Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền 1. Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Hiện nay, kiểm soát với tư cách là một chức năng của quản lý được thừa nhận là quyết định trong việc đạt được chất lượng công việc cao của các doanh nghiệp và tổ chức. Có một logic được chấp nhận rộng rãi: không kiểm soát, không thực hiện chính xác kế hoạch, không đạt kết quả cao trong hoạt động của doanh nghiệp. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Sự đa dạng ngày càng tăng của các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đòi hỏi sự phân tích chi tiết của chúng.
Một phân tích chỉ tiết về các quan niệm có thé giúp tìm ra những lý do chính khiến số lượng ngày càng tăng của chúng. Nó cũng có thé giúp xây dựng sơ đồ cấu trúc của khái niệm tổng quát về kiểm soát nội bộ. Do đó, nó có thé giúp giảm số lượng sai phạm và gian lận trong doanh nghiệp và đưa ra các biện pháp phòng ngừa giúp tránh sai sót và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Kiểm soát và con người, và các giá trị do con người tạo ra hoặc hoạt động của họ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; do đó, kiểm soát nội bộ cũng phải hướng tới các gia tri, sứ mệnh va tam nhìn của doanh nghiệp.
Van đề chính của kiểm soát nội bộ liên quan đến việc xác định khái niệm kiểm soát và xác định vị trí của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức. Những thay đổi liên tục về mức độ, chức năng và vai trò của kiểm soát nội bộ cho phép hình thành một định nghĩa chung về kiêm soát nội bộ và xác định vi trí của nó trong một tô chức. Theo định nghĩa của The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO, kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng hoạt động của một tổ chức là hiệu quả và hiệu quả, 17 các thông tin tài chính của tổ chức đó là đáng tin cậy và đáp ứng các mục tiêu tuân thủ quy định. Kiểm soát nội bộ (đôi khi còn được gọi là biện pháp bảo vệ nội bộ) có thể là bất kỳ cơ chế nào giúp công ty vận hành các chu trình của mình một cách hiệu quả thông qua các: quy tắc, chính sách, chu trình, công bố từ ban quản trị, v.
KIEM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP | HỆ THÓNG QUÁ TRÌNH Khái quát về kiểm soát Quy trình kiểm soát thực hiện Kiểm soát nội bộ là một hệ Kiêm soát nội bộ là tông Kiểm soát nội bộ là một thống bao gồm tat cả các bộ hợp các quy trình dé quá trình nhằm đạt được phận của hệ thống kiểm soát kiểm soát những sai lầm các mục tiêu cụ thể và tồn tại trong doanh nghiệp nhằm quản lý để kiểm soát mới phát sinh. tổng quát của doanh TỦI ro. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống quản lý doanh nghiệp, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu, hiệu quả hoạt động kinh tế - thương mại của doanh nghiệp, tuân thủ các nguyên tắc kế toán và kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong công việc, giúp hạn chế tối đa các sai phạm cố ý và vô ý, tránh gian lận trong quá trình thực hiện của đoanh nghiệp, được thực hiện bởi người có thâm quyền hoặc nhân viên. Hình 1: Sơ đồ cấu trúc Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Phân tích khái niệm kiêm soát nội bộ và diễn giải khái niệm này là cân thiệt đê đánh giá hệ thông kiêm soát nội bộ, bởi khái nệm kiêm soát được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; do đó, cùng một quan niệm có thê có rat nhiêu ý nghĩa và cách hiéu khác nhau.
Hệ thông kiêm soát nội bộ được xem như một tập hợp các cơ câu tô chức, biện pháp kiêm soát, phan ánh các chỉ sô kiêm soát va chi phí cân thiệt đê kiêm soát hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Một 18 mặt, nó chịu sự điều chỉnh của hệ thống quản lý doanh nghiệp, mặt khác, nó cung cấp và quyết định việc cải tiến hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thông kiểm soát nội bộ Theo các định nghĩa nêu trên vê kiêm soát nội bộ, rõ ràng là có rât nhiêu mục tiêu cần đạt được khi áp dụng khái niệm này, cụ thé như sau: - Bao vệ tài sản của công ty: Về khía cạnh này, doanh nghiệp có thé xây dựng hệ thống tỷ lệ thuận với quy mô của doanh nghiệp, hình thức xã hội và trách nhiệm của những người quản lý doanh nghiệp.
