CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN I. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Sự cần thiết kiém soát nội bộ Quá trình kiểm tra, kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của cong người, ở bên trong tổ chức cũng như cộng đồng. Trong mọi hoạt động của tổ chức thì chức năng kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vi.
Hon nữa, với điều kiện kinh doanh chịu nhiều sự tác động của chính bên trong và bên ngoài như hiện nay, đòi hỏi từng doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm soát mình cho tốt rồi mới tính đến sự tương hỗ với những tác động bên ngoài. Điều này lý giải vì sao một doanh nhân ngồi tại quốc gia này vẫn có thê điều hành tốt chi nhánh công ty mình tại các quốc gia khác. Trong khi đó, doanh nhân khác ngồi ngay tại công ty mình mà vẫn không quản lý tốt công ty. Bởi vậy, hệ thống kiếm soát nội bộ rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh sản xuất của mình.
Chính vì thế, muốn hoạt động kinh doanh của công ty đạt được lợi nhuận cao và phát triển bền vững, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là rât cân thiệt. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của hệ thông kiêm soát nội bộ Kiêm soát nội bộ là một hệ thông gôm các chính sách, thủ tục được thiệt lập tại đơn vị nhăm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: - Bảo vệ tai sản của đơn vị không bi sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả. - Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy. - Thúc đây và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của don vi. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Phạm Hà Phương - 19050945 - Bảo đảm các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những van dé trong kinh doanh dé dé ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thê thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kip thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Các yếu tố cầu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Môi trường kiểm soát Là tat cả các nhân tổ mang tính môi trường, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi người thành viên trong don vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Dưới đây là các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát: - Tính trung thực và giá trị đạo đức: là tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Dé đáp ứng nhu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn dé có thé ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu dao đức hay phạm pháp.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; trong khi đó phong cách điều hành lại thé hiện qua cá tính, tư cách và thái độ khi điều hành đơn vị. - Đảm bảo về năng lực: nghĩa là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách trơn tru, hiệu quả. Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, tuy nhiên, nhà quản lý cũng nên giám sát và huấn luyện cho họ thường xuyên. Phạm Hà Phương - 19050945 - Cơ cau tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vi, cơ cau tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, và giám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
- Chính sách nhân sự: ảnh hưởng đáng kể đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. - Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch đầu tu, sửa chữa tài sản cố định, ước tính cân đối tình hình tài chính, kết qua hoạt động kinh doanh, sự lưu chuyền tiền tệ trong tương lai. Tất cả đều là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm toán. Do đó, nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiễn hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiêm soát rât hữu hiệu.
Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau: - Nguyên tac phân công phân nhiệm: là nguyên tắc không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện kịp thời, đồng thời làm giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có ý giấu diễm sai phạm của mình. - Nguyên tắc bat kiêm nhiệm - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn 1. Hệ thống kế toán Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý màcòn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vi.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau: Tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, đúng hạn, chuyên số và tổng hợp chính xác. Phạm Hà Phương - 19050945 Tính kiểm soátcủa hệ thống kế toán được thực hiện qua ba giai đoạn của một quá trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống số sách kế toán và lập báo cáo tài chính. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiêm soát thường được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyên và phê chuân. Kiểm soát nội bộ bộ chu trình mua hàng - thanh toán 1.
Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng - thanh toán 1. Khai niệm chu trình mua hàng — thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng và kết thúc băng việc thanh toán tiền cho nhà cung câp. Bản chất chu trình mua hàng — thanh toán Các chứng từ và số sách: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt mua, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của người bán, chi phiếu, số nhật ký chi tiền mặt, các số phụ các khoản phải trả, bảng kê chỉ tiết của người bán. Chức năng cơ bản chu trình mua hàng — thanh toán Xử lý các đơn đặt mua, nhận hàng hóa và dịch vụ, thừa nhận khoản nợ, xử lý và ghi số các khoản chi tiền mặt.
Mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng — thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ - Hàng hoá mua vào đảm bảo về quy cách, chât lượng, sô lượng. Phạm Hà Phương - 19050945 - Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi người có thâm quyền trước khi thực hiện.
- Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhà cung cấp. Đồng thời trong quá trình thực hiện theo dõi, ghi số, báo cáo chu trình mua hàng và thanh toán phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính. - Các nghiệp vụ mua vào phải có đầy đủ chứng từ đi kèm như: yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của người bán.có sự phê chuẩn của người có thầm quyền. - Kế toán ghi nhận đúng giá trị thực tế giá vốn hàng nhập kho.
Các nghiệp vụ thanh toán được tính toán và ghi nhận đúng đắn. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán - Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế. Người không có thẩm quyên vẫn yêu cầu mua hàng được. - Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chăng hạn đặt hàng mà bộ phận này sử dụng cho mục đích riêng và có thé trình hoá đơn dé được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng: như sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. - Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn 2 lần. - Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bang phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được ủy quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lân liên. Thủ tục kiêm soát nội bộ chu trình mua hàng — thanh toán a.
Thủ tục kiểm soát khâu mua hàng 10 Phạm Hà Phương - 19050945 - Yêu cầu mua hàng: Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua hàng, do đó có thé cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa. - Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyền cho bộ phận phụ trách mua hàng. Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban khác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài.