Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC 1. Những vấn đề chung về chứng thực 1. Khái niệm chứng thực Hoạt động chứng thực là công cụ đáng tin cậy và phục vụ đời sống và kinh tế của người dân. Tìm hiểu khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau: “Chứng thực” trong tiếng Anh có nghĩa là “certify”, trong văn viết nghĩa là “chứng minh điều gì đó là đúng”.
Chứng thực có thể được hiểu: “Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng minh điều đó” [35, tr. Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 định nghĩa “chứng thực” là: “Sao.
Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao” hay “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật.
Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau [36].
Xét về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” không dễ định nghĩa, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau về chứng thực trong lý luận khoa học pháp lý ở một số quốc gia và tại Việt Nam qua các thời kỳ. Tại Thụy Sỹ chỉ có quy định điều chỉnh về hoạt động chứng thực mà chưa có sự tách biệt riêng thành Luật Công chứng, Luật Chứng thực như: “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch” [25]. 7 Tại Cộng hoà Liên bang Đức, tại Điều 39 Chương III Luật Công chứng ngày 28 tháng 9 năm 1969 quy định về chứng thực đơn giản:“Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ” [25]. Như vậy, văn bản pháp luật của một số nước cũng chỉ đưa ra thuật ngữ “chứng thực” là những hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm nhất quán về “chứng thực”.
Ở nước ta, trong Sắc lệnh số 59/SL của Chủ tịch Hồ Chí Minh về ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Người không dùng “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”: “Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản”[36]. Thông tư số 858/QLTPK ngày 10 tháng 10 năm 1987 quy định về công chứng nhà nước là văn bản pháp luật đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng thực”: Công chứng viên có thể chứng thực chữ ký của người lập ra các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa. Tại Điều 19 Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước: “UBND quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các 8 việc được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này UBND xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định” [8].
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ là văn bản pháp luật đầu tiên quy định khái niệm “chứng thực”: Đó là “Việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch (HĐ, GD) và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này” [9]. + Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (viết tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực” [10]. Hiện nay, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/12/ 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực HĐ, GD (viết tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) kế thừa khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng (viết tắt là HĐ), giao dịch (viết tắt là GD)”. Theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định như sau: 9 “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền” [15]. Tóm lại, trải qua các thời kỳ cho đến nay, Việt Nam hiện chưa có văn bản pháp luật nào có khái niệm rõ ràng và đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chỉ là khái niệm gắn chứng thực với một việc cụ thể.
Tuy nhiên, có thể khái quát khái niệm chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân, để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… 1. Đặc điểm của chứng thực - Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện 10 Hoạt động chứng thực phải do UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài là những cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Không giống như hoạt động công chứng không mang tính quyền lực nhà nước và có thể ủy quyền cho một cơ quan khác thực hiện là các Văn phòng công chứng. - Hai là xác thực giá trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Cũng như chữ ký được chứng thực là xác nhận người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản đó. - Ba là cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản Người tiếp nhận các văn bản, giấy tờ đã được chứng thực của UBND các cấp không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nếu có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực theo đúng quy định pháp luật, nếu có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Các loại chứng thực Có hai cách phân loại hoạt động chứng thực: Cách thứ nhất: Căn cứ theo thẩm quyền thực hiện (theo quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP): - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt 11 Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
- Chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.