Khóa luận tốt nghiệp kế toán kiểm toán đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền của công ty cổ phần internet novaon

Khóa luận phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần internet Novaon, cung cấp cái nhìn sâu sắc.

• Tác giả: Nguyen Thi Nguyet Ma
• Người hướng dẫn: TS. Pham Ngoc Quang
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán - Kiểm Toán
• Đề tài: Đánh Giá Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Internet Novaon
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG — THU TIỀN
• 1.1. Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
• 1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.4. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.5. Các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.7. Kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền
• 1.8. Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng — Thu tiền
• 1.9. Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng — Thu tiền
• 1.10. Một số gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng — Thu tiền
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG — THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INTERNET NOVAON
• 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Internet Novaon
• 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.3. Lĩnh vực hoạt động
• 2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy
• 2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020-2022
• 2.6. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty
• 2.7. Mô tả chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon
• 2.8. Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon
• 3. CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG — THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN INTERNET NOVAON
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Đánh Giá Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Novaon

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của Công ty Cổ phần Internet Novaon. Đánh giá hệ thống này không chỉ giúp nhận diện các vấn đề hiện tại mà còn tạo cơ sở cho việc cải thiện quy trình bán hàng và thu tiền. Việc thực hiện đánh giá này cần dựa trên các tiêu chí rõ ràng và phương pháp khoa học.

1.1. Khái niệm về Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình và chính sách nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đối với Novaon, hệ thống này cần được thiết kế phù hợp với đặc thù của ngành công nghệ.

1.2. Vai trò của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro và gian lận trong quy trình bán hàng. Nó cũng đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra theo đúng quy định và đạt được các mục tiêu đề ra.

II. Vấn Đề và Thách Thức Trong Kiểm Soát Nội Bộ Tại Novaon

Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ tại Novaon đã được thiết lập, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức cần giải quyết. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình bán hàng và thu tiền, từ đó tác động đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.

2.1. Các Sai Phạm Thường Gặp Trong Quy Trình Bán Hàng

Trong quy trình bán hàng, các sai phạm như gian lận trong báo cáo doanh thu hay thiếu sót trong việc ghi nhận thông tin khách hàng có thể xảy ra. Điều này đòi hỏi một hệ thống kiểm soát chặt chẽ hơn.

2.2. Rủi Ro Từ Yếu Tố Con Người

Yếu tố con người là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến các sai sót trong kiểm soát nội bộ. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên là cần thiết để giảm thiểu rủi ro này.

III. Phương Pháp Đánh Giá Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Novaon

Để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, cần áp dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học. Việc thu thập dữ liệu từ các bộ phận liên quan sẽ giúp có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về thực trạng hiện tại.

3.1. Phương Pháp Thu Thập Dữ Liệu

Dữ liệu có thể được thu thập từ các cuộc phỏng vấn với nhân viên và phân tích tài liệu nội bộ. Điều này giúp xác định rõ các vấn đề và hạn chế trong quy trình kiểm soát.

3.2. Phân Tích Dữ Liệu Để Đưa Ra Kết Luận

Sau khi thu thập dữ liệu, việc phân tích sẽ giúp nhận diện các điểm mạnh và yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó, có thể đưa ra các giải pháp cải thiện phù hợp.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Novaon

Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là lý thuyết mà còn cần được áp dụng thực tiễn để mang lại hiệu quả. Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Kết Quả Đạt Được Từ Hệ Thống Kiểm Soát

Việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đã giúp Novaon giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Doanh thu từ quy trình bán hàng đã có sự cải thiện đáng kể.

4.2. Các Giải Pháp Cải Thiện Hệ Thống

Để tiếp tục nâng cao hiệu quả, Novaon cần xem xét các giải pháp như cải tiến quy trình làm việc và tăng cường đào tạo cho nhân viên về kiểm soát nội bộ.

V. Kết Luận và Tương Lai Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Novaon

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Internet Novaon cần được duy trì và cải tiến liên tục để đáp ứng yêu cầu của thị trường. Việc đánh giá và cải thiện hệ thống này sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tầm Quan Trọng Của Kiểm Soát Nội Bộ

Kiểm soát nội bộ là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính.

5.2. Định Hướng Phát Triển Trong Tương Lai

Công ty cần tiếp tục đầu tư vào hệ thống kiểm soát nội bộ, áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển nhanh chóng và môi trường cạnh tranh biến động không ngừng, kiểm soát nội bộ đóng vai trò là công cụ quản trị rủi ro then chốt, bảo đảm tính minh bạch của báo cáo tài chính và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và truyền thông số mang đặc thù cung cấp sản phẩm - dịch vụ vô hình, việc kiểm soát dòng tiền và quy trình vận hành gặp nhiều thách thức, đặc biệt là rủi ro phát sinh từ yếu tố con người trong chu trình bán hàng và thu tiền. Công ty Cổ phần Internet Novaon là một tập đoàn công nghệ số với định hướng "Digital First", sở hữu hệ sinh thái dịch vụ đa dạng nhưng đồng thời cũng đối mặt với bài toán quản trị công nợ, doanh thu và kiểm soát rủi ro vận hành qua hệ thống thông tin. Nhận thức được tính cấp thiết này, tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là đánh giá tác động và thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng và Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được xác định bao gồm:

1. Tìm hiểu kỹ các lý thuyết và những vấn đề cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và trong chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng.
3. Xác định các yếu tố cấu thành và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – Thu tiền của Công ty Cổ phần Internet Novaon.
4. Phân tích những hạn chế còn tồn đọng trong quy trình kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon.
5. Dựa vào kết quả nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp giúp công ty cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – Thu tiền.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – Thu tiền của Công ty Cổ phần Internet Novaon.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực hiện tại Công ty Cổ phần Internet Novaon, tiến hành khảo sát và phỏng vấn trực tiếp các nhân sự tham gia vận hành chu trình (nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán) cùng nhân sự tham gia xây dựng, phát triển hệ thống quản trị (Giám đốc hoạt động, bộ phận lập trình).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu, tài liệu và số liệu thứ cấp được tổng hợp và đánh giá trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên khuôn khổ chuẩn mực quốc tế và các quy định pháp lý hiện hành của Việt Nam:

• Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ: Khóa luận áp dụng khuôn khổ Báo cáo COSO (2013) của Ủy ban Thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về Chống gian lận khi lập Báo cáo Tài chính (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiếp cận theo 3 nhóm mục tiêu (hoạt động, báo cáo, tuân thủ) và 5 bộ phận cấu thành hữu cơ (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát).
• Lý thuyết bổ trợ: Tác giả tham chiếu các quan điểm học thuật của Millichamp (2011) về cấu trúc chính sách và thủ tục kiểm soát, cùng nghiên cứu của Rahim và cộng sự (2017) về vai trò của kiểm soát nội bộ đối với sự tồn tại của doanh nghiệp.
• Cơ sở pháp lý và chế độ kế toán: Hệ thống kế toán tại đơn vị áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 28/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành; phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; phương pháp tính giá thành theo phương pháp hệ số; niên độ kế toán tính từ ngày 01/01 đến 31/12 với kỳ lập báo cáo định kỳ theo tháng.

Về phương pháp nghiên cứu, đề tài kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp thống kê mô tả:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập và tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022, hồ sơ pháp lý, tài liệu mô tả quy trình làm việc nội bộ, sổ tay nhân viên và các quy định quản lý nội bộ từ các phòng ban chức năng của Novaon.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tác giả tiến hành điều tra, phỏng vấn trực tiếp $N = 35$ nhân sự đang công tác tại các phòng ban liên quan trực tiếp đến quy trình, bao gồm: Bộ phận Bán hàng (Business Development), Bộ phận Kế toán, Bộ phận Kiểm soát nội bộ (Quality Control - QC) và Bộ phận Lập trình/Công nghệ. Khảo sát nhằm thu thập đánh giá đa chiều về tính hữu hiệu của quy trình, nhận diện các điểm nghẽn và phát hiện các rủi ro vận hành.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để xử lý, thống kê dữ liệu từ bảng hỏi khảo sát, lập bảng tổng hợp số liệu và xây dựng ma trận đánh giá khả năng xảy ra cũng như mức độ tác động của rủi ro.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền

Chương này tập trung hệ thống hóa các vấn đề lý luận cốt lõi về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và phân hệ kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền:

• Khái niệm, mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quy trình do ban quản trị thiết kế và duy trì nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý về việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. 5 bộ phận cấu thành của hệ thống theo COSO gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & truyền thông, và Giám sát. Tác giả cũng chỉ rõ các hạn chế cố hữu của hệ thống xuất phát từ sự bất cẩn của nhân viên, sự thông đồng nội bộ hoặc việc quy trình không bắt kịp sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
• Kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – Thu tiền: Chu trình bán hàng và thu tiền điển hình trải qua 7 bước: Tiếp nhận yêu cầu báo giá -> Lập và gửi báo giá -> Nhận đơn đặt hàng -> Lập phiếu xuất kho -> Kho xuất hàng -> Lập hóa đơn và chuyển hàng -> Khách hàng nhận hàng và làm thủ tục thanh toán (thanh toán ngay bằng tiền mặt/tiền gửi hoặc ghi nhận nợ phải thu).
• Mục tiêu kiểm soát chu trình: Tác giả xây dựng bảng đối chiếu các mục tiêu kiểm soát cụ thể giữa hai phân hệ bán hàng và thu tiền:

Mục tiêu kiểm soát	Chu trình Bán hàng	Chu trình Thu tiền	Mục tiêu chung của doanh nghiệp
Tính tồn tại & phát sinh	Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có giao dịch bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.	Số tiền thu được hoặc ghi nhận công nợ phải phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế có thật.	Phản ánh đúng các giao dịch thực tế phát sinh.
Tính phê duyệt	Mọi nghiệp vụ bán hàng phải được xét duyệt trước khi thực hiện đơn hàng.	Các khoản chiết khấu, giảm giá phải qua xét duyệt của cấp có thẩm quyền.	Đảm bảo tính xác thực, được ký duyệt bởi đúng cấp thẩm quyền.
Tính đầy đủ	Tất cả nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều phải được lập chứng từ và ghi sổ.	Toàn bộ số tiền thu được từ bán hàng phải được ghi chép đầy đủ vào sổ quỹ/sổ nhật ký.	Không bỏ sót bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào.
Tính chính xác & định giá	Doanh thu được ghi nhận đúng giá trị, số lượng và chủng loại hàng hóa đã giao.	Số tiền thu được hạch toán đúng tài khoản và khớp đúng với số liệu công nợ.	Số liệu tính toán số học chính xác, phản ánh đúng bản chất.
Tính đúng kỳ	Ghi nhận doanh thu đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ bán hàng.	Các khoản thu tiền được ghi nhận đúng thời điểm thực tế thu phát sinh.	Hạch toán đúng niên độ và kỳ kế toán.
Tính tổng hợp & chuyển sổ	Nghiệp vụ bán hàng được tổng hợp chính xác từ sổ chi tiết lên sổ cái cuối kỳ.	Số liệu thu tiền được tổng hợp chính xác từ sổ quỹ, sổ chi tiết lên sổ cái.	Chuyển sổ đúng, đủ và lập báo cáo quản trị/tài chính chính xác.

• Nhận diện sai phạm và gian lận thường gặp: Nghiên cứu phân loại chi tiết các gian lận trong khâu bán hàng (câu kết chiết khấu trái quy định, bán hàng cho đơn vị không đủ uy tín tín dụng, không xuất hóa đơn để chiếm dụng tiền, lập hóa đơn chênh lệch), khâu thu tiền (biển thủ tiền bán hàng không ghi sổ, chiếm đoạt chiết khấu của khách) và khâu bán hàng trả chậm (tự ý thu tiền trước hạn, kỹ thuật gối đầu nợ - dùng tiền khách hàng này đắp cho khách hàng khác để chiếm dụng vốn).

Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon

Chương II đi sâu vào phân tích thực tế tổ chức bộ máy và quy trình kiểm soát tại doanh nghiệp:

• Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Internet Novaon (tiền thân là Công ty Cổ phần Quảng cáo Trực tuyến Sao Mới thành lập năm 2006, sau đó đổi tên thành NovaAds năm 2010 và Novaon năm 2014) có trụ sở tại quận Cầu Giấy, Hà Nội, do ông Nguyễn Minh Quý làm đại diện pháp luật. Tập đoàn gồm 4 đơn vị thành viên, hơn 800 nhân sự hoạt động tại 5 quốc gia (Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Philippines, Singapore), phục vụ hơn 87.000 khách hàng. Mô hình tổ chức áp dụng nguyên tắc 3 tuyến phòng thủ; sản phẩm kinh doanh thuộc mã ngành 6201 gồm giải pháp phần mềm chuyển đổi số (Novaon Tech: OnCRM, OnSign, OnWork, OnPeople, OnCustomer...) và giải pháp dịch vụ truyền thông số (Novaon Digital: Google Ads, NovaonX chatbot, Onfluencer, Novaon Ads...).
• Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm 8 nhân sự, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng, phân nhiệm rõ ràng cho các vị trí: Kế toán thanh toán (lương, hóa đơn, sao kê thẻ tín dụng), Kế toán công nợ (đối chiếu công nợ nội bộ hàng tháng, đối chiếu công nợ đối tác theo quý, xử lý công nợ tồn đọng quá 6 tháng), Kế toán tài sản (theo dõi mã tài sản khớp với HR, kiểm kê định kỳ tháng 1 và tháng 7), và Kế toán thuế (hạch toán tuân thủ chuẩn mực, lập báo cáo thuế, báo cáo quản trị ngày 10 hàng tháng).
• Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022:

Chỉ tiêu tài chính (VNĐ)	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022
Công ty Cổ phần Novaon Tech
Tăng trưởng doanh thu	Gốc so sánh	Tăng 4,45 lần so với 2020	Duy trì mở rộng
Tăng trưởng giá vốn hàng bán	Gốc so sánh	Tăng 199% so với 2020	Điều chỉnh theo quy mô
Công ty Cổ phần Novaon Digital
Doanh thu thuần	45.215.500.124	50.625.379.532	66.246.193.608
Tổng nợ phải trả	30.288.691.856	35.958.363.200	40.498.199.648
Nguồn vốn chủ sở hữu	40.129.630.278	43.163.221.899	60.389.186.334

Tác giả chỉ ra rằng mặc dù doanh thu tăng trưởng (năm 2022 Novaon Digital tăng 44% so với 2021), doanh nghiệp đang đối mặt với sự gia tăng mạnh của các khoản nợ phải thu và nợ phải trả, tạo áp lực lớn lên dòng tiền và yêu cầu phải thắt chặt kiểm soát chu trình thu hồi công nợ.

• Quy trình kiểm soát thực tế trên hệ thống phần mềm: Toàn bộ chu trình được tin học hóa thông qua hệ thống Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP), kết hợp phần mềm Onpeople, hệ thống Server dùng chung và Microsoft Outlook.
  • Chu trình bán hàng: Khách hàng tiếp cận -> Pitching/Dùng thử sản phẩm 1 tuần -> Nhân viên kinh doanh (BD) tạo báo giá trên ERP -> Bộ phận triển khai (Media/Account) duyệt báo giá trong 2 giờ làm việc -> BD tạo hợp đồng trên ERP -> Cấp quản lý phê duyệt hợp đồng -> Ký kết hợp đồng -> BD tạo yêu cầu triển khai -> Bộ phận triển khai thực hiện dịch vụ -> Kế toán xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu, công nợ.
  • Chu trình thu tiền: Có sự phân hóa theo sản phẩm. Đối với Novaon Tech, thu tiền ngay sau khi ký hợp đồng hoặc thu trước khi triển khai phần mềm. Đối với Novaon Digital, thu tiền theo từng đợt cam kết trong hợp đồng, thời hạn tối đa là 30 ngày kể từ ngày kết thúc chiến dịch quảng cáo cuối cùng.

Chương III: Đánh giá hiệu quả hoạt động và Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế $N = 35$ nhân viên và phân tích ma trận rủi ro, chương III đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

