Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19 kéo dài từ năm 2020 đến đầu năm 2023, ngành xây dựng đã trải qua giai đoạn khó khăn nhất trong thập kỷ qua. Theo báo cáo tài chính năm 2021 của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 (gọi tắt là MHDI 10), lợi nhuận trước thuế chỉ đạt hơn 627 triệu đồng, giảm mạnh so với các năm trước đó. Thị trường xây dựng bị đóng băng với hàng loạt dự án bị trì hoãn, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn việc và dòng tiền bị tắc nghẽn. Trong bối cảnh đó, việc kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp xây dựng như MHDI 10 có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ tài sản.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho nói riêng tại MHDI 10, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động đầu tư xây dựng và thi công xây lắp được vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dữ liệu năm 2022 và các hoạt động tại trụ sở chính cùng các ban quản lý dự án phân tán trên 12 tỉnh thành trong cả nước. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực quản trị và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành xây dựng đầy thách thức hiện nay.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO (Committee of Sponsoring Organizations) với năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. COSO định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban lãnh đạo và nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, luận văn tham khảo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 về đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh vai trò của KSNB trong việc phòng ngừa gian lận, sai sót và bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Các khái niệm chuyên ngành như chu trình mua hàng – xuất kho, rủi ro trong quản lý vật tư, và các thủ tục kiểm soát cụ thể cũng được làm rõ để áp dụng vào phân tích thực trạng tại MHDI 10.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm các cán bộ nhân viên tại Phòng Tài chính – Hành chính, Phòng Kế toán, các Ban quản lý dự án và đội thi công xây lắp của MHDI 10. Phương pháp chọn mẫu là phi xác suất, tập trung vào các đối tượng có liên quan trực tiếp đến quy trình mua hàng – xuất kho.

Phương pháp thu thập dữ liệu gồm: quan sát thực tế, phỏng vấn sâu với cán bộ quản lý và nhân viên, khảo sát bằng bảng hỏi ngắn nhằm thu thập thông tin về thủ tục kiểm soát và thực trạng vận hành hệ thống. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính năm 2020-2022, các biên bản thẩm định nhà cung cấp, đề xuất mua sắm, phiếu nhập – xuất kho.

Phân tích dữ liệu sử dụng các phương pháp thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm, phương pháp tổng hợp và đối chiếu số liệu. Phần mềm SPSS được áp dụng để xử lý các dữ liệu định lượng, trong khi phương pháp diễn giải và quy nạp được dùng để phân tích dữ liệu định tính. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2023, bao gồm giai đoạn thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu, cũng như đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại MHDI 10 còn nhiều hạn chế: Môi trường kiểm soát được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự của công ty mẹ và Tổng công ty, tuy nhiên việc phối hợp giữa Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị chưa thực sự thống nhất, dẫn đến sự rườm rà trong quản lý. Khoảng 30% cán bộ được tuyển dụng không qua thi tuyển chính thức, ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự và ý thức kỷ luật lao động.

  2. Hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho chưa đồng bộ: Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho được thiết kế đầy đủ theo các bước từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, nhập kho đến xuất kho. Tuy nhiên, việc thực hiện còn tồn tại sai sót như chưa kiểm soát chặt chẽ chứng từ, tồn kho không được kiểm kê định kỳ đầy đủ, dẫn đến rủi ro thất thoát tài sản. Tỷ lệ hàng tồn kho chiếm gần 50% chi phí sản xuất kinh doanh, do đó việc kiểm soát kém ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

  3. Đánh giá rủi ro và giám sát chưa hiệu quả: Công tác đánh giá rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện, đặc biệt là rủi ro liên quan đến biến động giá nguyên vật liệu và gián đoạn nguồn cung. Việc giám sát nội bộ chưa có hệ thống đánh giá liên tục, chỉ có 1 kiểm soát viên được Tổng công ty bổ nhiệm, chưa đủ để bao quát toàn bộ hoạt động.

  4. Thông tin và truyền thông còn hạn chế: Hệ thống thông tin kế toán và truyền thông nội bộ chưa được cập nhật kịp thời, đặc biệt tại các Ban quản lý dự án phân tán địa lý. Việc truyền đạt thông tin về kiểm soát nội bộ và trách nhiệm chưa rõ ràng, dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong thực hiện các thủ tục kiểm soát.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ đặc thù mô hình công ty mẹ – công ty con, với sự chi phối mạnh mẽ từ Tổng công ty và Bộ Quốc phòng, khiến cho các quy trình kiểm soát nội bộ bị ràng buộc bởi nhiều quy định và thủ tục hành chính phức tạp. So với các nghiên cứu trong nước về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp xây dựng, kết quả này tương đồng với luận văn thạc sĩ về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Xây lắp Công nghiệp Bình Định, cũng chỉ ra sự thiếu đồng bộ trong kiểm soát chi phí và tồn kho.

Việc phân tán địa lý của các dự án thi công cũng làm tăng khó khăn trong kiểm soát tập trung, đòi hỏi công ty phải có cơ chế phân quyền và giám sát phù hợp. Các số liệu tài chính cho thấy chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, do đó kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho có vai trò quyết định đến hiệu quả kinh doanh. Nếu được cải thiện, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý tài chính.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu so với tổng doanh thu qua các năm, bảng so sánh số liệu tồn kho thực tế và số liệu kế toán, cũng như sơ đồ mô tả quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại và các điểm tồn tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao chất lượng nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kiểm soát nội bộ và quản lý chu trình mua hàng – xuất kho cho cán bộ quản lý và nhân viên. Mục tiêu nâng tỷ lệ nhân sự được đào tạo bài bản lên trên 90% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là Phòng Tổ chức – Hành chính phối hợp với Ban Giám đốc.

  2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – xuất kho: Rà soát, cập nhật và chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chứng từ, kiểm kê tồn kho định kỳ và phân quyền rõ ràng cho các bộ phận liên quan. Mục tiêu giảm thiểu sai sót chứng từ xuống dưới 5% trong 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện là Phòng Tài chính – Kế toán và Ban Quản lý dự án.

  3. Xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá rủi ro liên tục: Thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách với ít nhất 3 kiểm soát viên, thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ hàng quý và báo cáo trực tiếp Ban Giám đốc. Mục tiêu nâng cao hiệu quả giám sát, phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn. Thời gian thực hiện trong 1 năm.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Áp dụng công nghệ thông tin để đồng bộ hóa dữ liệu kế toán và kiểm soát tại các Ban quản lý dự án, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và minh bạch. Mục tiêu hoàn thành triển khai hệ thống trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện là Phòng Kỹ thuật Công nghệ phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó có cơ sở xây dựng chiến lược quản trị phù hợp.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán và Kiểm soát nội bộ: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho, giúp cải thiện công tác kiểm soát chứng từ, quản lý tồn kho và báo cáo tài chính.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về áp dụng mô hình COSO và chuẩn mực kiểm toán quốc tế trong doanh nghiệp xây dựng, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu khoa học bài bản.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và kiểm toán: Hỗ trợ đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp có vốn nhà nước, từ đó đề xuất chính sách và hướng dẫn phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ có vai trò gì trong doanh nghiệp xây dựng?
    Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt quan trọng trong quản lý chi phí và vật tư xây dựng.

  2. Tại sao chu trình mua hàng – xuất kho cần được kiểm soát chặt chẽ?
    Chu trình này chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh, nếu không kiểm soát tốt sẽ dẫn đến thất thoát tài sản, sai sót trong kế toán và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

  3. Mô hình COSO gồm những thành phần nào?
    Mô hình COSO gồm năm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát, tạo thành hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Có thể đánh giá qua việc kiểm tra sự tuân thủ các thủ tục, tỷ lệ sai sót, mức độ phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, cũng như qua các báo cáo kiểm toán nội bộ và bên ngoài.

  5. Các doanh nghiệp xây dựng nên áp dụng giải pháp nào để nâng cao kiểm soát nội bộ?
    Nên tập trung đào tạo nhân sự, hoàn thiện quy trình kiểm soát, xây dựng hệ thống giám sát liên tục và ứng dụng công nghệ thông tin để đồng bộ hóa dữ liệu và tăng tính minh bạch.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ và kiểm soát chu trình mua hàng – xuất kho tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế cụ thể.
  • Nghiên cứu áp dụng mô hình COSO và chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kết hợp phân tích số liệu thực tế năm 2022, đảm bảo tính khoa học và thực tiễn.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và tăng cường quản lý tài chính trong doanh nghiệp xây dựng.
  • Kế hoạch triển khai các giải pháp được đề xuất trong vòng 12-18 tháng, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và Ban Giám đốc.
  • Luận văn là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý, chuyên gia kế toán – kiểm toán và các cơ quan quản lý trong lĩnh vực xây dựng và đầu tư.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu và giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững trong ngành xây dựng hiện nay.