Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện và tổng quan về các thư viện trường đại học ở Hà Nội Chương 2: Thực trạng tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện tại các trường đại học ở Hà Nội 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ Ứ SỰ ỆN TRON O T N T ÔN T N - T Ƣ V ỆN V TỔN QU N VỀ Á T Ƣ V ỆN TRƢỜN Ọ Ở N 1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thƣ viện 1. Khái niệm tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện - Khái niệm “sự kiện”: Trong Từ điển tiếng Việt, GS. Hoàng Phê đã đưa ra định nghĩa: “Sự kiện là những sự việc có ít nhiều quan trọng đã xảy ra”, trong đó “sự việc là cái xảy ra được nhận thức có ranh giới rõ ràng, phân biệt với những cái tồn tại khác” [6, tr.877] - Đây là nghĩa căn bản, nguyên sơ nhất.
Theo từ điển Oxford Encyclopedia for Advanced Learners, sự kiện từ gốc tiếng Anh là “event” và được định nghĩa là: “một việc xảy ra, đặc biệt quan trọng hay một kế hoạch xã hội được sắp đặt từ trước.” Trong tập Bài giảng Tổ chức sự kiện, Th.S Nguyễn Vũ Hà đã định nghĩa: “Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán.10] Đây là cách định nghĩa sự kiện phổ biến hiện nay theo mục đích tổ chức và liệt kê các loại hình sự kiện tiêu biểu. Tuy nhiên cách nhìn này chưa thực sự thể hiện được bản chất của “sự kiện” khác với “sự việc” và “hoạt động”. Theo Anton Shone và Bryn Parry định nghĩa: “Sự kiện là hiện tượng phát sinh từ những dịp không thường xuyên, cái mà các mục tiêu giải trí, văn hóa, cá nhân và mục tiêu của các tổ chức tách khỏi những hoạt động trong cuộc sống thường nhật. Mục đích của chúng là truyền đạt thêm kiến thức, kỉ niệm hoặc thử 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thách kinh nghiệm của một nhóm người.4] – Đây là định nghĩa về sự kiện có tính khái quát cao, thể hiện được bản chất đặc trưng của “sự kiện”.
Như vậy, ta có thể khái quát: “Sự kiện là hoạt động có chủ đích, không diễn ra thường xuyên và thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt, có tính quan trọng hướng tới một hoặc một số nhóm đối tượng cụ thể để thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.” + Sự kiện là những hoạt động có chủ đích nghĩa là phải có giới hạn về không gian, thời gian nhất định theo một kế hoạch cụ thể có sự khởi đầu, phát triển và kết thúc. Những hoạt động diễn ra thường xuyên liên tục, không có kết thúc thì không được gọi là sự kiện. Đặc biệt, sự kiện là những hoạt động được tổ chức vào các dịp đặc biệt, để tách biệt với các hoạt động diễn ra thường ngày. + Sự kiện là những hoạt động có tính quan trọng, tức là phải có giá trị làm thay đổi về chất hay lượng của một cá nhân, tổ chức hay cộng đồng và mang ý nghĩa đặc biệt mà những hoạt động thông thường khác không có.
sự kiện thường có giá trị ảnh hưởng tới nhiều người. Tùy vào từng mục đích tổ chức mà có các loại hình sự kiện khác nhau như: sự kiện giải trí, quảng bá sản phẩm, kỷ niệm hoặc truyền đạt tri thức, thông điệp, thảo luận về các vấn đề quan trọng… - Khái niệm “sự kiện” trong hoạt động thông tin – thư viện: Điểm khác biệt rõ nét nhất giữa các sự kiện được tổ chức trong lĩnh vực TT-TV với các sự kiện khác là những sự kiện này chứa hàm lượng thông tin lớn mà “chủ sở hữu” thông thường là các cơ quan TT-TV. Nhóm đối tượng mục tiêu mà các sự kiện này hướng tới chính là NDT, CBTV và những người đang hoạt động trong lĩnh vực TT-TV. Mục đính chính của các sự kiện trong hoạt động 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TT-TV là truyền tải thông tin, tri thức hoặc thông điệp, thông qua đó khai thác nhu cầu tin và kết nối với NDT, nâng cao nghiệp vụ cho CBTV.
Như vậy, ta có thể khái quát: “Sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện là các hoạt động có chủ đích, không diễn ra thường xuyên và thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt, có tính quan trọng hướng tới NDT, những người đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thư viện và những người quan tâm tới lĩnh vực này để truyển tải thông tin, tri thức hoặc thông điệp, thông qua đó kết nối với NDT và nâng cao nghiệp vụ cho CBTV.” - Khái niệm “tổ chức sự kiện”: Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” trong tiếng anh được dịch là “event management” - có nghĩa là bao gồm tất cả các hoạt động liên quan tới việc quản lý sự kiện nói chung từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện, sắp xếp nhân sự, giám sát quá trình tổ chức và tổng kết sau sự kiện. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ (United States Department of Labor): “Tổ chức sự kiện bao gồm sự phối hợp từng chi tiết của các cuộc họp và hội nghị, từ người phát ngôn và địa điểm cuộc họp tới việc sắp xếp các tài liệu in ấn và cả trang thiết bị nghe nhìn. Tổ chức sự kiện bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà các tổ chức tài trợ muốn đạt được. Người thực hiện kế hoạch chọn người phát ngôn, cách tiếp đãi, nội dung và sắp xếp chương trình để trình bày thông tin của tổ chức một cách có hiệu quả nhất” [27].
Như vậy, khái niệm “tổ chức sự kiện” ở đây được nhìn nhận dưới góc độ hẹp với các sự kiện là các cuộc họp và hội nghị mang tính chất trang trọng. 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Dưới góc nhìn của kinh tế học, theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện. Đây là khái niệm mang tính khái quát cao các công đoạn để tổ chức một sự kiện nhưng chỉ phù hợp trong trường hợp xem xét TCSK như một hoạt động kinh tế, có cung và cầu giữa công ty TCSK và “chủ sở hữu sự kiện”. Dưới góc nhìn của báo chí và truyền thông: “Tổ chức sự kiện” là một thuật ngữ có tính đặc thù.
Trong cuốn “Một văn phòng báo chí cần phải làm những gì” của Bộ ngoại giao Hoa Kỳ (2002) đã viết: “A government press office is called upon to deal with many kinds of public events” [24, tr.6], nghĩa là một văn phòng báo chí có trách nhiệm thực hiện nhiều sự kiện công cộng. Một “public event” có thể là bất cứ sự kiện nào đang diễn ra trong xã hội, ngay cả khi đó là một vụ nổ, một thảm hoạ…, những gì mà thông tin về nó, của nó có tính chất xã hội. Như vậy, dưới góc nhìn của báo chí việc TCSK cần phải mang tính chất xã hội cao, nhằm truyền đạt một thông điệp rõ ràng nào đó và có tác động với một nhóm người hoặc cả một cộng đồng người. Như vậy có thể thấy, tùy thuộc vào từng lĩnh vực khác nhau sẽ có những góc nhìn và quan niệm về “tổ chức sự kiện” khác nhau.
Tuy nhiên, ở các khái niệm trên vẫn có điểm chung là quá trình TCSK đều cần có kế hoạch cụ thể, bao gồm tất cả các khâu tổ chức, thực hiện thông qua nguồn nhân lực và các công cụ hỗ trợ để hướng tới một nhóm đối tượng cụ thể nhằm đạt được những mục đích 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com riêng trong một không gian và thời gian nhất định. Dựa vào những điểm giống nhau đó, ta có thể khái quát: “Tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động của con người cùng việc sử dụng các công cụ lao động để thực hiện một số hoặc toàn bộ các công việc: lên ý tưởng; lập kế hoạch, tổ chức triển khai và báo cáo, đánh giá kết quả của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.” - Khái niệm “tổ chức sự kiện” trong hoạt động thông tin – thư viện: Trong tập Bài giảng về marketing trong hoạt động thông tin – thư viện, PSG. Nguyễn Thị Lan Thanh đã định nghĩa: “Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động thông tin – thư viện quan trọng/liên quan đến lĩnh vực thông tin – thư viện quan trọng bắt đầu từ xác định ý tưởng sự kiện, lập kế hoạch cho đến thực hiện, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sự kiện thông qua việc sử dụng nguồn lực của cơ quan thông tin – thư viện nhằm mục đích truyền tải thông tin/ thông điệp từ sự kiện tới NDT, những người đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thư viện và những người quan tâm tới hoạt động thông tin – thư viện”. [11] Đây là một cách định nghĩa thể hiện được rõ nét bản chất của TCSK nói chung và những đặc trưng riêng của TCSK trong hoạt động TT-TV nói riêng.
Ngoài ra, có rất ít công trình nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm riêng về “tổ chức sự kiện” trong hoạt động TT-TV. Hầu hết những công trình nghiên cứu về đề tài này vẫn đang mượn những khái niệm “tổ chức sự kiện” nói chung của các ngành nghề khác như kinh tế, quan hệ công chúng, marketing. Dựa vào những đặc trưng riêng của sự kiện trong hoạt động thông tin – thư viện, ta có thể 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.