Chương 1. Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình. Đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP 1. KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP 1. Khái niệm xuất khẩu trực tiếp Theo điều 28, khoản 1 luật Thương Mại 2005: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi Lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của Pháp luật” Xuất khẩu trực tiếp là hình thức xuất khẩu được thực hiện trực tiếp giữa hai bên mua bán hàng hóa ký kết hợp đồng ngoại thương với nhau. Bên bán tự đứng tên, tự chịu trách nhiệm cho việc đàm phán, thiết lập hợp đồng, hoạt động tiếp thị, bán hàng, giao dịch với hậu cần và thanh toán quốc tế, doanh nghiệp phải kiểm soát mọi giao dịch xuất khẩu hàng hóa và dịch vụ do chính Doanh nghiệp sản xuất ra hoặc thu mua từ các đơn vị sản xuất khác trong nước đến các khách hàng nước ngoài.
Đặc điểm xuất khẩu trực tiếp Các đặc điểm của xuất khẩu trực tiếp bao gồm: Tăng tính cạnh tranh xuất khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp có tính cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế, vì điều này sẽ giảm thiểu chi phí và thời gian làm việc với các đối tác nước ngoài. Tự quản lý chất lượng sản phẩm: với việc tự sản xuất, đóng gói, kiểm tra doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát được chất lượng sản phẩm chặt chẽ hơn, đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng của thị trường quốc tế. Tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tiếp cận trực tiếp với nhiều đối tác nước ngoài, doanh nghiệp có thể giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận từ việc xuất khẩu trực tiếp. Uy tín: Xuất khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp xây dựng được uy tín thương hiệu và nâng cao hình ảnh của mình trên thị trường quốc tế, bởi vì nó cho phép Doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ trực tiếp với đối tác và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu xuất khẩu trực tiếp Đối với doanh nghiệp: Thúc đẩy việc tăng trưởng kinh doanh bằng cách trực tiếp tiếp cận thị trường quốc tế và tận dụng lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp, ngoài ra, Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, tăng tính linh hoạt trong quy trình vận chuyển, đảm bảo chất lượng sản phẩm khi sản phẩm đến nước đối tác. Đối với nhà nước: Mục tiêu của xuất khẩu trực tiếp hướng tới gia tăng xuất khẩu và thặng dư thương mại bền vững. Việc phát triển xuất khẩu trực tiếp cũng giúp tăng cường nguồn lực, kỹ năng và công nghệ sản xuất trong nước, khai thác hiệu quả các cơ hội mở cửa thị trường từ các cam kết hội nhập kinh tế quốc tế trong các Hiệp định thương mại tự do để đẩy mạnh xuất khẩu vào các thị trường lớn như EU, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, ASEAN.cùng với đó, hoàn thiện thể chế, tăng cường quản lý nhà nước trong tổ chức hoạt động xuất khẩu nhằm tạo lợi nhuận thương mại. Quy trình xuất khẩu trực tiếp Đàm phán và ký Xin giấy phép kết hợp đồng xuất khẩu Book tàu Quy trình xuất khẩu Thực hiện hợp Thực hiện bước đầu Chuẩn bị hàng đồng xuất khẩu khâu thanh toán xuất, đóng hàng Lập invoice, Packing list Tổng hợp bộ Làm hàng chứng từ gửi Khai báo Hải quan Thanh toán tiền hàng Gửi SI, VGM làm B/L Khiếu nại và giải Làm Certificate quyết khiếu nại (nếu Origin - C/O Nguồn: (Trai, 2020) 3 Sơ đồ 1.1: Quy Trình Xuất khẩu trực tiếp Theo (Trai, 2020), Sơ đồ 1.1: Quy trình xuất khẩu trực tiếp chi tiết được thể hiện như trên.
Để có thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng quy trình cụ thể. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước và có quan hệ chặt chẽ với nhau, một quy trình xuất khẩu hàng hóa thông thường gồm những bước chi tiết sau. Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương Đàm phán: Được coi là khâu quan trọng nhất quyết định đến lợi nhuận của công ty, để quy trình đàm phán đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ nghiệp vụ phải nắm chắc những kiến thức về hàng hóa, thị trường, khách hàng, kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật của nước khách hàng. Tại Việt Nam, đàm phán thương mại thường được Doanh Nghiệp sử dụng phổ biến là: Đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại.
Ký kết hợp đồng: Để thực hiện được những quy trình sau thì ký kết hợp đồng là bước quyết định doanh nghiệp cần chuẩn bị bao nhiêu lô hàng, số lượng hàng, dự toán ngày hàng đi, ngày hàng đến, quyết định những thủ tục liên quan khác. Xin giấy phép xuất khẩu Giấy phép Xuất khẩu: Là một chứng minh tính hợp pháp, cho phép các hàng hóa dịch vụ trong nước có thể đem trao đổi buôn bán với các nước khác. Giấy phép xuất nhập khẩu là một văn bản liên quan đến một hàng hóa nào đó đạt tiêu chuẩn có thể xuất hoặc nhập khẩu theo nhiều con đường và các phương tiện vận chuyển khác nhau. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi hoàn thành những bước trên, Doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch những phương án xuất khẩu hàng hóa phù hợp nhất, phương thức thanh toán, incoterms, giá hàng hóa, giá xuất khẩu.
Thực hiện bước đầu khâu thanh toán Bước này theo thực tế có thể thấy sẽ là bước quan trọng nhất. Ở các doanh 4 nghiệp Việt Nam thường nhận thanh toán 30% mới chắc chắn để làm hàng. Tuy nhiên tùy vào mối quan hệ của 2 bên và độ tin tưởng thì mức thanh toán trước có thể thay đổi. Nếu trong trường hợp dùng phương thức thanh toán L/C thì bước này có thể bỏ qua vì có Ngân hàng đảm bảo.
Làm hàng Book tàu: Liên hệ hãng tàu/ ủy thác thuê tàu, đặt booking chuẩn bị container để đóng hàng xuất, ngày tàu chạy, ngày tàu đến. Sau khi có booking liên hệ nhà kéo container, sắp xếp lịch kéo container về đóng hàng. Chuẩn bị hàng xuất, đóng hàng: Doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị hàng, tiến hành thu gom hàng, đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã hiệu hàng hóa. Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa, vì hàng hóa đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản.
Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng quy định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao. Nhằm thực hiện theo đúng thời gian hợp đồng xuất khẩu hàng hóa đã ký kết. Lập invoive – Packing list: Sau khi đã đóng container xong sẽ thực hiện bước Lập invoice – Packing list. Khai báo hải quan: Đây là quy trình bắt buộc đối với bất kỳ loại hàng hóa nào, được tiến hành 3 bước.
Nếu lô hàng không có vấn đề gì thì vào luồng xanh, ngược lại Nếu vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ. Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai đầy đủ về hàng hóa một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra, Nội dung bao gồm: Loại hàng, số lượng hàng, giá trị hàng hóa, phương tiện hàng hóa, nước nhập khẩu. tờ khai hải quan được xuất trình cùng một số giấy tờ khác. Thực hiện các quyết định của hải quan: Đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan.
Gửi SI/VGM hãng tàu nhận Bill of Lading: Sau khi hàng đi, gửi mail thông tin SI/VGM cho hãng tàu để bên hãng tàu có thể làm Bill of Lading cho doanh nghiệp xuất khẩu. 5 Làm Certificate Origin C/O: Bước này có thể có hoặc không, Tùy vào nhà nhập khẩu có yêu cầu hay không, sẽ làm ngay ngày tàu chạy hoặc sau ngày tàu chạy. Giấy C/O để cho nhà nhập khẩu được hưởng thuế ưu đãi bên nước của họ. Tổng hợp bộ chứng từ gửi nhà nhập khẩu: Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O (nếu có).
Thanh toán tiền hàng Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả quy trình giao dịch xuất khẩu trực tiếp. Có 2 phương thức thanh toán được sử dụng Thanh toán bằng thư tín dụng L/C: Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thỏa thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng. Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức.
Thanh toán bằng phương thức nhờ thu: Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (Nếu có) 1. Rủi ro thường gặp trong quy trình xuất khẩu trực tiếp Hình thức xuất khẩu trực tiếp thường được thực hiện bởi doanh nghiệp uy tín và có kiến thức về thủ tục xuất khẩu vững mạnh, am hiểu về kinh doanh quốc tế.
Vì 6 vậy, hình thức này không phù hợp với các doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm trong ngành xuất khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp lớn có kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu nhưng vẫn có thể tồn tại những loại rủi ro xuất khẩu. Vì là hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế, các doanh nghiệp có thể ảnh hưởng lớn bởi những thay đổi khắc nghiệt như môi trường chính trị hoặc những biến động trong kinh doanh và các chỉ số kinh tế vĩ mô hơn những gì họ có thể gặp phải ở thị trường trong nước.