Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, các doanh nghiệp Việt Nam đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ quá trình mở cửa thị trường cùng những thách thức khó lường từ biến động kinh tế toàn cầu và dịch bệnh Covid-19. Để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, doanh nghiệp không chỉ phải tái định vị chiến lược, phát triển hệ thống phân phối và xây dựng thương hiệu mà còn phải đặc biệt chú trọng đến công tác quản trị rủi ro và quản trị hàng tồn kho.

Đối với các đơn vị thương mại và phân phối, hàng tồn kho đóng vai trò là cầu nối trực tiếp giữa khâu mua hàng và khâu tiêu thụ. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả giúp cân bằng giữa cung và cầu, tối ưu hóa chi phí thuê kho bãi, bảo quản, đồng thời ngăn ngừa nguy cơ đứt gãy nguồn hàng hoặc ứ đọng vốn lưu động. Mặc dù có ý nghĩa sống còn đối với hiệu quả kinh doanh, công tác này tại nhiều doanh nghiệp nội địa vẫn chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức. Nhận thức được tầm quan trọng đó, đề tài "Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế" được thực hiện nhằm phân tích thực trạng quản lý lưu chuyển kho hàng, nhận diện các tồn tại và xây dựng các giải pháp tối ưu hóa chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.

Khóa luận xác lập hệ thống mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Dựa trên cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho, tiến hành nghiên cứu thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại đơn vị.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
    • Nghiên cứu thực trạng, phân tích các chỉ tiêu và quy trình quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế giai đoạn 2017 – 2019.
    • Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho, tối thiểu hóa chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế, địa chỉ tại Số 03 Nguyễn Văn Linh, Phường An Hòa, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích được thu thập chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019 (kèm một số dữ liệu cập nhật liên quan đến năm 2020).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào quy trình luân chuyển hàng hóa, công tác sắp xếp kho bãi, kiểm kê, hạch toán, đánh giá các tỷ số tài chính phản ánh hiệu quả sử dụng hàng tồn kho và ứng dụng mô hình định lượng quản trị tồn kho.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và hệ thống lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng:

  • Khung lý thuyết và chuẩn mực: Tác giả vận dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho để xác định bản chất tài sản ngắn hạn lưu kho, nguyên tắc ghi nhận ban đầu và giá trị thuần có thể thực hiện được. Hệ thống phân loại hàng tồn kho được tiếp cận đa chiều: theo mục đích sử dụng (dự trữ cho sản xuất hoặc tiêu thụ); theo nguồn hình thành (mua ngoài, nội bộ); theo yêu cầu sử dụng (đang dùng, chưa cần dùng, không cần dùng); theo kế hoạch dự trữ (tồn kho an toàn, tồn kho thực tế); theo chất lượng và theo địa điểm lưu giữ.
  • Phương pháp hạch toán và tính giá xuất kho: Văn bản làm rõ hai phương pháp hạch toán là Kê khai thường xuyên (KKTX) và Kiểm kê định kỳ (KKĐK); các phương pháp tính giá trị xuất kho gồm Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), Phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ và sau mỗi lần nhập), cùng Phương pháp đích danh.
  • Mô hình quản trị hàng tồn kho: Trình bày ba mô hình toán học cơ bản:
    • Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) xác định sản lượng tối ưu dựa trên sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng ($S$) và chi phí lưu kho ($H$) thông qua công thức $Q^* = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$, kết hợp điểm tái đặt hàng (ROP).
    • Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity).
    • Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model).
  • Hệ thống chỉ tiêu đánh giá: Khóa luận sử dụng các chỉ số luân chuyển tồn kho (Hệ số vòng quay hàng tồn kho, Thời gian luân chuyển hàng tồn kho bình quân theo chu kỳ 360 ngày, Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho) kết hợp các chỉ tiêu tài chính liên quan gồm tỷ suất sinh lời (ROS, ROE, ROA) và khả năng thanh toán (ngắn hạn, thanh toán nhanh).
  • Bối cảnh thực tiễn: Tác giả liên hệ với tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, sự phát triển của thương mại điện tử và các cam kết mở cửa thị trường phân phối bán lẻ khi Hiệp định EVFTA có hiệu lực.

Về phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp nội bộ từ Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự của công ty giai đoạn 2017 – 2019, bao gồm Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, danh mục sản phẩm, dữ liệu cơ sở vật chất kho bãi và hồ sơ lao động. Dữ liệu bên ngoài được tổng hợp từ các báo cáo thị trường và phương tiện truyền thông chuyên ngành.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Khóa luận sử dụng phương pháp thống kê mô tả (tính toán số tuyệt đối, số tương đối, tỷ trọng phần trăm) và phương pháp so sánh đối chiếu chuỗi thời gian nhằm đánh giá sự biến động qua các năm, từ đó nhận định thực trạng hoạt động quản trị tồn kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa các khái niệm, phân loại và vai trò của hàng tồn kho đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Tác giả phân tích cấu trúc các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội của vốn, chi phí kho bãi, bảo hiểm, hao hụt hư hỏng). Nội dung chương cũng trình bày chi tiết các phương pháp hạch toán (kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ), các phương pháp định giá hàng xuất kho (FIFO, bình quân gia quyền, giá đích danh), cùng các chỉ tiêu đo lường vòng quay và hệ số đảm nhiệm của hàng tồn kho.

Bên cạnh đó, chương 1 đi sâu vào các mô hình quản trị dự trữ kinh điển (EOQ, POQ, QDM) và phân tích các nhóm rủi ro quản trị thường gặp như sự gián đoạn nguồn cung, biến đổi phẩm chất hàng hóa, biến động sức mua thị trường và rủi ro tỷ giá hối đoái. Phần cuối chương khái quát bối cảnh thực tiễn của ngành bán lẻ Việt Nam trước làn sóng số hóa và hội nhập hiệp định thương mại tự do thế hệ mới.

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt

Chương 2 mô tả chi tiết lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và năng lực hoạt động của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế (tiền thân thành lập năm 1992 tại Quảng Bình, lập chi nhánh tại Huế từ năm 2006). Doanh nghiệp đóng vai trò là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm tiêu dùng nhanh (FMCG) thuộc ngành hàng P&G (bột giặt Ariel, Tide; dầu gội Rejoice, Pantene, Head & Shoulders; nước xả Downy; tã giấy Pampers...) và Ajinomoto trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Về nguồn lực nội bộ, quy mô lao động của công ty tăng từ 75 người (năm 2017) lên 82 người (năm 2018) và 88 người (năm 2019). Trong đó, lao động nam chiếm ưu thế (63/88 người vào năm 2019) do đặc thù phân phối và bốc xếp; Phòng Kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất với 45 nhân sự. Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ lưu kho bao gồm hệ thống nhà kho có diện tích 400 m², 3 xe đẩy hàng, 7 xe chở hàng, 180 kệ chứa hàng và 16 máy tính văn phòng.

Chỉ tiêu tài chính và kho vận Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Doanh thu thuần (triệu đồng) 102.338,90 130.687,45 125.324,79 +27,70 -4,10
Giá vốn hàng bán (triệu đồng) 96.198,91 119.969,55 114.379,33 +24,71 -4,66
Chi phí bán hàng (triệu đồng) 3.067,75 4.093,68 4.668,93 +33,44 +14,05
Chi phí quản lý DN (triệu đồng) 1.321,26 1.775,38 1.518,27 +34,37 -14,48
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 1.997,61 4.481,03 2.866,65 +124,32 -36,03
Tổng tài sản (triệu đồng) 57.918,85 71.268,32 68.957,90 +23,05 -3,24
Tài sản ngắn hạn (triệu đồng) 48.828,83 59.201,25 56.725,91 +21,24 -4,18
Giá trị hàng tồn kho (triệu đồng) 31.526,68 35.295,34 32.358,30 +11,95 -8,32

Phân tích số liệu cho thấy hàng tồn kho luôn chiếm trên 50% tổng tài sản ngắn hạn của đơn vị qua các năm. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng hóa và xuất kho theo nguyên tắc FIFO. Mặc dù doanh thu tăng mạnh trong năm 2018 nhờ mở rộng mạng lưới phân phối về khu vực huyện, thị xã, sang năm 2019 doanh thu và lợi nhuận đều sụt giảm trong khi chi phí bán hàng tiếp tục tăng. Việc quản trị kho còn bộc lộ các bất cập: công tác sắp xếp hàng hóa trong mặt bằng 400 m² chưa thật sự khoa học, chưa ứng dụng mô hình định lượng để xác định quy mô lô hàng tối ưu khiến chi phí lưu trữ phát sinh cao và tồn tại nguy cơ ứ đọng cục bộ một số nhóm hàng.

Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế

Dựa trên định hướng phát triển của công ty, chương 3 đề xuất 4 nhóm giải pháp kỹ thuật và tổ chức:

  1. Áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ): Xác định quy mô lô đặt hàng tối ưu ($Q^*$), tần suất đặt hàng trong năm, điểm tái đặt hàng (ROP) và tổng chi phí dự trữ tối thiểu cho các nhóm mặt hàng chủ lực của P&G và Ajinomoto. Giải pháp này giúp công ty chấm dứt tình trạng đặt hàng cảm tính, cân bằng giữa chi phí giao dịch đặt hàng và chi phí lưu kho.
  2. Cải tiến công tác sắp xếp vị trí hàng hóa tại kho: Thiết kế lại sơ đồ kho 400 m², bố trí khu vực lưu trữ theo nguyên tắc phân loại hàng bán chạy ở vị trí thuận tiện xuất nhập, hàng cồng kềnh xếp riêng biệt, hoàn thiện hệ thống biển chỉ dẫn và mã hóa vị trí giá kệ.
  3. Triển khai phương pháp 5S: Thực hiện chuẩn hóa quy trình quản lý mặt bằng kho bãi qua 5 bước (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) nhằm rút ngắn thời gian bốc dỡ, hạn chế va đập rách vỡ bao bì và nâng cao kỷ luật lao động.
  4. Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho thông minh (SWM): Tự động hóa việc ghi nhận dữ liệu xuất - nhập - tồn theo thời gian thực, kết hợp với các giải pháp đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân sự kho vận và tăng cường đàm phán chính sách chiết khấu với nhà cung ứng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh rõ nét thực trạng quản trị tài sản ngắn hạn tại một doanh nghiệp thương mại cấp tỉnh thông qua hệ thống dữ liệu cụ thể:

  • Phản ánh chính xác kết quả kinh doanh và cấu trúc tài sản giai đoạn 2017 – 2019: Doanh thu thuần đạt đỉnh năm 2018 (130.687,45 triệu đồng) trước khi giảm xuống 125.324,79 triệu đồng năm 2019; hàng tồn kho chiếm tỷ trọng chi phối trong tài sản ngắn hạn (đạt giá trị cao nhất 35.295,34 triệu đồng vào năm 2018).
  • Đánh giá được điểm mạnh và hạn chế trong quy trình kiểm kê, xuất kho FIFO và theo dõi tài sản tại Chi nhánh Huế, chỉ ra nguyên nhân khiến chi phí bán hàng gia tăng và tỷ suất sinh lời sụt giảm trong năm 2019.
  • Xây dựng phương án ứng dụng mô hình định lượng EOQ gắn liền với các thông số thực tế của chi nhánh (nhu cầu hàng năm, chi phí cho mỗi đơn đặt hàng, chi phí lưu kho), cung cấp cơ sở khoa học để thay thế phương pháp ước lượng chủ quan.
  • Đóng góp giải pháp quản trị kho tích hợp giữa công cụ tổ chức hiện trường (5S, tái cơ cấu sơ đồ mặt bằng kho) và giải pháp số hóa (phần mềm SWM), hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu hao hụt và chi phí vận hành.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Về mặt hạn chế, đề tài chủ yếu khai thác dữ liệu nội bộ tại một chi nhánh độc lập (Chi nhánh Huế) trong giai đoạn 2017 – 2019, chưa mở rộng đối sánh với các chi nhánh khác thuộc hệ thống 12 tỉnh của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt. Một số tính toán chi phí lưu kho trong mô hình EOQ dựa trên các giả định thị trường tương đối ổn định, chưa phản ánh hết sự biến động bất thường của chuỗi cung ứng trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát mạnh sau năm 2019. Ngoài ra, tác giả tự nhận định do giới hạn về thời gian thực tập và kiến thức chuyên sâu nên một số giải pháp đề xuất có thể chưa đạt mức độ tối ưu toàn diện.

Hướng nghiên cứu tiếp theo bao gồm việc mở rộng phạm vi khảo sát ra toàn bộ chuỗi phân phối của công ty tại khu vực Miền Trung, nghiên cứu ứng dụng các mô hình dự trữ ngẫu nhiên (chứa lượng dự trữ an toàn thích ứng với biến động nhu cầu thời vụ), và tích hợp hệ thống quản trị kho với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đồng bộ từ các nhà cung ứng đa quốc gia như P&G và Ajinomoto.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics và Kế toán doanh nghiệp: Cung cấp nguồn tài liệu thực tế về phương pháp bóc tách báo cáo tài chính, tính toán các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn tồn kho và quy trình xử lý dữ liệu để vận dụng mô hình EOQ.
  • Cán bộ quản lý kho vận tại các doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng (FMCG): Tham khảo phương án bố trí mặt bằng kho 400 m², quy trình luân chuyển hàng hóa theo nguyên tắc FIFO và phương pháp áp dụng 5S để cải thiện hiện trường làm việc.
  • Các nhà nghiên cứu và học viên thực hiện đề tài tương tự: Tài liệu cung cấp khung phân tích hoàn chỉnh từ cơ sở lý luận, thu thập số liệu thực tế đến việc đề xuất giải pháp đồng bộ từ định lượng đến quản trị vận hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế phân phối độc quyền những dòng sản phẩm nào?

Tại thị trường Thừa Thiên Huế, chi nhánh là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm thuộc ngành hàng P&G (bao gồm bột giặt Ariel, Tide; dầu gội Rejoice, Pantene, Head & Shoulders; nước xả vải Downy; tã quần Pampers; bàn chải Oral-B; dao cạo Gillette; xà phòng Safeguard) và các sản phẩm của Ajinomoto (bột ngọt, hạt nêm, Aji-Quick, sốt mayonnaise Aji-Mayo).

2. Quy mô kho bãi và trang thiết bị của chi nhánh được ghi nhận như thế nào trong giai đoạn 2017 – 2019?

Cơ sở vật chất kỹ thuật của chi nhánh duy trì diện tích nhà kho cố định 400 m² và 5 phòng làm việc qua 3 năm. Về trang thiết bị vận chuyển và bảo quản, số lượng xe đẩy hàng tăng từ 2 chiếc (năm 2017) lên 3 chiếc (năm 2018 – 2019); xe chở hàng tăng từ 4 chiếc (năm 2017) lên 6 chiếc (năm 2018) và 7 chiếc (năm 2019); kệ chứa hàng tăng dần từ 150 chiếc lên 170 chiếc và đạt 180 chiếc vào năm 2019.

3. Tình hình tài chính và lợi nhuận của công ty biến động ra sao trong giai đoạn nghiên cứu?

Năm 2018 là năm hoạt động hiệu quả nhất của công ty với doanh thu thuần đạt 130.687,45 triệu đồng (tăng 27,70% so với 102.338,90 triệu đồng năm 2017) và lợi nhuận sau thuế đạt 4.481,03 triệu đồng (tăng 124,32%). Tuy nhiên sang năm 2019, doanh thu thuần giảm 4,10% xuống 125.324,79 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế giảm 36,03% xuống còn 2.866,65 triệu đồng, phản ánh sự sụt giảm trong khả năng tiêu thụ và áp lực gia tăng từ chi phí bán hàng.

4. Tác giả đề xuất áp dụng mô hình định lượng nào để hoàn thiện công tác đặt hàng?

Tác giả đề xuất ứng dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity) để xác định sản lượng đặt hàng tối ưu ($Q^*$), số lần đặt hàng trong năm, khoảng cách thời gian giữa các đơn hàng và điểm đặt hàng lại (ROP). Mô hình này giúp tối thiểu hóa tổng chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng đối với các sản phẩm kinh doanh chủ lực.

5. Những giải pháp phi định lượng nào được đưa ra để cải tiến hiện trường kho hàng?

Bên cạnh mô hình EOQ, tác giả đề xuất tổ chức lại mặt bằng kho 400 m² (sắp xếp vị trí theo phân loại hàng hóa và tốc độ luân chuyển), áp dụng triệt để phương pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) nhằm giảm hao hụt và ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh (SWM) để theo dõi nhập - xuất - tồn theo thời gian thực.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hồ Thị Thu Thủy đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho và phản ánh sâu sát thực trạng vận hành kho bãi tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế giai đoạn 2017 – 2019. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính chi tiết, đề tài chỉ rõ sự chi phối của hàng tồn kho đối với cơ cấu tài sản ngắn hạn cũng như các hạn chế trong chi phí lưu trữ và phương pháp đặt hàng truyền thống. Các giải pháp đề xuất có tính liên hoàn cao, kết hợp giữa mô hình định lượng EOQ với công cụ quản trị hiện trường 5S và giải pháp công nghệ SWM, đóng góp định hướng thiết thực nhằm tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp phân phối thương mại.