Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các đơn vị sự nghiệp y tế công lập (ĐVSN-YTCL) ngày càng được giao quyền tự chủ tài chính, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trở thành một công cụ quản lý tài chính thiết yếu. Theo số liệu thu thập từ Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên giai đoạn 2018-2020, hoạt động khám chữa bệnh và quản lý tài chính tại đây đã có những bước phát triển đáng kể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong tổ chức HTTTKT. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng tổ chức HTTTKT tại Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên, xác định các yếu tố ảnh hưởng và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ y tế.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên với số liệu thứ cấp từ năm 2018 đến 2020 và số liệu sơ cấp thu thập trong tháng 4-5/2021. Luận văn có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, góp phần nâng cao năng lực quản lý tài chính, đồng thời hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, minh bạch trong bối cảnh tự chủ tài chính. Qua đó, nghiên cứu cũng góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của các đơn vị sự nghiệp y tế công lập nói chung.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: lý thuyết hệ thống thông tin kế toán và lý thuyết tổ chức quản lý. Theo Laudon K.P (2004), hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các thành phần tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát trong tổ chức. Romney và Steinbart (2016) bổ sung rằng HTTTKT bao gồm con người, thủ tục, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng CNTT và các biện pháp kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin.

Về tổ chức, luận văn áp dụng quan điểm của Koontz và cộng sự (1984) và Nguyễn Hoàng Dũng (2017) về tổ chức như một chức năng quản lý, là quá trình sắp xếp, phân công công việc và phân phối nguồn lực nhằm đạt mục tiêu chung. Trong bối cảnh ĐVSN-YTCL, tổ chức HTTTKT bao gồm các hoạt động phối hợp bộ máy kế toán, thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kế toán theo nhu cầu quản lý.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: Đơn vị sự nghiệp y tế công lập, HTTT kế toán, cơ chế tự chủ tài chính, hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, và các mô hình tổ chức bộ máy kế toán (tập trung, phân tán, kết hợp).

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động khám chữa bệnh và các văn bản pháp luật liên quan giai đoạn 2018-2020 tại Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát, phỏng vấn cán bộ kế toán và quản lý bệnh viện trong tháng 4-5/2021.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT, phương pháp so sánh để đối chiếu với các đơn vị tương tự và các tiêu chuẩn quy định. Cỡ mẫu khảo sát được lựa chọn dựa trên số lượng cán bộ kế toán và quản lý liên quan trực tiếp đến HTTTKT tại bệnh viện, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy. Quá trình nghiên cứu được thực hiện theo timeline từ tháng 1/2021 đến tháng 6/2022, bao gồm các bước thu thập, xử lý, phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán: Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên áp dụng mô hình tổ chức kế toán kết hợp tập trung và phân tán, với phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán tại các khoa, phòng ban. Số lượng nhân lực kế toán giai đoạn 2018-2020 duy trì ổn định, tuy nhiên năng lực chuyên môn và trang thiết bị CNTT còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý thông tin. Khoảng 65% nhân viên kế toán được đánh giá có trình độ chuyên môn phù hợp.

  2. Tổ chức thu nhận và xử lý thông tin kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán được tổ chức theo quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý và đầy đủ nội dung. Tuy nhiên, quá trình luân chuyển chứng từ còn chậm, gây ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán. Tỷ lệ chứng từ được kiểm tra, đối chiếu trước khi ghi sổ đạt khoảng 80%. Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng đầy đủ theo quy định, nhưng việc chi tiết hóa tài khoản còn hạn chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu quản lý nội bộ.

  3. Kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán: Công tác kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán tại bệnh viện còn nhiều hạn chế do thiếu nhân lực chuyên trách và quy trình kiểm soát chưa chặt chẽ. Chỉ khoảng 60% các nghiệp vụ kinh tế tài chính được kiểm tra đầy đủ trước khi ghi nhận. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ và bảo mật thông tin chưa đồng bộ, dẫn đến rủi ro về sai sót và gian lận.

  4. Ảnh hưởng của cơ chế tự chủ tài chính: Cơ chế tự chủ tài chính đã tạo điều kiện cho bệnh viện chủ động trong quản lý tài chính, tuy nhiên cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tổ chức HTTTKT. Việc chuyển đổi từ cơ chế ngân sách sang cơ chế giá dịch vụ công làm tăng khối lượng công việc kế toán và đòi hỏi thông tin kế toán phải chính xác, kịp thời hơn. Khoảng 70% nguồn thu viện phí và BHYT là khoản thu hộ, chi hộ thuốc và vật tư y tế, làm phức tạp công tác kế toán.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc trang bị CNTT chưa đồng bộ, năng lực nhân sự kế toán chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên môn và quy trình tổ chức chưa hoàn chỉnh. So sánh với một số bệnh viện công lập tương tự, Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên có mức độ tổ chức HTTTKT tương đối tốt nhưng vẫn cần cải thiện về tính kịp thời và kiểm soát nội bộ.

Việc tổ chức HTTTKT khoa học sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố nhân lực kế toán theo trình độ, bảng tổng hợp tỷ lệ chứng từ được kiểm tra và sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán nhằm minh họa quy trình và điểm nghẽn hiện tại.

Kết quả nghiên cứu khẳng định vai trò quan trọng của HTTTKT trong việc hỗ trợ quản lý tài chính tại các ĐVSN-YTCL, đặc biệt trong bối cảnh tự chủ tài chính và yêu cầu minh bạch ngày càng cao.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán, đặc biệt về CNTT và kỹ năng quản lý thông tin. Mục tiêu đạt 90% nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn phù hợp trong vòng 12 tháng. Bệnh viện phối hợp với các cơ sở đào tạo và tổ chức nội bộ thực hiện.

  2. Cải tiến quy trình thu nhận và xử lý thông tin: Rà soát, tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nhằm rút ngắn thời gian xử lý xuống dưới 3 ngày làm việc. Áp dụng phần mềm quản lý chứng từ điện tử để tăng tính chính xác và kịp thời. Thời gian triển khai dự kiến 6-9 tháng, do phòng CNTT và phòng kế toán phối hợp thực hiện.

  3. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân công rõ trách nhiệm kiểm tra chứng từ và số liệu kế toán. Thiết lập hệ thống cảnh báo sớm các sai sót và gian lận. Mục tiêu đạt tỷ lệ kiểm tra chứng từ trên 95% trong 1 năm tới. Ban giám đốc và phòng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm.

  4. Đầu tư nâng cấp hạ tầng CNTT: Trang bị phần mềm kế toán hiện đại, tích hợp các phân hệ quản lý tài chính, nhân sự và vật tư y tế. Đảm bảo hệ thống có khả năng mở rộng và bảo mật cao. Thời gian thực hiện 12-18 tháng, phối hợp giữa phòng CNTT và đơn vị cung cấp giải pháp.

  5. Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận: Thiết lập cơ chế trao đổi thông tin liên phòng ban nhằm đảm bảo tính thống nhất và kịp thời của dữ liệu kế toán. Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo nâng cao nhận thức về vai trò HTTTKT. Mục tiêu nâng cao sự phối hợp lên 85% trong vòng 1 năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý bệnh viện: Giúp hiểu rõ vai trò và cách tổ chức HTTTKT trong quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả điều hành và ra quyết định.

  2. Nhân viên kế toán và tài chính tại các ĐVSN-YTCL: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức bộ máy kế toán, quy trình thu nhận, xử lý và kiểm soát thông tin kế toán phù hợp với đặc thù ngành y tế công lập.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước về y tế và tài chính: Là tài liệu tham khảo để xây dựng chính sách, quy định và hướng dẫn về tổ chức HTTTKT trong các đơn vị sự nghiệp y tế công lập.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Hỗ trợ nghiên cứu, học tập về ứng dụng HTTTKT trong lĩnh vực y tế công lập, đặc biệt trong bối cảnh tự chủ tài chính.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức HTTT kế toán lại quan trọng đối với bệnh viện công lập?
    HTTTKT giúp cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời, hỗ trợ quản lý chi phí, nguồn thu và đầu tư, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và minh bạch tài chính.

  2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán nào phù hợp với bệnh viện quy mô lớn?
    Mô hình kết hợp tập trung và phân tán được đánh giá phù hợp, giúp cân bằng giữa kiểm soát tập trung và linh hoạt tại các đơn vị trực thuộc.

  3. Làm thế nào để cải thiện tính kịp thời của thông tin kế toán?
    Tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ, áp dụng phần mềm quản lý chứng từ điện tử và đào tạo nhân viên về kỹ năng CNTT là các giải pháp hiệu quả.

  4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức HTTTKT là gì?
    Bao gồm năng lực nhân sự, hạ tầng CNTT, quy trình tổ chức, sự phối hợp giữa các bộ phận và cơ chế kiểm soát nội bộ.

  5. Cơ chế tự chủ tài chính tác động thế nào đến HTTTKT?
    Tự chủ tài chính làm tăng yêu cầu về tính chính xác, minh bạch và kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời đòi hỏi HTTTKT phải linh hoạt và hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý mới.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực tiễn về tổ chức HTTTKT tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập, đặc biệt là Bệnh viện Trung Ƣơng Thái Nguyên.
  • Phân tích thực trạng cho thấy bệnh viện đã có tổ chức HTTTKT tương đối hoàn chỉnh nhưng còn tồn tại hạn chế về nhân lực, quy trình và công nghệ.
  • Các yếu tố ảnh hưởng chính gồm năng lực nhân sự, hạ tầng CNTT, quy trình tổ chức và cơ chế kiểm soát nội bộ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, quy trình thu nhận và xử lý thông tin, kiểm soát nội bộ và đầu tư CNTT.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12-18 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời.

Hành động ngay: Các nhà quản lý và cán bộ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập nên áp dụng các giải pháp này để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, góp phần phát triển bền vững ngành y tế công lập.