phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng 1:Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động Thông tin – Thƣ viện tại Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội. Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động Thông tin –Thƣ viện của Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức và hoạt động TT-TV của Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI 1.1 Khái niệm về tổ chức và hoạt động thông tin thƣ viện 1.1 Tổ chức Thông tin thư viện Có rất nhiều cách hiểu về tổ chức.
Theo Từ điển tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên[25], khái niệm tổ chức đƣợc xem xét với ba định nghĩa sau: - Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định. - Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có đƣợc hiệu quả tốt nhất - Tập hợp ngƣời đƣợc tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm mục đích chung. Theo Từ điển tiếng Việt do tác giả Văn Tân và Nguyễn Văn Đạm chỉnh lý và bổ sung (1994) [30] thì khái niệm tổ chức đƣợc định nghĩa nhƣ là: “Sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” PGS.TS Trần Thị Quý trong tập bài giảng môn Thông tin học nâng cao cho rằng: “Tổ chức là tổ hợp các thành phần, thông qua các luồng thông tin có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung trong một môi trƣờng nhất định” [28, tr44-53] Nhƣ vậy, tổ chức là công việc khởi đầu, hạt nhân để hình thành một cơ quan, xí nghiệp…vv đồng thời tổ chức luôn song song tồn tại và phát triển trong đời sống xã hội. Trong công việc mỗi ngƣời thƣờng tự bố trí, sắp xếp mối liên hệ các công việc với nhau nhằm hoàn thành các công việc đƣợc giao.
Tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong các chế độ xã hội, các lĩnh vực và ngành nghề. Tổ chức đóng vai trò quyết định sự hình thành phát triển trong công việc nói riêng và quản lý nói chung. Công tác tổ chức trong thƣ viện đƣợc hiểu là bố trí nhân sự, sắp xếp các bộ phận trong dây truyền tài liệu, động viên các nguồn lực (nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, trang thiết bị, .) để đƣa thƣ viện vào hoạt động một cách hiệu quả. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Công tác tổ chức là công việc đầu tiên phải thực hiện khi thành lập hay cải tổ một thƣ viện.
Nội dung của công tác tổ chức là thiết lập bộ máy tổ chức của thƣ viện, bố trí, sắp xếp nhân sự, xây dựng quy chế vận hành của thƣ viện. Cơ quan thông tin – thƣ viện là một thiết chế văn hóa giáo dục có nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản vốn tài liệu hợp lí và đƣa tài liệu phục vụ NDT một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất. Tổ chức thƣ viện là một phần của tổ chức văn hóa. Để tổ chức một cơ quan thông tin – thƣ viện phải luôn bám vào nội dung và yêu cầu của tổ chức quản lý văn hóa.
Đích hoạt động thông tin – thƣ viện xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin của NDT. Nhu cầu tin là tính chất của một đối tƣợng cá nhân, tập thể, thể hiện sự cần thiết tiếp nhận thông tin phù hợp với hành vi hay công việc mà đối tƣợng đó đang thực hiện. Tổ chức hoạt động thông tin – thƣ viện là sự tổng hợp các phƣơng pháp lao động khoa học nhằm mục đích phục vụ tối đa nhu cầu tin của NDT với thời gian, chi phí ít nhất. Tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện là việc thiết lập cơ cấu thích hợp để thƣ viện tồn tại và phát triển, đó là xây dựng cơ quan TT-TV với hệ thống phòng ban chức năng, qui định nhiệm vụ, chức năng, bố trí nhân sự, trang thiết bị, đào tạo cán bộ và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ để vận hành thƣ viện.
Trong thƣ viện các trƣờng đại học, thiết lập cơ cấu tổ chức là công việc đầu tiên phải tiến hành khi xây dựng thƣ viện. Cơ cấu tổ chức phù hợp là một trong những yếu tố quan trọng, có tác động tích cực đến sự tồn tại và phát triển bền vững của thƣ viện. Thông thƣờng, thƣ viện đại học đƣợc tổ chức theo các cơ cấu sau đây: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến: trong cơ cấu này ngƣời quản lý thƣ viện (giám đốc) nắm toàn quyền điều hành thƣ viện, ra quyết định và chịu trách hoàn toàn về mọi quyết định mà mình ban ra cũng nhƣ mọi hoạt động của thƣ viện. Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp với phần lớn thƣ viện đại học có quy mô nhỏ, số lƣợng tài liệu cũng nhƣ số lƣợng ngƣời dùng tin không lớn.
Ƣu điểm của kiểu tổ chức theo 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cơ cấu trực tuyến là sự chỉ đạo mang tính tập trung, mọi quyết định nhanh chóng đƣợc thi hành. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này cũng có nhƣợc điểm là thiếu linh hoạt, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo cao nhất phải có kiến thức đủ rộng, phải có tầm nhìn bao quát và có trách nhiệm cao. - Cơ cấu tổ chức trực tuyến – tham mƣu: cơ cấu này tƣơng tự nhƣ cơ cấu tổ chức trực tuyến nhƣng bên cạnh giám đốc thƣ viện có thêm bộ phận tham mƣu, cố vấn (hội đồng khoa học hay nhóm cố vấn). Ƣu điểm của cơ cấu này là tránh đƣợc sự độc đoán, cá nhân và giúp cho quyết định của lãnh đạo chính xác hơn.
Tuy nhiên cơ cấu này cũng có nhƣợc điểm là khi bộ phận tham mƣu không thật sự giỏi hay bộ phận này bị chi phối bởi lãnh đạo thì tham mƣu chỉ là hình thức, che đậy sự độc đoán của lãnh đạo. - Cơ cấu tổ chức chức năng: Kiểu tổ chức này phân chia thƣ viện thành các bộ phận chức năng, căn cứ vào năng lực chuyên môn của cán bộ và yêu cầu của từng bộ phận. Ƣu điểm của kiểu tổ chức này là tính chuyên môn hóa cao, sử dụng đƣợc tối đa năng lực của cán bộ, tuy nhiên cơ cấu này cũng có nhƣợc điểm là có thể dẫn đến xung đột giữa các bộ phận nếu nhƣ việc phân chia các bộ phận không hợp lý. - Cơ cấu tổ chức dự án: cơ cấu này tập hợp một nhóm cán bộ có trình độ chuyên môn phù hợp để thực hiện một công việc nào đó (dự án, chƣơng trình,,) trong một khoảng thời gian nhất định cho tới khi công việc hoàn thành.
Cơ cấu này có ƣu điểm là linh hoạt, mềm dẻo, thích ứng với hoàn cảnh có nhiều thay đổi, biến động - Cơ cấu tổ chức ma trận: là kiểu tổ chức kết hợp giữa cơ cấu chức năng với kiểu tổ chức theo cơ cấu dự án. Ƣu điểm của kiểu tổ chức này là vừa mềm dẻo, linh hoạt vừa phù hợp với sự thay đổi, biến động của hoàn cảnh. Cơ cấu này phù hợp với các thƣ viện lớn, phục vụ đông đảo bạn đọc, có nhiều chƣơng trình, dự án hay khi thƣ viện muốn tiến hành cải tổ, xây dựng,. Trong quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động Thƣ viện đại học (ban hành kèm theo quyết định số 13/2008/QĐ - BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch) xác định thƣ viện các trƣờng đại học là 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com một đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của trƣờng đại học với các bộ phận (phòng, ban) tƣơng ứng với chức năng và nhiệm vụ về nghiệp vụ chuyên môn [9] 1.2 Hoạt động Thông tin thư viện Khái niệm hoạt động Trên quan điểm triết học, khái niệm “hoạt động” đƣợc hiểu là một phƣơng pháp đặc thù của con ngƣời trong mối quan hệ với thế giới xung quanh nhằm cải tạo thế giới theo hƣớng phục vụ tốt hơn cho cuộc sống của mình.
Trong mối quan hệ ấy, chủ thể của hoạt động là con ngƣời, khách thể của hoạt động là tất cả những gì mà hoạt động tác động vào, qua đó tạo ra đƣợc sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của chủ thể. Mục đích trên đây thể hiện trong nhiều lĩnh vực và trên nhiều dạng hoạt động khác nhau. Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển học, do Hoàng Phê chủ biên, khái niệm “hoạt động” đƣợc hiểu là làm những việc khác nhau nhằm đạt đƣợc một mục đích nhất định trong đời sống xã hội.[25] Các nhà tâm lý học lại cho rằng “hoạt động” là một chuỗi các hành động kế tiếp nhau, tác động vào một đối tƣợng nhất định nhằm một mục đích nhất định và có một ý nghĩa nhất định. Với tƣ cách là đơn vị cấu thành đời sống xã hội nói chung, đời sống của mỗi con ngƣời nói riêng, hoạt động có thể đƣợc coi là tổng hợp các hành động của con ngƣời, tác động vào một đối tƣợng nhất định nhằm đạt một mục đích nhất định và có ý nghĩa xã hội nhất định [32, tr.] Nhƣ vậy, có thể hiểu khái niệm “hoạt động” là tiến hành thực hiện các nhiệm vụ có liên quan mật thiết với nhau theo chức năng để đạt đƣợc mục tiêu chung của một tổ chức/đơn vị nhất định.
Thƣ viện với chức năng cơ bản của mình, vừa là thiết chế văn hóa - giáo dục, vừa là cơ quan truyền bá thông tin, phổ biến kiến thức cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội, góp phần quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Trên cơ sở này, có thể xác định khái niệm 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com “hoạt động” trong lĩnh vực TT-TV là tiến hành toàn bộ các công việc nghiệp vụ thuộc chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan TT-TV. Khái niệm hoạt động thông tin – thư viện “Thông tin” là một khái niệm phức tạp đƣợc biểu đạt khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận. Tiếp cận dƣới góc độ triết học theo nghĩa rộng, có thể coi thông tin là thuộc tính phản ánh của vật chất.