Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC, THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1. Khái niệm chứng thực Chứng thực là một việc mọi người dân từ học sinh, sinh viên, người lao động đều đã từng thực hiện, hoạt động này diễn ra thường ngày trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, hầu hết người dân thực hiện như một thói quen phục vụ nhu cầu mà chưa hiểu rõ, hiểu đúng về nó. Người dân còn nhầm lẫn việc chứng thực của các cơ quan nhà nước và công chứng của các tổ chức công chứng, cho rằng là giống nhau cả về thủ tục và giá trị pháp lý, từ đó đòi hỏi, chúng ta phải đưa ra khái niệm tổng quát về chứng thực để phân biệt nó với các hoạt động khác.
Để đưa ra khái niệm về “chứng thực” đầy đủ, chúng ta phải tìm hiểu nó qua nhiều khía cạnh khác nhau, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ, Nhà xuất bản từ điển Bách khoa 2007 “chứng. Nhận xét sự thật đã thấy; bằng cớ, làm bằng”; “chứng thực. Chứng nhận rằng đúng với sự việc xảy ra”;“Sao. Chép y lại”;“ Sao y.
Chép y, chép giống bản chánh: Sao y nguyên văn”. Theo Từ điển Tiếng Việt của Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 giải thích “Chứng nhận/thực: xác nhận sự thật”. Như vậy, “chứng thực” xét về góc độ ngôn ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau Về thuật ngữ pháp lý, chứng thực lần đầu tiên được nhắc đến tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”.
Quy định trên chỉ mang tính chất liệt kê công việc cần làm, mà chưa mang tính định nghĩa. 8 Qua nghiên cứu, chúng ta chưa tìm thấy khái niệm một cách chính thức, đầy đủ về “chứng thực” mà có thể hiểu thông qua các hoạt động khác như chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch để hiểu về chứng thực. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giải thích các từ ngữ sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.” Theo Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 của Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật Chủ đề “Pháp luật về chứng thực” tác giả Vũ Thị Thảo, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực–Bộ Tư pháp đưa ra khái niệm “Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…”[69]. Tuy nhiên, khái niệm trên chưa phản ánh được việc chứng thực hợp đồng giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo quan điểm tác giả, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch. Quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã 9 1.
Chủ thể thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Theo Từ điển tiếng Việt–Viện ngôn ngữ Khoa học–xã hội–nhân văn Nhà xuất bản bách khoa (tái bản lần thứ 3) trang 1041“Thực hiện” với từ loại: động từ có nghĩa là đem một lý thuyết, một lời nói hay hứa ra làm: thực hiện một chủ trương. Từ đó chúng ta có thể hiểu chủ thể thực hiện chứng thực là người – đại diện cơ quan có thẩm quyền, đưa quy định về chứng thực thi hành trong thực tế. “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [18, khoản 9, Điều 2]. Như vậy, người thực hiện chứng thực tại cấp xã là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Khi thực hiện chứng thực Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [18, điểm h, khoản 2, Điều 5]. Điều này có nghĩa là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm cá nhân khi thực hiện chứng thực; Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, không thay mặt Ủy ban nhân dân xã thực hiện; Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Phó Chủ tịch, không thừa lệnh, ký thay Chủ tịch. Điều này thể hiện rõ nét hơn tại mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Quy định này hoàn toàn phù hợp với việc nêu cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
Đây cũng là điểm kế thừa quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Người thực hiện chứng thực có các nghĩa vụ, đồng thời là các quyền sau đây: - Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình. 10 - Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, Điều 25 và Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. - Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. - Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. - Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực [18, Điều 9]. Trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người chứng thực đáng lưu ý là việc từ chối chứng thực, việc từ chối này không thể thực hiện theo cảm tính, theo ý thích, theo quan điểm chủ quan của người thực hiện chứng thực mà phải thực hiện trong khuôn khổ pháp luật, được pháp luật quy định tại các Điều 22, Điều 25 và Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời, việc từ chối chứng thực phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó phải giải thích rõ lý do để người yêu cầu chứng thực rõ, quy định này nhằm đảm bảo công khai, minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo việc thực hiện pháp chế, người dân được quyền thông tin lý do tại sau hồ sơ của mình bị từ chối, cơ sở bị từ chối, thông qua việc từ chối bằng văn bản người dân xem như đã được 11 tuyên truyền pháp luật quy định về chứng thực, ngược lại người thực hiện chứng thực khi phải từ chối người dân cũng có cơ hội, xem xét, đánh giá trước khi ghi vào văn bản từ chối người dân. Người thực hiện chứng thực giải thích theo khoản 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP dẫn đến việc áp dụng trong thực tế còn chưa phù hợp, bởi lẽ không Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã nào thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ hay chứng kiến việc người yêu cầu chứng thực chữ ký ký tên trước mặt mình, việc giải quyết các bước này do cán bộ tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm.
Trong quy trình giải quyết hồ sơ chứng thực, Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đóng vai trò là người ký chứng thực, điều này cũng thể hiện rõ tại Phục lục Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về mẫu sổ chứng thực. Thông tư số 01/2020/TT-BTP bổ sung quy định trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa, quy định rõ công chức tư pháp – hộ tịch xã chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chịu trách nhiệm về tính xác thực chữ ký [8, Điều 8]. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã Để đánh giá thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, trước tiên chúng ta tìm hiểu thuật ngữ “thẩm quyền”, theo Từ điển Tiếng Việt của Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 “Thẩm quyền: quyền xem xét để kết luận và định đoạt vấn đề về mặt pháp luật; tư cách chuyên môn để có ý kiến mang tính quyết định về một vấn đề”.