Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Hồng Vân được thực hiện tại Khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) vào năm 2009. Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ chủ trương chuyển đổi phương thức đào tạo từ niên chế sang hệ thống tín chỉ trong toàn trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Sự thay đổi phương thức đào tạo này đặt ra yêu cầu biến quá trình đào tạo thành quá trình tự học, tự nghiên cứu của sinh viên, đồng thời đòi hỏi giảng viên phải cung cấp tài liệu tham khảo đồng bộ với đề cương bài giảng.

Tại thời điểm thực hiện đề tài, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn có 14 khoa và 3 bộ môn trực thuộc, mỗi đơn vị đều duy trì một phòng tư liệu chuyên ngành phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Trong hệ thống đó, Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện giữ vai trò cung cấp nguồn tin chuyên ngành thông tin - thư viện và lưu trữ khối lượng tài liệu nội sinh (tài liệu xám) do cán bộ, sinh viên trong khoa sản sinh. Tuy nhiên, các sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu chủ yếu vận hành theo phương thức truyền thống, nguồn lực còn hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu khai thác nhanh chóng, linh hoạt của giảng viên và sinh viên trong điều kiện học chế tín chỉ. Do đó, việc nghiên cứu khảo sát toàn diện thực trạng và xây dựng các giải pháp hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện tại đây là một yêu cầu cấp thiết.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện; trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, học tập và đào tạo theo phương thức tín chỉ của khoa.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Khảo sát và làm rõ thực trạng tổ chức, hoạt động, cơ sở vật chất, vốn tài liệu, quy trình nghiệp vụ, sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện của Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện.
    • Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý và khai thác các sản phẩm, dịch vụ tại đơn vị.
    • Đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể nhằm phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện của phòng tư liệu trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.
  • Phạm vi nghiên cứu: Về không gian, đề tài giới hạn tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện (phòng 409 nhà A, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội). Về thời gian, tác giả khảo sát các khía cạnh liên quan trực tiếp đến sản phẩm và dịch vụ của phòng từ thời điểm thành lập đến năm 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ khoa học thư viện và nghiệp vụ thông tin học đường, vận dụng các khái niệm và chuẩn mực nghiệp vụ sau:

  • Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện: Tác giả sử dụng định nghĩa xác định sản phẩm thông tin - thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân hoặc tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin. Dịch vụ thông tin - thư viện được định nghĩa là chuỗi hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng tại cơ quan thông tin - thư viện.
  • Chuẩn mực và công cụ nghiệp vụ: Khóa luận khảo sát việc ứng dụng quy tắc biên mục mô tả quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description); các khung phân loại tài liệu như BBK, UDC và đề xuất áp dụng DDC (Dewey Decimal Classification); chuẩn biên mục máy đọc được MARC 21; phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for Windows (WinISIS) do UNESCO ban hành; cùng các phần mềm quản trị thư viện tích hợp như Libol và ILib.
  • Mô hình dịch vụ chuyên biệt: Tác giả tham chiếu các mô hình dịch vụ thông tin thư viện đại học bao gồm dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc SDI (Selective Dissemination of Information), dịch vụ thông báo thông tin hiện thời CAS (Current Awareness Services), và dịch vụ mượn liên thư viện ILL (Interlibrary Loan).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc và tổng hợp các công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học, giáo trình, tài liệu chuyên ngành về sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện, cùng các văn bản quy định của khoa và trường.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát quy trình tiếp nhận, xử lý tài liệu, thao tác nghiệp vụ, cách thức bố trí kho và hành vi tìm tin của người dùng tin tại phòng tư liệu trong quá trình tác giả thực tập tốt nghiệp.
  • Phương pháp mô tả: Tái hiện chi tiết chu trình nghiệp vụ tài liệu, các biểu ghi trên phần mềm máy tính, các mẫu phiếu yêu cầu và hoạt động cung cấp dịch vụ tại chỗ.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Thống kê, phân loại và xử lý các số liệu định lượng về vốn tài liệu, cơ cấu nhân sự, các cơ sở dữ liệu và lưu lượng bạn đọc đến phòng tư liệu.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ hồ sơ lưu trữ nghiệp vụ của Khoa Thông tin - Thư viện và Phòng Tư liệu, bao gồm: sổ đăng ký tổng quát, 6 sổ đăng ký cá biệt, 3 cơ sở dữ liệu trên phần mềm WinISIS, số liệu thống kê độc giả và quy chế tổ chức đào tạo của trường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khái quát về Khoa Thông tin - Thư viện và Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức của Khoa Thông tin - Thư viện và điều kiện hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa.

  • Lịch sử và cơ cấu Khoa: Tiền thân ngành Thông tin - Thư viện được đào tạo từ năm 1973 tại Khoa Lịch sử thuộc Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Đến ngày 26/08/1996, Bộ môn Thông tin - Thư viện trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn được tái lập. Ngày 26/08/2004, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội ký quyết định thành lập Khoa Thông tin - Thư viện. Đến năm 2009, đội ngũ cán bộ của khoa gồm 22 cán bộ cơ hữu (2 Phó Giáo sư - Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ, 3 Nghiên cứu sinh, 3 cán bộ đang học cao học, 100% chuyên viên tốt nghiệp đại học chính quy trong đó có 2 thạc sĩ) và 27 cán bộ kiêm nhiệm. Cơ cấu chuyên môn gồm 3 bộ môn: Bộ môn Thông tin - Tư liệu, Bộ môn Thư viện - Thư mục, và Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng.
  • Hiện trạng Phòng Tư liệu: Phòng Tư liệu nằm tại phòng 409 nhà A, diện tích khoảng 24 m², được chia làm hai khu vực: kho xử lý nghiệp vụ (dạng kho kín) và phòng phục vụ bạn đọc (dạng kho mở). Về nhân sự, phòng chỉ có 01 cán bộ phụ trách có trình độ Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin - Thư viện (ThS. Đào Thị Uyên), nhưng phải kiêm nhiệm vị trí trợ lý đào tạo đại học chính quy của khoa. Do hạn chế về nhân lực, phòng tư liệu chỉ mở cửa phục vụ 02 buổi/tuần vào các ngày thứ Hai và thứ Năm.
  • Cơ sở vật chất kỹ thuật: Phòng được trang bị 3 máy tính kết nối mạng LAN và Internet (trong đó chỉ có 2 máy tính hoạt động ổn định), 5 giá sách, 1 tủ trưng bày báo - tạp chí, 4 bộ bàn ghế phục vụ bạn đọc, 1 máy điều hòa, máy in, máy photocopy và sử dụng phần mềm WinISIS để quản trị dữ liệu thư mục.
  • Đối tượng và nhu cầu người dùng tin: Phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên của khoa, học viên cao học (khoa bắt đầu đào tạo sau đại học từ năm 2005) và độc giả ngoài khoa. Nhu cầu tập trung vào nguồn tài liệu xám (niên luận, khóa luận, báo cáo khoa học), tài liệu công cụ chuyên ngành (bảng phân loại BBK, DDC, bảng đề mục chủ đề, bảng từ khóa), và báo - tạp chí chuyên ngành.
  • Quy trình nghiệp vụ: Khóa luận mô tả chu trình đường đi của tài liệu qua một chu trình khép kín: Tiếp nhận tài liệu $\rightarrow$ Đăng ký tổng quát $\rightarrow$ Đăng ký cá biệt $\rightarrow$ Xử lý vật lý $\rightarrow$ Xử lý thông tin $\rightarrow$ Phân kho, xếp giá và đưa ra phục vụ.
    • Đăng ký cá biệt: Sử dụng 6 cuốn sổ riêng biệt theo loại hình tài liệu: Sách khổ lớn, Sách khổ vừa, Sách khổ nhỏ, Niên luận, Khóa luận, Báo cáo khoa học. Quy cách ghi sổ tuân thủ 25 tài liệu/trang, mỗi sổ quản lý 2.000 tài liệu.
    • Xử lý vật lý: Đóng dấu cơ quan và ghi ký hiệu xếp giá vào trang tên sách và trang 17; dán nhãn gáy sách cách mép đáy 2,5 cm (với tài liệu mỏng dán ở bìa sau). Ký hiệu kho được mã hóa theo loại hình kết hợp số đăng ký cá biệt: VL (sách tiếng Việt khổ lớn), VV (sách tiếng Việt khổ vừa), KL (khóa luận), NL (niên luận), BCKH (báo cáo khoa học).
    • Xử lý thông tin: Xử lý hình thức áp dụng khung mô tả ISBD; xử lý nội dung gồm phân loại, định từ khóa, định chủ đề và tóm tắt để tạo lập biểu ghi thư mục.

Chương 2: Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường ĐHKHXH&NV

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng các loại hình sản phẩm, dịch vụ và đánh giá ưu - nhược điểm trong hoạt động nghiệp vụ của phòng tư liệu.

Thực trạng sản phẩm thông tin - thư viện:

  • Tài liệu nội sinh: Vốn tài liệu dạng in gồm 445 bản sách khổ vừa, 590 bản sách khổ lớn, 3 bản sách khổ nhỏ, cùng hơn 10 loại báo - tạp chí chuyên ngành nhận định kỳ (Bản tin điện tử, Tạp chí Khoa học, Tập san Thư viện...). Nguồn tài liệu xám chiếm ưu thế với 883 bản khóa luận tốt nghiệp, 587 bản niên luận, 590 bản báo cáo khoa học, kỷ yếu hội nghị khoa học và danh mục đề tài nghiên cứu.
  • Cơ sở dữ liệu thư mục điện tử: Phòng tạo lập 3 cơ sở dữ liệu trên phần mềm WinISIS với tổng số 1.928 biểu ghi, phân bố chi tiết như sau:
STT Tên cơ sở dữ liệu Số lượng biểu ghi
1 Khóa luận tốt nghiệp (csdlkl.mst) 883
2 Báo cáo khoa học (bckh.mst) 530
3 Niên luận (nluan.mst) 515
Tổng Toàn bộ cơ sở dữ liệu 1.928

Phần mềm WinISIS hỗ trợ hai chế độ tra cứu: Tìm tin có trợ giúp (tra cứu theo các trường định sẵn: nhan đề, tác giả, năm xuất bản, từ khóa, người hướng dẫn) và Tìm tin nâng cao (sử dụng toán tử Boolean AND, OR, NOT trên dòng lệnh hoặc mở bảng từ điển dữ liệu).

  • Tài liệu ngoại sinh và bổ sung: Tiếp nhận tài liệu biếu tặng từ các cơ quan thông tin, giảng viên (như PGS. Trần Thị Quý, TS. Nguyễn Huy Chương); mua bổ sung chủ động khoảng 20 - 50 bản cho mỗi tên sách phục vụ học tập (ví dụ đặt mua 50 cuốn "Người giữ lửa tình yêu").
  • Hệ thống tra cứu truyền thống: Bao gồm mục lục dạng phiếu và mục lục dạng sách (in đóng quyển theo vần chữ cái tên tác giả, tên sách hoặc số đăng ký cá biệt), cùng các tập danh mục khóa luận, niên luận từ khóa K40 trở lại đây. Phòng chưa trang bị được tủ phích mục lục chuyên dụng do hạn chế không gian và kinh phí.
  • Tài liệu tra cứu đặc thù: Lưu trữ tài liệu kinh điển ("C. Mác và Ph. Ăngghen toàn tập", "Hồ Chí Minh toàn tập") và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước.

Thực trạng dịch vụ thông tin - thư viện:

  • Dịch vụ mượn - trả tài liệu về nhà: Áp dụng cho sinh viên có thẻ sinh viên (hoặc chứng minh thư, giấy giới thiệu đối với sinh viên ngoài khoa). Bạn đọc ghi phiếu yêu cầu mượn, mỗi lần được mượn tối đa 2 cuốn với thời hạn 15 ngày. Đây là chính sách phục vụ đặc thù, vì hầu hết các phòng tư liệu khoa khác trong trường chỉ phục vụ đọc tại chỗ. Lưu lượng phục vụ trung bình đạt khoảng 10 lượt bạn đọc/buổi.
  • Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc (Đọc tại chỗ): Phục vụ theo phương thức kho mở đối với tài liệu nghiên cứu, tóm tắt khóa luận, báo cáo kiến tập, báo - tạp chí. Yêu cầu viết phiếu, tối đa 2 tài liệu/lần và không mang tài liệu ra ngoài phòng đọc.
  • Dịch vụ sao chép tài liệu: Hỗ trợ in ấn và photocopy tài liệu có thu phí theo quy định đối với các tài liệu được cán bộ phụ trách cho phép sao chụp.
  • Dịch vụ hỏi - đáp: Diễn ra trực tiếp và miễn phí giữa cán bộ thư viện và bạn đọc, tập trung hướng dẫn kỹ năng tra cứu mục lục truyền thống, tra cứu cơ sở dữ liệu WinISIS và định hướng tài liệu nghiên cứu.

Đánh giá tổng quát:

  • Ưu điểm: Được Ban chủ nhiệm khoa quan tâm; nguồn tài liệu xám chuyên ngành sâu và có giá trị tham khảo cao; quy trình xử lý biên mục đúng nghiệp vụ thư viện; ứng dụng phần mềm WinISIS quản lý dữ liệu thư mục hiệu quả trong điều kiện máy tính cấu hình thấp.
  • Nhược điểm: Diện tích phòng quá nhỏ (24 m²); nhân sự mỏng (1 cán bộ kiêm nhiệm) dẫn đến thời gian mở cửa hạn chế (2 buổi/tuần); chỉ có 2/3 máy tính hoạt động; nguồn tài liệu điện tử nghèo nàn; kho chưa có luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ chuyên ngành; phần mềm WinISIS đã lạc hậu, không hỗ trợ chuẩn biên mục MARC, không quản lý được dữ liệu toàn văn và không hỗ trợ tra cứu trực tuyến qua mạng (OPAC).

Chương 3: Một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ TT - TV của Phòng Tư liệu Khoa phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học

Chương 3 đề xuất định hướng và hệ thống giải pháp nâng cấp toàn diện hoạt động thông tin - thư viện tại cơ sở:

  • Tạo nguồn và phát triển nguồn tin: Thực hiện số hóa các tài liệu xám hiện có (khóa luận, niên luận, báo cáo khoa học); liên kết chia sẻ nguồn tin và trao đổi ấn phẩm với các cơ quan thông tin chuyên ngành bên ngoài; duy trì bổ sung định kỳ các tạp chí chuyên ngành và tài liệu tham khảo theo chương trình đào tạo tín chỉ.
  • Giải pháp phát triển sản phẩm thông tin:
    • Hiện đại hóa phần mềm: Đề xuất thay thế phần mềm WinISIS bằng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol (do Công ty Tinh Vân phát triển). Việc áp dụng Libol đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống thông tin của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, tuân thủ chuẩn biên mục MARC 21, hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu toàn văn và cung cấp phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC.
    • Chuyển đổi công cụ nghiệp vụ: Khuyến nghị chuyển đổi khung phân loại tài liệu từ UDC sang DDC để đồng bộ hóa với hệ thống thư viện đại học trong nước và quốc tế.
    • Phát triển sản phẩm mới: Biên soạn các thư mục giới thiệu tài liệu mới, thư mục chuyên đề phục vụ môn học; số hóa toàn văn tài liệu xám; xây dựng diễn đàn hoặc tích hợp trang thông tin của phòng tư liệu lên website của khoa (http://flis...).
  • Giải pháp phát triển dịch vụ thông tin:
    • Triển khai dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc (SDI) định kỳ theo yêu cầu nghiên cứu của giảng viên và học viên cao học.
    • Thiết lập dịch vụ thông báo thông tin hiện thời (CAS) định kỳ gửi danh mục tài liệu mới bổ sung đến người dùng tin.
    • Mở rộng dịch vụ mượn liên thư viện (ILL) với các phòng tư liệu khoa bạn trong trường và các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.
    • Phát triển dịch vụ tra cứu hồi cố, tra cứu toàn văn và tổ chức các hoạt động quảng bá như triển lãm sách chuyên ngành, hội nghị bạn đọc, ngày hội đọc sách.
  • Nâng cấp cơ sở vật chất và kiện toàn nhân sự: Đầu tư thay thế hệ thống máy tính cũ, mở rộng diện tích kho và phòng đọc; đề xuất bố trí thêm cán bộ chuyên trách phụ trách phòng tư liệu để mở rộng thời gian phục vụ bạn đọc các ngày trong tuần.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể phản ánh qua dữ liệu thực tế tại văn bản:

  • Cung cấp số liệu kiểm kê chi tiết về vốn tài liệu của Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện tính đến năm 2009, bao gồm: 1.038 cuốn sách các khổ, 2.060 công trình tài liệu xám (883 khóa luận, 587 niên luận, 590 báo cáo khoa học) và 1.928 biểu ghi thư mục điện tử tích hợp trên 3 tệp cơ sở dữ liệu WinISIS.
  • Tác giả hệ thống hóa đầy đủ sơ đồ chu trình đường đi của tài liệu tại một phòng tư liệu cấp khoa, từ khâu bổ sung, xử lý kỹ thuật (6 loại sổ đăng ký cá biệt, dán nhãn theo quy cách 2,5 cm, đóng dấu trang 17), đến biên mục mô tả ISBD và tổ chức phục vụ.
  • Đề xuất giải pháp kỹ thuật cụ thể: chuyển đổi phần mềm từ WinISIS sang Libol nhằm hòa mạng hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, chuyển đổi khung phân loại sang DDC, và định hướng ứng dụng các mô hình dịch vụ thông tin hiện đại (SDI, CAS, ILL) vào môi trường thư viện chuyên ngành cấp khoa.

Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn do tác giả tự xác định:

  • Về lý luận: Khẳng định vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện như một thành tố thiết yếu phục vụ chuyển đổi mô hình giáo dục đại học sang đào tạo theo tín chỉ; làm rõ cơ sở lý thuyết về tổ chức dây chuyền xử lý thông tin tại các phòng tư liệu trực thuộc khoa.
  • Về thực tiễn: Đánh giá khách quan, trung thực hiện trạng cơ sở vật chất, quy trình nghiệp vụ và dịch vụ của một phòng tư liệu chuyên ngành; chỉ ra những điểm nghẽn về nhân lực và công nghệ; cung cấp hệ thống kiến nghị thiết thực giúp Ban chủ nhiệm Khoa Thông tin - Thư viện có căn cứ hoạch định kế hoạch nâng cấp trang thiết bị và đổi mới phương thức phục vụ độc giả.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu được phản ánh trong văn bản:

  • Hạn chế nghiên cứu: Đề tài chỉ khảo sát đơn lẻ tại một phòng tư liệu cấp khoa (diện tích 24 m², 01 cán bộ kiêm nhiệm), chưa thực hiện khảo sát điều tra xã hội học bằng phiếu hỏi quy mô rộng để định lượng mức độ thỏa mãn của người dùng tin đối với từng loại hình dịch vụ. Bên cạnh đó, đề xuất triển khai phần mềm Libol và số hóa tài liệu toàn văn mới dừng ở mức định hướng giải pháp chuyên môn, chưa đi kèm dự toán kinh phí triển khai và phương án bản quyền chi tiết.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát so sánh mô hình hoạt động của hệ thống phòng tư liệu giữa 14 khoa và 3 bộ môn trong toàn Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; nghiên cứu giải pháp xây dựng cổng thông tin tích hợp và cơ sở dữ liệu số dùng chung cho mạng lưới thư viện - tư liệu cấp cơ sở trong Đại học Quốc gia Hà Nội.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn đối với:

  • Sinh viên và học viên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Là tài liệu tham khảo hữu ích về phương pháp khảo sát, đánh giá sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại một cơ quan thông tin cụ thể; cung cấp mẫu biểu ghi CDS/ISIS, quy tắc mô tả ISBD cho khóa luận, niên luận và cách lập phiếu đăng ký cá biệt, nhãn tài liệu.
  • Cán bộ quản lý thư viện và phòng tư liệu cấp khoa/viện: Cung cấp tài liệu mô tả chu trình đường đi của tài liệu và tổ chức dây chuyền nghiệp vụ khép kín tại các đơn vị có diện tích nhỏ và nhân lực hạn chế.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Quy trình xử lý vật lý và xử lý thông tin tài liệu nội sinh (tài liệu xám) tại Chương 1, cùng luận chứng kỹ thuật về ưu thế của phần mềm Libol so với WinISIS và định hướng thiết lập dịch vụ SDI, CAS tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện quản lý những nguồn tài liệu nào và cơ cấu số lượng ra sao? Vốn tài liệu của phòng bao gồm tài liệu chuyên ngành in (445 bản sách khổ vừa, 590 bản sách khổ lớn, 3 bản sách khổ nhỏ, trên 10 loại báo - tạp chí), tài liệu tra cứu kinh điển, pháp luật, và nguồn tài liệu xám gồm 883 bản khóa luận tốt nghiệp, 587 bản niên luận và 590 bản báo cáo khoa học.

2. Hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính tại Phòng Tư liệu được xây dựng bằng công nghệ nào và quy mô bao nhiêu biểu ghi? Phòng sử dụng phần mềm CDS/ISIS for Windows (WinISIS) miễn phí của UNESCO để xây dựng 3 cơ sở dữ liệu thư mục với tổng cộng 1.928 biểu ghi, bao gồm: CSDL Khóa luận (883 biểu ghi), CSDL Báo cáo khoa học (530 biểu ghi) và CSDL Niên luận (515 biểu ghi).

3. Quy định về dịch vụ mượn tài liệu về nhà tại Phòng Tư liệu có điểm gì đặc biệt so với các phòng tư liệu khác trong trường? Điểm đặc biệt là phòng cho phép mượn tài liệu về nhà (hầu hết các phòng tư liệu khoa khác chỉ phục vụ đọc tại chỗ). Độc giả xuất trình thẻ sinh viên hoặc chứng minh thư/giấy giới thiệu, viết phiếu yêu cầu, được mượn tối đa 2 cuốn trong thời gian 15 ngày.

4. Vì sao tác giả đề xuất thay thế phần mềm WinISIS bằng phần mềm Libol? Vì WinISIS bộc lộ nhiều hạn chế: không tuân thủ chuẩn biên mục MARC, không quản lý được cơ sở dữ liệu toàn văn và không hỗ trợ môi trường thư viện điện tử trực tuyến. Ngược lại, phần mềm Libol (Tinh Vân) tuân thủ chuẩn MARC 21, hỗ trợ mượn liên chiểu, quản trị toàn văn, tích hợp giao diện tra cứu OPAC và đồng bộ với hệ thống phần mềm của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.

5. Cơ cấu nhân sự và thời gian mở cửa phục vụ của Phòng Tư liệu tại thời điểm nghiên cứu như thế nào? Phòng Tư liệu chỉ có 01 cán bộ phụ trách có trình độ Thạc sĩ Thông tin - Thư viện (ThS. Đào Thị Uyên), kiêm nhiệm chức danh trợ lý đào tạo đại học chính quy của khoa. Do khối lượng công việc hành chính lớn, phòng chỉ mở cửa phục vụ 02 buổi/tuần vào các ngày thứ Hai và thứ Năm.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Thị Hồng Vân đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức, quản lý nguồn tin và cung cấp sản phẩm, dịch vụ tại Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội trong giai đoạn đầu chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo tín chỉ. Công trình làm rõ giá trị đặc thù của nguồn tài liệu xám chuyên ngành, chỉ ra các nút thắt về cơ sở vật chất (24 m²), nhân sự kiêm nhiệm và hạn chế công nghệ của phần mềm WinISIS. Đồng thời, khóa luận đã đề xuất hệ thống giải pháp có tính ứng dụng cao, trọng tâm là chuyển đổi sang phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol, chuẩn hóa khung phân loại DDC và triển khai các dịch vụ thông tin hiện đại như SDI, CAS nhằm đáp ứng hiệu quả nhu cầu tự học, tự nghiên cứu của cán bộ và sinh viên.