- Dam bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán: Tính chính xác của thông tin có nghĩa là thông tin đó phải đầy đủ và chính xác, phản ánh tình hình thực tế của công ty và thông tin này được trình bày một cách phù hợp và kịp thời. Vì vậy, ban quản trị doanh nghiệp và các bên liên quan đều có thé phụ thuộc vào thông tin kế toán, ngay cả khi mức độ kiểm soát yêu cầu thông tin này phải chỉ tiết và được phân loại theo trách nhiệm cụ thé. -_ Thúc đây khai thác hiệu quả: Các mục tiêu kiểm soát nội bộ dài hạn được thiết kế nhằm cải thiện kết quả cuối cùng của đơn vị. - _ Đảm bảo tuân thủ các quyết định của công ty: Dé cập đến các phương pháp giúp các quyết định của công ty đạt được một cách chính xác và kịp thời, cần phải bao gồm tất cả các hướng dẫn, quyết định và các quy định nội bộ cũng như các quy định khác của công ty về phương thức, năng lực và nhân viên được ủy quyền dé theo dõi việc thực hiện của họ.
- Cam kết, đảm bảo với các chính sách và luật hiện hành: Cần đảm bao rằng người lao động tuân thủ tất cả các hướng dẫn và quy định đã được thiết lập, dù là nội bộ- liên quan đến hệ thống nội bộ của công ty hay bên ngoài- liên quan đến môi trường xung quanh. Cũng theo đó, theo báo cáo COSO 2013, nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng re tol: 19 Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài lực. Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho đối tượng bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng. Mục tiêu đảm bao tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp.
Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị Giảm rủi ro, gian lận hoặc mất cắp cho đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên công ty gây ra Giảm rủi ro do lỗi vô ý của nhân viên gây thiệt hại cho đơn vi. Ngăn ngừa rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro không đầy đủ Nhăm xác định tính tin cậy của những thông tin, kết quả thực hiện, từ đó giúp ban quản trị xác định được rủi ro và thứ tự ưu tiên cũng như thay đổi phương hướng hoạt động khi cần thiết. Dự đoán được xu hướng hoạt động, hiệu quả thực hiện của từng bộ phần và toàn doanh nghiệp.
Kịp thời rà soát, phát hiện sai sót đồng thời từ đó xác định trách nhiệm, quyền hạn của các bên liên quan nhanh chóng phối hợp xử lý. Đáp ứng được nhu cầu của ban quản trị, các bên liên quan trong việc cung cấp các báo cáo, những con số tin cậy nhằm cân đối với thực tế và kế hoạch mục tiêu đã đề ra. Cung cấp những con số, báo cáo là căn cứ đề nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời, phù hợp tình hình hiện tại nhằm giảm thiểu rủi ro, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi người trong đó. Nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Các yêu tố của môi trường kiểm soát có liên quan khi có được sự hiểu biết về môi trường kiểm soát bao gồm: - Tinh toàn vẹn và các giá tri đạo đức. - Cam kết về năng lực.
- _ Chính sách và thực tiễn nguồn nhân lực. - Phan công thâm quyền và trách nhiệm. - _ Triết lý quan lý và phong cách điều hành. - Hội đồng quan trị hoặc sự tham gia của ủy ban kiểm toán.
- Co cấu tô chức. Khi hiểu rõ về môi trường kiểm soát, chúng ta xem xét từng yếu tố và mối quan hệ qua lại của chúng. Đặc biệt, ta có thé nhan ra rang những thiếu sót nghiêm trọng trong bat kỳ một yếu tố nào có thé làm giảm hiệu quả của những yếu tố khác. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quy trình của công ty dé xác định và phân tích các rủi ro (cả bên trong và bên ngoài) có liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của công ty.
Ngoài ra, quy trình đánh giá rủi ro cung cấp cho ban quản trị cơ sở dé xác định cách quản lý rủi ro của mình (ví dụ: các hành động để giải quyết các rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do chi phí hoặc các cân nhắc khác). Đánh giá rủi ro là một phan quan trọng của công ty dé xác định những rủi ro có thé xảy ra do cả nhân viên của chính họ (gian lận) và khách hàng liên quan đến các khoản phải thu, trong sô những rủi ro khác, nợ khó đòi. Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chính sách của ban quản tri ban hành được thực hiện. Hệ thống thông tin, bao gồm hệ thống kế toán, bao gồm các phương pháp và hồ sơ được thiết lập dé ghi lại, xử lý, tóm tat, báo cáo các giao dich của đơn vị (cũng như các sự kiện) và dé duy trì trách nhiệm giải trình đối với tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu có liên quan.