Chương 1: Cơ sở lý luận về hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Giày Vĩnh Yên. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Giày Vĩnh Yên. 4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về HTK 1.
Khái niệm Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán số 2 của Việt Nam, Hàng tồn kho: là những tài sản: (a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; (b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; (c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường - Chi phí dịch vụ dở dang 1. Phân loại Từ khái niệm trong phần 1.1, có thể thấy hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để quản trị tốt, tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo tiêu thức nhất định.
Dưới đây là một số tiêu thức phân loại cơ bản. (a) Theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho 5 - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm. Với cách phân loại này, nhà quản trị có thể sử dụng hàng tồn kho theo đúng mục đích.
Bên cạnh đó, việc phân loại theo mục đích cũng giúp nhà quản trị xây dựng được kế hoạch dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo cho việc sản xuất, tiêu thụ, góp phần tối thiểu hóa các chi phí liên quan, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Có thể lấy ví dụ như ở Mỹ, theo kế toán Mỹ, hàng tồn kho được chia làm 3 nhóm chính: - Hàng tồn kho sản xuất: bao gồm: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác. -Hàng tồn kho thương mại: là những hàng mua vào để bán ra. - Hàng tồn kho là các vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng.
(b) Theo nguồn hình thành - Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty… - Hàng tồn kho tự gia công: là tòan bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác Với cách phân loại này, doanh nghiệp có thể biết rõ từng nguồn hình thành của hàng tồn kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch thu mua cũng như kiểm soát chất lượng hàng hóa. Đồng thời, cách phân loại này cũng giúp doanh nghiệp 6 phân loại chi phí rõ ràng, ví dụ như hàng nội bộ, hoặc do doanh nghiệp tự sản xuất được sẽ được tính với chi phí khác so với chi phí của hàng mua từ bên ngoài,… (c) Theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh - Hàng tồn kho ở khâu dự trữ: nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ… - Hàng tồn kho ở khâu sản xuất: giá trị sản phẩm dở dang - Hàng tồn kho ở khâu lưu thông: thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán Tóm lại, hàng tồn kho dự trữ trong các doanh nghiệp tồn tại dưới các dạng: - Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất - Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm - Thành phẩm chờ tiêu thụ Dù sử dụng tiêu thức nào để phân loại, việc phân loại hàng tồn kho là hết sức cần thiết để giúp nhà quản trị đưa ra được cách thức quản trị hàng tồn kho hợp lý và hiệu quả với doanh nghiệp của mình.
Tổng quan về quản trị HTK 1. Khái niệm quản trị HTK Trước khi đưa ra khái niệm quản trị hàng tồn kho, cần hiểu rõ vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ hàng tồn kho. Theo các nhà nghiên cứu, họ cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: - Giao dịch: Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô.
Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm. - Dự phòng: Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bứt phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm.
Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường. 7 - Đầu cơ: Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn. Vì vậy, đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc quản trị hàng tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết.
Vậy, quản trị hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản trị để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Là việc đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng sản xuất kinh doanh và tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa. Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. Cũng như đảm bảo khối lượng lưu trữ là tối ưu nhất.
Sự cần thiết của quản trị HTK Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 15% – 30% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp và là một bộ phận rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản trị. Hàng tồn kho không trực tiếp tạo ra lợi nhuận, nhưng nó lại có vai trò quan trọng giúp quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường và liên tục. Mặt khác, giá trị hàng tồn kho cũng ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng trọng yếu đến lợi nhuận thuần trong năm của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, việc quản trị tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất kinh doanh. Việc quản trị hàng tồn kho nhằm hai mục đích chính: - Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. 8 Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn.
Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Trường hợp dư thừa hàng tồn kho sẽ làm phát sinh một số loại chi phí khác cho doanh nghiệp như chi phí lưu kho, chi phí cơ hội,… ảnh hưởng xấu đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. - Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho.
Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Dưới đây là một số loại chi phí trong việc quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần quan tâm cũng như cần kiểm soát tốt. a) Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, vận chuyển và chi phí giao nhận hàng, chi phí đặt hàng được tính cho mỗi lần đặt hàng khi doanh nghiệp đặt hàng. Chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn đặt hàng (chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa), chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán.
b) Chi phí lưu kho Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động dự trữ. Dưới đây là bảng thống kê một số loại chi phí này: 9 Bảng 1.1: Một số chi phí lưu kho trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Nhóm chi phí lưu kho Tỷ lệ so với giá trị dự trữ 1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng: Chiếm 3-10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa.