Tổng quan nghiên cứu

Thực hiện Nghị quyết số 14/2005/NQ-CP của Chính phủ về đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục đại học Việt Nam, các trường đại học và học viện đã đồng loạt chuyển đổi từ phương thức đào tạo niên chế sang học chế tín chỉ. Phương thức đào tạo mới này yêu cầu giảm mạnh thời lượng lý thuyết trên lớp và tăng số giờ tự học của sinh viên lên gấp 2 lần. Trong bối cảnh đó, thư viện đại học được xác định là giảng đường thứ hai, giữ vai trò quyết định đến năng lực tự nghiên cứu của người học. Học viện Chính sách và Phát triển, được thành lập theo Quyết định số 10/QĐ-TTg ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hiện đào tạo 8 chuyên ngành mũi nhọn với quy mô hơn 2.000 sinh viên cùng 129 cán bộ, giảng viên.

Tuy nhiên, hoạt động thông tin thư viện tại Học viện đang đối mặt với nhiều rào cản nghiêm trọng: diện tích phòng đọc chỉ vỏn vẹn 146 mét vuông, cơ cấu tổ chức chưa hoàn thiện và chỉ có 2 cán bộ phụ trách, tạo nên tỷ lệ phục vụ chênh lệch lớn ở mức 1 cán bộ trên 1.060 người dùng tin. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, cơ sở hạ tầng, nguồn lực thông tin; đánh giá các yếu tố tác động và mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của 3 nhóm người dùng tin; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm chuẩn hóa mô hình tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện. Không gian nghiên cứu được thực hiện tại Học viện Chính sách và Phát triển tại Hà Nội với phạm vi dữ liệu thu thập trong giai đoạn 2010 đến 2016. Kết quả nghiên cứu cung cấp luận cứ khoa học để nâng tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tin lên trên 85%, tối ưu hóa khả năng khai thác kho tài liệu gồm 19.922 bản sách in và học liệu số, góp phần thực hiện mục tiêu đưa Học viện trở thành trung tâm đào tạo, nghiên cứu và phản biện chính sách uy tín.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị thiết chế văn hóa giáo dục trong lĩnh vực thư viện của các học giả chuyên ngành. Theo đó, tổ chức cơ quan thông tin thư viện được tiếp cận toàn diện theo hai khía cạnh: danh từ (chỉnh thể hội tụ 5 yếu tố cốt lõi gồm bộ máy tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, cơ chế hoạt động và nguồn kinh phí) và động từ (quá trình xác lập cơ cấu, phân công lao động và sắp xếp quy trình nghiệp vụ). Luận văn tích hợp Khung tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10274:2013 về thuật ngữ và hoạt động thư viện cùng Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL. Bên cạnh đó, đề tài đối chiếu với Bộ Tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục trường đại học theo Quyết định số 5/2007/QĐ-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đặc biệt là Tiêu chuẩn 5 quy định mức độ đảm bảo từ 60 đến 105 đầu sách cho mỗi chuyên ngành đào tạo khối ngành kinh tế. Hệ thống khái niệm chính được làm rõ bao gồm: hoạt động thông tin thư viện (chu trình khép kín từ thu thập, xử lý, bảo quản đến phổ biến tài liệu); người dùng tin và nhu cầu tin (chủ thể tiếp nhận thông tin được phân hóa theo nhóm nhiệm vụ); sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện (công cụ kết nối giữa nguồn tri thức và người dùng).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu kết hợp giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tổng kết giai đoạn 2010 đến 2016, hồ sơ lưu chiểu và 5 hợp đồng mua sắm học liệu với kinh phí sách không quá 300 triệu đồng mỗi năm và kinh phí báo chí dưới 80 triệu đồng mỗi năm. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua điều tra bảng hỏi với quy mô cỡ mẫu 300 phiếu khảo sát hợp lệ. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được áp dụng để đảm bảo tính đại diện cho 3 nhóm người dùng tin chính tại Học viện: nhóm cán bộ quản lý (chiếm 5% mẫu khảo sát, tương đương 15 phiếu), nhóm giảng viên và cán bộ nghiên cứu (chiếm 15% mẫu khảo sát, tương đương 45 phiếu), và nhóm sinh viên cùng học viên cao học (chiếm 80% mẫu khảo sát, tương đương 240 phiếu). Ngoài ra, tác giả tiến hành phỏng vấn sâu 15 cá nhân gồm giảng viên thỉnh giảng, học viên cao học và cán bộ quản lý thuộc Liên chi hội Thư viện chuyên ngành Kinh tế. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp phân tích định tính và định lượng là nhằm đo lường chính xác các chỉ số định lượng về tỷ lệ đáp ứng tài liệu, tần suất sử dụng dịch vụ, đồng thời làm rõ các nguyên nhân tổ chức mang tính bản chất.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Về mô hình tổ chức và nguồn nhân lực, bộ phận thư viện chưa có tư cách độc lập mà trực thuộc Phòng Quản lý Đào tạo. Trong suốt 8 năm hoạt động, thư viện trải qua 5 lần thay đổi lãnh đạo quản lý nhưng cả 5 người đều không có chuyên môn nghiệp vụ thông tin thư viện (chủ yếu tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, tài chính). Đội ngũ nhân viên chỉ có 2 cán bộ nữ (độ tuổi trung bình 32 tuổi), trong đó chỉ 50% có văn bằng đại học chuyên ngành thư viện và 1 người đạt chứng chỉ ngoại ngữ B1 châu Âu. Tỷ lệ nhân lực này tạo ra sự quá tải lớn khi phục vụ 2.125 người dùng tin thường xuyên.

Về nguồn lực thông tin và cơ cấu tài liệu, thư viện sở hữu 19.922 bản sách tiếng Việt, 1.078 bản sách tiếng Anh, 247 luận văn, 145 luận án, 600 khóa luận tốt nghiệp và 112 đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Tuy nhiên, cơ cấu tài liệu truyền thống bộc lộ sự mất cân đối lớn: sách giáo trình chiếm tỷ trọng cao nhất đạt 54,1%, sách tham khảo chiếm 29,2%, trong khi tài liệu tra cứu chỉ chiếm khiêm tốn 2,3% (khoảng 540 cuốn) và sách kỹ năng mềm chỉ đạt dưới 2% (400 cuốn). Nguồn tài liệu số mới ở giai đoạn đầu triển khai liên kết qua cổng tailieu.vn từ cuối năm 2014.

Về cơ sở hạ tầng và năng lực phục vụ, tổng diện tích sử dụng tại trụ sở Tôn Thất Thuyết là 146 mét vuông, trong đó khu vực đọc sách rộng 68 mét vuông với 60 chỗ ngồi, chỉ đáp ứng được khoảng 2,8% tổng số người học cùng một thời điểm. Hệ thống kỹ thuật gồm 2 máy tính để bàn mua từ năm 2009 đã hết thời hạn khấu hao, phần mềm quản trị tích hợp Ilib với 6 phân hệ thường xuyên phát sinh lỗi cơ sở dữ liệu và thư viện chưa được trang bị hệ thống cổng từ an ninh.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ việc các cấp quản lý chưa đầu tư tương xứng cho thiết chế thư viện trong chiến lược phát triển tổng thể của Học viện. Nguồn kinh phí cấp hàng năm còn hạn chế, cơ chế vận hành phụ thuộc khiến cán bộ thư viện rơi vào thế bị động. So sánh với các nghiên cứu tại các trường đại học cùng khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội, Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển có tỷ lệ tài liệu ngoại văn và mức độ số hóa thấp hơn đáng kể. So với Bộ Tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường đại học, đơn vị mới đạt tiêu chuẩn ở mức 1 cơ bản và chưa tiệm cận mức 2 về liên kết chia sẻ dữ liệu trực tuyến.

Để tối ưu hóa việc truyền tải các phát hiện thực chứng, hệ thống dữ liệu khảo sát 300 người dùng tin có thể được trình bày trực quan thông qua: biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu vốn tài liệu truyền thống (54,1% giáo trình, 29,2% tham khảo, 2,3% tra cứu, 14,4% tài liệu khác); biểu đồ cột chồng mô tả số lượt mượn về nhà và đọc tại chỗ theo các năm học từ 2010 đến 2017; kết hợp bảng ma trận so sánh mức độ hài lòng của 3 nhóm người dùng tin về chất lượng nguồn tin, tốc độ tra cứu và thái độ phục vụ.

