Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện tại Học viện Chính sách và Phát triển Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện tại Học viện Chính sách và Phát triển Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện tại Học viện Chính sách và Phát triển. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH SÁCH VÀ PHÁT TRIỂN 1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động thông tin – thƣ viện 1. Khái niệm về tổ chức cơ quan thông tin – thư viện * Tổ chức: Với nghĩa là danh từ: Theo Viện Khoa học Tổ chức nhà nước, tổ chức là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung.
TS Trần Thị Quý trong tập bài giảng môn Thông tin học nâng cao, tổ chức là tổ hợp các thành phần, thông qua các luồng thông tin có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung trong một môi trường nhất định. Với nghĩa là động từ: Theo Đại từ điển Tiếng Việt (2008) của Nguyễn Như Ý: Tổ chức là sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung [tr. Theo triết học, tổ chức nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung.
Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Như vậy, tổ chức là công việc khởi đầu để hình thành nên một cơ quan, đơn vị. Tổ chức đóng vai trò quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi lĩnh vực và ngành nghề. * Tổ chức cơ quan thông tin – thư viện: Cơ quan thông tin – thư viện là một thiết chế văn hóa giáo dục có nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản vốn tài liệu hợp lí và đưa tài liệu phục vụ NDT một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Tổ chức thư viện là một phần của tổ chức văn hóa. Để tổ 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chức một cơ quan thông tin – thư viện phải luôn bám vào nội dung và yêu cầu của tổ chức quản lý văn hóa. Công tác tổ chức là công việc đầu tiên phải tiến hành khi thành lập hay cải tổ một thư viện. Nội dung của công tác tổ chức thư viện bao gồm thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy thư viện; bố trí, sắp xếp nhân sự; xây dựng quy chế vận hành của thư viện … Theo PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh trong công trình “Tổ chức và quản lý cơ quan TT-TV hiện đại” – Tập bài giảng dành cho học viên cao học ngành TT-TV [34], tổ chức cơ quan TT-TV được hiểu theo hai nghĩa: danh từ và động từ.
Theo nghĩa danh từ, tổ chức cơ quan TT-TV được hiểu là một thiết chế văn hóa (là một chỉnh thể văn hóa hội tụ đầy đủ các yếu tố như bộ máy tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, cơ chế hoạt động và nguồn kinh phí). Theo nghĩa động từ, tổ chức cơ quan TT-TV là quy định cơ cấu tổ chức của cơ quan TT-TV, sắp xếp bố trí lao động và sắp xếp hoạt động chuyên môn của cơ quan TT-TV. Trong bài viết này, tác giả bám sát vào khái niệm “tổ chức cơ quan thông tin – thư viện” của PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh. Khái niệm về hoạt động thông tin – thư viện * Hoạt động: Trên quan điểm triết học, khái niệm “hoạt động” được hiểu là một phương pháp đặc thù của con người trong mối quan hệ với thế giới xung quanh nhằm cải tạo thế giới theo hướng phục vụ tốt hơn cho cuộc sống của mình.
Trong mối quan hệ ấy, chủ thể của hoạt động là con người, khách thể của hoạt động là tất cả những gì mà hoạt động tác động vào, qua đó tạo ra được sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của chủ thể. Mục đích trên đây thể hiện trong nhiều lĩnh vực và trên nhiều dạng hoạt động khác nhau. Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển học, do Hoàng Phê chủ biên, khái niệm “hoạt động” được hiểu là làm những việc khác nhau nhằm đạt được một mục đích nhất định trong đời sống xã hội. Các nhà tâm lý học lại cho rằng “hoạt động” là một chuỗi các hành động kế tiếp nhau, tác động vào một đối tượng nhất định nhằm một mục đích nhất định và có một ý nghĩa nhất định.
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Với tư cách là đơn vị cấu thành đời sống xã hội nói chung, đời sống của mỗi con người nói riêng, hoạt động có thể được coi là tổng hợp các hành động của con người, tác động vào một đối tượng nhất định nhằm đạt một mục đích nhất định và có ý nghĩa xã hội nhất định. Như vậy, có thể hiểu khái niệm “hoạt động” là tiến hành thực hiện các nhiệm vụ có liên quan mật thiết với nhau theo chức năng để đạt được mục tiêu chung của một tổ chức/đơn vị nhất định. Thư viện với chức năng cơ bản của mình, vừa là thiết chế văn hóa - giáo dục, vừa là cơ quan truyền bá thông tin, phổ biến kiến thức cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội, góp phần quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trên cơ sở này, có thể xác định khái niệm “hoạt động” trong lĩnh vực TT-TV là tiến hành toàn bộ các công việc nghiệp vụ thuộc chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan thông tin – thư viện.
