Tổng quan nghiên cứu

Ngành Đường sắt Việt Nam sở hữu bề dày lịch sử hơn 134 năm kể từ khi khởi công tuyến đường sắt đầu tiên vào năm 1881. Trong suốt chiều dài hoạt động, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu khổng lồ với hơn 541,5 mét giá tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan vào năm 2013. Hơn 90% thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh và quản lý kỹ thuật của doanh nghiệp được lưu trữ trong hệ thống hồ sơ, văn bản này. Tuy nhiên, trước yêu cầu đổi mới mô hình quản trị doanh nghiệp nhà nước theo Luật Doanh nghiệp và Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ tại Tổng công ty đang đối mặt với nhiều bất cập nghiêm trọng như tài liệu bị phân tán, nguy cơ thất lạc hồ sơ kỹ thuật công trình, thiếu cán bộ chuyên trách và chậm trễ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Vấn đề cốt lõi của nghiên cứu là phân tích toàn diện thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại một doanh nghiệp hạ tầng quy mô quốc gia. Mục tiêu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát chi tiết hiện trạng quản lý 3 khối tài liệu chính, chỉ ra nguyên nhân của các hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị thành viên có trụ sở tại Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2003 đến năm 2015. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ tra cứu tài liệu lên khoảng 40% đến 50%, giảm 30% chi phí bảo quản vật lý và bảo vệ an toàn 100% hồ sơ công trình kỹ thuật đường sắt trọng điểm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên 2 nền tảng lý thuyết chủ đạo: Lý thuyết quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ và Lý thuyết quản trị tổ chức hiện đại. Theo quan điểm lưu trữ học Việt Nam, tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp nhà nước là một bộ phận cấu thành của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được quy định tại Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. Học thuyết quản trị hiện đại tiếp cận tổ chức lưu trữ như một hệ thống liên kết 4 yếu tố: cơ cấu bộ máy, nhân lực chuyên môn, quy chế vận hành và hạ tầng kỹ thuật nhằm tối ưu hóa vòng đời của hồ sơ tài liệu từ khi sản sinh đến khi nộp lưu hoặc tiêu hủy.

Bốn khái niệm then chốt được chuẩn hóa và vận dụng xuyên suốt đề tài gồm:

  • Phông lưu trữ cơ quan: Toàn bộ khối tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
  • Chỉnh lý khoa học tài liệu: Quá trình phân loại, xác định giá trị, biên mục và sắp xếp hồ sơ theo phương pháp khoa học lưu trữ.
  • Xác định giá trị tài liệu: Nghiên cứu đánh giá giá trị thông tin của hồ sơ để định ra thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn theo quy định pháp luật.
  • Hệ thống công cụ tra cứu thông tin: Các mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý hỗ trợ tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn bao gồm Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ năm 2013 của Tổng công ty, hơn 25 văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước cùng hệ thống quy chế nội bộ quản lý 19 phông tài liệu hành chính.

Để đánh giá thực trạng, đề tài sử dụng cỡ mẫu khảo sát gồm 85 phiếu điều tra ý kiến phát cho cán bộ, nhân viên văn thư lưu trữ và 12 cuộc phỏng vấn sâu trực tiếp với đại diện lãnh đạo các ban chức năng tại Tổng công ty và 6 đơn vị trực thuộc đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Phương pháp chọn mẫu được áp dụng là phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích, tập trung vào những phòng ban sản sinh nhiều hồ sơ trọng yếu như Ban Kế toán, Ban Đầu máy Toa xe, Ban Quản lý Dự án và Ban Kết cấu Hạ tầng.

Lý do lựa chọn kết hợp phương pháp khảo sát định lượng và phỏng vấn định tính nhằm đo lường chính xác tỷ lệ khối lượng tài liệu đã chỉnh lý trên tổng số hơn 540 mét giá thực tế, đồng thời làm rõ các rào cản về cơ chế quản lý, nhận thức và trình độ nghiệp vụ mà các con số thống kê đơn thuần không thể hiện hết. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý dữ liệu được tiến hành liên tục theo mốc thời gian từ năm 2013 đến năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cho thấy 4 phát hiện quan trọng về cơ cấu và thực trạng quản lý tài liệu:

Thứ nhất, khối lượng tài liệu lưu trữ phát sinh vô cùng lớn với tổng số 541,5 mét giá tài liệu, phân bổ thành 3 khối riêng biệt. Trong đó, khối tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm tỷ trọng lớn nhất với 295 mét giá (tương đương 54,4%), khối tài liệu hành chính gồm 150,5 mét giá (chiếm 27,8%) và khối tài liệu chuyên môn nghiệp vụ giao thông vận tải đạt 96 mét giá (chiếm 17,8%).

Thứ hai, mức độ chỉnh lý khoa học không đồng đều giữa các nhóm tài liệu. Khối tài liệu hành chính đạt tỷ lệ chỉnh lý hoàn chỉnh khá cao với 87,4% (tương đương 131,5 trên 150,5 mét giá). Khối tài liệu chuyên môn hoàn thành chỉnh lý 83,3% (80 trên 96 hồ sơ). Ngược lại, toàn bộ 295 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm hàng nghìn bản vẽ thiết kế, hồ sơ hoàn công cầu đường và lý trình tuyến chưa được chỉnh lý chuyên sâu theo tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ.

Thứ ba, cơ cấu nhân sự làm công tác lưu trữ bộc lộ sự thiếu hụt nghiêm trọng về chuyên môn. Hơn 70% nhân sự đảm nhận công tác lưu trữ tại các đơn vị thành viên là kiêm nhiệm công việc văn phòng hoặc kế toán. Chỉ có khoảng 25% cán bộ được đào tạo bài bản từ trình độ trung cấp trở lên đúng chuyên ngành Lưu trữ học hoặc Quản trị văn phòng.

Thứ tư, điều kiện cơ sở vật chất kho tàng còn thô sơ. Dưới 35% đơn vị trực thuộc trang bị phòng kho chuyên dụng có hệ thống điều hòa kiểm soát độ ẩm và giá sắt chống ẩm mốc đạt chuẩn, dẫn đến nguy cơ hư hại tài liệu giấy trước khí hậu nhiệt đới ẩm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng trên xuất phát từ nhận thức của một bộ phận lãnh đạo chưa xem tài liệu lưu trữ là nguồn tài sản tri thức quý giá mà chỉ coi là công việc sự vụ thuần túy. Quá trình chuyển đổi mô hình từ Tổng cục Đường sắt năm 1955 sang Liên hiệp Đường sắt năm 1990 rồi thành Tổng công ty theo Quyết định số 34/QĐ-TTg năm 2003 và Nghị định số 175/2013/NĐ-CP đã tạo ra sự xáo trộn lớn về cơ cấu tổ chức nhưng thiếu các quy chế quản lý tài liệu đi kèm.

So sánh với các nghiên cứu tổng thể về nhóm Tổng công ty 91 tại Việt Nam, công tác lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt có đặc thù vượt trội về khối lượng tài liệu kỹ thuật công trình hạ tầng. Tài liệu này đóng vai trò quyết định trong việc rút ngắn thời gian hành trình tàu Bắc Nam xuống còn 28 giờ và duy trì vận hành hơn 1.240 km đường ray.

Để trực quan hóa các kết quả này, dữ liệu thực trạng có thể được thể hiện qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu 3 khối tài liệu với phần kỹ thuật chiếm áp đảo 54,4%, kết hợp bảng đối sánh tỷ lệ nhân sự đạt chuẩn nghiệp vụ 25% so với yêu cầu vị trí việc làm. Sự minh họa này giúp nhận diện rõ nút thắt nằm ở việc thiếu vắng quy trình xử lý tài liệu kỹ thuật và hạn chế về năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao được đề xuất:

Thứ nhất, kiện toàn cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa nhân sự lưu trữ. Ban Tổ chức Cán bộ - Lao động cần bố trí ít nhất 1 cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn lưu trữ tại cơ quan Tổng công ty và từng công ty con; đồng thời phối hợp các trường đại học mở 2 lớp tập huấn chuyên sâu hàng năm. Mục tiêu đặt ra là nâng tỷ lệ nhân sự đạt chuẩn nghiệp vụ lên trên 90% trong giai đoạn 2016 - 2018.

Thứ hai, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nội bộ. Văn phòng Tổng công ty chủ trì xây dựng và ban hành Quy chế công tác lưu trữ thống nhất, kèm theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành đường sắt nhằm áp dụng đồng bộ tại 100% các đơn vị trực thuộc. Thời hạn hoàn thành mục tiêu này là Quý II năm 2016.

Thứ ba, đầu tư nâng cấp kho tàng và đẩy mạnh số hóa tài liệu. Ban Kế hoạch Đầu tư kết hợp Văn phòng Tổng công ty phê duyệt dự án trang bị hệ thống giá di động, máy đo độ ẩm và thiết bị quét chuyên dụng để tiến hành chỉnh lý, số hóa 295 mét giá tài liệu kỹ thuật bản vẽ công trình trong lộ trình từ năm 2016 đến năm 2020, hướng tới mục tiêu 100% hồ sơ hoàn công có bản sao điện tử.

Thứ tư, tăng cường kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm. Hội đồng thành viên và Ban Kiểm soát nội bộ cần thành lập đoàn thanh tra định kỳ vào tháng 11 hàng năm để kiểm kê, đánh giá mức độ an toàn của 19 phông lưu trữ, bảo đảm giảm 95% nguy cơ thất lạc hồ sơ trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thiết thực cho 4 nhóm đối tượng sau:

  • Ban lãnh đạo và các nhà quản trị doanh nghiệp nhà nước: Cung cấp góc nhìn chiến lược về việc chuyển hóa tài liệu lưu trữ thành nguồn lực thông tin phục vụ quản trị rủi ro pháp lý, hoạch định chiến lược kinh doanh và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý văn thư - lưu trữ tại các tổng công ty, tập đoàn: Cung cấp cẩm nang thực hành chi tiết về quy trình phân loại, chỉnh lý 3 khối tài liệu hành chính, kỹ thuật, chuyên môn và phương pháp lập báo cáo thống kê kho lưu trữ đạt chuẩn.
  • Giảng viên và nhà nghiên cứu chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Cung cấp nguồn tư liệu học thuật thực chứng với bộ số liệu khảo sát phong phú trên 541,5 mét giá tài liệu thực tế của một ngành công nghiệp giao thông huyết mạch.
  • Học viên cao học và sinh viên ngành Khoa học Xã hội và Nhân văn, Quản lý công: Làm tài liệu tham khảo mẫu mực về phương pháp kết hợp nghiên cứu định lượng, phỏng vấn chuyên sâu và cách thức xây dựng giải pháp mang tính ứng dụng cao cho đề tài tốt nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam bao gồm những thành phần nào? Hệ thống tài liệu tại Tổng công ty gồm 3 khối chính với tổng khối lượng 541,5 mét giá: khối hành chính có 150,5 mét giá thuộc 19 phông lưu trữ; khối khoa học kỹ thuật chiếm 295 mét giá gồm hồ sơ thiết kế, hoàn công hạ tầng; và khối chuyên môn nghiệp vụ chiếm 96 mét giá như biểu đồ chạy tàu, lệnh điều hành giao thông.

Tại sao tài liệu khoa học kỹ thuật lại chiếm vị trí quan trọng hàng đầu trong ngành đường sắt? Khối tài liệu kỹ thuật chiếm tới 54,4% dung lượng kho lưu trữ và là căn cứ pháp lý, kỹ thuật duy nhất để tiến hành duy tu, bảo dưỡng mạng lưới đường sắt. Trong thực tế, việc rút ngắn thời gian chạy tàu Bắc Nam xuống 28 giờ hoàn toàn dựa trên việc tra cứu các hồ sơ cải tiến kỹ thuật đầu máy toa xe và kết cấu cầu đường cũ.

Thực trạng đội ngũ cán bộ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc gặp khó khăn gì? Khảo sát thực địa chỉ ra rằng hơn 70% cán bộ làm công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc là kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ văn phòng khác nhau. Bên cạnh đó, chỉ có khoảng 25% nhân sự được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ học, dẫn đến việc xử lý hồ sơ kỹ thuật còn nhiều lúng túng và chưa đạt chuẩn khoa học.

Quy định pháp luật hiện hành điều chỉnh tài liệu lưu trữ doanh nghiệp như thế nào? Theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, tài liệu hình thành từ các tổ chức kinh tế có vốn nhà nước đều thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, ban hành bảng thời hạn bảo quản và không được tùy tiện tiêu hủy tài liệu khi chưa qua hội đồng thẩm tra.

Giải pháp nào cần được ưu tiên triển khai ngay để hiện đại hóa công tác lưu trữ? Giải pháp cấp bách nhất là chuẩn hóa năng lực cho 100% đội ngũ cán bộ lưu trữ thông qua các khóa đào tạo lại, đồng thời triển khai số hóa toàn bộ 295 mét giá tài liệu kỹ thuật công trình. Việc số hóa giúp giảm 80% thời gian tra cứu và loại bỏ triệt để nguy cơ hư hỏng tài liệu gốc do môi trường.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện hiện trạng quản lý 541,5 mét giá tài liệu tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, khẳng định giá trị to lớn của khối tài liệu này đối với nền kinh tế quốc gia.
  • Nghiên cứu chỉ rõ điểm nghẽn lớn nhất nằm ở 295 mét giá tài liệu kỹ thuật chưa được chỉnh lý đồng bộ và hơn 70% nhân sự lưu trữ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm.
  • Hệ thống hóa khung cơ sở pháp lý và lý luận quản trị lưu trữ hiện đại phù hợp với mô hình doanh nghiệp nhà nước sau chuyển đổi.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền với lộ trình triển khai cụ thể từ năm 2016 đến năm 2020.
  • Kết quả nghiên cứu là đóng góp khoa học quan trọng giúp nâng cao hiệu quả khai thác thông tin và bảo tồn di sản lịch sử của ngành đường sắt.

Các doanh nghiệp và cơ quan nghiên cứu cần chủ động áp dụng mô hình quản lý tập trung thống nhất, đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất và số hóa tài liệu để phát huy tối đa giá trị nguồn lực thông tin trong kỷ nguyên số.