CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN 1. Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về khách sạn và kinh doanh khách sạn Khách sạn: Khái niệm khách sạn ra đời từ rất lâu, từ Hotel có nguồn gốc tại Pháp.
Tùy từng thởi điểm và từng đặc điểm quốc gia người ta sử dụng những khái niệm khách sạn khác nhau. Theo quyết định số 02/2001/QD – TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục Du lịch ghi rõ: “Khách sạn là công trình kiến trúc được xây dựng độc lập, có quy mô từ 10 buồng trở lên, đảm bảo chất lượng về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết phục vụ khách du lịch”. Khách sạn là cơ sở kinh doanh lưu trú, các dịch vụ, hoạt động nhằm mục đích sinh lời bằng việc cho thuê các phòng ở đã được chuẩn bị sẵn tiện nghi cho các khách hàng ghé lại qua đêm hay thực hiện một kỳ nghỉ (có thể kéo dài đến vài tháng nhưng ngoại trừ việc cho lưu trú thường xuyên). Cơ sở đó có thể bao gồm các dịch bổ sung như: Dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí, các dịch vụ cần thiết khác.
3, tr105 Kinh doanh khách sạn: Cùng với sự ra đời lâu của ngành khách sạn, ngành kinh doanh khách sạn cũng có từ đó mà phát triển và trở thành một ngành công nghiệp không khói hàng năm mang lại nhiều lợi ích cho các quốc gia. Vậy có thể nói: “Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh dự trên cơ sở cúng cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm mục đích lợi nhuận”. Khái niệm tổ chức sự kiện trong khách sạn Khái niệm tổ chức sự kiện Sự kiện là bất cứ việc gì diễn ra, là việc có tính chất bất ngờ hoặc có khả năng xảy ra, là một mục trong một chương trình, sự may mắn hay định mệnh, một hoạt động được tổ chức tại một địa điểm đặc biệt (Từ điển Chambers 1998, tr560) Sự kiện là một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, tiệc chiêu đãi,…Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng liên quan đến nhau (CIC, 2005) Tại một thời điểm, được cử hành với nghi lễ và nghi thức để đáp ứng những nhu cầu cụ thể (Goldblatt, 2005) Có rất nhiều khái niệm đưa ra về sự kiện, nhưng trong bài khóa luận tác giả sử dụng khái niệm sau: Sự kiện là hoạt động một lần, định kỳ hoặc không diễn ra trong một khoảng thời gian giới hạn, mang đến cho người tiêu dùng sự giải trí và cơ hội mang tính xã hội vượt ra ngoài kinh nghiệm hàng ngày. Sự kiện thu hút hoặc có tiềm năng thu hút khách hàng, thường được tổ chức để nâng cao vị thế, hình ảnh hoặc nâng cao nhận thức của cá nhân đợn vị tổ chức.
Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện: Là quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng các máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu. 4, tr9 6 Nói đến tổ chức sự kiện là nói đến phương thức ngoại giao, tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, của các tổ chức xã hội hoặc là sự kết hợp của cả hai. Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch chuẩn bị từ trước.
Đây là một quá trình kết hợp từ con người, hoạt động lao động, tư liệu lao động để cho ra một sản phẩm tổ chức sự kiện thành công. Để thực hiện được các quá trình này đòi hỏi bộ phận phải có khả năng bao quát từ việc lên kế hoạch, chọn địa điểm, thời gian, đến việc phân công nguồn nhân lực cho phù hợp và những công việc khi đã kết thúc sự kiện. Tổ chức sự kiện trong khách sạn: Dịch vụ tổ chức sự kiện là kết quả mang lại nhờ việc thực hiện một chuỗi các hoạt động từ thiết kế chương trình, liện hệ các công ty cần thiết, liện hệ với các khách hàng, khách mời, tổ chức triển khai các chương trình,… để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và mang đến ấn tượng tốt đẹp nhất ngay từ lần đầu tiên tham dự. Để làm tốt công tác tổ chức sự kiện thì buộc bộ phận phải hiểu mọi vấn đề liên quan tới sự kiện, phối hợp chặt chẽ với người thuê sự kiện các kế hoạch, chương trình thật kỹ lưỡng.
Phải có nguồn ngân sách phù hợp, tập hợp được nguồn nhân lực đầy đủ phân công công việc hợp lý và rõ ràng, đảm bảo chất lượng đúng yêu cầu và kế hoạch. Theo thứ tự thời gian và công việc thì tổ chức sự kiện trong khách sạn thường được khái quát như sau: Thời gian chuẩn bị (đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc), thời gian thực hiện sự kiện (đó là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện), thời gian sau sự kiện (đó là thời gian dành cho các việc tiếp theo sau sự kiện). Tương tự công việc của sự kiện bao gồm: Công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện, công việc sau sự kiện. Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn Vai trò tổ chức sự kiện nội bộ trong khách sạn Tổ chức sự kiện là dịp khách sạn thể hiện một nét văn hóa riêng, gắn kết các nhân viên cống hiến cho khách sạn, cũng tạo sự tin tưởng và lòng tự hào riêng cho đội ngũ nhân viên trong khách sạn, góp phần cũng cố mối quan hệ giữa các bộ phận và gia tăng khả năng tuyên truyền từ chính những nhân viên trong khách sạn vừa là dịp chứng minh với khách hàng về sự phát triển vững mạnh của mình, đồng thời một lần nữa khẳng định thương hiệu, cam kết những giá trị với khách hàng.
Tổ chức sự kiện góp phần làm tăng doanh số bán dịch vụ bổ sung, tăng doanh thu, tăng thị phần của sản phẩm. Tạo hình ảnh đẹp cho khách sạn, giúp khách sạn có chỗ đứng bền vững trên thị trường. Đối với tất cả các sự kiện thì khách sạn vừa thể hiện thế mạnh của mình, vừa thực hiện được long nhiệt thành đối với các cán bộ công nhân viên, các đối tác kinh doanh của khách sạn. Hoạt động tổ chức sự kiện được xem như một khoản đầu tư trong ngắn hạn của khách sạn với các chương trình hoạt động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những hoạt động và mục tiêu của khách sạn, mang lại niềm tin cho nhân viện trong khách sạn, tạo dựng không khí lao động sản xuất, văn hóa trong khách sạn.
Vai trò của dịch vụ tổ chức sự kiện trong kinh doanh của khách sạn Tổ chức sự kiện đem lại cho sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh riêng đi vào tâm trí, nhận thức của khách hàng, nâng cao độ nhận biết thương hiệu, làm tăng doanh thu, phát triển sản phẩm hay dịch vụ bổ sung trong khách sạn, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng trong tương lai. 7 Tổ chức sự kiện tạo ra nhu cầu cho sản phẩm, dịch vụ được thúc đẩy. Việc chào bán hàng, tăng thị phần của khách sạn giúp khách sạn thâm nhập thị trường mới, nâng cao uy tín, hình ảnh của khách sạn. Là công cụ đưa hoạt động kinh doanh của khách sạn phát triển thuận lợi hơn, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tạo cơ hội để hợp tác lâu dài và trở thành những đối tác chiến lược của nhau.
Tạo ra công ăn việc làm cho người lao động, đem lại lợi nhuận như các ngành nghề khác. Tổ chức sự kiện đem lại một nguồn thu nhập lớn cho khách sạn, một số ngành nghề khác và cho cả quốc gia. Góp phần thúc đảy các ngành dịch vụ phát triển một cách mạnh mẽ và đa dạng hơn. Đặc điểm và phân loại hoạt động tổ chức sự kiện 1.
Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện Từ cách hiểu “Tổ chức sự kiện là m ột quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoach, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện”. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú, do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung, vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Phân loại hoạt động tổ chức sự kiện trong khách sạn Có nhiều cách phân loại tổ chức sự kiện, nhưng nhìn chung có thể phân loại hoạt động tổ chức sự kiện theo mục đích của việc tổ chức sự kiện bao gồm các nhóm sau: Sự kiện mà khách sạn tự tổ chức Mục đích tăng sự gắn kết của các thành viên trong khách sạn, củng cố hình ảnh của khách sạn trong mắt đối tác, khách hàng và giới truyền thông. Gồm có Hội nghị khách hàng Lễ kỉ niệm ngày thành lập khách sạn Tiệc cuối năm cho nhân viên (buổi tuyên dương các nhân viên) Họp hội đồng quản trị Sự kiện mà khách sạn tổ chức cho doanh nghiệp khác Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, lễ kỷ niệm thành lập, lễ giới thiệu sản phẩm, …: Nhận tổ chức, thiết kế, và lên chương trình trọn gói các sự kiện.
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Lễ khai trương, lễ khánh thành, tổ chức biểu diễn thời trang, ca múa nhạc,… Tổ chức đám cưới, sinh nhật, kỷ niệm một dịp đặc biệt,… các dịch vụ được phục vụ nhiệt tình, chu đáo, thỏa thuận giá cả, ký kết hợp đồng và thanh toán linh hoạt. Nội dung hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn 1.