CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan.Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường: đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Nói tóm lại, hàng tồn kho là bất cứ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sang thì hàng tồn kho sẽ xuất hiện. Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, có hiệu quả và đảm bảo lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên và đồng bộ.
Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, Luan van 5 đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,… - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,… 1. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định.
Theo đó, hàng tồn kho được phân loại như sau: Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành. Theo tiêu thức phân loại này hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho được mua vào, bao gồm: +Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty,… - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành. Luan van 6 - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng,… Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm,… Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hang trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang sử dụng,… - Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,… Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch sản xuất, dự trữ và tiêu thụ: - Hàng tồn trữ an toàn: phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục.
- Hàng tồn trữ thực tế Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật phân tích ABC Kĩ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Patero. Kĩ thuật này chia hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí giá trị hàng năm của chúng. Trong đó: Luan van 7 Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm × Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: +Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 70-80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho. +Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm ở mức trung bình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho.
+Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm thấp, đạt khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 55% tổng lượng hàng tồn kho. Hiện nay, việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tự động hóa. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp chưa có điều kiện trang bị cơ sở vật chất – kĩ thuật hiện đại, kĩ thuật phân tích ABC được thực hiện thủ công cũng đem lại những lợi ích nhất định. Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang.
Tóm lại, mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo những cách nhất định. Vai trò của hàng tồn kho Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn Luan van 8 được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó.
Trong môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách hàng vào tay các đối thủ cung ứng sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp. Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tồn, có thể kéo theo sự ảnh hưởng của giá, đặc biệt là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Dù kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh. Nó làm doanh nghiệp tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, phải đóng thuế tính trên từng sản phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn.
Theo thống kê thì một doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chí phí lưu kho lưu bãi.