I. Tổng Quan Dịch Vụ Tài Liệu Số Tại Thư Viện Đại Học
Dịch vụ tài liệu số (TLS) ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động của các thư viện đại học. TLS mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với tài liệu truyền thống, bao gồm khả năng truy cập từ xa, không giới hạn số lượng người dùng đồng thời và tốc độ tiếp cận thông tin nhanh chóng. Tài liệu số có thể được lưu trữ dưới nhiều định dạng khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của người dùng. Việc khai thác TLS trong các thư viện đại học đang được quan tâm và nỗ lực thực hiện, tuy nhiên hiệu quả khai thác nguồn tài nguyên thông tin số (TNTTS) vẫn còn nhiều hạn chế. Điều này đòi hỏi các cơ quan thông tin – thư viện (CQTT-TV) cần tiếp tục nghiên cứu phát triển các dịch vụ thông tin – thư viện (DVTT-TV) nhằm giúp người dùng tin (NDT) tiếp cận và khai thác nguồn TNTTS một cách hiệu quả hơn. Theo Nguyễn Thị Thiết (2020), việc phát triển dịch vụ TLS là một yêu cầu cấp thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin trong môi trường số.
1.1. Khái niệm và vai trò của dịch vụ tài liệu số
Dịch vụ tài liệu số là hệ thống các hoạt động cung cấp tài liệu ở định dạng số cho người dùng. Vai trò của dịch vụ này là cung cấp khả năng truy cập thông tin nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả học tập, nghiên cứu. Dịch vụ TLS còn giúp thư viện mở rộng phạm vi phục vụ, tiếp cận được nhiều đối tượng người dùng hơn, đặc biệt là những người ở xa hoặc không có điều kiện đến thư viện trực tiếp. Theo Trần Mạnh Tuấn (1998), dịch vụ TLS là một phần quan trọng trong hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện hiện đại.
1.2. Ưu điểm vượt trội của tài liệu số so với tài liệu truyền thống
Tài liệu số có nhiều ưu điểm so với tài liệu truyền thống. Thứ nhất, khả năng truy cập từ xa giúp người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi. Thứ hai, không giới hạn số lượng người dùng đồng thời, giúp nhiều người có thể sử dụng cùng một tài liệu. Thứ ba, tốc độ tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng. Thứ tư, khả năng lưu trữ và bảo quản dễ dàng, tiết kiệm không gian. Thứ năm, khả năng tích hợp đa phương tiện, giúp tài liệu trở nên sinh động và hấp dẫn hơn. Theo Bùi Loan Thùy và Đỗ Thị Thu (2014), môi trường điện tử đã tạo ra những cơ hội lớn cho việc phát triển các dịch vụ thông tin thư viện.
II. Thách Thức Phát Triển Dịch Vụ Tài Liệu Số Đại Học Hiện Nay
Mặc dù có nhiều ưu điểm, việc phát triển dịch vụ tài liệu số tại các thư viện đại học vẫn đối mặt với nhiều thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là vấn đề bản quyền. Việc số hóa tài liệu và cung cấp trực tuyến đòi hỏi thư viện phải đảm bảo tuân thủ các quy định về bản quyền, tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) chưa đồng bộ, nguồn nhân lực thiếu kinh nghiệm và kỹ năng số, cũng là những rào cản lớn. Ngoài ra, việc thay đổi thói quen sử dụng tài liệu của người dùng cũng là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên trì, nỗ lực từ phía thư viện. Theo Nguyễn Thị Hạnh (2007), việc phát triển dịch vụ tra cứu số ở Việt Nam còn gặp nhiều thách thức do hạn chế về cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực.
2.1. Vấn đề bản quyền và quản lý quyền sở hữu trí tuệ
Bản quyền là một trong những thách thức lớn nhất đối với việc phát triển dịch vụ tài liệu số. Thư viện cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định về bản quyền khi số hóa tài liệu và cung cấp trực tuyến. Việc vi phạm bản quyền có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Do đó, thư viện cần có các biện pháp quản lý quyền sở hữu trí tuệ hiệu quả, bao gồm việc xin phép tác giả hoặc chủ sở hữu bản quyền trước khi số hóa tài liệu, sử dụng các công nghệ bảo vệ bản quyền như DRM (Digital Rights Management), và xây dựng các chính sách sử dụng tài liệu số rõ ràng.
2.2. Hạn chế về hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực số
Hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) chưa đồng bộ và nguồn nhân lực thiếu kinh nghiệm, kỹ năng số là những rào cản lớn đối với việc phát triển dịch vụ tài liệu số. Nhiều thư viện còn thiếu trang thiết bị hiện đại, đường truyền internet tốc độ cao, và phần mềm quản lý tài liệu số chuyên dụng. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ thư viện cần được đào tạo về các kỹ năng số như số hóa tài liệu, quản lý metadata, xây dựng cơ sở dữ liệu, và hỗ trợ người dùng sử dụng các dịch vụ trực tuyến. Theo Phòng Công tác Kỹ thuật Đại học Khoa học Tự nhiên TP. HCM, việc ứng dụng công nghệ mới là yếu tố quan trọng để phát triển dịch vụ thông tin thư viện.
2.3. Thay đổi thói quen sử dụng tài liệu của người dùng
Việc thay đổi thói quen sử dụng tài liệu của người dùng là một quá trình lâu dài và đòi hỏi sự kiên trì, nỗ lực từ phía thư viện. Nhiều người dùng vẫn quen với việc sử dụng tài liệu in truyền thống và chưa nhận thức được những lợi ích của tài liệu số. Do đó, thư viện cần có các biện pháp tuyên truyền, quảng bá hiệu quả để nâng cao nhận thức của người dùng về tài liệu số, đồng thời cung cấp các dịch vụ hỗ trợ để giúp người dùng làm quen với việc sử dụng tài liệu số.
III. Giải Pháp Hoàn Thiện Dịch Vụ Tài Liệu Số Hiện Có Tại Đại Học
Để nâng cao chất lượng dịch vụ tài liệu số hiện có, thư viện cần tập trung vào việc hoàn thiện các dịch vụ hiện có, bao gồm dịch vụ truy cập internet, dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến, dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, dịch vụ phổ biến thông tin số chọn lọc, dịch vụ giải đáp cho người dùng tin, dịch vụ tư vấn thông tin số và dịch vụ huấn luyện thông tin số. Việc hoàn thiện các dịch vụ này đòi hỏi thư viện phải đầu tư vào hạ tầng CNTT, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, và xây dựng các quy trình quản lý dịch vụ hiệu quả. Theo Vũ Duy Hiệp (2015), việc phát triển các loại hình sản phẩm và dịch vụ thư viện thông tin là nhiệm vụ trọng tâm của các trường đại học nghiên cứu.
3.1. Nâng cấp dịch vụ truy cập internet và khai thác tài liệu trực tuyến
Dịch vụ truy cập internet cần được nâng cấp để đảm bảo tốc độ truy cập nhanh chóng và ổn định. Thư viện cần đầu tư vào đường truyền internet tốc độ cao và hệ thống wifi mạnh mẽ. Dịch vụ khai thác tài liệu trực tuyến cần được cải thiện để giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu. Thư viện cần xây dựng giao diện tìm kiếm thân thiện, cung cấp các công cụ lọc và sắp xếp kết quả tìm kiếm, và tích hợp các nguồn tài liệu số khác nhau vào một hệ thống duy nhất.
3.2. Phát triển dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện và phổ biến thông tin
Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện cần được phát triển để đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của người dùng. Thư viện cần số hóa các tài liệu hình ảnh, âm thanh, video và cung cấp chúng trực tuyến. Dịch vụ phổ biến thông tin số chọn lọc cần được cải thiện để giúp người dùng tiếp cận thông tin mới nhất và phù hợp với nhu cầu của họ. Thư viện có thể sử dụng các công cụ như email, RSS feed, và mạng xã hội để phổ biến thông tin.
