CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho - quản trị hàng tồn kho Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho.
Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về hàng tồn kho khác nhau. Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “ Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”. Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công.
Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang”. Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (40 – 50%). Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điển nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Theo Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC ngày 31/ 12/ 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. 1 Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho doanh nghiệp cần phải phân loại rõ ràng mỗi loại hàng tồn kho để đưa ra các biện pháp quản lý tốt nhất. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích công dụng sẽ được xếp vào cùng một nhóm, không phân biệt chúng từ nguồn gốc hình thành nào, quy cách,. Theo đó hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,.
Hàng tồn kho dự trữ tiêu thụ: là loại hàng tồn kho phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như thành phẩm, hàng hóa,. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại theo nguồn hình thành Theo cách phân loại này những hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành sẽ được xếp vào cùng một nhóm: Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty.
Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. 2 Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác. Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho.
Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lí đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lí. Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng có mục đích sản xuất.
Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. Phân loại tồn kho theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và nguyên vật liệu đang sử dụng. Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán đi, hàng đi đường,. Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản.
Phân loại hàng tồn kho theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho được phân thành: 3 Hàng hóa mua để bán: hàng hóa tồn kho hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến,. Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến, hàng mua đang đi đường.
Kết luận: Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được sự quan tâm thường xuyên của nhà quản trị vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc phân loại và xác định những hàng tồn kho ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, phụ thuộc vào vào yêu cầu quản trị của nhà quản trị mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về hàng tồn kho theo cách thức nhất định.
Trong khóa luận này, dựa trên cách thức làm việc loại hình kinh doanh và phân phối hàng tồn kho của công ty, tác giả xin lựa chọn phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng, do doanh nghiệp là đại lý bán hàng của nhiều sản phẩm do vậy phân loại theo cách thức trên là phù hợp. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản trị và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm một vị trí quan trọng trong tài sản lưu động của hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng 4 tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác (tiền tệ, sản phẩm dở dang, thành phẩm.