Nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng nhà nước tại Việt Nam

Công chứng, chứng thực, làm chứng đã có từ lâu đời, biến đổi theo quan điểm về chứng cứ. Chế độ chính trị, kinh tế, xã hội khác nhau quy định khác nhau về tổ chức và hoạt động công chứng. Từ cổ đại đến trung cổ, người làm công chứng viên và người lập văn tự chưa được phân biệt rõ ràng. Thời cổ đại, viên thư lại soạn thảo khế ước (hợp đồng) theo trình tự chặt chẽ, khó thay đổi. Sự phát triển của công chứng gắn liền với sự phát triển của xã hội. Có hai loại hình thực hiện công chứng: tư chứng thư và công chứng thư. Các tác giả đã đưa ra khái niệm "công" và "tư", giữa cá nhân tự do làm chứng với các chức danh được Nhà nước giao nhiệm vụ hoặc Nhà nước trực tiếp thực hiện.

Công chứng có vai trò quan trọng trong việc lập lại trật tự trong lĩnh vực giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, đi vào cuộc sống và có ý nghĩa thiết thực, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước. Tình hình hiện nay đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết bằng việc tổ chức lại hệ thống công chứng theo hướng thực hiện dịch vụ công với sự giám sát của cộng đồng, kiện toàn bộ máy và tinh giảm biên chế. Chuyên môn hóa các hoạt động hỗ trợ tư pháp nói chung và công chứng nói riêng nhằm giải quyết kịp thời, khách quan, chính xác các việc công chứng mà nhân dân và tổ chức yêu cầu [107, tr]. Thể chế công chứng là nội dung quan trọng và cần thiết trong đời sống kinh tế và xã hội.

Tổ chức và hoạt động công chứng còn nhiều vấn đề cần giải quyết bằng việc tổ chức lại hệ thống công chứng theo hướng thực hiện dịch vụ cộng với sự giám sát của cộng đồng, kiện toàn bộ máy và tinh giảm biên chế một cách cơ bản [107, tr]. Chuyên môn hóa các hoạt động hỗ trợ tư pháp nói chung và công chứng nói riêng nhằm giải quyết kịp thời, khách quan, chính xác các việc công chứng mà nhân dân và tổ chức yêu cầu. Trong các quy định của pháp luật về công chứng trong dư luận xã hội cũng rhu quan điểm của các tác giả thì lĩnh vực công chứng dường như văn còn là nột lính vực thiếu nhất quán và còn nhiều mâu thuẫn.

Trong các quy định của pháp luật công chứng trong dư luận xã hội cũng như quan điểm của các tác giả thì lĩnh vực công chứng dường như vẫn còn là một lĩnh vực thiếu nhất quán và còn nhiều mâu thuẫn. Hoạt động công chứng ở nước ta trong những năm vừa qua, chừng mực nào đó đã đóng góp một phần tích cực vào việc lập lại trật tự trong lĩnh vực giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, đã đi vào cuộc sống và có ý nghĩa thiết thực, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước. Cần thiết phải có những nghiên cứu và đề xuất để giải quyết các hạn chế này.

Cần đổi mới tổ chức và hoạt động của các cơ quan tư pháp và các cơ quan bổ tạo tư pháp, tách cơ quan hành chính công quyền với tổ chức sự nghiệp, khuyến khích và hỗ trợ các tổ chức hoạt động không vì lợi nhuận mà vì nhu cầu lợi ích của nhân dân, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức thực hiện một số dịch vụ công với sự giám sát của cộng đồng [107, tr]. Hoạt động công chứng ở nước ta trong những năm vừa qua, chừng mực nào đó đã đóng sóp một phần tích cực vào việc lập lại trật tự trong lĩnh vực giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, đã đi vào cuộc sống và có ý nghĩa thiết thực, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước.

Luận án đã có những đề xuất cụ thể để sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện những văn bản pháp luật về công chứng, chứng thực, về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan quản lý công chứng, về quy chế hoạt động của công chứng viên. Pháp luật về công chứng ở nước ta phải nghiên cứu lịch sử truyền thống, thói quen trong việc làm chứng ở mỗi thời kỳ lịch sử và mỗi quốc gia riêng biệt. Nghiên cứu mối liên hệ giữa tục và luật, niềm tin trong giao tiếp cư xử hàng ngày.

Ứng dụng công nghệ thông tin giúp số hóa hồ sơ, giảm thời gian xử lý, tăng tính minh bạch và kiểm soát. Cần xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng, kết nối các văn phòng công chứng, cơ quan quản lý nhà nước. Áp dụng chữ ký số, xác thực điện tử để thực hiện công chứng trực tuyến một phần hoặc toàn phần cho các giao dịch đơn giản. Đào tạo, nâng cao năng lực cho công chứng viên và cán bộ về công nghệ thông tin.

Tăng cường kiểm soát hoạt động công chứng là yếu tố quan trọng. Xây dựng cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ hoạt động của các văn phòng công chứng và công chứng viên. Thiết lập đường dây nóng, hộp thư góp ý để tiếp nhận thông tin phản ánh về sai phạm. Xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên để răn đe, phòng ngừa.

Nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng là mục tiêu quan trọng. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chứng viên. Chuẩn hóa quy trình, thủ tục công chứng, rút ngắn thời gian giải quyết. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho các văn phòng công chứng. Khảo sát, đánh giá sự hài lòng của người dân về dịch vụ công chứng để có những điều chỉnh phù hợp.

Áp dụng cơ chế một cửa trong công chứng giúp giảm thiểu thời gian, chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Các cơ quan liên quan (địa chính, thuế,...) phối hợp chặt chẽ, giải quyết thủ tục nhanh chóng, thuận tiện. Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ, kết nối các cơ quan, đơn vị để trao đổi thông tin, giảm thiểu giấy tờ. Đào tạo cán bộ, công chức về quy trình cơ chế một cửa, đảm bảo thực hiện hiệu quả.

Việc đánh giá hiệu quả công chứng giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu để có giải pháp cải thiện. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá khách quan, toàn diện, dựa trên các yếu tố: số lượng vụ việc được công chứng, thời gian giải quyết, mức độ hài lòng của người dân, số lượng khiếu nại, tố cáo. Tổ chức khảo sát, thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có kết quả đánh giá chính xác. Công khai kết quả đánh giá để các cơ quan, đơn vị có liên quan tham khảo, học hỏi.

Quản lý nhà nước về công chứng cần tập trung vào việc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch phát triển mạng lưới văn phòng công chứng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chứng viên, kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng. Phân cấp, phân quyền hợp lý cho các địa phương, đảm bảo tính chủ động, sáng tạo. Tăng cường phối hợp giữa các bộ, ngành, địa phương trong việc quản lý hoạt động công chứng.

Việc mở rộng thẩm quyền công chứng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo tính hợp lý, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội. Nghiên cứu kinh nghiệm của các nước trên thế giới về việc mở rộng thẩm quyền công chứng. Đánh giá tác động của việc mở rộng thẩm quyền công chứng đến hiệu quả hoạt động, quyền lợi của người dân, doanh nghiệp. Xây dựng quy trình, thủ tục công chứng rõ ràng, minh bạch cho các loại giao dịch mới.