lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, kết cấu của khóa luận gồm 3 phần như sau: Phần 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Phần 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Thư viện ĐH Thăng Long PHẦN 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm quản trị Thuật ngữ “quản trị” được định nghĩa là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong một môi trường biến động. Phương thức này bao gồm những chức năng hay hoạt động cơ bản mà nhà quản trị sử dụng, đó là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Hiện nay, đang có khá nhiều khái niệm quản trị được sử dụng và dưới đây là một số khái niệm thông dụng: Theo Mary Parker Follet (1868 - 1933): “Quản trị là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua người khác”. Khái niệm này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Theo cuốn “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” (1992) của hai tiến sĩ người Mỹ Koontz và O’Donnell: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.” Theo Giáo trình Quản trị học đại cương của TS. Vương Thị Thanh Trì, trường Đại học Thăng Long (2021): “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong một môi trường biến động.” Những định nghĩa về quản trị nêu trên mặc dù được diễn đạt khác nhau, với các góc độ tiếp cận tiếng song có thể thấy chúng có những điểm chung sau: − Quản trị là một hoạt động làm việc với và thông qua người khác − Quản trị là hoạt động có mục tiêu xác định − Quản trị sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu và hiệu quả − Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường luôn biến động.
Từ những điểm chung này ta có thể khái quát quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị để phối hợp nguồn lực, nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong những điều kiện biến động của môi trường. Chức năng quản trị Theo James Stoner và Stephen Robbins (2010) chức năng quản trị bao gồm 4 chức năng chính sau: 1 Hoạch định: Đây là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị.
Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. Tổ chức: Là chức năng quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch. Chức năng này xác định xem ai sẽ hoàn thành nhiệm vụ nào, ở đâu và khi nào thì xong. Công việc tổ chức thực hiện đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại cho dù hoạch định tốt.
Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến hoạt động thành lập ra các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu và các cấp, tức là quan hệ hàng ngang và hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó. Lãnh đạo: Là chức năng quản trị nhằm gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn nguồn nhân lực thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chức năng lãnh đạo liên quan đến hoạt động thúc đẩy quan hệ cá nhân và nhóm trong mối quan hệ quản trị nhằm xây dựng một bản sắc văn hóa cho tổ chức. Cuối cùng là quá trình thông tin và truyền thông trong tổ chức.
Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa tổ chức đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng chắc chắn sẽ thất bại nếu lãnh đạo kém. Kiểm tra: Là chức năng quản trị thúc đẩy thành tích của doanh nghiệp hướng về hoàn thành mục tiêu. Kiểm tra để lường trước rủi ro, đánh giá hoạt động và đo lường kết quả hoạt động… tìm ra các nguyên nhân gây ra sai lệch và các giải pháp điều chỉnh thích hợp. Chính chức năng kiểm tra là chức năng khép kín cho một chu kỳ quản trị, mở ra một chu kỳ quản trị mới, tạo ra sự liên tục cho quá trình quản trị và nó là chức năng giúp nhà quản trị biết khi nào phải điều chỉnh hoạt động, khi nào cần có hoạch định mới.
Khái niệm, phân loại và tầm quan trọng của hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang… Nhìn chung, hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau: 2 Thư viện ĐH Thăng Long Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền mặt, sản phẩm dở dang, thành phẩm…) Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với những đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên hoặc điều kiện nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn khó khăn, phức tạp.
Có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ,… 1. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá tình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân lọa và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào cùng một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất,… Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc giáp tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm,… Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu 3 mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1. Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành được xếp chung vào một nhóm, không phân biệt chúng dùng vào việc gì, quy cách, phẩm chất. Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho được mua vào: bao gồm − Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. − Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty,… Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác như: hàng tồn kho được nhập từ công ty liên doanh, liên kết; hàng tồn kho được biếu tặng;… Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành.