàn giao]
  1. Giai đoạn Thu thập & Đề xuất (15/05 – 30/05 hàng năm): Cán bộ phát triển nguồn tin tiếp nhận danh mục yêu cầu giáo trình, sách chuyên khảo từ các Khoa/Viện chuẩn bị cho năm học mới.
  2. Giai đoạn Thẩm định & Kiểm trùng: Dữ liệu đề xuất được đối soát tự động trên RDBMS Oracle. Các tài liệu đã đạt ngưỡng tỷ lệ $\ge 3$ bản/sinh viên được đưa vào danh sách hạn chế, nhường ngân sách cho các chuyên ngành mũi nhọn (Điện tử Viễn thông, Công nghệ Thông tin, Vật liệu mới).
  3. Giai đoạn Phê duyệt ngân sách: Báo cáo cân đối chi tiết được trình Hội đồng Thư viện và Ban Giám hiệu phê duyệt mức ngân sách phân bổ (550 triệu VNĐ cho sách in, 450 triệu VNĐ cho tạp chí & CSDL điện tử).
  4. Giai đoạn Nghiệm thu & Nhập kho: Tài liệu chuyển về được kiểm tra vật lý dưới sự giám sát của Phòng Kế hoạch - Tài vụ, gắn chíp RFID 13.56 MHz (chuẩn ISO 15693), dán nhãn phân loại LCC và phân bổ về 8 phòng đọc chuyên ngành, 2 phòng mượn giáo trình.

Implementation và kết quả

Quy trình nghiệp vụ và Thuật toán tối ưu hóa bổ sung

Nhằm giải quyết bài toán phân bổ nguồn lực tài chính hữu hạn (1 tỷ VNĐ) cho hàng chục ngàn đầu sách kỹ thuật, nhóm nghiên cứu đề xuất thuật toán tính điểm ưu tiên bổ sung học liệu ($S_{\text{acq}}$) dựa trên các trọng số định lượng:

$$\text{Score}(d) = w_1 \cdot \frac{U_{\text{cir}}(d)}{\overline{U}} + w_2 \cdot \frac{N_{\text{stu}}(d)}{N_{\text{total}}} + w_3 \cdot L_{\text{lang}}(d) + w_4 \cdot \frac{1}{\log_{10}(P(d) + 10)}$$

  • Trong đó:
    • $U_{\text{cir}}(d)$: Tần suất lưu thông của tài liệu cùng chuyên ngành trong 2 học kỳ gần nhất.
    • $N_{\text{stu}}(d)$: Quy mô sinh viên theo học học phần liên quan.
    • $L_{\text{lang}}(d)$: Trọng số ngôn ngữ ($1.5$ đối với tiếng Anh chuyên ngành, $1.0$ đối với tiếng Việt, $0.2$ đối với tiếng Nga cũ).
    • $P(d)$: Đơn giá tài liệu.
    • $w_1, w_2, w_3, w_4$: Vector trọng số chuẩn hóa ($\sum w_i = 1.0$).
# Thuật toán tính toán chỉ số ưu tiên mua sắm tài liệu (Acquisition Prioritization)
def calculate_acquisition_priority(doc):
    """
    Tính điểm ưu tiên bổ sung sách dựa trên các chỉ số định lượng
    """
    W_CIRCULATION = 0.35
    W_STUDENT_RATIO = 0.30
    W_LANGUAGE = 0.25
    W_PRICE_PENALTY = 0.10

    # Trọng số ngôn ngữ
    lang_weights = {'ENG': 1.5, 'VIE': 1.0, 'FRA': 0.8, 'RUS': 0.2}
    lang_score = lang_weights.get(doc['language'], 0.5)

    # Chuẩn hóa tần suất mượn và tỷ lệ sinh viên
    norm_circ = min(doc['historical_circulation'] / 50.0, 2.0)
    student_ratio = doc['target_students'] / 40000.0

    # Tính điểm phạt theo giá (giá càng cao điểm càng giảm để tối ưu ngân sách)
    import math
    price_factor = 1.0 / (math.log10(doc['price_vnd'] + 10) - 3.0)

    total_score = (W_CIRCULATION * norm_circ +
                   W_STUDENT_RATIO * student_ratio * 10.0 +
                   W_LANGUAGE * lang_score +
                   W_PRICE_PENALTY * price_factor)

    return round(total_score, 4)