Đề xuất và khuyến nghị

Tái cấu trúc mô hình tổ chức và kiện toàn nhân sự: Chuyển đổi bộ phận thư viện từ trực thuộc Phòng Quản lý Đào tạo thành Trung tâm Thông tin - Thư viện trực thuộc trực tiếp Ban Giám đốc Học viện. Bổ nhiệm giám đốc trung tâm có chuyên môn ngành thư viện, tuyển dụng thêm 2 đến 3 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành và chứng chỉ ngoại ngữ chuẩn quốc tế. Đưa tỷ lệ phục vụ về mức 1 cán bộ trên 500 người dùng tin trong giai đoạn 2018 - 2020 do Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì thực hiện.

Nâng cấp cơ sở hạ tầng và mở rộng không gian: Thay mới 100% dàn máy tính tra cứu OPAC cho người dùng tin, lắp đặt hệ thống cổng từ an ninh và camera giám sát chuyên dụng trong quý 1 năm 2019. Lập quy hoạch phòng đọc mở tại cơ sở mới Nam An Khánh quy mô 5 héc-ta, nâng công suất chỗ ngồi từ 60 lên 300 chỗ ngồi vào năm 2020 do Phòng Quản trị thiết bị và Phòng Kế hoạch - Tài chính phối hợp triển khai.

Mở rộng nguồn vốn tài liệu và tăng cường số hóa: Nâng mức kinh phí bổ sung học liệu từ 380 triệu đồng lên mức 600 đến 800 triệu đồng mỗi năm. Nâng tỷ lệ sách ngoại văn chuyên ngành lên mức 15% tổng vốn tài liệu, tiến hành số hóa 100% kho tài liệu nội sinh gồm 600 khóa luận tốt nghiệp, 247 luận văn thạc sĩ và 112 đề tài khoa học các cấp trong giai đoạn 2018 - 2019 do Thư viện phối hợp Phòng Khoa học - Hợp tác quốc tế thực hiện.

Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ và đào tạo người dùng tin: Triển khai dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) và dịch vụ sao chụp tài liệu số cho 100% cán bộ, giảng viên nghiên cứu; tổ chức định kỳ 2 khóa tập huấn kỹ năng tra cứu cơ sở dữ liệu cho sinh viên vào đầu mỗi học kỳ, phấn đấu nâng tần suất người dùng tin tiếp cận thư viện lên 45% trong năm học 2019 - 2020 do cán bộ thư viện chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các cơ sở giáo dục đại học: Cung cấp luận cứ khoa học và khung mô hình thực tiễn để hoạch định chính sách đầu tư học liệu, phân bổ ngân sách mua sắm từ 300 đến 800 triệu đồng và tái cơ cấu bộ máy thư viện theo hướng tự chủ.

Cán bộ quản lý và chuyên viên thông tin thư viện: Cung cấp quy trình chuẩn hóa về xử lý kỹ thuật nguồn tin nội sinh (luận văn, khóa luận, đề tài khoa học), kinh nghiệm khai thác phần mềm tích hợp Ilib và phương thức xây dựng thư viện số chia sẻ trong khối trường kinh tế.

Giảng viên và nhà nghiên cứu giáo dục đại học: Khai thác dữ liệu thực chứng về hành vi tìm kiếm thông tin của người học theo học chế tín chỉ, từ đó đổi mới phương pháp giảng dạy và định hướng danh mục tài liệu tham khảo cho sinh viên.

Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Khoa học Thông tin - Thư viện: Cung cấp tài liệu tham khảo mẫu mực về phương pháp luận nghiên cứu thực chứng, kỹ thuật thiết kế bảng hỏi phân tầng trên 300 mẫu và cách xử lý số liệu khảo sát thiết chế thư viện đại học.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao mô hình tổ chức Thư viện Học viện Chính sách và Phát triển cần được nâng cấp thành trung tâm độc lập? Mô hình bộ phận trực thuộc Phòng Quản lý Đào tạo làm giảm tính chủ động và hạn chế quyền tự chủ chuyên môn. Thực tế 5 đời lãnh đạo không chuyên cùng tỷ lệ 2 cán bộ phục vụ 2.125 người dùng tin (tỷ lệ 1 trên 1.060) đòi hỏi phải thành lập trung tâm độc lập trực thuộc Ban Giám đốc để xây dựng chiến lược phát triển học liệu dài hạn.

Cơ cấu vốn tài liệu truyền thống của Thư viện hiện nay bộc lộ những điểm mất cân đối nào? Vốn tài liệu gồm 19.922 sách tiếng Việt và 1.078 sách tiếng Anh, nhưng tỷ trọng phân bổ chưa hợp lý. Sách giáo trình chiếm tới 54,1%, sách tham khảo chiếm 29,2%, trong khi tài liệu tra cứu chỉ chiếm 2,3% và sách kỹ năng mềm chỉ đạt 400 cuốn (dưới 2%), làm hạn chế không gian tự học mở rộng của sinh viên.

Phương pháp nghiên cứu thực chứng của luận văn được tiến hành như thế nào để đảm bảo độ tin cậy? Tác giả đã áp dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng với 300 phiếu khảo sát đại diện cho 3 nhóm người dùng tin, kết hợp quan sát thực tế và phỏng vấn sâu 15 cán bộ quản lý, giảng viên cùng đồng nghiệp khối thư viện kinh tế, phân tích dữ liệu 5 năm quản lý kinh phí và lưu hành sách giai đoạn 2010 - 2016.

Thư viện Học viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị nghiệp vụ ra sao? Thư viện đã vận hành phần mềm quản trị tích hợp Ilib từ năm 2012 với 6 phân hệ chức năng gồm quản trị hệ thống, biên mục, tra cứu OPAC, lưu thông, quản lý kho và xuất bản phẩm định kỳ. Từ tháng 12 năm 2014, đơn vị hợp tác với đối tác trực tuyến để xây dựng cổng thư viện số dùng chung.

Giải pháp then chốt nào giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thư viện trong giai đoạn mới? Học viện cần tuyển dụng bổ sung 2 đến 3 biên chế chuyên ngành thông tin thư viện có chứng chỉ ngoại ngữ quốc tế, đồng thời ban hành chính sách hỗ trợ 100% kinh phí và thời gian đào tạo sau đại học, tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ định kỳ 2 lần mỗi năm.

Kết luận

  • Luận văn đã khẳng định vị trí trung tâm của hoạt động thông tin thư viện đối với việc nâng cao chất lượng đào tạo 8 chuyên ngành kinh tế tại Học viện Chính sách và Phát triển.
  • Công trình phản ánh trung thực thực trạng quá tải nhân sự với 2 cán bộ phục vụ 2.125 bạn đọc cùng hạ tầng phòng đọc 146 mét vuông chỉ đáp ứng 60 chỗ ngồi.
  • Nghiên cứu chỉ rõ cơ cấu vốn tài liệu gồm 19.922 bản sách in, trong đó giáo trình chiếm 54,1%, đồng thời chỉ ra các nút thắt về hạ tầng công nghệ thông tin và nguồn tài liệu số.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp khả thi về tái cấu trúc bộ máy thành Trung tâm Thông tin - Thư viện độc lập, tăng ngân sách bổ sung lên 600 - 800 triệu đồng và số hóa 100% tài liệu nội sinh giai đoạn 2018 - 2020.
  • Đóng góp nguồn tư liệu khoa học thực chứng quý báu cho việc chuẩn hóa mô hình thư viện đại học theo định hướng ứng dụng và nghiên cứu tại Việt Nam.

Lãnh đạo Học viện cần sớm phê duyệt đề án kiện toàn tổ chức thư viện trong quý 2 năm 2019. Các nhà quản lý giáo dục và bạn đọc quan tâm hãy khai thác toàn văn luận văn để ứng dụng hiệu quả vào công tác quản trị học liệu tại đơn vị.