Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng thanh toán tại Công ty Cổ phần Brighton Investments" được thực hiện bởi sinh viên Phạm Hà Phương (chuyên ngành Kế toán Kiểm toán Chất lượng cao, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội) dưới sự hướng dẫn của ThS. Khiếu Hữu Bình vào tháng 5 năm 2023.

Lý do chọn đề tài xuất phát từ đặc thù hoạt động của Công ty Cổ phần Brighton Investments – một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, nơi giá cả hàng hóa thường xuyên có sự biến động mạnh. Trong chu chuyển kinh doanh (Mua vào – Dự trữ – Bán ra), mua hàng và thanh toán là khâu khởi đầu mang tính quyết định đến hiệu quả sử dụng vốn, bảo toàn tài sản và phòng ngừa rủi ro thất thoát. Việc thiết lập và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đơn vị mua đúng, mua đủ, hạn chế gian lận, sai sót và ngăn ngừa xung đột lợi ích giữa người lao động với doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là đánh giá tính ứng dụng thực tế của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam, cụ thể qua trường hợp Công ty Cổ phần Brighton Investments. Các mục tiêu cụ thể được xác định gồm:

  1. Xác định và làm rõ hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá thực trạng sử dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, trong ngành bán lẻ và tại Công ty Cổ phần Brighton Investments nói riêng.
  3. Đề xuất quan điểm và giải pháp xử lý những khó khăn, thách thức còn tồn tại trong quá trình vận hành hệ thống ERP tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu được cụ thể hóa qua 3 câu hỏi nghiên cứu:

  • Câu hỏi 1: Quy trình về chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình thực hiện trên hệ thống NetSuite của Công ty Cổ phần Brighton Investments diễn ra như thế nào?
  • Câu hỏi 2: Các thuận lợi cũng như khó khăn đang tồn tại trong quá trình sử dụng hệ thống ERP tại chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Brighton Investments là gì?
  • Câu hỏi 3: Để ứng dụng tốt chu trình mua hàng – thanh toán trên hệ thống, Công ty Cổ phần Brighton Investments cần các giải pháp gì?

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trên hệ thống ERP. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ hoạt động của chu trình này tại Công ty Cổ phần Brighton Investments (bao gồm khối văn phòng và hai điểm bán lẻ: Siêu thị 168 Mart tại tòa nhà Đại Kim Building và Siêu thị Martéme tại The ZEN Residence Gamuda, quận Hoàng Mai, Hà Nội).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lập luận dựa trên nền tảng lý thuyết kiểm soát nội bộ và quản trị doanh nghiệp tích hợp:

  • Khái niệm và cấu trúc kiểm soát nội bộ: Khóa luận tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ qua 4 mục tiêu (bảo vệ tài sản, cung cấp dữ liệu kế toán tin cậy, thúc đẩy chấp hành chính sách, đánh giá hiệu quả hoạt động) và 3 bộ phận cấu thành chính gồm: Môi trường kiểm soát (tính chính trực, đạo đức, triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch); Các thủ tục kiểm soát (nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn); Hệ thống kế toán (kiểm soát qua 3 giai đoạn: lập chứng từ, sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính).
  • Lý thuyết chu trình mua hàng – thanh toán (Procure-to-Pay - P2P): Hệ thống hóa chức năng, chứng từ luân chuyển (yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn người bán, chứng từ thanh toán) và các rủi ro tiềm ẩn (yêu cầu mua hàng khống, đặt hàng tư lợi, nhận sai quy cách/chất lượng, nhà cung cấp phát hành sai hoặc trùng lặp hóa đơn, sai sót trong ủy quyền thanh toán).
  • Khung lý thuyết về hệ thống ERP: Bản chất cơ sở dữ liệu tập trung, cơ chế đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phân hệ chức năng (Tài chính - Kế toán, Thu mua, Sản xuất, Quản lý kho, Quản lý tồn kho, Quản lý đơn hàng, CRM, PSA, WFM, HRM, E-commerce, Marketing automation) và các chu trình nghiệp vụ chuẩn: Bán hàng – thu tiền (Order-to-Cash - OTC), Trả lại hàng bán (Return to Credit - RTC), Trả lại hàng mua (Return to Debit - DTC), Mua hàng – thanh toán (Procure-to-Pay - P2P).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp gồm:

  • Phương pháp quan sát thực tế quy trình vận hành và thao tác trên phần mềm.
  • Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm trên hệ thống phần mềm quản lý.
  • Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm thực tiễn.
  • Phương pháp chuyên gia: tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên tại các bộ phận tham gia vận hành chu trình mua hàng – thanh toán trên hệ thống.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm: dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo thị trường (MarketsandMarkets, Meta Group, Tập đoàn FPT), các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước; dữ liệu sơ cấp thu thập trực tiếp tại Công ty Cổ phần Brighton Investments thông qua tài liệu nội bộ, giao diện phần mềm Oracle NetSuite ERP (môi trường Sandbox và hệ thống vận hành chính thức) và các biên bản phỏng vấn nhân viên.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp:

  • Phân tích sự cần thiết của kiểm soát nội bộ như một công cụ quản lý thiết yếu giúp doanh nghiệp tự kiểm soát, thích ứng với các biến động từ môi trường kinh doanh bên trong và bên ngoài.
  • Nêu rõ khái niệm, 4 mục tiêu cốt lõi, 7 chức năng nhiệm vụ chính và các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát và hệ thống kế toán). Trong đó, nhấn mạnh 3 nguyên tắc kiểm soát căn bản: phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn.
  • Trình bày bản chất chu trình mua hàng – thanh toán, liệt kê các chứng từ luân chuyển bắt buộc và nhận diện các điểm rủi ro có thể phát sinh trong từng khâu (từ lập yêu cầu mua, đặt hàng, nhận hàng đến đối chiếu hóa đơn và chi tiền).
  • Đưa ra các mục tiêu kiểm soát cụ thể: hàng hóa đảm bảo chất lượng, số lượng; thanh toán đúng đối tượng, đúng giá trị thực tế; chứng từ đầy đủ tính phê chuẩn hợp lệ; ghi nhận chính xác giá vốn và công nợ trên sổ sách kế toán.

Chương 2: Hệ thống ERP – Công cụ kiểm soát nội bộ

Chương 2 trình bày tổng quan về hệ thống ERP và vai trò của nó như một công cụ kiểm soát nội bộ hiện đại:

  • Làm rõ khái niệm ERP với vai trò là ứng dụng tự động hóa quy trình kinh doanh, tích hợp thông tin từ nhiều bộ phận vào một cơ sở dữ liệu trung tâm, khắc phục tình trạng phân tán dữ liệu do sử dụng bảng tính rời rạc giữa các nhóm kế toán và tài chính.
  • Phân tích chi tiết 12 phân hệ chức năng cơ bản trong hệ thống ERP:
Phân hệ ERP Chức năng chính
Tài chính - Kế toán (Finance) Quản lý sổ cái chung, theo dõi công nợ AP/AR, tự động xuất hóa đơn, lập báo cáo tài chính, P&L.
Thu mua (Procurement) Tự động hóa yêu cầu báo giá, đơn đặt hàng, liên kết với kế hoạch nhu cầu vật tư.
Sản xuất (Manufacturing) Điều phối các bước tạo sản phẩm, theo dõi sản phẩm dở dang và thành phẩm.
Quản lý hàng tồn kho (Inventory) Theo dõi tồn kho theo thời gian thực xuống cấp độ SKU, đo lường các chỉ số tồn kho.
Quản lý đơn hàng (Order Management) Tiếp nhận, ưu tiên và theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng từ các kênh bán lẻ.
Quản lý kho (Warehouse Management) Chỉ đạo thao tác nhận hàng, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển trong kho bãi.
Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) Lưu trữ thông tin liên lạc, quản lý khách hàng tiềm năng và chăm sóc khách hàng.
Tự động hóa dịch vụ (PSA) Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực và quản lý thanh toán dịch vụ.
Quản lý lực lượng lao động (WFM) Theo dõi chấm công, số giờ làm việc, đo lường năng suất lao động và bảng lương.
Quản lý nguồn nhân lực (HRM) Quản lý hồ sơ nhân viên, đánh giá hiệu suất, theo dõi chế độ nghỉ phép (PTO).
Thương mại điện tử (E-commerce) Quản lý giao diện, vận hành mặt trước và mặt sau của các cửa hàng trực tuyến.
Tự động hóa tiếp thị (Marketing Automation) Tối ưu hóa thông điệp tiếp thị đa kênh (email, web, mạng xã hội) và theo dõi tương tác.
  • Khái quát 4 quy trình nghiệp vụ phổ biến trong ERP:
    1. Quy trình Bán hàng – Thu tiền (Order-to-Cash - OTC): Gồm 9 bước từ khi khách hàng đặt hàng, xử lý đơn hàng, kiểm tra tín dụng, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, lập hóa đơn, thu tiền, xử lý nợ quá hạn đến báo cáo phân tích.
    2. Quy trình Trả lại hàng bán (Return to Credit - RTC): Gồm 6 bước từ tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt điều kiện, cập nhật kho, đối chiếu chứng từ, hoàn tiền đến lập báo cáo phân tích lý do trả hàng.
    3. Quy trình Trả lại hàng mua (Return to Debit - DTC): Gồm 5 bước từ tạo chứng từ trả hàng, đối chiếu với nhà cung cấp, xuất kho chuyển trả hàng, đối chiếu điều chỉnh công nợ đến lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp.
    4. Quy trình Mua hàng – Thanh toán (Procure-to-Pay - P2P): Gồm 4 giai đoạn / 5 bước từ tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt yêu cầu, lập và duyệt đơn đặt hàng, kiểm nhận nhập kho đến thanh toán công nợ và lập báo cáo.
  • Tổng hợp tình hình ứng dụng ERP:
    • Trên thế giới: Dẫn báo cáo của MarketsandMarkets dự báo quy mô thị trường ERP đạt 47 tỷ USD vào năm 2022. Ba nhà cung cấp lớn nhất nắm giữ thị phần gồm SAP (22%), Oracle (14%) và Microsoft Dynamics (9%). Dẫn số liệu khảo sát của Meta Group trên 63 doanh nghiệp lớn: chi phí bình quân một dự án ERP khoảng 15 triệu USD, giúp tiết kiệm chi phí vận hành trung bình 1,6 triệu USD mỗi năm. Nêu ví dụ triển khai tại Walmart, Target, Carrefour, Auchan, Tesco.
    • Tại Việt Nam: Dẫn nghiên cứu của Tập đoàn FPT (năm 2019) cho thấy khoảng 30% doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai ERP, nhưng chỉ khoảng 10% trong số đó vận hành đạt hiệu quả cao. Nêu ví dụ triển khai ERP tại Lotte Mart, VinMart, Saigon Co.op, Mobile World, FPT Retail.

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Brighton Investments

Chương 3 đi sâu vào thực trạng tại đơn vị nghiên cứu:

  • Hồ sơ doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Brighton Investments thành lập năm 2019, định hướng đầu tư tài chính và phát triển dự án tích hợp tiêu chuẩn ESG (Môi trường - Xã hội - Quản trị). Cuối năm 2021, công ty mở rộng sang lĩnh vực siêu thị bán lẻ với 2 cơ sở: Siêu thị 168 Mart (Đại Kim Building) và Siêu thị Martéme (The ZEN Residence Gamuda, Hoàng Mai, Hà Nội). Đơn vị đặt mục tiêu phát triển hơn 60 điểm bán trên toàn quốc đến năm 2025 theo mô hình shop-in-shop.
  • Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Giám đốc và 6 bộ phận chuyên môn thuộc khối văn phòng phối hợp điều hành khối siêu thị:
    1. Bộ phận Kế toán: Quản lý tài chính, lập kế hoạch, kiểm soát thu chi, theo dõi hợp đồng, hạch toán giá thành, kiểm kê tài sản và quyết toán tài chính.
    2. Bộ phận Khảo sát chất lượng: Đảm bảo tiêu chuẩn đầu ra, kiểm tra chất lượng sản phẩm và tuân thủ quy định an toàn thực phẩm.
    3. Bộ phận Hành chính nhân sự: Quản lý điều phối nhân sự, tuyển dụng, tiền lương, chính sách lao động và bảo hiểm.
    4. Bộ phận Marketing: Nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, thiết kế chương trình xúc tiến bán hàng.
    5. Bộ phận Thu mua (Procurement): Đàm phán, xây dựng chính sách mua sắm, tìm kiếm nhà cung cấp và quản lý dự án mua hàng.
    6. Bộ phận Vận hành: Quản lý hoạt động trực tiếp tại các siêu thị, kiểm soát hàng nhập - bán - doanh thu, phân tích dữ liệu bán hàng qua hệ thống KiotViet.
  • Dự án triển khai NetSuite ERP: Ngày 22/12/2022, Brighton Investments và đơn vị tư vấn Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) chính thức Golive Giai đoạn 1 của dự án NetSuite ERP, tập trung vào quản trị bán hàng, kho hàng, logistics và tài chính kế toán theo tiêu chuẩn Governance (Quản trị).
  • Quy trình thao tác và kiểm soát mua hàng – thanh toán trên NetSuite ERP:
[Bước 1: Thu mua] Tạo Purchase Order (PO) 
[Bước 2: Phê duyệt PO]
[Bước 3: Kho] Nhận hàng & Tạo Item Receipt (Tự động gửi GRN qua Email cho NCC)
[Bước 4: Thu mua] Tạo Hóa đơn (Vendor Bill) từ PO (Trạng thái Pending Bill)
[Bước 5: Kế toán] Kiểm tra Bill ở trạng thái Open & Thực hiện Thanh toán (Bill Payment)
  1. Tạo đơn đặt hàng mới (Purchase Order - PO): Bộ phận Thu mua sử dụng form Custom Purchase Order. NetSuite tự động sinh số thứ tự PO #, ngày tạo mặc định, liên kết thông tin nhà cung cấp (Vendor), nhân viên (Employee), bộ phận (Department), địa điểm kho (Location). Tab chi tiết (Subtabs) ghi nhận các mục: mặt hàng (Items - mã hàng, số lượng, đơn giá), địa chỉ gửi hóa đơn (Billing), mã thuế (Accounting) và phương thức liên lạc (Communication).
  2. Phê duyệt đơn đặt hàng: Sau khi tạo, PO chuyển trạng thái Pending Approval. Hệ thống phân quyền phê duyệt theo hạn mức giá trị:
    • Đơn hàng có giá trị < 200.000.000 VND: Tự động chuyển quyền phê duyệt đến Trưởng bộ phận Thu mua (Procurement).
    • Đơn hàng có giá trị ≥ 200.000.000 VND: Tự động chuyển quyền phê duyệt đến Bộ phận Tài chính (Finance).
    • Trường hợp bị từ chối (Reject), người tạo được quyền chỉnh sửa và gửi lại (Resubmit).
  3. Quy trình nhận hàng: Sau khi PO được phê duyệt, khi nhà cung cấp giao hàng, Quản lý kho (Store/Warehouse Manager) truy cập đường dẫn Receiving > Enter Purchase Orders > List, chọn PO và lập phiếu nhập kho (Item Receipt). Thủ kho có quyền chỉnh sửa số lượng thực nhận nếu phát sinh sai lệch so với PO ban đầu. Khi nhấn Save, hệ thống tự động gửi Phiếu xác nhận nhận hàng (Goods Received Notes - GRN) qua email cho nhà cung cấp. Nếu chưa nhận được hàng khi đến hạn, hệ thống hỗ trợ gửi email nhắc nhở (Reminder).
  4. Tạo hóa đơn cho hàng hóa (Vendor Bill): Bộ phận Thu mua thực hiện qua đường dẫn Vendors > Purchases > Enter Purchase Orders > List hoặc Vendors > Purchases > Enter Bills. Chuyển trạng thái PO sang Pending Bill, kiểm tra các thông tin: số giao dịch (Transaction Number), mã nhà cung cấp, đơn giá, loại tiền tệ (mặc định VND), thuế, ngày đến hạn (Due Date) và lưu hóa đơn ở trạng thái Pending Approval.
  5. Thanh toán hóa đơn (Bill Payment): Bộ phận Kế toán truy cập Vendors > Purchases > Enter Bills > List, lọc các hóa đơn chưa thanh toán ở trạng thái Open, lập chứng từ thanh toán (Bill Payment), thực hiện trích xuất dữ liệu, đối chiếu số liệu và ghi nhận giảm trừ công nợ trên hệ thống.

