Chương 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN 1.1 QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS 1.1 Khái niệm về Logistics và quản trị Logistics 1.1 Logistics là gì? Logistics ra đời từ thế kỷ 19 ở Anh và đến cuối thế kỷ 20 được ghi nhận như một chức năng kinh tế, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp. Trải qua các giai đoạn phát triển đến nay có nhiều khái niệm cũng như định nghĩa khác nhau về Logistics. Chúng ta hãy xem một vài khái niệm dưới đây để hiểu về Logistics là gì? Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế (xem Logistics and Supply Chain Management, tác giả Ma Shuo, tài liệu giảng dạy của World Maritime University, 1999).
*Các định nghĩa khác về Logistics: Giáo sư người Anh Martin Christopher cho rằng: “Logistics là quá trình quản trị chiến lược công tác thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm (và dòng thông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh phân phối của công ty để tối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lai thông qua việc hoàn tất các đơn hàng với chi phí thấp nhất”. Theo Giáo sư David Simchi-Levi (MIT) thì “Logistics Network là một nhóm các cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho, cửa hàng một cách hiệu quả để hàng hóa được sản xuất và phân phối đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí trên toàn hệ thống đồng thời đáp ứng được các yêu cầu về mức độ phục vụ”. *Khái niệm có liên quan: 7 Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau trong cùng một tổ chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện chiến lược. Logistics cũng đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng.
Logistics không chỉ liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà còn liên quan tới tất cả nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng. Ở đây nguồn tài nguyên không chỉ bao gồm: vật tư, vốn, nhân lực mà còn bao hàm cả dịch vụ, thông tin, bí quyết công nghệ. Logistics bao trùm cả hai cấp độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất liên quan đến vấn đề vị trí, còn cấp độ thứ hai liên quan đến vấn đề vận chuyển và lưu trữ.
Logistics là hệ thống các công việc được thực hiện một cách có kế hoạch nhằm quản lý nguyên vật liệu, dịch vụ, thông tin và dòng chảy của vốn… nó bao gồm cả những hệ thống thông tin ngày một phức tạp, sự truyền thông và hệ thống kiểm soát cần phải có trong môi trường làm việc hiện nay. Logistics là quy trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình lưu chuyển và dự trữ hàng hoá, dịch vụ… từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi tiêu thụ cuối cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Theo quan điểm “5 right” thì “Logistics là quá trình cung cấp đúng sản phẩm, đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng tiêu dùng sản phẩm”. Theo tôi “Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí , vận chuyển ,thời gian và dự trữ nguồn tài nguyên ( nguyên vật liệu) từ điểm đầu tiên của chuỗi cung ứng đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.
Hiểu đơn giản nhất thì Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể những công việc liên quan đến quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người tiêu thụ cuối cùng. Ngày nay Logistics phát triển mạnh mẽ nhờ hoạt động thương mại tự trên toàn thế giới với 8 xu hướng: Chi phí vận tải tăng, Yêu cầu về hiệu qủa sản xuất, Triết lý mới về tồn kho, Vai trò của khách hàng, Cách mạng khoa học kỹ thuật & IT, Hệ thống JIT (Just in time), Recycling (green industry), Xu thế của dây chuyền bán lẻ, phân phối 8. Tự do trao đổi hàng hóa cũng đồng nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngành nghề , doanh nghiệp trong đó hoạt động Logistics giữ vai trò quan trọng trong giao thương cũng như cạnh tranh về giá thành sản phẩm , dịch vụ giữa các doanh nghiệp với nhau. Do vậy, quản trị Logistics được các doanh nghiệp quan tâm và chú trọng hơn trước.
2 Khái niệm về quản trị Logistics Theo Hội đồng Quản trị Logistics của Mỹ (CLM - Council of Logistics Management) “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một cách có hiệu quả chi phí lưu thông, dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá tồn kho trong quá trình sản xuất sản phẩm cùng dòng thông tin tương ứng từ điểm đầu tiên đến điểm tiêu dùng cuối cùng nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một cách hiệu lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích thoả mãn nhu cầu của khách hàng” (Douglas M Lambert, Fundamental of Logistics, p.3, Mc Graw - Hill, 1998) Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải quan tâm và có chiến lược Logistics phù hợp. Một chiến lược Logistics tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.Vì vậy, trên cơ sở Logistics tổng thể (Global Logistic) người ta chia hoạt động logistics thành 3 mảng chính: Supply Chain Managment Logistics – Logistics quản lý chuỗi cung ứng. Transportation Management Logistics – Logistics quản lý vận chuyển hàng hóa.
Warhousing / Inventery Management Logistics – Logistics về quản lý lưu kho, kiểm kê hàng hoá, kho bãi. *Logistics trong sản xuất kinh doanh chia theo quá trình: Logistics đầu vào (Inbound Logistics): cung ứng tài nguyên, nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất (quản trị vị trí, thời gian) Logistics đầu ra (Outbound Logistics): cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng tối ưu nhất (quản trị vị trí, thời gian, chi phí phân phối) Logistics ngược (Reverse Logistics): thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường (tái sử dụng, tái chế) 9 Logistics trong sản xuất kinh doanh (Business Logistics) Điểm Kho Nhà Kho Thị cung chứa máy chứa trường nguyên nguyên sản sản liệu liệu xuất phẩm Vận tải vận tải vận tải vận tải vận tải inbound outbound Kho Nhà máy 1 Kho hàng A Nhà máy 2 Kho hàng B Kho Kho Nhà máy 3 Kho hàng C Qúa trình cung ứng nguyên liệu – inbound Quá trình phân phối ra thị trường– outbound logistics logistics Hình 1.1: mô hình Logistics trong sản xuất kinh doanh 10 Qua hai khái niệm trên về quản trị Logistics cho thấy mục đích cuối cùng là “ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng” và giúp gia tăng lợi nhuận , phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Bởi khách hàng quyết định sự tồn tại ,thịnh hay suy của doanh nghiệp. Để có được sản phẩm ,dịch vụ đến tay người tiêu dùng cuối cùng phải trải qua rất nhiều công đoạn khác nhau mà ở đó mỗi công đoạn là một mắt xích liên kết với nhau không tách rời , có tác động tương hỗ lẫn nhau.
Lưu trữ, bảo quản hàng hóa và phân phối – Logistics đầu ra (outbound Logistics) giữ vai trò quan trọng trong việc làm hài lòng khách hàng cũng như thành ,bại của doanh nghiệp .2 Khái niệm về quản trị kho hàng 1.1 Khái niệm chung về kho hàng, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho Khái niệm về kho hàng. Kho là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ ,bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất. Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho. Vai trò của kho Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp vậy vai trò của kho là: Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống.
Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối. Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. 11 Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Chức năng của kho Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao.
Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã từng phải trả chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lí vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng.