CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho 1. Định nghĩa hàng tồn kho “Hàng tồn kho [1] là các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào hay sản xuất ra để chờ tiếp tục xuất dùng vào sản xuất hoặc chờ để bán.” (Theo Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 168) “Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này.
Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa chờ tiêu thụ.” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính – Nhà xuất bản thống kê – Đại học Thương Mại, trang 77) “Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội) 1. Đặc điểm hàng tồn kho.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Luan van 6 Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng khá lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý.
Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý… 1. Vai trò của hàng tồn kho - Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch.
- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Luan van 7 Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp vật tư, đối chiếu với tình hình sản xuất, kinh doanh và tình hình kho hàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Đảm bảo có đủ hàng hóa, thành phẩm để cung ứng ra thị trường… 1. Các hàng tồn kho Thông thường, HTK ở mỗi doanh nghiệp được phân ra làm 4 loại, đó là: - Tồn kho nguyên vật liệu/bộ phận cấu thành. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu tồn kho là những loại nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu lớn có lợi khi được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cũng cấp, chi phí ổn định và quá trình sản xuất linh hoạt khi giá cả nguyên vật liệu tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm.
Tồn kho nguyên vật liệu ban đầu rất quan trọng đối với sản xuất sau này. Việc tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả sẽ dẫn đến sản xuất sau này cũng sẽ hiệu quả. Ngoài việc tồn kho, ta còn phải chú ý đến chất lượng, nếu sản phẩm ở giai đoạn 1 có chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn 2 đỡ tốn công kiểm tra chất lượng khi tiến hành sản xuất. - Sản phẩm dở dang: Là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi sản phẩm đã làm xong nhưng chưa bao bì, đóng gói thì vẫn bị coi là sản phẩm dở dang, chưa xuất xưởng được.
Khối lượng sản phẩm dở dang ở mỗi doanh nghiệp kinh doanh khác nhau, cùng với nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang chiếm phần lớn giá trị tồn kho trong mỗi doanh nghiệp. - Thành phẩm: Luan van 8 Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Sản xuất bây giờ chỉ chờ người tiêu thụ đến lấy hoặc doanh nghiệp giao cho người tiêu dùng theo đơn đặt hàng có sẵn trước đó. Thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doang nghiệp.
- Các sản phẩm khác: Tất cả các loại mặt hàng doanh nghiệp mua về mà không phải là thành phẩm của sản xuất nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất. Ví dụ các sản phẩm văn phòng phẩm, dầu máy bôi trơn, công suất của máy phát điện dự phòng khi doanh nghiệp bị mất điện…. Chức năng của hàng tồn kho Việc tồn kho có một số chức năng nhằm tăng thêm tính linh hoạt cho các hoạt động của Công ty. Sau đây là 4 chức năng của tồn kho: (1) “Tách riêng” các phần khác nhau trong quá trình sản xuất.
Chẳng hạn nếu nguồn cung cấp của các nhà cung cấp cho công ty biến động, có lẽ cần dự trữ tồn kho bổ sung để tách biệt hoạt động sản xuất với các nhà cung cấp. (2) Tách Công ty ra khỏi các biến động về lượng cầu, và cung cấp hàng hóa dự trữ cho sự lựa chọn của khách hàng. Tồn kho như vậy thường phổ biến ở các cửa hàng bán lẻ. (3) Tận dụng được lợi thế chiết khấu số lượng nhiều, bởi vì mua với số lượng nhiều có thể giảm giá vốn hàng bán hoặc chi phí phân phối.
(4) Phòng ngừa rủi ro đối với lạm phát và giá cả tăng. Khái niệm quản trị hàng tồn kho 1. Định nghĩa quản trị hàng tồn kho “Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.” (Theo Giáo trình Quản trị tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Tài chính – Ngân hàng Hà Nội) Luan van 9 “Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lý trong sản xuất đến phân phối. Vai trò của quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp.
Những vai trò quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như: + Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. + Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. + Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Chức năng của quản trị hàng tồn kho + Đáp ứng đầy đủ, chính xác các yêu cầu sản xuất về nguyên vật liệu. + Bảo đảm nguồn tồn kho để quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả thông qua việc tạo nguồn tồn kho tối ưu. + Ngăn ngừa khả năng cạn kiệt nguồn lực sản xuất vì các lý do bất khả kháng. + Ngăn ngừa những biến động bất thường lên giá thành sản phẩm (tích trữ đề phòng trượt giá) + Giảm tối đa chi phí sản xuất thông qua việc tối ưu hóa chi phí tồn kho 1.
Nội dung lý thuyết liên quan tới quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 1. Sự cần thiết của hoạt động quản trị hàng tồn kho Tầm quan trọng của quản trị tồn kho, nhu cầu về sự phối hợp của các Luan van 10 quyết định tồn kho và các chính sách vận tải là hiển nhiên.