Chương 4: Kiến nghị

Chương 4 tổng hợp các phát hiện từ quá trình vận hành thực tế hệ thống NetSuite ERP tại Brighton Investments để đề xuất các giải pháp quản lý:

  • Đưa ra các khuyến nghị cụ thể đối với Ban lãnh đạo công ty nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong khâu phối hợp giữa các bộ phận (Thu mua, Kho, Kế toán).
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao tính hiệu quả, mức độ kiểm soát và chuẩn hóa quy trình nhập liệu, kiểm tra đối chiếu chứng từ trên nền tảng NetSuite ERP nhằm phục vụ kế hoạch mở rộng mạng lưới bán lẻ trong giai đoạn tiếp theo.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với dữ liệu thực tế:

  • Hệ thống hóa toàn diện quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán được số hóa trên phần mềm Oracle NetSuite ERP tại một doanh nghiệp thương mại bán lẻ.
  • Mô tả chi tiết ma trận phân quyền và luồng phê duyệt tự động trên hệ thống (phân chia ngưỡng giá trị dưới 200 triệu đồng thuộc thẩm quyền Thu mua và từ 200 triệu đồng trở lên thuộc thẩm quyền Tài chính).
  • Trích xuất và tổng hợp các số liệu thực tế về thị trường ERP: dự báo thị trường đạt 47 tỷ USD (2022); thị phần của SAP (22%), Oracle (14%), Microsoft Dynamics (9%); số liệu khảo sát của Meta Group (chi phí trung bình 15 triệu USD, tiết kiệm 1,6 triệu USD/năm); thực trạng 30% doanh nghiệp Việt Nam triển khai ERP nhưng chỉ 10% đạt hiệu quả cao (theo FPT năm 2019).
  • Đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng vận hành hệ thống NetSuite tại Brighton Investments nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót trong luân chuyển chứng từ và thanh toán công nợ.

Về mặt đóng góp học thuật và thực tiễn, tác giả chỉ ra rằng trong khi hầu hết các nghiên cứu trước đây về kiểm soát nội bộ và ERP tại Việt Nam đều mang tính chất vĩ mô hoặc phân tích chung chung, đề tài tại Công ty Cổ phần Brighton Investments là một minh chứng nghiên cứu tình huống (case study) cụ thể về quá trình chuyển đổi số và ứng dụng phần mềm quản trị tại một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) ngành bán lẻ. Kết quả phân tích từng bước thao tác thực tế mang lại bài học kinh nghiệm hữu ích cho các doanh nghiệp bán lẻ khác khi tích hợp ERP vào hoạt động kinh doanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế dựa trên phạm vi nghiên cứu và thừa nhận của tác giả:

  • Giới hạn kiến thức và khả năng lý luận của tác giả trong việc đánh giá sâu các khía cạnh kỹ thuật phức tạp của hệ thống phần mềm.
  • Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Brighton Investments) trong giai đoạn đầu mới Golive hệ thống (Giai đoạn 1 chính thức vận hành từ ngày 22/12/2022), do đó số liệu vận hành dài hạn chưa được tích lũy đầy đủ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được mở rộng từ phạm vi đề tài:

  • Tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán khi Brighton Investments mở rộng quy mô lên hơn 60 điểm bán lẻ toàn quốc đến năm 2025.
  • Mở rộng phạm vi đánh giá kiểm soát nội bộ sang các phân hệ khác trên NetSuite ERP và mối quan hệ tích hợp với hệ thống bán lẻ KiotViet.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Cung cấp tài liệu thực tế về phương thức thiết lập kiểm soát nội bộ trên một hệ thống ERP quốc tế (Oracle NetSuite) thay vì các mô hình lý thuyết thuần túy.
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), đặc biệt trong ngành bán lẻ: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình thiết lập chứng từ mua hàng, phân quyền phê duyệt đa tầng, cơ chế nhận hàng và đối chiếu hóa đơn tự động khi chuyển đổi số quy trình mua hàng – thanh toán.
  • Phần có giá trị tham khảo cao nhất: Nội dung Chương 3 với hệ thống minh họa chi tiết từng màn hình thao tác, các trường thông tin bắt buộc, cơ chế luân chuyển trạng thái chứng từ (Pending Approval, Pending Receipt, Pending Bill, Open) và ma trận phân quyền phê duyệt theo giá trị đơn hàng trên NetSuite ERP.

Câu hỏi thường gặp

1. Tiêu chí phân quyền phê duyệt Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) trên NetSuite tại Brighton Investments được thiết lập như thế nào?
Hệ thống NetSuite tự động điều hướng phê duyệt dựa trên tổng giá trị đơn hàng: các PO có giá trị dưới 200 triệu đồng được chuyển đến Bộ phận Thu mua (Procurement) phê duyệt; các PO có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên được tự động chuyển đến Bộ phận Tài chính (Finance) phê duyệt.

2. Hệ thống xử lý thông tin nhận hàng và thông báo cho nhà cung cấp diễn ra như thế nào?
Sau khi Quản lý kho xác nhận số lượng thực nhận và lưu phiếu nhận hàng (Item Receipt), hệ thống NetSuite sẽ tự động tạo và gửi Phiếu xác nhận nhận hàng (Goods Received Notes - GRN) trực tiếp đến nhà cung cấp thông qua email. Trong trường hợp đến hạn giao nhưng chưa nhận được hàng, bộ phận Thu mua có thể sử dụng chức năng gửi email nhắc nhở (Reminder) ngay trên giao diện đơn hàng.

3. Đơn vị tư vấn triển khai và thời điểm Golive hệ thống NetSuite ERP tại Brighton Investments là khi nào?
Dự án NetSuite ERP tại Brighton Investments do Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) tư vấn toàn diện và chính thức Golive Giai đoạn 1 vào ngày 22/12/2022, tập trung vào các phân hệ quản trị bán hàng, kho hàng, logistics và tài chính kế toán.

4. Mô hình hoạt động và mục tiêu phát triển chuỗi bán lẻ của Brighton Investments được nêu trong khóa luận là gì?
Brighton Investments thành lập năm 2019, mở rộng sang lĩnh vực bán lẻ từ cuối năm 2021 với hai siêu thị ban đầu là 168 Mart và Martéme tại quận Hoàng Mai, Hà Nội. Doanh nghiệp định hướng phát triển chuỗi siêu thị cao cấp tích hợp tiêu chuẩn ESG (đặc biệt là tiêu chuẩn Quản trị - Governance) và đặt mục tiêu đạt trên 60 điểm bán trên toàn quốc đến năm 2025 theo mô hình shop-in-shop.

5. Khóa luận trích dẫn tỷ lệ triển khai ERP hiệu quả tại các doanh nghiệp Việt Nam là bao nhiêu?
Theo số liệu nghiên cứu của Tập đoàn FPT (năm 2019) được trích dẫn trong Chương 2 của khóa luận, khoảng 30% doanh nghiệp tại Việt Nam đã triển khai hệ thống ERP, tuy nhiên chỉ có khoảng 10% các doanh nghiệp sử dụng ERP vận hành đạt hiệu quả.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Hà Phương đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và phân tích chi tiết quy trình mua hàng – thanh toán được tự động hóa trên phần mềm Oracle NetSuite ERP tại Công ty Cổ phần Brighton Investments. Nghiên cứu làm rõ các bước thao tác thực tế từ lập đơn đặt hàng, cơ chế phân quyền phê duyệt theo hạn mức 200 triệu đồng, tiếp nhận hàng hóa đến hạch toán hóa đơn và thanh toán công nợ. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cao cho sinh viên ngành kế toán - kiểm toán và các doanh nghiệp bán lẻ quy mô vừa và nhỏ đang thực hiện chuyển đổi số công tác quản trị nội bộ.