Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thương mại quốc tế và hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò là động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong tiến trình hội nhập quốc tế, đặc biệt là sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Xuất khẩu không chỉ hỗ trợ khai thác tối đa nguồn lực nội địa mà còn thúc đẩy quá trình tái sản xuất mở rộng và tạo điều kiện phát triển cho các ngành dịch vụ phụ trợ. Trong chuỗi logistics toàn cầu, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển giữ vị trí thiết yếu trong việc bảo đảm tính liên tục, an toàn và tối ưu hóa chi phí lưu chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.

Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước (Streamline Logistics Corp) được thành lập và hoạt động trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ logistics, đại lý hải quan, gom hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL), vận tải đường biển và đường hàng không. Để nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, đề tài "Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước" được thực hiện nhằm giải quyết các vấn đề sau:

  • Mục tiêu nghiên cứu:

    1. Tìm hiểu các vấn đề cốt lõi và thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước.
    2. Phân tích, đánh giá các mặt mạnh và những điểm còn hạn chế trong quy trình nghiệp vụ giao nhận của công ty.
    3. Đề xuất một số cơ sở và giải pháp thực tiễn nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại đơn vị.

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước.

  • Phạm vi nghiên cứu:

    • Không gian: Hoạt động giao nhận và quản trị nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước, địa chỉ tại Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
    • Thời gian: Dữ liệu thứ cấp về tổ chức, nhân sự và kết quả hoạt động kinh doanh được khảo sát trong giai đoạn 2014 – 2016; các quy trình nghiệp vụ và chứng từ thực tế được thu thập trong đợt thực tập năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Nghiên cứu xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp luật thương mại hiện hành và các nguyên tắc giao nhận vận tải quốc tế:

  • Khái niệm và bản chất dịch vụ giao nhận: Căn cứ theo Luật Thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại mà người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
  • Vị trí pháp lý và vai trò của người giao nhận: Tùy theo thỏa thuận hợp đồng, người giao nhận có thể đảm nhận các tư cách: Môi giới hải quan, Đại lý (Agent), Người gom hàng (Consolidator), Người chuyên chở (Performing Carrier / Contracting Carrier), hoặc Người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator - MTO) phát hành chứng từ vận tải đi suốt từ cửa tới cửa (door-to-door).
  • Quyền hạn, nghĩa vụ và chế độ trách nhiệm: Cơ chế trách nhiệm của người giao nhận được phân định khi đóng vai trò là đại lý của chủ hàng (áp dụng Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn - Standard Trading Conditions) và khi đóng vai trò là người chuyên chở (áp dụng các công ước quốc tế hoặc quy tắc của Phòng Thương mại Quốc tế - ICC). Khóa luận làm rõ các trường hợp miễn trách nhiệm như lỗi của khách hàng, đóng gói sai quy cách, nội tỳ của hàng hóa, sự kiện bất khả kháng và đình công.
  • Hệ thống chứng từ vận tải và hải quan: Hệ thống hóa các chứng từ bắt buộc trong giao nhận đường biển, bao gồm: Tờ khai hải quan, Hợp đồng mua bán ngoại thương, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note), Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest), và Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và phân tích số liệu:

  • Phương pháp thống kê mô tả: Sử dụng bảng biểu và số liệu thống kê để mô tả cơ cấu lao động (giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn) và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua chuỗi thời gian 3 năm (2014 – 2016).
  • Phương pháp phân tích và so sánh: Phân tích tốc độ tăng trưởng, biến động tuyệt đối và tương đối của doanh thu, chi phí, cơ cấu nhân sự để làm rõ xu hướng vận hành của công ty.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích quy trình: Phân tích dòng luân chuyển chứng từ và các bước thao tác nghiệp vụ thực tế thông qua việc trực tiếp tham gia xử lý lô hàng xuất khẩu cụ thể tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu sơ cấp: Ghi nhận thực tế quá trình tác nghiệp, liên hệ hãng tàu, làm thủ tục hải quan tại cảng và xin cấp chứng nhận xuất xứ tại cơ quan chức năng trong quá trình thực tập.
  • Dữ liệu thứ cấp nội bộ: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 – 2016 do Phòng Kế toán cung cấp; sơ đồ cơ cấu tổ chức và số liệu nhân sự do Phòng Tổ chức hành chính cung cấp; hồ sơ chứng từ của các lô hàng xuất khẩu thực tế.
  • Dữ liệu thứ cấp bên ngoài: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về xuất nhập khẩu và hải quan, thông tin từ Cổng thông tin Tổng cục Hải quan, tài liệu chuyên ngành thương mại quốc tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung

Chương này khái quát tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển sau khi Việt Nam gia nhập WTO. Tác giả trình bày mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian (Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước tại TP.HCM), phương pháp nghiên cứu và kết cấu tổng thể 5 chương của khóa luận. Bên cạnh đó, tác giả nêu rõ 4 mục tiêu của đợt thực tập tốt nghiệp: tiếp xúc môi trường doanh nghiệp thực tế, nâng cao kỹ năng giao tiếp - ứng xử, nắm vững vai trò của công ty giao nhận (Forwarder) và tích lũy kỹ năng nghề nghiệp.

Chương 2: Cơ sở lí luận

Chương 2 trình bày có hệ thống các khái niệm lý luận về giao nhận vận tải đường biển:

  • Đặc điểm dịch vụ: Không tạo ra sản phẩm vật chất mới mà làm thay đổi vị trí không gian của hàng hóa, có tính thụ động do phụ thuộc vào chủ hàng và quy định pháp lý, có tính thời vụ theo chu kỳ xuất nhập khẩu.
  • Vai trò và trách nhiệm của Forwarder: Trình bày chi tiết các vai trò của Forwarder (Môi giới hải quan, Đại lý, Người gom hàng, Người chuyên chở, Người kinh doanh vận tải đa phương thức MTO) và các quy định pháp lý ràng buộc trách nhiệm bồi thường hoặc miễn trách.
  • Quy trình nghiệp vụ tiêu chuẩn: Phân tích quy trình thu gom hàng lẻ (phát hành House B/L và Master B/L); phân biệt trình tự giao nhận đối với hàng hóa không qua kho bãi cảng và hàng hóa qua kho bãi cảng; trình tự gửi hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).
  • Các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích các yếu tố khách quan (môi trường pháp luật, chính trị - xã hội, công nghệ, thời tiết, đặc tính hàng hóa) và yếu tố chủ quan (cơ sở hạ tầng, nguồn vốn đầu tư, trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự).

Chương 3: Giới thiệu Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nước

Chương 3 đi sâu vào thông tin tổ chức và năng lực vận hành của doanh nghiệp khảo sát:

  • Lịch sử và thông tin pháp lý: Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước (Streamline Logistics Corp) thành lập năm 2008 theo Giấy phép kinh doanh số 0306171404 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp; trụ sở tại số 09 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP.HCM. Ngành nghề kinh doanh chính là hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (Mã ngành H5229).
  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc (01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc), cùng các bộ phận tác nghiệp: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Chứng từ, Phòng Giao nhận và Đội xe phương tiện.
  • Tình hình nhân sự (2014 – 2016): Tổng số lao động tăng từ 40 người (năm 2014) lên 46 người (năm 2015) và đạt 55 người (năm 2016). Lao động nữ chiếm tỷ trọng đa số (năm 2016 có 38 nữ, 17 nam); độ tuổi dưới 30 chiếm ưu thế (33 người năm 2016); tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học luôn duy trì mức 50% trở lên.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh (2014 – 2016): Doanh thu tăng trưởng liên tục: đạt 21.850 triệu đồng (2014), 29.285 triệu đồng (2015, tăng 34,0%) và 37.150 triệu đồng (2016, tăng 26,9%). Chi phí tương ứng là 19.700 triệu đồng (2014), 26.415 triệu đồng (2015) và 33.180 triệu đồng (2016).
  • Định hướng và mục tiêu dài hạn: Công ty xác định chiến lược giai đoạn 2015 – 2025 là mở rộng mạng lưới dịch vụ, hiện đại hóa công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và gia tăng năng lực tài chính.