3.3. Tăng cường dịch vụ hỗ trợ và tư vấn thông tin số cho người dùng
Dịch vụ giải đáp cho người dùng tin cần được tăng cường để giúp người dùng giải quyết các vấn đề gặp phải khi sử dụng dịch vụ tài liệu số. Thư viện cần cung cấp các kênh hỗ trợ đa dạng như điện thoại, email, chat trực tuyến, và hướng dẫn sử dụng chi tiết. Dịch vụ tư vấn thông tin số cần được phát triển để giúp người dùng tìm kiếm và đánh giá thông tin hiệu quả. Thư viện có thể tổ chức các buổi tư vấn trực tiếp hoặc trực tuyến, và cung cấp các tài liệu hướng dẫn.
IV. Tạo Lập Dịch Vụ Tài Liệu Số Mới Phù Hợp Nhu Cầu Đại Học
Bên cạnh việc hoàn thiện các dịch vụ hiện có, thư viện cần tạo lập các dịch vụ tài liệu số mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Các dịch vụ mới có thể bao gồm dịch vụ huấn luyện thông tin số trực tuyến, dịch vụ bao gói cơ sở dữ liệu theo yêu cầu, và dịch vụ diễn đàn điện tử. Việc tạo lập các dịch vụ mới đòi hỏi thư viện phải nghiên cứu kỹ nhu cầu của người dùng, đầu tư vào công nghệ mới, và xây dựng các mô hình dịch vụ sáng tạo. Theo Bùi Thị Thanh Diệu (2017), việc đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin thư viện là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của người dùng.
4.1. Xây dựng dịch vụ huấn luyện thông tin số trực tuyến
Dịch vụ huấn luyện thông tin số trực tuyến cần được xây dựng để giúp người dùng nâng cao kỹ năng tìm kiếm, đánh giá và sử dụng thông tin. Thư viện có thể tổ chức các khóa học trực tuyến, webinar, và cung cấp các tài liệu hướng dẫn trực tuyến. Nội dung huấn luyện cần được thiết kế phù hợp với trình độ và nhu cầu của người dùng.
4.2. Phát triển dịch vụ bao gói cơ sở dữ liệu theo yêu cầu
Dịch vụ bao gói cơ sở dữ liệu theo yêu cầu cần được phát triển để giúp người dùng tiếp cận thông tin chuyên sâu một cách dễ dàng. Thư viện có thể tạo ra các gói cơ sở dữ liệu theo chủ đề, lĩnh vực, hoặc loại hình tài liệu, và cung cấp chúng cho người dùng theo yêu cầu. Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho các nhà nghiên cứu và sinh viên cao học.
4.3. Thiết lập diễn đàn điện tử để trao đổi thông tin và kinh nghiệm
Diễn đàn điện tử cần được thiết lập để tạo ra một không gian trao đổi thông tin và kinh nghiệm giữa người dùng và thư viện. Người dùng có thể đặt câu hỏi, chia sẻ thông tin, và thảo luận về các vấn đề liên quan đến dịch vụ tài liệu số. Thư viện có thể sử dụng diễn đàn để thu thập phản hồi từ người dùng và cải thiện dịch vụ.
V. Đảm Bảo Duy Trì và Phát Triển Dịch Vụ Tài Liệu Số Bền Vững
Để đảm bảo duy trì và phát triển dịch vụ tài liệu số bền vững, thư viện cần tăng cường các nguồn lực hỗ trợ, nâng cao chất lượng đào tạo người dùng tin, tăng cường hoạt động tuyên truyền, quảng bá dịch vụ, và mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện khác. Việc đảm bảo nguồn lực tài chính ổn định, đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, và sự hợp tác chặt chẽ với các đối tác là yếu tố then chốt để dịch vụ tài liệu số phát triển bền vững. Theo Đỗ Văn Châu (2006), việc phát triển dịch vụ thông tin thư viện cần có sự đầu tư và hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau.
5.1. Tăng cường nguồn lực tài chính và nhân lực cho thư viện số
Nguồn lực tài chính cần được tăng cường để đảm bảo thư viện có đủ kinh phí để đầu tư vào hạ tầng CNTT, mua bản quyền tài liệu số, và đào tạo cán bộ. Nguồn nhân lực cần được nâng cao chất lượng thông qua các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý thư viện số, kỹ năng số, và dịch vụ khách hàng.
5.2. Nâng cao chất lượng đào tạo và tuyên truyền về dịch vụ số
Chất lượng đào tạo người dùng tin cần được nâng cao để giúp người dùng sử dụng dịch vụ tài liệu số hiệu quả. Thư viện cần tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo, và cung cấp các tài liệu hướng dẫn chi tiết. Hoạt động tuyên truyền, quảng bá dịch vụ cần được tăng cường để nâng cao nhận thức của người dùng về dịch vụ tài liệu số. Thư viện có thể sử dụng các kênh truyền thông đa dạng như website, mạng xã hội, email, và tờ rơi để quảng bá dịch vụ.
5.3. Mở rộng hợp tác với các thư viện và tổ chức khác
Quan hệ hợp tác với các thư viện khác cần được mở rộng để chia sẻ kinh nghiệm, tài nguyên, và dịch vụ. Thư viện có thể tham gia vào các dự án hợp tác, trao đổi cán bộ, và chia sẻ cơ sở dữ liệu. Hợp tác với các tổ chức khác như nhà xuất bản, công ty công nghệ, và trường đại học cũng rất quan trọng để phát triển dịch vụ tài liệu số.
VI. Kết Luận và Tầm Quan Trọng Dịch Vụ Tài Liệu Số Đại Học
Phát triển dịch vụ tài liệu số là một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết đối với các thư viện đại học trong bối cảnh hiện nay. Việc nâng cao chất lượng dịch vụ tài liệu số không chỉ giúp người dùng tiếp cận thông tin hiệu quả hơn mà còn góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của nhà trường. Để đạt được mục tiêu này, thư viện cần có sự đầu tư và hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời xây dựng các chiến lược phát triển dịch vụ phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Theo Nguyễn Thị Kim Cương (2006), việc đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
6.1. Tóm tắt các giải pháp phát triển dịch vụ tài liệu số
Các giải pháp phát triển dịch vụ tài liệu số bao gồm hoàn thiện các dịch vụ hiện có, tạo lập các dịch vụ mới, và đảm bảo duy trì và phát triển dịch vụ bền vững. Việc hoàn thiện các dịch vụ hiện có tập trung vào nâng cấp hạ tầng CNTT, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, và xây dựng các quy trình quản lý dịch vụ hiệu quả. Việc tạo lập các dịch vụ mới tập trung vào nghiên cứu nhu cầu của người dùng, đầu tư vào công nghệ mới, và xây dựng các mô hình dịch vụ sáng tạo. Việc đảm bảo duy trì và phát triển dịch vụ bền vững tập trung vào tăng cường nguồn lực hỗ trợ, nâng cao chất lượng đào tạo người dùng tin, tăng cường hoạt động tuyên truyền, quảng bá dịch vụ, và mở rộng quan hệ hợp tác.
6.2. Tầm quan trọng của dịch vụ tài liệu số đối với giáo dục và nghiên cứu
Dịch vụ tài liệu số đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giáo dục và nghiên cứu. Nó cung cấp cho người dùng khả năng truy cập thông tin nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi, giúp họ tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả học tập, nghiên cứu. Dịch vụ tài liệu số cũng giúp thư viện mở rộng phạm vi phục vụ, tiếp cận được nhiều đối tượng người dùng hơn, đặc biệt là những người ở xa hoặc không có điều kiện đến thư viện trực tiếp.