• Đánh giá ưu điểm: Công ty đã xây dựng được quy trình số hóa đồng bộ trên ERP; có sự phân tách trách nhiệm giữa khâu kinh doanh, triển khai và kế toán; thời gian xét duyệt báo giá được quy định chuẩn hóa (2 giờ); hệ thống thông tin truyền thông nội bộ được duy trì tốt qua server chung và email Outlook.
• Đánh giá hạn chế: Tỷ lệ công nợ quá hạn có xu hướng tăng; việc đánh giá rủi ro tín dụng của khách hàng trước khi ký hợp đồng chưa có quy định bắt buộc chặt chẽ; việc kiểm soát chiết khấu thương mại đôi khi còn phụ thuộc vào phê duyệt thủ công; công tác kiểm tra, giám sát định kỳ đối với các hợp đồng kết thúc trên 6 tháng chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa bộ phận Account và Kế toán công nợ.
• Đề xuất giải pháp:
  • Thiết lập chính sách phê duyệt hạn mức tín dụng và phân tích năng lực tài chính khách hàng tự động ngay trên hệ thống ERP trước khi duyệt hợp đồng.
  • Bổ sung quy tắc bắt buộc (hard-validation) trên phần mềm ERP đối với các trường thông tin chiết khấu, tự động cảnh báo và chặn giao dịch khi vượt hạn mức cho phép.
  • Chuẩn hóa chế tài xử lý trách nhiệm tài chính đối với nhân viên bán hàng khi để phát sinh nợ khó đòi hoặc chậm thu hồi công nợ quá hạn.
  • Tăng cường chức năng giám sát của Phòng Kiểm soát chất lượng (QC) và rà soát định kỳ khớp đúng giữa sao kê ngân hàng, hóa đơn điện tử và số liệu ghi nhận trên phần mềm kế toán.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh đúng thực tế quản trị tại doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa số liệu tài chính và thực trạng kiểm soát: Phản ánh bức tranh tài chính tăng trưởng doanh thu giai đoạn 2020–2022 của Novaon Digital (đạt 66,25 tỷ đồng năm 2022) và Novaon Tech (tăng trưởng 4,45 lần trong năm 2021 khi tham gia chương trình hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số của Bộ Thông tin và Truyền thông), đồng thời làm rõ áp lực nợ phải trả tăng lên mức 40,50 tỷ đồng tại năm 2022.
• Đóng góp về mặt giải pháp ứng dụng: Khóa luận không dừng lại ở lý luận chung mà đưa ra các đề xuất điều chỉnh trực tiếp vào quy trình phê duyệt của hệ thống ERP, quy định hạn mức xét duyệt công nợ, quy chế phối hợp xử lý hợp đồng quá hạn 6 tháng giữa kế toán và bộ phận kinh doanh.
• Đóng góp của tác giả: Nghiên cứu được thực hiện bởi chính nhân sự công tác tại vị trí Kiểm soát nội bộ của Novaon, kết hợp phương pháp luận COSO với khảo sát thực nghiệm 35 nhân sự tại 4 bộ phận, cung cấp góc nhìn thực tiễn về cơ chế kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền đối với doanh nghiệp công nghệ số cung cấp sản phẩm dịch vụ vô hình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nhất định do điều kiện thực hiện nghiên cứu:

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát sơ cấp giới hạn ở quy mô 35 nhân sự thuộc trụ sở chính và các đơn vị thành viên trọng điểm (Novaon Digital, Novaon Tech), chưa bao quát toàn bộ 800 nhân sự trên toàn hệ thống 5 quốc gia. Dữ liệu tài chính và quy trình chi tiết chỉ tập trung trong mốc thời gian 2020–2023.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá kiểm soát nội bộ sang các chu trình nghiệp vụ khác của doanh nghiệp công nghệ như Chu trình Mua hàng – Thanh toán, Chu trình Quản trị Nhân sự – Tiền lương; hoặc mở rộng khảo sát so sánh mô hình kiểm soát giữa các chi nhánh quốc tế của tập đoàn tại Đông Nam Á.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên môn hữu ích cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Hệ thống thông tin quản lý: Cung cấp mô hình tham khảo thực tế về việc vận dụng khuôn khổ lý thuyết COSO 2013 vào việc đánh giá kiểm soát nội bộ tại một doanh nghiệp thực tế.
• Chuyên viên kiểm soát nội bộ, kế toán trưởng và nhà quản trị doanh nghiệp dịch vụ số/SaaS/Agency: Tham khảo lưu đồ chu trình bán hàng – thu tiền có sự tích hợp của phần mềm ERP, các biểu mẫu bảng hỏi khảo sát 5 thành phần COSO, bảng nhận diện rủi ro và các thủ tục kiểm soát gian lận đặc thù cho sản phẩm dịch vụ vô hình.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Internet Novaon được tổ chức như thế nào và gồm bao nhiêu nhân sự? Phòng Kế toán của công ty gồm 8 nhân sự, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng. Bộ máy phân nhiệm thành các vị trí chuyên trách: Kế toán thanh toán (quản lý lương, hóa đơn, sao kê ngân hàng), Kế toán công nợ (đối chiếu công nợ nội bộ và đối tác, theo dõi hợp đồng quá hạn 6 tháng), Kế toán tài sản (quản lý mã tài sản, kiểm kê định kỳ tháng 1 và tháng 7), và Kế toán thuế (hạch toán, kê khai thuế và lập báo cáo quản trị vào ngày 10 hàng tháng).

2. Điểm khác biệt cơ bản trong chu trình thu tiền giữa Novaon Tech và Novaon Digital là gì? Khác biệt chủ yếu nằm ở thời điểm thu tiền do tính chất sản phẩm: Novaon Tech (kinh doanh nền tảng chuyển đổi số) thực hiện thu tiền ngay sau khi ký hợp đồng hoặc thu trước khi triển khai hệ thống cho khách hàng; trong khi Novaon Digital (cung cấp dịch vụ truyền thông, quảng cáo) thu tiền theo từng đợt thanh toán cam kết trong hợp đồng, thời hạn thanh toán muộn nhất là sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc chiến dịch quảng cáo cuối cùng.

3. Doanh thu và nợ phải trả của Novaon Digital biến động như thế nào trong giai đoạn 2020–2022? Theo báo cáo tài chính của công ty, doanh thu thuần tăng trưởng đều qua các năm: 45,22 tỷ đồng (2020), 50,63 tỷ đồng (2021) và đạt 66,25 tỷ đồng (2022, tăng 44% so với năm 2021). Song song đó, tổng nợ phải trả cũng có xu hướng gia tăng từ 30,29 tỷ đồng (2020) lên 35,96 tỷ đồng (2021) và 40,50 tỷ đồng (2022).

4. Dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thu thập từ những đối tượng nào và quy mô mẫu là bao nhiêu? Nghiên cứu tiến hành điều tra, phỏng vấn trực tiếp với cỡ mẫu $N = 35$ nhân viên tại công ty, bao gồm đại diện từ 4 bộ phận: Bộ phận Bán hàng (BD), Bộ phận Kế toán, Bộ phận Kiểm soát nội bộ (QC) và Bộ phận Lập trình/Công nghệ nhằm đánh giá toàn diện cả về mặt vận hành, tài chính và hệ thống công nghệ.

5. Hệ thống ERP đóng vai trò kiểm soát như thế nào trong khâu lập báo giá và hợp đồng bán hàng tại Novaon? Trên phần mềm ERP của Novaon, nhân viên kinh doanh không thể tự ý phát hành báo giá hay hợp đồng ra bên ngoài. Báo giá sau khi tạo phải được bộ phận triển khai (Media/Account) xét duyệt trên hệ thống trong vòng 2 giờ làm việc. Hợp đồng kinh tế chỉ được gửi tới khách hàng sau khi đã qua quy trình phê duyệt trực tuyến của các cấp quản lý có thẩm quyền trên ERP, giúp hạn chế rủi ro sai sót về đơn giá, chính sách chiết khấu và điều khoản dịch vụ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Nguyệt đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo khung COSO và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đồng thời phản ánh sâu sắc thực trạng kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty Cổ phần Internet Novaon. Bằng việc kết hợp phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2020–2022 với kết quả khảo sát 35 nhân sự trực tiếp vận hành, công trình đã nhận diện rõ nét các điểm mạnh trong quy trình số hóa ERP cũng như những rủi ro tiềm ẩn về công nợ và phê duyệt chiết khấu. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị rủi ro dòng tiền và tối ưu hóa vận hành tại các doanh nghiệp kinh tế số hiện nay.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền 1. Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Hiện nay, kiểm soát với tư cách là một chức năng của quản lý được thừa nhận là quyết định trong việc đạt được chất lượng công việc cao của các doanh nghiệp và tổ chức. Có một logic được chấp nhận rộng rãi: không kiểm soát, không thực hiện chính xác kế hoạch, không đạt kết quả cao trong hoạt động của doanh nghiệp. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Sự đa dạng ngày càng tăng của các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đòi hỏi sự phân tích chi tiết của chúng.

Một phân tích chỉ tiết về các quan niệm có thé giúp tìm ra những lý do chính khiến số lượng ngày càng tăng của chúng. Nó cũng có thé giúp xây dựng sơ đồ cấu trúc của khái niệm tổng quát về kiểm soát nội bộ. Do đó, nó có thé giúp giảm số lượng sai phạm và gian lận trong doanh nghiệp và đưa ra các biện pháp phòng ngừa giúp tránh sai sót và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Kiểm soát và con người, và các giá trị do con người tạo ra hoặc hoạt động của họ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; do đó, kiểm soát nội bộ cũng phải hướng tới các gia tri, sứ mệnh va tam nhìn của doanh nghiệp.

Van đề chính của kiểm soát nội bộ liên quan đến việc xác định khái niệm kiểm soát và xác định vị trí của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức. Những thay đổi liên tục về mức độ, chức năng và vai trò của kiểm soát nội bộ cho phép hình thành một định nghĩa chung về kiêm soát nội bộ và xác định vi trí của nó trong một tô chức. Theo định nghĩa của The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO, kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng hoạt động của một tổ chức là hiệu quả và hiệu quả, 17 các thông tin tài chính của tổ chức đó là đáng tin cậy và đáp ứng các mục tiêu tuân thủ quy định. Kiểm soát nội bộ (đôi khi còn được gọi là biện pháp bảo vệ nội bộ) có thể là bất kỳ cơ chế nào giúp công ty vận hành các chu trình của mình một cách hiệu quả thông qua các: quy tắc, chính sách, chu trình, công bố từ ban quản trị, v.

KIEM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP | HỆ THÓNG QUÁ TRÌNH Khái quát về kiểm soát Quy trình kiểm soát thực hiện Kiểm soát nội bộ là một hệ Kiêm soát nội bộ là tông Kiểm soát nội bộ là một thống bao gồm tat cả các bộ hợp các quy trình dé quá trình nhằm đạt được phận của hệ thống kiểm soát kiểm soát những sai lầm các mục tiêu cụ thể và tồn tại trong doanh nghiệp nhằm quản lý để kiểm soát mới phát sinh. tổng quát của doanh TỦI ro. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống quản lý doanh nghiệp, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu, hiệu quả hoạt động kinh tế - thương mại của doanh nghiệp, tuân thủ các nguyên tắc kế toán và kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong công việc, giúp hạn chế tối đa các sai phạm cố ý và vô ý, tránh gian lận trong quá trình thực hiện của đoanh nghiệp, được thực hiện bởi người có thâm quyền hoặc nhân viên. Hình 1: Sơ đồ cấu trúc Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Phân tích khái niệm kiêm soát nội bộ và diễn giải khái niệm này là cân thiệt đê đánh giá hệ thông kiêm soát nội bộ, bởi khái nệm kiêm soát được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; do đó, cùng một quan niệm có thê có rat nhiêu ý nghĩa và cách hiéu khác nhau.

Hệ thông kiêm soát nội bộ được xem như một tập hợp các cơ câu tô chức, biện pháp kiêm soát, phan ánh các chỉ sô kiêm soát va chi phí cân thiệt đê kiêm soát hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một 18 mặt, nó chịu sự điều chỉnh của hệ thống quản lý doanh nghiệp, mặt khác, nó cung cấp và quyết định việc cải tiến hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thông kiểm soát nội bộ Theo các định nghĩa nêu trên vê kiêm soát nội bộ, rõ ràng là có rât nhiêu mục tiêu cần đạt được khi áp dụng khái niệm này, cụ thé như sau: - Bao vệ tài sản của công ty: Về khía cạnh này, doanh nghiệp có thé xây dựng hệ thống tỷ lệ thuận với quy mô của doanh nghiệp, hình thức xã hội và trách nhiệm của những người quản lý doanh nghiệp.

- Dam bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán: Tính chính xác của thông tin có nghĩa là thông tin đó phải đầy đủ và chính xác, phản ánh tình hình thực tế của công ty và thông tin này được trình bày một cách phù hợp và kịp thời. Vì vậy, ban quản trị doanh nghiệp và các bên liên quan đều có thé phụ thuộc vào thông tin kế toán, ngay cả khi mức độ kiểm soát yêu cầu thông tin này phải chỉ tiết và được phân loại theo trách nhiệm cụ thé. -_ Thúc đây khai thác hiệu quả: Các mục tiêu kiểm soát nội bộ dài hạn được thiết kế nhằm cải thiện kết quả cuối cùng của đơn vị. - _ Đảm bảo tuân thủ các quyết định của công ty: Dé cập đến các phương pháp giúp các quyết định của công ty đạt được một cách chính xác và kịp thời, cần phải bao gồm tất cả các hướng dẫn, quyết định và các quy định nội bộ cũng như các quy định khác của công ty về phương thức, năng lực và nhân viên được ủy quyền dé theo dõi việc thực hiện của họ.

- Cam kết, đảm bảo với các chính sách và luật hiện hành: Cần đảm bao rằng người lao động tuân thủ tất cả các hướng dẫn và quy định đã được thiết lập, dù là nội bộ- liên quan đến hệ thống nội bộ của công ty hay bên ngoài- liên quan đến môi trường xung quanh. Cũng theo đó, theo báo cáo COSO 2013, nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng re tol: 19 Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực. Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho đối tượng bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng. Mục tiêu đảm bao tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp.

Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị Giảm rủi ro, gian lận hoặc mất cắp cho đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên công ty gây ra Giảm rủi ro do lỗi vô ý của nhân viên gây thiệt hại cho đơn vi. Ngăn ngừa rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro không đầy đủ Nhăm xác định tính tin cậy của những thông tin, kết quả thực hiện, từ đó giúp ban quản trị xác định được rủi ro và thứ tự ưu tiên cũng như thay đổi phương hướng hoạt động khi cần thiết. Dự đoán được xu hướng hoạt động, hiệu quả thực hiện của từng bộ phần và toàn doanh nghiệp.

Kịp thời rà soát, phát hiện sai sót đồng thời từ đó xác định trách nhiệm, quyền hạn của các bên liên quan nhanh chóng phối hợp xử lý. Đáp ứng được nhu cầu của ban quản trị, các bên liên quan trong việc cung cấp các báo cáo, những con số tin cậy nhằm cân đối với thực tế và kế hoạch mục tiêu đã đề ra. Cung cấp những con số, báo cáo là căn cứ đề nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời, phù hợp tình hình hiện tại nhằm giảm thiểu rủi ro, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.

Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi người trong đó. Nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Các yêu tố của môi trường kiểm soát có liên quan khi có được sự hiểu biết về môi trường kiểm soát bao gồm: - Tinh toàn vẹn và các giá tri đạo đức. - Cam kết về năng lực.

- _ Chính sách và thực tiễn nguồn nhân lực. - Phan công thâm quyền và trách nhiệm. - _ Triết lý quan lý và phong cách điều hành. - Hội đồng quan trị hoặc sự tham gia của ủy ban kiểm toán.

- Co cấu tô chức. Khi hiểu rõ về môi trường kiểm soát, chúng ta xem xét từng yếu tố và mối quan hệ qua lại của chúng. Đặc biệt, ta có thé nhan ra rang những thiếu sót nghiêm trọng trong bat kỳ một yếu tố nào có thé làm giảm hiệu quả của những yếu tố khác. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quy trình của công ty dé xác định và phân tích các rủi ro (cả bên trong và bên ngoài) có liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của công ty.

Ngoài ra, quy trình đánh giá rủi ro cung cấp cho ban quản trị cơ sở dé xác định cách quản lý rủi ro của mình (ví dụ: các hành động để giải quyết các rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do chi phí hoặc các cân nhắc khác). Đánh giá rủi ro là một phan quan trọng của công ty dé xác định những rủi ro có thé xảy ra do cả nhân viên của chính họ (gian lận) và khách hàng liên quan đến các khoản phải thu, trong sô những rủi ro khác, nợ khó đòi. Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chính sách của ban quản tri ban hành được thực hiện. Hệ thống thông tin, bao gồm hệ thống kế toán, bao gồm các phương pháp và hồ sơ được thiết lập dé ghi lại, xử lý, tóm tat, báo cáo các giao dich của đơn vị (cũng như các sự kiện) và dé duy trì trách nhiệm giải trình đối với tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu có liên quan.