Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hệ thống tài chính ngân hàng ngày càng cạnh tranh gay gắt và chịu nhiều tác động từ biến động kinh tế vĩ mô, công tác quản trị chi phí trở thành đòn bẩy sống còn để tối ưu hóa lợi nhuận và gia tăng năng lực cạnh tranh. Tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Ba Đình (BIDV Ba Đình), hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2023 ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc với tổng quy mô huy động vốn tăng 24,1% vào năm 2023, trong đó nguồn vốn tiền gửi không kỳ hạn đạt mức 1.811,3 tỷ đồng (tăng 27,11%). Song song với sự mở rộng về quy mô hoạt động và mạng lưới nhân sự lên đến 156 cán bộ nhân viên, tổng chi phí quản lý phát sinh hàng năm của chi nhánh thường xuyên vượt ngưỡng 41 tỷ đồng. Thực tế này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc kiểm soát và phân bổ nguồn lực tài chính một cách khoa học.

Đề tài nghiên cứu được tác giả Hoàng Bách thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích chuyên sâu thực trạng sử dụng ngân sách tại BIDV Chi nhánh Ba Đình giai đoạn 2019-2023, từ đó hoạch định hệ thống giải pháp toàn diện cho giai đoạn 2024-2028. Mục tiêu trọng tâm của đề án là giúp ban lãnh đạo chi nhánh hoàn thiện quy trình lập kế hoạch, kiểm soát chặt chẽ các khoản mục chi tiêu và hướng đến việc duy trì tỷ lệ chi phí trên thu nhập (Cost-to-Income Ratio - CIR) ở mức lý tưởng dưới 45%. Kết quả nghiên cứu bám sát các định hướng chiến lược theo Nghị quyết số 22/NQ-BIDV và Kế hoạch số 2390/KH-BIDV của Hội sở chính, đóng góp giá trị thực tiễn to lớn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong toàn hệ thống.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết chi phí doanh nghiệp kinh điển của Horngren (1999), Blocher (2022) và Chuẩn mực Kế toán số 01 của Việt Nam, kết hợp các quy định pháp lý tại Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trong môi trường ngân hàng thương mại, lý thuyết quản trị chi phí trung gian của Peter & Hudgins (2012) và quản trị rủi ro tài chính của John Hull (2018) được vận dụng để làm rõ cơ chế hình thành và vận động của các dòng tiền hoạt động. Các mô hình và phương pháp quản trị chi phí cốt lõi được tác giả khai thác bao gồm:

  • Quản trị chi phí mục tiêu (Target Costing): Xác định mức chi phí trần tối đa cho phép dựa trên mức giá dịch vụ cạnh tranh do thị trường quyết định và tỷ suất lợi nhuận kỳ vọng của ngân hàng.
  • Quản trị chi phí định mức (Standard Costing): Thiết lập hệ thống định mức tiêu chuẩn cho từng hoạt động tác nghiệp, làm cơ sở đo lường và phát hiện các sai lệch phát sinh trong thực tế.
  • Ngân sách dựa trên hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB): Phân bổ nguồn lực tài chính căn cứ vào mức độ tạo ra giá trị gia tăng của từng quy trình và bộ phận chuyên môn.

Bên cạnh đó, đề tài làm rõ 4 nhóm yếu tố cấu thành chi phí quản lý ngân hàng gồm: Chi phí nhân sự (chiếm từ 50% đến 70% tổng chi phí theo Nguyễn Văn Tiến, 2019), chi phí tài sản cố định, chi phí quản lý công vụ (dao động từ 10% đến 15% theo Phạm Thị Hồng Hạnh, 2018) và các khoản chi phí xử lý rủi ro phát sinh ngoài dự kiến.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp chuẩn xác được trích xuất từ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các báo cáo tài chính nội bộ đã được kiểm toán của BIDV Chi nhánh Ba Đình liên tục trong 5 năm (2019-2023). Cỡ mẫu nghiên cứu bao quát 100% các khối phòng ban chức năng, bao gồm Khối Quan hệ khách hàng, Khối Quản lý rủi ro, Khối Tác nghiệp, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính kế toán và các phòng giao dịch trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng nhằm đảm bảo tính bao quát, phản ánh chân thực mọi biến động tài chính mà không tạo ra sai số chọn mẫu.

Phương pháp xử lý và phân tích số liệu kết hợp chặt chẽ giữa thống kê mô tả, phân tích chuỗi thời gian (time-series) để xác định xu hướng biến động chi phí qua các năm, và phương pháp so sánh ngang - dọc nhằm đánh giá cơ cấu tỷ trọng từng khoản mục. Tác giả cũng vận dụng phương pháp phân tích hồi quy đa biến và phân tích độ nhạy để lượng hóa tác động của các nhân tố vĩ mô như tỷ lệ lạm phát (ước tính 3,5% - 4,5%/năm) và biến động lãi suất đến tốc độ gia tăng chi phí vận hành. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm đảm bảo tính khách quan, đa chiều và tạo lập luận cứ thực chứng vững chắc cho các đề xuất trong giai đoạn 2024-2028.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, chi phí nhân sự luôn là khoản mục chiếm tỷ trọng chi phối lớn nhất trong tổng chi phí quản lý tại BIDV Ba Đình. Quy mô nhân sự tăng trưởng đều đặn qua các năm từ 123 người năm 2019 lên 156 người năm 2023 (tương ứng mức tăng 26,8%), kéo theo tổng quỹ thu nhập tăng 23,2%. Trong đó, các khoản phụ cấp mở rộng tăng 20,3%, đạt 7.412 triệu đồng vào năm 2023. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi phí nhân sự có sự chuyển biến rõ nét, tăng từ 72,60% năm 2019 lên mức 95,36% năm 2023, phản ánh sự cải thiện vượt bậc trong năng lực lập dự toán quỹ lương sát với thực tế sản xuất kinh doanh.

Thứ hai, chi phí về tài sản được điều tiết theo xu hướng tinh gọn và tối ưu hóa diện tích sử dụng sau giai đoạn đầu tư mở rộng. Tổng chi phí tài sản tăng từ 6.120,42 triệu đồng năm 2019 lên mức đỉnh 7.912,22 triệu đồng năm 2022 (tăng 29,3%), nhưng đã giảm mạnh 11% vào năm 2023 xuống còn 7.040,35 triệu đồng. Cơ cấu chi phí tài sản năm 2023 cho thấy: Chi phí thuê văn phòng chiếm tỷ trọng lớn nhất với 69,47% (4.891,23 triệu đồng), chi phí khấu hao tài sản cố định chiếm 17,65% (1.242,78 triệu đồng), và chi phí công cụ lao động chiếm 8,40% (591,62 triệu đồng).

Thứ ba, cơ cấu chi phí quản lý công vụ có sự chuyển dịch rõ rệt sang việc duy trì hạ tầng kỹ thuật và công nghệ thông tin. Tổng chi phí công vụ tăng nhẹ từ 5.127,52 triệu đồng năm 2019 lên hơn 6.100 triệu đồng năm 2023. Chi phí quản lý chung (hạ tầng công nghệ thông tin, bảo hiểm) chiếm tỷ trọng áp đảo 58,09% (3.559,23 triệu đồng), chi phí tuyên truyền quảng cáo và hội nghị chiếm 29,78% (1.824,52 triệu đồng), trong khi chi phí văn phòng phẩm in ấn chiếm 11,92% (730,12 triệu đồng).

Thứ tư, công tác kiểm soát các khoản chi ngoại bảng và tiếp khách được giữ vững kỷ luật nghiêm ngặt. Tỷ lệ chi phí tiếp khách luôn được duy trì dưới hạn mức trần 3% so với tổng chi phí hoạt động theo quy chế nội bộ của Giám đốc chi nhánh.

Thảo luận kết quả

Khi mô tả dữ liệu chi phí thông qua bảng biểu và đồ thị phân tích cơ cấu, kết quả cho thấy BIDV Chi nhánh Ba Đình duy trì được tỷ lệ thực hiện chi phí trên kế hoạch trong ngưỡng an toàn từ 79,48% đến 93,26%. Tuy nhiên, việc phân tích chi tiết quy trình quản trị đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Hệ thống kiểm soát nội bộ nhiều tầng nấc khiến thời gian phê duyệt các khoản chi công tác phí trong năm 2023 bị kéo dài trung bình lên tới 15 ngày, gây cản trở tiến độ công việc của các phòng nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, mức độ số hóa dữ liệu tài chính chưa đạt trạng thái tối ưu khi tỷ lệ chứng từ được cập nhật đúng hạn trên phần mềm ERP trong năm 2023 chỉ đạt 85%. Sự phối hợp liên phòng ban trong khâu lập dự toán tiếp thị còn lỏng lẻo, dẫn đến hiện tượng chi phí marketing năm 2023 vượt kế hoạch 12,4% nhưng doanh thu từ các chương trình này chỉ đạt 92% chỉ tiêu được giao. Điều này chứng minh rằng chi nhánh vẫn chịu ảnh hưởng nặng bởi tư duy lập ngân sách thụ động dựa trên lịch sử thay vì áp dụng linh hoạt phương pháp quản trị chi phí mục tiêu (Target Costing) và quản trị theo hoạt động (ABB).

Đề xuất và khuyến nghị

Một là, tái cấu trúc quy trình kiểm soát nội bộ và phân quyền phê duyệt tài chính linh hoạt. Ban Giám đốc chi nhánh cần ban hành quy chế ủy quyền hạn mức chi tiêu thường xuyên dưới 20 triệu đồng cho Trưởng các phòng ban nghiệp vụ, nhằm cắt giảm thời gian phê duyệt công tác phí và chi phí mua sắm vật tư từ 15 ngày xuống dưới 3 ngày làm việc, hoàn thành triển khai trong quý I/2025.

Hai là, tối ưu hóa quy trình hạch toán kế toán thông qua tự động hóa và hiện đại hóa hệ thống ERP. Phòng Tài chính kế toán phối hợp với bộ phận kỹ thuật số hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ điện tử, tích hợp tính năng cảnh báo sai lệch ngân sách tự động theo thời gian thực (Real-time Budget Alert), nâng tỷ lệ cập nhật dữ liệu tài chính đúng hạn từ 85% lên mức 100% trước tháng 6/2025.

Ba là, tái đàm phán hợp đồng tài sản và hoàn thiện cơ chế định mức chi phí quản lý mục tiêu. Chi nhánh cần chủ động đàm phán lại các điều khoản thuê mặt bằng trụ sở và phòng giao dịch để giảm từ 5% đến 8% chi phí thuê văn phòng hàng năm, đồng thời giữ vững mức trần chi phí tiếp khách không vượt quá 3% tổng chi phí hoạt động trong giai đoạn 2024-2028.

Bốn là, kiến nghị Hội sở chính BIDV nới rộng biên độ định mức quỹ lương linh hoạt theo hiệu quả kinh doanh (KPIs) và gia tăng ngân sách đầu tư công nghệ cho chi nhánh đô thị lớn. Hội sở cần hỗ trợ vốn để chi nhánh nâng cấp hệ thống phần mềm bảo mật và phân tích dữ liệu khách hàng lớn, bảo đảm cân đối mục tiêu giữ tỷ lệ CIR toàn chi nhánh dưới mức 40%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Lãnh đạo và Giám đốc chi nhánh các Ngân hàng Thương mại: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tiễn về mô hình phân bổ ngân sách, phương pháp kiểm soát quỹ lương nhân sự và quản lý tài sản cố định nhằm tối ưu hóa chỉ số hiệu quả kinh doanh.
  2. Chuyên viên Quản trị rủi ro, Tài chính và Kế toán ngân hàng: Nắm bắt các bước triển khai chi tiết phương pháp Target Costing và Standard Costing, áp dụng trực tiếp vào việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và lập dự toán ngân sách định kỳ.
  3. Học viên Cao học và Nghiên cứu sinh khối ngành Kinh tế, Tài chính - Ngân hàng: Nguồn tham khảo học thuật giá trị về phương pháp nghiên cứu tình huống (case study), cung cấp cấu trúc phân tích số liệu tài chính chuyên sâu từ doanh nghiệp thực tế.
  4. Cơ quan Quản lý và Thanh tra Ngân hàng: Tài liệu minh chứng thực tiễn phục vụ việc đánh giá mức độ tuân thủ quy chế an toàn tài chính, thực hành tiết kiệm chống lãng phí và tác động của các chính sách tiền tệ đến chi phí vận hành cấp cơ sở.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chi phí nhân sự luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu chi phí tại BIDV Ba Đình? Chi phí nhân sự chiếm từ 50% đến 70% tổng chi phí quản lý do ngân hàng là ngành dịch vụ tài chính đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao, với 35% cán bộ quản lý đạt trình độ thạc sĩ. Việc duy trì quỹ lương, thu nhập bình quân và khoản phụ cấp 7.412 triệu đồng là điều kiện tiên quyết để giữ chân nhân tài và bảo đảm tính an toàn bảo mật hệ thống.

BIDV Chi nhánh Ba Đình áp dụng phương pháp quản trị chi phí nào để đạt hiệu quả? Chi nhánh áp dụng kết hợp phương pháp quản trị chi phí định mức (Standard Costing) và chi phí mục tiêu (Target Costing). Đơn vị đã ban hành định mức chi tiết cho xăng xe, văn phòng phẩm, công tác phí và áp trần chi phí tiếp khách tối đa 3%, giúp tỷ lệ hoàn thành kế hoạch chi phí đạt từ 79,48% đến 95,36%.

Điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình kiểm soát chi phí của chi nhánh hiện nay là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là thời gian phê duyệt hồ sơ chi phí phát sinh kéo dài trung bình 15 ngày và tỷ lệ cập nhật dữ liệu ERP đúng hạn mới đạt 85%. Ngoài ra, sự thiếu liên kết giữa phòng khách hàng và phòng kế toán khiến một số chiến dịch tiếp thị bị vượt ngân sách 12,4%.

Chi phí tài sản tại BIDV Ba Đình biến động như thế nào trong giai đoạn 2019-2023? Chi phí tài sản tăng 29,3% từ mức 6.120,42 triệu đồng năm 2019 lên đỉnh 7.912,22 triệu đồng năm 2022, sau đó giảm 11% xuống còn 7.040,35 triệu đồng năm 2023. Trong đó, chi phí thuê văn phòng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất với 69,47% tổng chi phí tài sản.

Luận văn đề xuất giải pháp công nghệ trọng tâm nào để cải thiện công tác quản lý? Tác giả đề xuất tích hợp hệ thống cảnh báo vượt hạn mức tự động trên nền tảng ERP, thực hiện tự động hóa hạch toán chứng từ kế toán nhằm đưa tỷ lệ cập nhật số liệu đúng hạn lên 100%, giúp ban lãnh đạo theo dõi dòng tiền và điều chỉnh ngân sách theo thời gian thực.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị chi phí trong ngân hàng thương mại, làm nổi bật vai trò của Target Costing, Standard Costing và chỉ số CIR.
  • Đánh giá thực chứng sâu sắc tại BIDV Chi nhánh Ba Đình giai đoạn 2019-2023 với dữ liệu chi tiết về chi phí nhân sự (156 người), chi phí tài sản (7.040,35 triệu đồng) và chi phí công vụ.
  • Chỉ rõ các tồn tại mang tính hệ thống như quy trình phê duyệt mất 15 ngày, tỷ lệ cập nhật ERP đạt 85% và sự thiếu đồng bộ trong dự toán chi phí tiếp thị.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền với phân cấp tài chính, số hóa quy trình và tái cơ cấu hợp đồng thuê tài sản cho giai đoạn 2024-2028.
  • Khẳng định đóng góp khoa học và thực tiễn, tạo tiền đề nâng cao năng lực cạnh tranh và sức khỏe tài chính cho ngân hàng thương mại trong kỷ nguyên số.

Các ngân hàng thương mại và đơn vị kinh doanh cần nhanh chóng chuyển đổi mô hình quản trị chi phí từ phương thức thụ động truyền thống sang hệ thống quản trị số hóa hiện đại để tối ưu hóa ngân sách và kiến tạo giá trị tăng trưởng bền vững.