* Hoạt động thông tin – thư viện: “Thông tin” là một khái niệm phức tạp được biểu đạt khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận. Tiếp cận dưới góc độ triết học theo nghĩa rộng, có thể coi thông tin là thuộc tính phản ánh của vật chất. Theo nghĩa hẹp, dưới góc độ xã hội, thông tin là các tin tức, sự kiện, tri thức được thông báo, được truyền đi, được tiếp nhận và sử dụng bởi con người. Tin tức, dữ kiện chỉ thực sự trở thành thông tin khi nó được xử lý, truyền đi, được tiếp nhận và sử dụng.
“Hoạt động thông tin” được hiểu là một quá trình tác động và cải biến thông tin, tri thức mà theo cách nào đó nó có thể được truyền đi, được tiếp nhận và sử dụng không ngừng với hiệu quả cao. Và như vậy, hoạt động thông tin sẽ bao gồm các hành động sáng tạo, thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng và duy trì hoạt động sống của con người. Xuất hiện từ khi loài người có chữ viết và tồn tại để đáp ứng nhu cầu đọc của con người, “Thư viện” có thể hiểu một cách khái quát là nơi tàng trữ và sử dụng tài liệu có tính chất tập thể và xã hội. Như vậy “hoạt động thư viện” sẽ phải đảm bảo hai mặt có mối quan hệ hữu cơ là tàng trữ tài liệu và tạo mọi điều kiện cho người đọc sử dụng tài liệu đó.
Nói cách khác, “hoạt động thư viện” là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến tài liệu cho người đọc. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hiện nay, việc ứng dụng ngày càng sâu rộng công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông vào các hoạt động thường ngày của thư viện đã xóa nhòa ranh giới giữa thư viện và cơ quan thông tin. Trong các cơ quan thông tin – thư viện thật khó có thể tách bạch giữa “hoạt động thư viện” và “hoạt động thông tin” bởi giữa chúng có mối quan hệ khăng khít, đan xen, gắn kết và tương tác hữu cơ với nhau, kết cục đã trở thành khái niệm chung “hoạt động thông tin – thư viện”. Hoạt động thông tin – thư viên là một quá trình thu thập, xử lý thông tin, lưu trữ và phổ biến thông tin, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong xã hội.
Chủ thể của hoạt động thông tin – thư viện là cán bộ thư viện; đối tượng của hoạt động là các loại hình nguồn tin khác nhau; mục đích cuối cùng của hoạt động này là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện nhằm thoải mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Hoạt động thông tin – thư viện được xem xét ở các khía cạnh: xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin; xử lý thông tin; tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin… 1. Mối quan hệ giữa tổ chức và hoạt động thông tin – thư viện Hai khái niệm “Tổ chức” và “Hoạt động” có mối quan hệ mật thiết lẫn nhau và không thể tách rời, đồng thời là điều kiện tồn tại của nhau, đó là hai mặt của một vấn đề. Một tổ chức nào đó được thiếp lập là để triển khai các hoạt động nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của tổ chức đó.
Đồng thời việc thực hiện có hiệu quả chức năng và nhiệm vụ được giao không thể thiếu công tác tổ chức, nghĩa là triển khai các hoạt động chỉ có hiệu quả khi nào có một cơ cấu tổ chức nhất định. Nói cách khác, không có tổ chức thì không thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình và đạt được mục tiêu đã đề ra của một hoạt động nhất định. Mối quan hệ giữa “Tổ chức” và “Hoạt động” nhìn từ góc độ triết học được hiểu là hình thức và nội dung. Trong đó, “Tổ chức” là biểu hiện của hình thức và “Hoạt động” là biểu hiện của nội dung.
Hình thức và nội dung là hai phạm trù của phép duy vật biện chứng. Theo đó, mọi sự vật, hiện tượng tự nhiên và xã hội đều có nội dung và hình thức của nó. Nội dung là mặt quan trọng nhất của sự vật, biểu thị bản chất sâu kín, thực chất căn bản của sự vật mà được thể hiện qua tính chất và đặc tính của sự vật.