Chương 4: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nước

Chương này mô tả chi tiết quy trình thực tế gồm 8 bước tác nghiệp giao nhận hàng xuất khẩu đường biển tại công ty:

  1. Chuẩn bị hàng hóa: Giám sát quy trình đóng hàng tại kho hoặc làm thủ tục mượn vỏ container đưa về kho riêng của chủ hàng.
  2. Hợp đồng lưu khoang (Booking Note): Thu thập thông tin lô hàng từ khách hàng, liên hệ hãng tàu để lấy Booking Note, đổi lệnh cấp container rỗng và nhận seal tại văn phòng đại diện của hãng tàu.
  3. Chuẩn bị chứng từ hàng xuất: Tiếp nhận bộ chứng từ từ chủ hàng (Hợp đồng, Invoice, Packing List); thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại - đầu tư (đường Võ Thị Sáu, Quận 1, TP.HCM).
  4. Kiểm tra bộ chứng từ: Rà soát tính hợp lệ, thống nhất của các điều khoản trên Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Packing List, B/L để phát hiện sai sót trước khi khai báo hải quan.
  5. Lên tờ khai - Chuẩn bị làm thủ tục hải quan: Lập tờ khai hải quan xuất khẩu theo mẫu tờ khai điện tử HQ/2009.
  6. Khai báo hải quan: Truyền dữ liệu hải quan điện tử và tiến hành thông quan lô hàng theo luồng quy định.
  7. Thanh lý tờ khai và Vào sổ tàu: Hoàn tất các thủ tục giám sát tại cảng trước giờ cắt máng (closing time) của tàu.
  8. Quyết toán với khách hàng: Tập hợp toàn bộ chứng từ, hóa đơn chi phí để thanh toán và bàn giao chứng từ hoàn chỉnh cho khách hàng.

Chương 4 phân tích một trường hợp thực tế cụ thể:

  • Chủ hàng (Shipper): Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Cơ điện An Phát Thịnh.
  • Người nhận (Consignee): Myanmar Greatest Lighting CO., LTD.
  • Hàng hóa: Ống dây điện, đóng trong 01 container 40HQ (hàng FCL).
  • Hãng tàu vận chuyển: Cosco, Tên tàu PACITA 007S.
  • Lịch trình: Cảng bốc Hồ Chí Minh (ETD: 15/03/2017), Cảng dỡ Yangon - Myanmar (ETA: 21/03/2017), Giờ cắt máng (Closing time): 18:00 ngày 14/03/2017.
  • Số Booking: COAU7175410400.

Chương 5: Giải pháp và kết luận

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước: nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ của nhân viên giao nhận, đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý chứng từ, củng cố mối liên kết với các hãng tàu vận tải lớn nhằm bảo đảm giá cước và chỗ lưu khoang ổn định, đồng thời chuẩn hóa quy trình xử lý sự cố phát sinh tại cảng và hải quan.

Kết quả và đóng góp

Dữ liệu kết quả kinh doanh và cơ cấu nhân sự

Khóa luận tổng hợp các số liệu thực tế phản ánh tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước giai đoạn 2014 – 2016 qua các bảng thống kê sau:

Tiêu chí Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch 2014–2015 (%) Chênh lệch 2015–2016 (%)
Tổng doanh thu (triệu đồng) 21.850 29.285 37.150 +34,0% (+7.435 tr.đ) +26,9% (+7.865 tr.đ)
Tổng chi phí (triệu đồng) 19.700 26.415 33.180 +34,1% (+6.715 tr.đ) +25,6% (+6.765 tr.đ)

Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước

Tiêu chí phân loại Năm 2014 (Người) Năm 2015 (Người) Năm 2016 (Người)
Giới tính
- Nam 14 15 17
- Nữ 26 31 38
Độ tuổi
- Dưới 30 tuổi 21 27 33
- Từ 30 đến 40 tuổi 10 10 12
- Trên 40 tuổi 9 9 10
Trình độ học vấn
- Đại học 20 (50,0%) 23 (50,0%) -
- Cao đẳng 12 (30,0%) 12 (26,1%) -
- THPT / Trung cấp 8 (20,0%) 11 (23,9%) 10 (18,2%)
Tổng số nhân sự 40 46 55

Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước

Đóng góp thực tiễn và giải pháp đề xuất

  • Chuẩn hóa quy trình giao nhận 8 bước: Văn bản hóa quy trình tác nghiệp thực tế từ khâu tiếp nhận thông tin, book tàu, lấy lệnh cấp rỗng, lập hồ sơ C/O, mở tờ khai hải quan điện tử đến khâu thanh lý và vào sổ tàu.
  • Phân tích ca điển hình chi tiết: Minh họa sinh động nghiệp vụ xuất khẩu hàng nguyên container (FCL 40HQ) tuyến Hồ Chí Minh - Yangon qua hãng tàu Cosco, cung cấp bộ dữ liệu thực chứng về dòng chứng từ và xử lý thời gian closing time.
  • Hệ thống hóa kiến nghị thực tế: Đề xuất các giải pháp gắn liền với năng lực nội tại của công ty logistics vừa và nhỏ, chú trọng vào việc kiểm soát lỗi chứng từ và tối ưu hóa thời gian thực hiện thủ tục thông quan tại cảng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:

    • Phạm vi dữ liệu phân tích tài chính và nhân sự dừng lại ở giai đoạn 2014 – 2016.
    • Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước) và một phương thức vận tải đơn lẻ (đường biển cho chiều hàng xuất khẩu), chưa bao quát toàn diện các phương thức vận tải đa phương thức khác mà công ty có đăng ký kinh doanh.
    • Số liệu thống kê chi tiết về cơ cấu trình độ học vấn của nhân sự năm 2016 trong bảng số liệu chưa được hoàn thiện đầy đủ ở một số chỉ tiêu.

  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:

    • Mở rộng phân tích sang hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (air freight).
    • Nghiên cứu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và các giải pháp chuyển đổi số trong quản lý chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp Forwarder vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh; nhân viên mới làm việc trong các công ty forwarder và đại lý hải quan.
  • Nội dung giá trị nhất:
    • Quy trình nghiệp vụ thực tế: Bản hướng dẫn chi tiết các bước tác nghiệp với hãng tàu, thương vụ cảng, phòng điều độ, bộ phận chạy điện cont lạnh và cơ quan hải quan.
    • Hồ sơ chứng từ thực chứng: Danh mục thành phần hồ sơ xin cấp C/O tại cơ quan xúc tiến thương mại và quy trình kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List và Vận đơn đường biển.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức nào?

Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới. Bộ máy điều hành gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc và 6 phòng/đội chức năng (Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Chứng từ, Phòng Giao nhận, Đội xe phương tiện).

2. Tình hình tăng trưởng doanh thu và chi phí của công ty giai đoạn 2014 – 2016 đạt mức nào?

Doanh thu của công ty tăng từ 21.850 triệu đồng (2014) lên 29.285 triệu đồng (2015, tăng 34,0%) và đạt 37.150 triệu đồng (2016, tăng 26,9%). Chi phí tăng tương ứng từ 19.700 triệu đồng (2014) lên 26.415 triệu đồng (2015, tăng 34,1%) và đạt 33.180 triệu đồng (2016, tăng 25,6%). Tốc độ tăng doanh thu nhìn chung cao hơn chi phí, giúp cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp.

3. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đường biển tại công ty gồm bao nhiêu bước?

Quy trình gồm 8 bước liên hoàn: (1) Chuẩn bị hàng hóa, (2) Hợp đồng lưu khoang (Booking Note), (3) Chuẩn bị chứng từ hàng xuất, (4) Kiểm tra bộ chứng từ, (5) Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan, (6) Khai báo hải quan, (7) Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, (8) Quyết toán với khách hàng.

4. Ca nghiệp vụ thực tế trong Chương 4 xử lý lô hàng xuất khẩu nào?

Lô hàng xuất khẩu ống dây điện đóng trong 01 container 40HQ (FCL) của Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Cơ điện An Phát Thịnh gửi cho Myanmar Greatest Lighting CO., LTD; vận chuyển bằng tàu PACITA 007S của hãng tàu Cosco từ cảng Hồ Chí Minh (ETD 15/03/2017) đến cảng Yangon, Myanmar (ETA 21/03/2017).

5. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) gồm những loại giấy tờ nào?

Hồ sơ bao gồm: 01 bản chính Giấy giới thiệu, Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan, Phiếu ghi chép hồ sơ, Phiếu nộp/nhận C/O, 01 bản chính Đơn đề nghị cấp C/O, Bộ C/O hoàn chỉnh (01 bản chính Original, 02 bản sao Copy), 01 bản chính Tờ khai hải quan đã làm thủ tục và Hóa đơn thương mại.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Nguyễn Hải Phương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và phân tích sâu sát thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Giao nhận Dòng Nước giai đoạn 2014 – 2016. Thông qua việc mô tả chi tiết quy trình tác nghiệp 8 bước cùng ca nghiệp vụ thực tế xuất khẩu hàng FCL, công trình làm rõ những thế mạnh trong việc tổ chức vận hành cũng như các điểm nghẽn cần hoàn thiện. Các đề xuất, giải pháp được đưa ra có tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo hữu ích cho công tác đào tạo học thuật ngành Kinh tế đối ngoại và thực hành nghiệp vụ giao nhận logistics.