mở đầu cho việc quản lý trực tiếp NVL. Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp người quản lý nắm chắc số lượng chất lượng, chủng loại theo dõi kịp thời tình trnagj NVL trong kho. Việc nhập kho NVL phải chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn,… Đồng thời chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng, cấp phát kịp thời cho sản xuất, Để thực hiện tốt nhiệm vụ này khi nhập kho NVL phải tuân theo những yêu cầu sau: + NVL nhập kho phỉa đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận + NVL trước khi nhập kho cần thông qua đầy đủ các thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm + Phải xác định chính xác số lượng, chủng loại NVL và có biên bản xác nhạn nếu có NVL thừa, thiếu hoặc sai quy cách. + Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho với đầy đủ các chữ ký của người liên quan và ghi chép đầy đủ chính xác kịp thời với chứng từ sổ sách kế toán.
• Tổ chức quản lý NVL trong kho 10 do an Với mọi loại NVL mang đặc trung tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng. Để tránh hao hụt và hư hỏng NVL, nhà quản lý phải bố trí kho sao cho phù hợp với đặc điểm NVL của doanh nghiệp Muốn lưu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tang thích hợp: Diện tích kho tang phải đủ lớn, kho phải sáng sủa dễ quan sát, yêu cầu đảm bảo an toàn cho NVL… Việc đảm bảo NVL trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, có sự kết hợp giữa các bộ phận kho và bộ phận kế toán. Thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê NVL.3 Quản lý tình hình quản lý, sử dụng NVL Quản lý NVL cũng có chức năng như quản lý nói chung nhưng các chức năng sẽ được cụ thể hóa, chi tiết cho từng loại doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động sử dụng thường xuyên trong sản xuất kinh doanh.
Vì vậy các chức năng quản lý NVL gồm: (B.Chase, 2014 ) • Lập kế hoạch về nguyên vật liệu + Kế hoạch định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị sản phẩm + Kế hoạch thu mua + Kế hoạch dự trữ + Kế hoạch xuất dùng Kế hoạch được lập cả về số lượng và giá trị cho từng loại NVL, cụ thể cho từng loại sản phẩm sản xuất. • Tổ chức thực hiện về kiểm soát chất lượng NVL + Thực hiện định mức tiêu hao NVL + Thu mua – nhập kho + Bảo quản, dự trữ kho + Xuất dùng – Sử dụng • Ghi chép theo dõi tình hình thực hiện NVL thông qua 2 công cụ: Kế toán tài chính và kế toán quản trị: Khi có các nghiệp vụ về NVL phát sinh + Kế toán tài chính theo dõi việc thực hiện thu mua nhập xuất tồn kho NVL trên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, dùng để báo cào NVL ở bảng cân đối kế toán và báo cáo chi phí NVL ở báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin cho cả trong và ngoài doanh nghiệp phục vụ cho ra quyết định. + Kế toán quản trị dùng để quản lý NVL thông qua việc theo dõi, kiểm tra, giám sát chặt chẽ cho từng khâu, từng công đoạn trong quá trình sản xuất, từ đó phân tích đánh giá thực trạng nhằm cung cấp thông tin kịp thời trong nội bộ doanh nghiệp phục vụ cho việc ra quyết định trong sản xuất - kinh doanh. • Phân tích đánh giá + So sánh kế hoạch và thực hiện NVL (về định mức, khối lượng cung ứng, dự trữ, sử dụng, chi phí NVL…) + Hiệu suất sử dụng NVL 11 do an + Tỷ trọng chi phí NVL trong tổng chi phí sản xuất Như chúng ta đã biết NVl là yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với quá trình sản xuất.
NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp phải cung cấp NVL đầy đủ, sử dụng tiết kiệm hợp lý để sản xuất liên tục không gián đoạn. Các doanh nghiệp phải thực hiện tốt từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và kiểm tra, giám sát. Từ đó giúp doanh nghiệp không bị thất thoát và giảm được chi phí trong sản xuất.
Quản lý NVL càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Vì vậy, yêu cầu quản lý NVL cần phải chặt chẽ trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Để quản lý tốt NVL thi trong từng khâu của quá trình sản xuất đảm bảo được những yêu cầu nhất định: + Khâu lập kế hoạch: Trong quá trình sản xuất, NVL giữ vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để có thể chủ động về nguông NVL thì trong từng khâu của quá trình sản xuất phải đảm bảo sản xuất diễn ra được liên tục, doanh nghiệp cần phải xây dựng tốt kế hoạch NVL, bao gồm kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ cả về số lượng và giá trị của từng tháng, quý và cả năm.
Cần nghiên cứu kỹ mục tiêu phát triển trong kỳ tới, cân đối với khả năng có thể thực hiện được của doanh nghiệp để kế hoạch lập ra không quá chênh lệch với thực tế sử dụng dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt quá lớn trong quá trình sản xuất. + Khâu thu mua : NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Ở khâu này, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng và quy cách chủng loại, giá mua, chi phí mua cũng như việc thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khâu bảo quản, dự trữ: Bất cứ một doanh nghiệp hay một đơn vị sản xuất nào cũng có phế liệu, phế phẩm có thể chia thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại có thể sử dụng hay đưa vào tái sản xuất, hoặc có thể thanh lý hoặc bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành sản phẩm khác. Do vậy việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí NVL đồng thời có thể giảm giá thành.4 Nhân tố tác động đến quy trình quản lý nguyên vật liệu Lập kế hoạch Để lập kế hoạch, nhà quản trị phải căn cứ vào những thông tin đã được tổng hợp và phân tích sau quá trình nghiên cứu ở trên. Kế hoạch mua sắm NVL được căn cứ vào kế hoạch sản xuất. Căn cứ vào số lượng sản phẩm dự tính sản xuất trong kế hoach sản xuất, nhà quản trị xây dựng kế hoạch mua sắm NVL.
12 do an Thông thường, kế hoạch sản xuất sẽ được nhà quản trị lập vào đầu thời kỳ sản xuất do đó kế hoạch mua sắm cũng được lập vào đầu kỳ sản xuất. Tùy vào mỗi công ty, giai đoạn sản xuất lại khác nhau, có thể theo tháng, theo quý, theo năm. ❖ Kế hoạch sản xuất hàng hóa: Có thể hiểu ké hoạch sản xuất là việc hoạch định tổng hợp của nhà quản trị, đây là việc nhà quản trị xác định số lượng sản phẩm và phân bố thời gian sản xuất cho một thời gian cụ thể. Để đáp ứng nhu cầu đã dược dự báo, nhà quản trị cần phải tìm ra cách tốt nhất hợp lý nhất để thực thi.
Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị lập ra ba loại kế hoạch xét về mặt thời gian, đó là kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch dài hạn. Trong đó, kế hoạch trung hạn là hạt nhân của hoạch định tổng hợp. ❖ Kế hoạch dài hạn là những dự định, kế hoạch dài hạn thuộc về chiến lược, huy động công suất của doanh nghiệp và thường là trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp. Kế hoạch này chỉ ra con đường và chính sách phát triển của doanh nghiệp, phương pháp nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, nhu cầu và giải pháp đầu tư trong một giai đoạn kéo dài nhiều năm.
❖ Kế hoạch trung hạn bao gồm các quyết định có liên quan đến chiến lược đến chiến lược theo đuổi, kế hoạch tổng hợp trong thời gian từ 3 tháng đến 3 năm. ❖ Kế hoạch ngắn hạn: Thường được xây dựng cho thời gian dưới 3 tháng như kế hoạch ngày, tuần, tháng,… Các công việc phải thể hiện trong kế hoạch ngắn hạn là Phân công công việc, lấp tiến độ sản xuất, đặt hàng. Tuy rất khác nhau về nội dung, thời gian, mức độ chi tiết song cả ba loại kế hoach tren đều có chung một quy trình thực hiện. Đó là : Xác định nhu cầu, tính toán khả năng, lựa chọn chiến lược theo đuổi, cân đối kế hoạch.
❖ Kế hoạch mua sắm NVL Để xây dựng kế hoạch mua sắm NVL, trước tiên nhà quản trị phải xác định nhu cầu sử dụng NVL của công ty bằng cách căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau. Trước hết đó là kế hoạch sản xuất (tiêu thụ) sản phẩm (dịch vụ) trên cơ sở cầu thị thị trường và các nhân tố khác. Thứ hai là định mức tiêu dùng.
Thứ ba là tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường nguyên vật liệu. Thứ tư là tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Thứ năm là năng lực kho hàng của doanh nghiệp. 13 do an Hoạch định nhu cầu: Xác định cầu NVL cần thiết cho một thời kỳ kế hoạch gồm các phương pháp sau: Dựa theo định mức tiêu dùng và sản lượng sản phẩm sản xuất trong năm kế hoạch.
Theo phương pháp này thì kế hoạch mua sắm NVL được xây dựng trên các căn cứ: Các căn cứ dùng để xây dựng kế hoạch chưa thực sự chính xác: Việc xác định nhu cầu sản phẩm (Q) chỉ mang tính phỏng đoán, chưa có một cách thức hay công cụ xác định một cách cụ thể mà chỉ dựa vào những số liệu của năm cũ và xu hướng biến động của năm dự báo. Kết cấu nhu cầu NVL Nhu cầu NVL của doanh nghiệp là toàn bộ nhu cầu về NVL nhằm đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu kế hoạch, sửa chữa và dự trữ.