Chương 1 trình bày tổng quan về các công trình nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước đã công bố có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến những nội dung nghiên cứu mà tác giả thực hiện. Qua đó, tác giả xác định khe hở nghiên cứu làm cơ sở cho việc lựa chọn nội dung và mục tiêu nghiên cứu của luận văn. 11 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Chương 2 bao gồm: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ; Các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2013; Đặc điểm của kiểm soát nội bộ trong bệnh viện công lập; Lý thuyết nền; Kết luận chương 2. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.
Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB sử dụng cho các cơ quan, tổ chức công lập. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. Năm 1953, Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao gọi tắt là INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) được thành lập. Hiện này, INTOSAI có 192 thành viên chính thức và 5 thành viên dự bị.
Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), INTOSAI đã góp phần quan trọng trọng việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn về kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới, trao đổi những vấn đề cung quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp cũng như thông lệ tốt nhất. Năm 1992, INTOSAI đã ban hành “Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ dành cho khu vực công”. Tài liệu này được xây dựng dựa trên nền tảng của báo cáo COSO 1992 về kiểm soát nội bộ với những điểm chính: xác định KSNB là một bộ phận, quy trình không thể thiếu trong một đơn vị nhằm giúp đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị, đảm bảo tính tin cậy của các báo cáo tài chính, tránh sự thất thoát tài sản cũng như đảm bảo các cá nhân và tổ chức luôn tuân thủ pháp luật và các quy định.
Hệ thống KSNB theo tài liệu hướng dẫn này cũng bao gồm năm thành phần đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám 12 sát. Điểm đặc biệt của tài liệu này đó là tập trung hơn vào những điểm đặc thù của khu vực công trong quá trình xây dựng hệ thống KSNB. Hướng dẫn nói trên được cập nhập vào năm 2001 (công bố năm 2004). Bản mới nhất hiện nay được cập nhật vào năm 2013 (so với bản 1992 có bổ sung thêm 17 nguyên tắc).
Khái niệm kiểm soát nội bộ Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều khái niệm khác nhau về thuật ngữ kiểm soát nội bộ. Cụ thể như: ₋ Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. ₋ Theo Báo cáo COSO thì : “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”. ₋ Còn theo VSA 315 -Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị:KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tại ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
₋ Theo INTOSAI GOV 9100 thì KSNB được định nghĩa là” “một quá trình không thể tách tời được thực hiện bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức”. Những mục tiêu cần phải đạt được: 13 Thực hiện các hoạt động trong đơn vị một cách có kỹ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp. Thực hiện trách nhiệm giải trình. Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy định tại đơn vị.
Bảo vệ các nguồn lực để không thất thoát, sử dụng sai mục đích. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập với ba mục tiêu chính như sau: Mục tiêu tuân thủ: Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành pháp luật và các quy định. Hệ thống kiểm soát nội bộ sau khi thiết lập xong cần hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính được lập phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Mục tiêu hoạt động: Đây là mục tiêu liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin. Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.
Lợi ích Đối với tất cả các tổ chức nói chung và đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu mang lại cho đơn vị những lợi ích sau: Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị. Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn được phương pháp tối ưu đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB 14 Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, động thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của HTKSNB… KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu. Hạn chế Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nhưng nguyên nhân sau đây: Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… Khả năng đánh lừa, che giấu của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các đối tượng bên ngoài đơn vị.
Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này hay bị bỏ qua. Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do nhầm lẫn hoặc gian lận gây ra. 15 Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân. Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trogn việc đạt các mục tiêu của mình. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2013 2. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát của một tổ chức phản ánh văn hóa, sắc thái chung, chi phối ý thức kiểm soát của các cá nhân trong tổ chức và các bộ phận khác của KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau: ₋ Sự chính trực và giá trị đạo đức: sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý và nhân viên xác định thông qua cư xử chuẩn mực của họ trong công việc, thể hiện qua sự tuân thủ các luật lệ, quy định và đạo đức của cán bộ công chức ở mọi thời điểm.
Điều này thể hiện qua các việc như kê khai tài sản cá nhân, lập bảng tự kiểm điểm hàng kỳ. Ngoài ra, các tổ chức phải cho công chúng thấy được nhiệm vụ, sứ mệnh và tiêu chuẩn đạo đức của họ thông qua các văn bản chính thức.