# Ví dụ kiểm thử tính toán với 2 cuốn sách đề xuất
book_1 = {
    'title': 'Computer Networks 5th Edition',
    'language': 'ENG',
    'historical_circulation': 45,
    'target_students': 1200,
    'price_vnd': 1500000
}
book_2 = {
    'title': 'Sổ tay Gia công Cơ khí',
    'language': 'VIE',
    'historical_circulation': 12,
    'target_students': 600,
    'price_vnd': 120000
}

print("Priority Book 1 (Tiếng Anh chuyên ngành):", calculate_acquisition_priority(book_1))
print("Priority Book 2 (Tiếng Việt đại trà):", calculate_acquisition_priority(book_2))

Đánh giá và kiểm thử hệ thống (Testing & Validation)

Hệ thống quản lý và hạ tầng cơ sở vật chất của Thư viện Tạ Quang Bửu đã trải qua các đợt kiểm thử hiệu năng tải (Load Testing) và đo lường sự thỏa mãn của người dùng:

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  KẾT QUẢ ĐO LƯỜNG HIỆU NĂNG VẬN HÀNH                    |
+------------------------------------+------------------------------------+
| Chỉ số Kiểm thử Kỹ thuật           | Kết quả Thực nghiệm Thực tế        |
| - Tần suất tra cứu Web-OPAC        | 10.000 lượt truy vấn/ngày (Đạt)    |
| - Lưu lượng bạn đọc phục vụ        | 4.000 lượt mượn trả/ngày           |
| - Độ trễ xử lý truy vấn CSDL Oracle| < 120 ms (Mạng nội bộ Bknet)       |
| - Độ chính xác cổng từ & RFID 3M   | 99,85% (Bảo vệ 100% kho tài liệu)  |
+------------------------------------+------------------------------------+

+-------------------------------------------------------------------------+
|            CƠ CẤU VÀ TỶ LỆ ĐỘI NGŨ CÁN BỘ THƯ VIỆN (44 CÁN BỘ)          |
|  [Thạc sĩ TT-TV & CNTT]   : 20,4% (9 cán bộ)                            |
|  [Kỹ sư CNTT & Kỹ thuật]  : 13,6% (6 cán bộ)                            |
|  [Cử nhân TT-TV]          : 54,5% (24 cán bộ)                           |
|  [Cử nhân Ngoại ngữ]      : 4,5%  (2 cán bộ)                            |
|  [Cử nhân Kinh tế/Tài vụ] : 6,8%  (3 cán bộ)                            |
+-------------------------------------------------------------------------+
  • Dữ liệu nguồn tin điện tử đã hòa mạng:
    • ScienceDirect (Computer Science Collection): 118 tạp chí điện tử quốc tế chuyên ngành Khoa học Máy tính.
    • EBSCOhost: Hơn 17.000 tạp chí toàn văn nằm trong 10 CSDL thành phần bao quát khoa học, kỹ thuật, kinh tế và nhân văn.
    • ProQuest: 4.300 tên tạp chí KH&CN toàn văn cùng 18.000 luận án, luận văn toàn cầu.
    • CSDL Biểu ghi nội sinh: Xây dựng hơn 50.000 biểu ghi thư mục và 500+ biểu ghi toàn văn phục vụ NCKH.

Đổi mới và đóng góp

  1. Mô hình Thu thập Tài nguyên Nội sinh Bắt buộc (Grey Literature Repository): Thiết lập quy định mang tính pháp lý nội bộ: 100% học viên cao học và nghiên cứu sinh bắt buộc nộp bản in và tệp kỹ thuật số của luận văn/luận án về thư viện trước khi bảo vệ chính thức. Giải pháp này giúp xây dựng kho tài liệu xám độc quyền đạt 5.200 đầu công trình nghiên cứu, có tần suất khai thác và hệ số trích dẫn cao nhất trong hệ thống.
  2. Khai phá nguồn lực quốc tế phi ngân sách quy mô lớn: Thiết lập mạng lưới tiếp nhận viện trợ học liệu quốc tế với vai trò Thư viện Tạ Quang Bửu làm đầu mối phân phối quốc gia:
    • Dự án "Open Books, Open IT" phối hợp cùng Quỹ VSVN: Tiếp nhận 17.993 cuốn sách chuyên ngành KH&CN trị giá 900.000 USD (trong đó ĐHBK Hà Nội lưu giữ 6.668 cuốn, chia sẻ cho 5 trường đại học thành viên).
    • Hợp tác Quỹ VEFFA: Tiếp nhận 4.283 tài liệu kỹ thuật cao cấp do các nghiên cứu sinh Việt Nam tại Hoa Kỳ gửi tặng (Đợt 1: 986 cuốn, Đợt 2: 3.297 cuốn phân bổ cho ĐHBK Hà Nội, ĐH Vinh, ĐH Y Dược Huế).
    • Quỹ Châu Á (The Asia Foundation) & Quỹ Sabre: Bổ sung liên tục 1.557 cuốn sách tiếng Anh kỹ thuật hiện đại.
  3. Chuyển đổi số công tác kiểm định và thanh lý tài liệu (Evidence-based Weeding): Thay thế phương pháp thanh lý cảm tính bằng quy tắc định lượng vòng quay tài liệu (Circulation Threshold). Các tài liệu kỹ thuật có tuổi thọ trên 10 năm và hệ số lưu thông $< 0.05\text{ lượt/năm}$ được chuyển sang kho bảo quản ít sử dụng (Compact Storage), giải phóng $30%$ diện tích giá sách cho tài liệu mới.

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                          KỊCH BẢN VẬN HÀNH NGHIỆP VỤ                        |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| [Kịch bản 1: Mượn giáo trình đầu kỳ]                                       |
| - Sinh viên tra cứu Web-OPAC -> Đặt chỗ -> Hệ thống xác nhận -> Nhận sách   |
|   tại kho tầng 1-2. Công suất: 500 cuốn/ngày trong tuần cao điểm.           |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| [Kịch bản 2: Tra cứu CSDL Quốc tế cho Nghiên cứu sinh]                     |
| - Đăng nhập tài khoản nội bộ Bknet -> Truy cập ScienceDirect / ProQuest     |
|   -> Tải toàn văn bài báo IEEE/Elsevier có bản quyền.                       |
+-----------------------------------------------------------------------------+
| [Kịch bản 3: Xử lý Lô sách ngoại văn viện trợ (VEFFA / Quỹ Châu Á)]         |
| - Tiếp nhận lô hàng -> Đối soát Bill of Lading -> Biên mục tập trung        |
|   theo chuẩn MARC21/LCC -> Gắn chip RFID -> Đưa lên giá tự chọn tầng 3-5.  |
+-----------------------------------------------------------------------------+

Yêu cầu triển khai hạ tầng kỹ thuật

  • Phần cứng: Hệ thống máy chủ Sun Enterprise Server, 150 máy trạm tra cứu nối mạng Internet/LAN, hệ thống điều hòa trung tâm kiểm soát độ ẩm ($50 \pm 5%$) bảo quản tài liệu giấy.
  • Mạng truyền dẫn: Băng thông kết nối trục Bknet công nghệ Nortel 1 Gbps, hỗ trợ xác thực tập trung người dùng qua LDAP/Active Directory của Nhà trường.
  • Thiết bị an ninh: 2 cổng từ chuyên dụng, 1 hệ thống cổng RFID 3M tích hợp kiểm soát tự động tại cửa kiểm soát tầng 1.

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật và tổ chức

  • Tỷ lệ sách xuất bản trước năm 1980 còn cao (15%): Phần lớn là tài liệu tiếng Nga và bản in Rônêô cũ chưa được số hóa hoặc tái bản.
  • Chưa khai thác hết công năng toà nhà: Mới chỉ sử dụng diện tích từ tầng 1 đến tầng 5 và tầng 9 ($17.500\text{ m}^2 / 37.000\text{ m}^2$).
  • Kinh phí bổ sung điện tử hạn hẹp: Ngân sách 1 tỷ VNĐ/năm chưa đủ để mở rộng mua quyền truy cập vĩnh viễn (Perpetual Access) cho các CSDL kỹ thuật như IEEE Xplore, SpringerLink hay ACM Digital Library.

Lộ trình nâng cấp đề xuất

  • Giai đoạn 1 (Ngắn hạn): Xây dựng cổng thông tin số hóa tài liệu nội sinh (Institutional Repository) trên nền tảng nguồn mở DSpace, tích hợp giao thức OAI-PMH.
  • Giai đoạn 2 (Trung hạn): Tăng cường tỷ trọng tài liệu ngoại văn tiếng Anh lên mức $\ge 30%$ tổng vốn tài liệu; ứng dụng công nghệ quét Robot tự động cho các bộ giáo trình quý hiếm.
  • Giai đoạn 3 (Dài hạn): Liên minh với các thư viện đại học kỹ thuật trong khu vực Đông Nam Á (AUN-ACT) để xây dựng hệ thống chia sẻ học liệu đám mây dùng chung.

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                           MA TRẬN ĐỐI TƯỢNG HƯỞNG LỢI                       |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Nhóm đối tượng           | Giá trị thụ hưởng định lượng                     |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Sinh viên & Học viên     | Tiếp cận kho giáo trình 257.000 cuốn; giảm 100%  |
| (40.000 người)           | chi phí mua giáo trình kỹ thuật đắt tiền.        |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Giảng viên & Nghiên cứu  | Khai thác miễn phí 17.000+ tạp chí quốc tế       |
| (1.700 người)            | (ScienceDirect, ProQuest); rút ngắn thời gian    |
|                          | tổng quan tài liệu nghiên cứu xuống 50%.         |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Cán bộ Thư viện          | Tự động hóa 80% công tác đối soát, biên mục      |
| (44 chuyên viên)         | theo chuẩn MARC21/AACR2; triệt tiêu trùng lặp.   |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Nhà trường & Xã hội      | Tối ưu hóa hiệu quả đầu tư công (dự án 200 tỷ    |
|                          | VNĐ); bảo tồn bền vững di sản học thuật nội sinh.|
+--------------------------+--------------------------------------------------+

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật cốt lõi để vận hành hệ thống Thư viện Tạ Quang Bửu là gì?

Hệ thống đòi hỏi hạ tầng mạng trục Gigabit (Bknet Nortel), hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu Sun Microsystems chạy hệ điều hành Sun Solaris, RDBMS Oracle và các thiết bị đọc mã vạch/RFID chuẩn ISO 15693 để quản lý đồng bộ 600.000+ tài liệu và 43.500 tài khoản người dùng.

2. Thư viện giải quyết bài toán giới hạn ngân sách bổ sung 1 tỷ VNĐ/năm như thế nào?

Thư viện áp dụng chiến lược đa dạng hóa nguồn tài trợ:

  1. Kết nối với các tổ chức quốc tế (VSVN, VEFFA, Quỹ Châu Á, DAAD) để tiếp nhận hàng chục ngàn cuốn sách kỹ thuật ngoại văn miễn phí.
  2. Thu thập bắt buộc nguồn tài liệu xám (luận văn, luận án, bài giảng nội sinh).
  3. Đàm phán mua quyền truy cập CSDL điện tử theo mô hình liên minh thư viện (Consortium) nhằm giảm giá thành thuê bao.

3. Quy trình biên mục MARC21 và LCC mang lại lợi ích gì cho việc tìm kiếm thông tin?

Chuẩn MARC21 cho phép mô tả chi tiết trường dữ liệu thư mục (ISBN, Nhan đề, Từ khóa chủ đề, Mục lục), kết hợp khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LCC) giúp tổ chức kho mở khoa học. Người đọc có thể dễ dàng tra cứu chính xác tài liệu trên Web-OPAC trong thời gian dưới 200ms.

4. Tiêu chí và chu kỳ thanh lý tài liệu tại thư viện được thực hiện như thế nào?

Công tác thanh lý tài liệu được thực hiện định kỳ 10 năm một lần đối với sách và hàng năm đối với các loại báo/ấn phẩm tin tức. Tiêu chí loại bỏ dựa trên: mức độ hư hỏng vật lý không thể phục hồi, tính lỗi thời khoa học (đặc biệt trong lĩnh vực CNTT, điện tử) và tài liệu có tần suất lưu thông xấp xỉ bằng không trong nhiều năm liên tục.

5. Sinh viên ngoài trường có thể tiếp cận nguồn tài liệu của Thư viện Tạ Quang Bửu không?

Có. Thư viện phục vụ khoảng 500 bạn đọc ngoài trường (cựu sinh viên, sinh viên các trường lân cận như Đại học Xây dựng, Đại học Kinh tế Quốc dân, cán bộ nghiên cứu). Bạn đọc ngoài trường được cấp thẻ thư viện riêng để sử dụng các phòng đọc tại chỗ và tra cứu kho tài liệu tra cứu chuyên ngành.

Kết luận

Công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là mô hình tiêu biểu cho sự chuyển dịch từ thư viện đại học truyền thống sang mô hình thư viện số hiện đại. Bằng việc kết hợp hài hòa giữa nguồn lực tài chính tự có, cơ chế thu nhận tài liệu nội sinh nghiêm ngặt và năng lực vận động tài trợ quốc tế hiệu quả (VSVN, VEFFA), thư viện đã xây dựng được nguồn lực học thuật vững chắc với hơn 600.000 bản tài liệu in và hệ thống CSDL điện tử hàng đầu thế giới.

Việc ứng dụng chuẩn mực quốc tế MARC21, AACR2, LCC trên nền tảng công nghệ Oracle RDBMS và mạng Bknet đã tạo lập một hệ sinh thái tri thức mở, phục vụ đắc lực cho hơn 43.500 cán bộ, giảng viên và sinh viên. Trong tương lai, việc tiếp tục đẩy mạnh số hóa toàn văn, ứng dụng phần mềm quản trị tích hợp nguồn mở và mở rộng khai thác toàn bộ $37.000\text{ m}^2$ mặt bằng toà nhà sẽ giữ vững vị thế Thư viện Tạ Quang Bửu là một trong những trung tâm thông tin học thuật kỹ thuật hiện đại hàng đầu khu vực.