CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ QUẢN LÝ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm chi phí Theo Horngren và cộng sự (1999), chi phí có thể hiểu là sự hy sinh, tiêu tốn hoặc mất mát các nguồn lực nhằm đạt được một mục tiêu nào đó. Phần lớn mọi người quan niệm rằng chi phí là sự tiêu hao tài nguyên, thường được quy đổi thành tiền, để nhận về hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong cuốn sách “Marketing Management”, Philip Kotler (2016) định nghĩa “chi phí là giá trị của mọi thứ mà một công ty từ bỏ để có được một sản phẩm hoặc dịch vụ.” Theo Chuẩn mực Kế toán số 01 của Việt Nam, chi phí được hiểu là tổng các giá trị gây ra sự suy giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán.
Các yếu tố này có thể là tiền chi ra, tài sản bị khấu trừ, hoặc nợ phát sinh, làm giảm vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên, những khoản liên quan đến việc phân chia lợi nhuận cho cổ đông hoặc chủ sở hữu sẽ không được xem là chi phí. Các quan điểm và định nghĩa về chi phí có thể tồn tại sự khác biệt dựa trên yếu tố hình thức thể hiện của chi phí. Tuy nhiên, các quan điểm đều thừa nhận: Chi phí được hiểu là sự tiêu hao các nguồn lực, bao gồm lao động, tài nguyên, vật chất và những chi phí này phải phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vì vậy, đây là đặc điểm cơ bản được nêu ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của chi phí. Khái niệm chi phí quản lý trong ngân hàng thương mại Chi phí quản lý trong NH thương mại có thể được hiểu và định nghĩa theo nhiều khía cạnh khác nhau tùy thuộc vào mục đích và cách tiếp cận của từng nghiên cứu hoặc quy định. Theo góc độ kế toán, “chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí cần thiết cho việc tổ chức, điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, phí và lệ phí,…” (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Điều 25, Khoản 1). 4 Theo góc độ quản lý tài chính, “chi phí quản lý là tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý, điều hành và duy trì hoạt động của NH, bao gồm chi phí nhân sự, chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí dịch vụ bên ngoài và các chi phí khác liên quan” (Nguyễn Văn Tiến, 2019).
Theo góc độ kinh tế học, “chi phí quản lý là những khoản chi phí là những khoản chi phí phát sinh từ việc tổ chức và điều hành hoạt động của NH, bao gồm các chi phí hành chính, chi phí thuê dịch vụ, chi phí khấu hao tài sản cố định và các chi phí khác nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh và quản trị” (Trần Ngọc Thơ, 2020). Theo góc độ thực tiễn hoạt động NH, “chi phí quản lý trong NH thương mại bao gồm chi phí nhân sự, chi phí văn phòng, chi phí công nghệ thông tin, chi phí dịch vụ khách hàng, chi phí tuân thủ quy định và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì và vận hành hoạt động quản lý hàng ngày” (Phạm Thị Hồng Hạnh, 2018). Chi phí quản lý trong NH thương mại có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng nhìn chung các định nghĩa đưa ra đều tập trung vào các chi phí liên quan đến việc tổ chức, điều hành và duy trì hoạt động của NH. Quản trị chi phí quản lý trong ngân hàng thương mại 1.
Khái niệm Trong sách “Kinh tế học quản lý”, “quản trị chi phí quản lý không chỉ bao gồm việc kiểm soát các khoản chi phí phát sinh mà còn bao gồm việc lập kế hoạch, phân bổ và đánh giá hiệu quả của các khoản chi phí này để đảm bảo rằng chúng được sử dụng một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Quản trị chi phí quản lý trong NHTM được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động liên quan đến chi phí quản lý nhằm đạt được các mục tiêu tài chính và chiến lược của NH. Quản trị chi phí quản lý không chỉ bao gồm việc theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí phát sinh mà còn phải phân tích, đánh giá 5 và điều chỉnh nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Điều này bao gồm việc định mức chi phí, lập ngân sách, kiểm soát chi phí theo từng bộ phận và dự án, và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Mục tiêu chính của quản trị chi phí quản lý là giảm thiểu chi phí không cần thiết, tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn lực và đảm bảo NH hoạt động một cách bền vững và hiệu quả. Vai trò quản trị chi phí quản lý Thứ nhất, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực tài chính và nhân sự: NH cần phải phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo rằng các khoản chi phí được kiểm soát chặt chẽ và sử dụng hiệu quả. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu lãng phí mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh của NH trên thị trường (Peter & Hudgins, 2012). Khi các chi phí được quản lý một cách hiệu quả, NH có thể giảm bớt gánh nặng tài chính và tăng cường lợi nhuận (Edward Blocher và cộng sự, 2022).
Thứ hai, kiểm soát và quản lý rủi ro tài chính: Bằng cách theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí, NH có thể dự đoán và phản ứng nhanh chóng với các biến động tài chính, từ đó giảm thiểu rủi ro và tránh được những tổn thất không mong muốn (Hull, 2018). Việc này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường tài chính biến động mạnh mẽ và khó lường. Quản trị chi phí quản lý hiệu quả cũng giúp NH duy trì sự ổn định và bền vững về mặt tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong dài hạn (Hull, 2018). Thứ ba, nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm của ngân hàng: Khi các khoản chi phí được sử dụng một cách hợp lý, NH có thể đầu tư vào các công nghệ mới, cải tiến quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Điều này không chỉ giúp NH đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng mà còn tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn với các dịch vụ chất lượng cao và từ đó, NH có thể xây dựng được mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng (McKinney & Company, 2023). Thứ tư, thực hiện các chiến lược phát triển dài hạn: Khi có một hệ thống quản trị chi phí quản lý hiệu quả, NH có thể dễ dàng điều chỉnh các chiến lược tài chính và hoạt động để phù hợp với các mục tiêu dài hạn và các thay đổi của thị trường. Điều này 6 giúp NH luôn sẵn sàng đối phó với các thách thức và nắm bắt các cơ hội mới, từ đó duy trì và phát triển vị thế của mình trên thị trường (Robert & Nell, 2011).
Thứ năm, tăng cường sự minh bạch và tin cậy đối với các bên liên quan: bao gồm cổ đông, nhà đầu tư và khách hàng. Một hệ thống quản trị chi phí quản lý minh bạch và hiệu quả sẽ tạo ra sự tin tưởng và ủng hộ từ các bên liên quan, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của NH (Robert & Nell, 2011). Sự tin cậy và minh bạch này không chỉ giúp NH thu hút vốn đầu tư mà còn nâng cao uy tín và hình ảnh của NH trên thị trường. Nội dung quản trị chi phí quản lý Nội dung của quản trị chi phí quản lý trong NHTM bao gồm nhiều khía cạnh và hoạt động khác nhau, nhằm đảm bảo rằng các chi phí được kiểm soát, sử dụng một cách hiệu quả, góp phần quan trọng trong việc duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động của NH.
Dựa trên khái niệm của Nguyễn Văn Tiến (2019) và một số tác giả khác, nội dung về quản trị chi phí bao gồm: 1. Lập kế hoạch quản trị chi phí quản lý Lập kế hoạch quản trị chi phí quản lý là bước đầu tiên và có vai trò nền tảng trong quy trình quản trị chi phí tại các ngân hàng thương mại (NHTM). Đây không chỉ đơn thuần là việc dự báo các khoản chi phí có thể phát sinh, mà còn bao gồm quá trình thiết lập phương pháp phân bổ nguồn lực và xây dựng các biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo việc sử dụng tài chính một cách hiệu quả và phù hợp với chiến lược phát triển tổng thể của ngân hàng. Một kế hoạch chi phí tốt cần được xây dựng trên cơ sở dự báo chính xác, phân tích các yếu tố tác động, và định hướng rõ ràng.
Trước hết, mục tiêu của việc lập kế hoạch phải xuất phát từ chiến lược dài hạn của ngân hàng. Chẳng hạn, nếu một ngân hàng đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới chi nhánh trong năm tới, việc lập kế hoạch chi phí quản lý cần tính toán kỹ lưỡng các khoản chi liên quan đến thuê mặt bằng, cải tạo cơ sở hạ tầng, tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới, trang thiết bị cơ bản, cũng như các chiến dịch quảng bá tại khu vực mới. Những mục tiêu cụ thể như vậy không chỉ giúp ngân hàng dự trù chính xác nguồn lực tài chính cần thiết mà còn ưu tiên các khoản chi quan trọng trong ngắn hạn và dài hạn. 7 Dự báo chi phí quản lý là trung tâm của lập kế hoạch và đòi hỏi ngân hàng phải xem xét toàn diện các yếu tố tác động cả bên trong và bên ngoài.
Để thực hiện việc này, ngân hàng thường sử dụng các phương pháp khoa học như phân tích chuỗi thời gian để dự đoán xu hướng chi phí dựa trên dữ liệu lịch sử, chẳng hạn dự báo chi phí nhân sự sẽ tăng trung bình từ 8-10% mỗi năm do mức lương và quy mô nhân sự mở rộng. Bên cạnh đó, phương pháp hồi quy đa biến được áp dụng để phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố kinh tế vĩ mô (như lạm phát, lãi suất) và các khoản chi phí. Ví dụ, lạm phát tăng 5% có thể làm tăng chi phí vận hành thêm một mức tương ứng, đặc biệt ở các khu vực trung tâm. Ngoài ra, phân tích tình huống cũng được sử dụng để xây dựng các kịch bản chi phí trong trường hợp kinh tế tăng trưởng, ổn định, hoặc suy thoái, giúp ngân hàng linh hoạt điều chỉnh ngân sách.
Sau bước dự báo, ngân hàng tiến hành phân bổ ngân sách theo từng hạng mục chi phí và phòng ban cụ thể.