CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYET VA TONG QUAN NGHIÊN CỨU VE KIEM SOÁT NOI BO VA KIEM SOÁT NOI BO CHU TRINH MUA HANG — THANH TOAN 1. Téng quan lý thuyết về kiểm soát nội bộ 1. Khai niệm kiểm soát nội bộ Cascarino va Van Esch (2007) định nghĩa thuật ngữ kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết lập bởi các nhà đầu tư quan trọng, trong một doanh nghiệp, với mục tiêu chính là đưa ra sự đảm bảo hợp lý liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu, bao gồm bảo vệ tài sản, tính toàn vẹn và độ tin cậy của thông tin tải chính và hoạt động tất cả trong một nỗ lực dé ngăn chan rủi ro. Tổ chức quốc tế của các cơ quan kiểm toán tối cao, (INTOSAI) định nghĩa các quy trình kiểm soát nội bộ là quy trình quan trọng được thúc day bởi ban quản lý và nhân viên của một thực thé và được tính toán để giải quyết rủi ro và đảm bảo thực tế rằng trong quá trình theo đuôi nhiệm vụ của thực thé, các mục tiêu chung đang được thực hiện.
Mwindi (2008) cũng đồng ý với Cascarino và Van Eschand đã phác thảo thêm rằng kiểm soát nội bộ là các thủ tục do một tổ chức khởi xướng dé đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Chúng là một tập hợp các chiến lược và quy trình được một thực thể áp dụng để đảm bảo rằng các giao dịch của tổ chức được quản lý theo cách phù hợp đề tránh lãng phí, trộm cắp và lạm dụng tiền. Chúng bao gồm các hoạt động kiểm soát bao gồm phê duyệt nghiêm ngặt, ủy quyền giao dịch, hệ thống kiểm soát số học và kế toán, kiểm soát vat lý, phân chia nhiệm vụ, giám sát và kiểm soát. Các hệ thống cụ thể này không chỉ liên quan đến kế toán và báo cáo mà còn liên quan đến các quy trình giao tiếp của tổ chức, nội bộ và bên ngoài, đồng thời bao gồm các thủ tục xử lý các khoản tiền mà tổ chức nhận và chi tiêu.
COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ phục vụ cho các đối tượng khác nhau và đưa ra các thành phan cấu thành dé giúp các đơn vị có thé xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Vào tháng 5 năm 2013, Báo cáo của COSO đã được cập nhật và thay đổi so với báo cáo năm 1992, được công bồ dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ-Khuôn khổ hợp nhất. Tuy nhiên, báo cáo này vẫn giữ nguyên định nghĩa về Kiểm soát nội bộ trong báo cáo năm 1992. “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản tri và các nhân viên của đơn vi, nó đojợc thiết lập dé cung cap một su đảm bao hop ly nhằm đạt được các mục tiêu” Tóm tắt lại, kiểm soát nội bộ là quá trình quản lý toàn diện của các hoạt động kinh doanh trong một tô chức hoặc doanh nghiệp, bao gồm việc phát hiện, đánh giá và giảm thiêu các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh và bảo vệ tài sản của tổ chức.
Nó là một phương tiện quan trọng dé đảm bảo sự đúng đắn của thông tin tài chính và pháp lý, giảm thiểu rủi ro gian lận, đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách của t6 chức va tăng cường hiệu quả va hiệu suất của hoạt động kinh doanh. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận cốt lõi trong quản lý doanh nghiệp và yêu câu sự cam kết và thực thi của tat cả nhân viên và lãnh đạo của tô chức. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thông kiêm soát nội bộ Theo tài liệu của Tổ chức Kiểm toán và Kiểm soát Nội bộ Mỹ (IIA), Hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System) là một phần quan trọng của quản lý doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện đúng các quy định pháp luật, chính sách và quy trình của công ty. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thông kiêm soát nội bộ bao gôm: 15 16 - Đảm bảo tính đúng đắn và tin cậy của thông tin tài chính: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính bằng cách kiểm tra và đánh giá các quy trình, các hệ thống, quy trình hạch toán, xác định nguy cơ, nắm bắt các điểm yếu, phát hiện lỗi sai, giảm thiểu rủi ro.
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp dam bảo an toàn, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp băng cách kiểm soát việc sử dụng tài sản, quản lý hệ thống bảo mật, giám sát việc truy cập đữ liệu và các thông tin liên quan. - Pam bảo tuân thủ các quy định pháp luật: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách, quy trình của doanh nghiệp cũng như quy định của các cơ quan chức năng liên quan. - Tang cường hiệu quả và hiệu suất hoạt động: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp bằng cách cải thiện quy trình làm việc, tăng khả năng dự báo, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí. - Bảo vệ uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp: Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp bằng cách đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quản lý, tài chính và kinh doanh.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO Mục đích của khung kiểm soát nội bộ COSO là cho phép các doanh nghiệp tập trung trực tiếp vào các khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của họ. Những mục tiêu này bao gồm: - Mục tiêu hoạt động: Các mục tiêu hoạt động tập trung vào “hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động của đơn vị, bao gôm các mục tiêu về 16 17 hiệu quả hoạt động và tài chính, cũng như bảo vệ tài sản khỏi mất mát” (COSO, 2013). - Mục tiêu báo cáo: Mục tiêu báo cáo tập trung vào độ tin cậy, kip thời và minh bạch của báo cáo tài chính và phi tài chính (cả nội bộ và bên ngoài) (COSO, 2013). - Mục tiêu tuân thủ: Các mục tiêu tuân thủ tập trung vào việc tuân thủ các luật và quy định hiện hành mà tô chức bắt buộc phải tuân thủ (COSO, 2013).
Các cấu phan và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO Các thành phan kiểm soát nội bộ là các tiêu chuan hỗ trợ một tô chức xử lý hiệu quả hơn các môi trường kinh tế và cạnh tranh đang thay đổi, phát triển các mô hình kinh doanh và quản lý rủi ro. Khung Kiểm soát Nội bộ của COSO bao gồm năm thành phần xuất phát từ cách quản lý điều hành một doanh nghiệp và tích hợp các biện pháp kiểm soát nội bộ trong quy trình quản lý. Năm thành phần đóng vai trò như một khuôn khổ chung để cung cấp hướng dẫn cho ban quản lý trong nỗ lực phát triển các chính sách, thủ tục và thông lệ phù hợp với hoạt động của họ (GAO, 1999; COSO, 1992; COSO, 2013). Các thành phần này, khi được kết hợp và hoạt động cùng nhau, thể hiện mức tiêu chuẩn chất lượng tối thiểu mà một tô chức yêu cầu để đạt được mục tiêu của họ.
Đồng thời, chúng cung cấp các tiêu chuẩn dé do lường hệ thống kiêm soát nội bộ. Năm thành phần kiểm soát nội bộ bao gồm những thành phân được mô tả trong các tiêu mục sau. 17 AHYIglS8n NOISAQ SLAIN G T3A1-LN3 Hình 1.1: Năm yếu tố cơ bản của khung KSNB COSO Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO phải đảm bảo theo 17 nguyên tắc sau: Bảng 1.1: 17 nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO Môi trường kiểm soát | 1. Thể hiện cam kết thực hiện chính trực và các giá trị (chuân mực, quy trình, | đạo đức cơ câu tô chức) : : 2.
Thực hiện các trách nhiệm giám sát 3. Thiết lập cơ cau tổ chức, phân quyên và trách nhiệm Đánh giá rủi ro (nhận diện, phân tích và ứng phó với rủi ro) 8. Đánh giá rủi ro gian lận 9. Nhận diện và phân tích các thay đổi trọng yếu Hoạt động kiểm soát 10.
Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát 18 19 (quy trình, chính sách | 11. Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung đối với giảm thiêu rủi ro) hệ thông CNTT 12. Triển khai qua hệ thống chính sách, quy trình Thông tin và truyền 13. Sử dụng thông tin liên quan thông x 14.
Truyén thông nội bộ 15. Truyền thông ra bên ngoài 16. Thực hiện đánh giá thường xuyên và định ky 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là một yếu tố quan trọng trong COSO và đóng vai trò cốt lõi trong việc hình thành và duy trì các kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố liên quan đến quản lý, phân phối trách nhiệm, cách thức quản lý nhân lực, các chính sách và quy trình, văn hoá tô chức và giá tri, và sự ủng hộ của Ban lãnh đạo. Một môi trường kiểm soát hiệu quả có thê đảm bảo rằng các hoạt động kiểm soát được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Nó cũng giúp đảm bảo rằng các nhân viên trong doanh nghiệp có hiểu biết đầy đủ về các chính sách, quy trình và các yêu cầu liên quan đến việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát trong COSO đòi hỏi các doanh nghiệp phải tạo ra một môi trường có tính khách quan, tôn trọng quyên riêng tư, tuân thủ đạo đức và pháp luật và khuyến khích sự đổi mới và cải tiến.
Nó cũng yêu cầu Ban lãnh đạo của doanh nghiệp phải có một nền tảng vững chắc dé xác định, đánh giá và quản lý rủi ro nội bộ trong môi trường kinh doanh phức tạp và đầy thách thức của ngày nay. Tóm lại, môi trường kiểm soát là một yếu tố quan trọng trong khung COSO và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động kiểm soát được thực 19 20 hiện hiệu quả. Một môi trường kiểm soát hiệu quả cần có tính khách quan, tôn trọng quyên riêng tư, đạo đức. Hai yếu tổ môi trường kiểm soát khác trong khung COSO là nhân viên và nền tảng công nghệ thông tin.
Trong yếu tố nhân viên, COSO dé xuất rằng các doanh nghiệp nên có một nhân viên được chỉ định để điều phối và quản lý các hoạt động kiểm soát nội bộ.