Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán. Chương 2: Thực trạng chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán tại công ty TNHH Sản xuất thương mại và Dịch vụ Trang Dũng. II CHUONG I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán 1.
Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là công cụ mà nhà quản lý sử dụng trong quản lý đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Năm 1929, khái niệm KSNB được đề cập lần đầu trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), trong đó “KSNB là một công cu dé bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc day nâng cao hiệu quả hoạt động”. Day cũng là “cơ sở phục vu cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên ”.
Sau đó, AICPA - Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (1936) bổ sung một định nghĩa về KSNB, “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tô chức dé bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của số sách”. Sau định nghĩa này, mục tiêu của KSNB đã được bổ sung, không chỉ bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn đảm bảo chính xác số liệu kế toán. Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB, AICPA tiếp tục bổ sung vào định nghĩa về KSNB mục tiêu thúc đây hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý. Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 - Statement on Auditing Procedure 29) của Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó: “KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính dang tin cậy cua số liệu kế toán.
Ching thường bao gôm các thủ tục kiểm soát như hệ thong xét duyệt và phê chuẩn, tách biệt nhiệm vụ giữ sổ sách và lập báo cáo với bảo quản tài sản, kiểm soát vật chất với tài sản và kiểm toán nội bộ ”. "KSNB về quản lý bao gom kế hoạch tô chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản 12 tri. Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt động kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu vé thời gian và động cơ, báo cáo về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng ”. Qua đó có thể thấy, KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính, kiểm toán viên độc lập có nhiệm vụ đưa ra ý kiến về độ tin cậy của thông tin tai chính, chú trọng đến KSNB về kế toán.
Khái niệm về KSNB chưa được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện cho đến khi có Báo cáo COSO vào năm 1992. Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ năm 1992 về việc chống gian lận báo cáo tài chính, “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đông quản trị và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập dé cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: bdo cáo tài chính dang tin cậy; các luật lệ và quy định được tuân thu; hoạt động hữu hiệu và hiệu quả ”. Tuy vậy, ké từ ngày phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất lần đầu tiên, sau hơn 20 năm môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi, trở nên phức tạp và đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hon so với những khuôn khô ban đầu. Vì vậy, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất vào năm 2013, cập nhật với khái niệm KSNB đã được bồ sung như sau: “Kiểm soái nội bộ là một quá trình do người quan ly, HDOT và toàn nhân viên cua don vị chỉ phối, được thiết lập dé cung cap một sự đảm bao hop ly nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”.
Trong khái niệm này, mục tiêu đã được mở rộng, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác. KSNB dưới góc độ là quá trình với những hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau theo quan điểm của Báo cáo COSO và Chuan mực kiểm toán quốc tế ISA 315, kiểm soát được hiểu là bat cứ khía cạnh nao 13 của một hoặc nhiều bộ phận cầu thành của KSNB: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong don vi, là nên tảng của một hệ thống kiểm soát hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị; bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. » Tính chính trực va giá trị đạo đức: xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, tuân thủ và cư xử đúng đắn theo các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên băng các thể thức thích hợp.
* Cam kết về năng lực: giúp nhân viên có được kỹ năng và kiến thức cần thiết dé thực hiện được nhiệm vụ của doanh nghiệp. * Triết lý và phong cách điều hành của những người đứng đầu đơn vị: ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và thực hiện các mục tiêu của đơn vị. * HĐQT và Ủy ban kiểm toán: Ủy ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, định hướng và giám sat sự tuân thủ pháp luật và lập BCTC, giữ sự độc lập của Kiểm toán nội bộ. * Cơ cấu tô chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong don vi; Với co cầu phù hợp việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động sẽ hiệu quả hơn.
Do vậy, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với nhiệm vụ và quyền hạn phù hợp. » Chính sách nhân sự: việc tuyển dụng, đảo tạo, bé nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự hiệu quả đảm bảo được năng lực và phâm chất của nhân viên khi thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tương xứng với vi trí công tac của minh. ¢ Phân định quyền hạn và trách nhiệm: mở rộng của cơ cấu tô chức, gồm việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đê xuât và giải quyết vân đê, trách nhiệm báo cáo với các câp liên quan.
14 - Đánh giá rủi ro: là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ; là quá trình nhà quản lý dựa trên mục tiêu đã xác định để đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu, kế cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được, từ đó có các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro ở mức có thé chấp nhận được. Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm: » Xác định rủi ro. ¢ Phân tích rủi ro. » Quan lý rủi ro.
- Hoat động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là các hành động cần thiết dé đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức, là những chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, được diễn ra trong phạm vi toàn đơn vi ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Hoạt động kiểm soát diễn ra chủ yếu trong doanh nghiệp gồm: Soát xét của nhà quản lý (bao gồm cả cấp cao và cấp trung gian); Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ, hoạt động; Ủy quyền cho người có thâm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp; Kiểm soát quá trình xử lý thông tin gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng; Kiểm soát vật chất; Phân tích rà soát nhằm phát hiện ra các biến động bất thường dé có các biện pháp chỉnh lý kip thoi. - _ Thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông là yếu tố không thé thiếu trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát dé cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin, với mục tiêu hướng đến BCTC và truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin, có tác dụng nhắn mạnh vai trò của của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thông tin nội bộ được tổ chức một cách hữu 15 hiệu, các thông tin bên ngoài cũng được tiếp nhận, phản hồi trung thực, kip thời va phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
- Giám sắt: Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động KSNB. Cần đánh giá KSNB có được thiết lập và vận hành hữu hiệu không, có cần thiết phải sửa đổi dé phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Dé đạt hiệu qua tốt, nhà quản lý đơn vị cần thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một vài các nghiên cứu về KSNB, chưa có sự phân biệt rõ khái niệm KSNB và khái niệm hệ thong KSNB, tuy nhiên theo quan điểm riêng, 2 khái niệm này có sự khác nhau nhất định.